L'extrait K-Bis pour Société Étrangère : Comment l'Obtenir et Comprendre son Équivalent

L'extrait K-bis est un document officiel en France qui certifie l'existence légale d'une entreprise et permet notamment de vérifier son identité. Qui plus est, il est essentiel pour effectuer diverses démarches administratives et commerciales.

Mais lorsqu’un entrepreneur souhaite se renseigner sur une société établie à l’étranger, comment faire ? Si la compagnie est aussi immatriculée en France, elle disposera d’un Kbis. Si ce n’est pas le cas, alors il est possible d’obtenir un équivalent Kbis à l’étranger.

Qu'est-ce que l'extrait K-bis ?

L'extrait K-bis est le document qui permet d'attester de l'immatriculation d'une entreprise au Registre nationale des entreprises (RNE), anciennement RCS. L'extrait K-bis est un document délivré suite à l'inscription de la société au Registre national des entreprises (RNE). L’article 2 de la loi PACTE a prévu le 1er janvier 2023 le remplacement des registres d’entreprises existantes par le Registre national des entreprises (RNE). Il sert notamment à prouver l'existence juridique d'une entreprise et est nécessaire dans le cadre de diverses démarches administratives.

Vous achetez des marchandises, des services, des produits transformés...auprès d'un professionnel en France ou à l'étranger. Vous vous interrogez : faut-il demander un KBIS à son partenaire commercial ? Ou / et vous vendez des biens à des entreprises, des artisans, des collectivités...Ces clients vous demandent votre KBIS, pour être répertorié comme fournisseur. Suivez le guide pour en savoir plus sur ce document essentiel à la vie des affaires.

KBIS Fournisseur : Une Carte d'Identité Commerciale

Le KBIS d'un fournisseur est un KBIS classique. Il s'agit d'un acte authentique signé par le greffier du tribunal de commerce. Pour les auto-entrepreneurs désormais nommés micro-entrepreneurs et pour les entreprises individuelles, le document se nomme extrait K fournisseur.

Lire aussi: Définition et utilité de l'extrait Kbis

Pour obtenir ce document, la personne morale ou physique doit être inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cette inscription ne concerne que les sociétés ou entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale, c'est-à-dire :

• Achetant des biens, pour les revendre en l'état.
• Réalisant des prestations commerciales, comme le transport ou la location de matériel.

Le KBIS d'un partenaire commercial est l'équivalent de sa pièce d'identité. Il prouve ainsi, qu'il a une existence légale. De plus, ce document officiel donne un certain nombre d'informations :

• Le numéro SIREN, le numéro d'immatriculation composé de 9 chiffres.
• L'adresse du siège social.
• Le statut juridique.
• Les noms, dates de naissance et coordonnées des représentants légaux.
• La présence d'une procédure collective : procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire.

Ces informations sont susceptibles de modification. C'est pourquoi l'usage veut que la durée de validité de l'extrait KBIS soit de 3 mois. Le point de départ du délai de 3 mois est la date de la signature par le greffier, une date obligatoirement mentionnée sur le document.

Comment se procurer le KBIS d'un partenaire commercial ?

Pour se procurer le KBIS d'un partenaire commercial, vous avez le choix entre :

• Faire une demande directement au greffe du tribunal de commerce.
• Vous rendre sur le site infogreffe et effectuer une recherche par le nom de la société ou le numéro siren.

Ces deux démarches sont payantes, de 2,82 € pour un retrait sur place à 4,08 €, pour un envoi par la poste, en passant par 3,53 € pour un envoi par voie électronique.

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Attention : si votre fournisseur ou vous-même êtes immatriculé au registre du commerce et des sociétés d'Alsace-Moselle, de Guadeloupe, de Martinique ou de Guyane, le KBIS est à récupérer uniquement au greffe du tribunal judiciaire.

Comment obtenir le KBIS d'un partenaire non-commerçant ?

Votre fournisseur est peut-être un artisan. Pour le savoir, vous avez la possibilité de vous référer à la liste des activités artisanales établie par arrêté du 10 juillet 2008. S'il a moins de 10 salariés, il est alors inscrit au répertoire des métiers de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Cette chambre délivre, à titre gratuit, un extrait D1, l'équivalent du KBIS.

Si votre fournisseur vous fournit une prestation intellectuelle, comme un consultant en ressources humaines ou un graphiste créant votre logo, vous pouvez récupérer gratuitement son avis de situation sirene sur le site de l'INSEE.

A savoir : pour tout contrat supérieur à 5000 €, l'acheteur doit demander une attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF. Cette attestation prouve que le fournisseur répond à ses obligations légales et financières.

Comment obtenir un KBIS fournisseur étranger ou fournir son KBIS à l'étranger ?

Il est possible d'obtenir l'équivalent d'un extrait KBIS, pour les sociétés européennes des 27 pays adhérant à l'EBR, (European Business Register). Ce site donne accès directement aux sites similaires à Infogreffe, dans chaque pays.

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Par ailleurs, si le fournisseur étranger a créé une activité en France ou y a implanté une filiale, il doit procéder à une immatriculation au RCS, au répertoire des métiers ou au répertoire sirene, selon son secteur d'activité.

Inversement, si vous souhaitez fournir une société à l'étranger, en dehors de l'Union Européenne, vous aurez certainement besoin de la rassurer sur l'existence légale de votre entreprise. Vous avez alors la possibilité de faire authentifier votre KBIS, en suivant la procédure de la légalisation. Il s'agit de faire authentifier ce document par le ministère des affaires étrangères puis par l’ambassade ou le consulat de l’État étranger. Cette procédure n'est possible que pour les États avec lesquels la France à signer un accord.

Les Équivalents du K-bis à l'Étranger

Chaque administration nationale remet un document d’identification aux établissements qui ont procédé à leur immatriculation dans le pays concerné. Il est important de connaître les équivalents du Kbis, ceux qui souhaitent s'étendre à l'étranger ou travailler avec des partenaires internationaux.

Les variantes du Kbis varient selon les pays, mais ils ont généralement pour objectif de déterminer l'existence légale et la situation juridique d'une entreprise.

• Au Royaume-Uni, l'équivalent est le "Certificate of Incorporation", délivré par Companies House.
• En Allemagne, un traducteur pourrait traduire le Kbis comme le "Handelsregisterauszug", extrait du registre du commerce allemand, le Handelsregister.
• En Italie, l'équivalent est le "Certificato di iscrizione alla Camera di Commercio", délivré par la Chambre de commerce locale.
• En Espagne, le traducteur pourrait appeler Kbis le "Certificado de Registro Mercantil", délivré par le RCS.
• Aux États-Unis, il n'existe pas de document unique équivalent au Kbis en raison de la diversité des régulations au niveau des États. Cependant, les firmes américaines doivent généralement s'enregistrer auprès du Secrétaire d'État de l'État dans lequel elles opèrent et obtenir un "Certificate of Good Standing" ou un "Certificate of Existence".
• En Belgique, c’est l’extrait BCE, ou extrait Banque-Carrefour des Entreprises qui correspond à l’équivalent de l’extrait K-bis.
• Au Portugal, l’équivalent du K-bis est le Certidão do Registo Comercial.

Les données contenues dans le RCS au Royaume-Uni sont accessibles au public, et il est possible d'obtenir un extrait de la page pour un établissement spécifique en effectuant une recherche en ligne sur le site Web du Companies House. En plus du certificat d'enregistrement, le Companies House délivre également d'autres documents importants pour les entreprises au Royaume-Uni, tels que le "Confirmation Statement" (déclaration de confirmation) et les "Annual Accounts" (comptes annuels).

En Allemagne, le Handelsregister est un registre public où sont consignées les données essentielles concernant les firmes allemandes. L'objectif principal de cet extrait est de garantir la transparence et la sécurité juridique pour toutes les parties prenantes. Le Handelsregister est accessible au public. Il est possible de consulter la page en ligne, via le site officiel du gouvernement allemand (www.handelsregister.de), ou de demander un extrait auprès du tribunal compétent. L'extrait, appelé "Handelsregisterauszug", est l'équivalent du Kbis en France.

Comment Obtenir et Utiliser les Documents d'Identification Équivalents à l'Étranger

Obtenir et utiliser les documents d'identification équivalents au Kbis à l'étranger peut être un processus simple ou complexe, en fonction du pays concerné et de la nature de la démarche à effectuer. Il est important de noter que chaque pays possède ses propres procédures pour délivrer les papiers d'identification des entreprises.

Ainsi, il est essentiel de se renseigner sur les exigences spécifiques et les procédures à suivre pour obtenir le Kbis dans le pays concerné. Il peut également être nécessaire de payer des frais de délivrance. Dans certains cas, le document peut être obtenu en ligne, tandis que dans d'autres, il faut se rendre en personne au bureau du registre du commerce ou envoyer une demande par courrier.

Une fois que vous avez obtenu le document d'identification pour l'entreprise étrangère, vous pouvez l'utiliser pour différentes démarches à l'international. Il est également important de savoir que certains pays exigent que les documents d'identification d'entreprise soient apostillés ou légalisés pour être reconnus à l'étranger. L'apostille est une certification qui atteste de l'authenticité d'un document public, et qui est délivrée par l'autorité compétente du pays émetteur.

Import-Export : Le KBIS et Vos Fournisseurs Étrangers

Vous avez créé une société d'import-export. Vous vous êtes installé en tant qu'auto-entrepreneur, micro-entrepreneur, et vous allez avoir une activité d'import-export. La question du KBIS de vos fournisseurs étrangers ou/et du KBIS à communiquer à vos clients hors territoire français se pose forcément.

Qu'est-ce qu'un KBIS import export ?

Le KBIS pour importer ou pour exporter est le KBIS délivré à toute personne physique ou morale inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Or, l'inscription au RCS ne concerne que les sociétés et les entreprises individuelles exerçant une activité commerciale.L'extrait KBIS ou extrait K pour les auto-entrepreneurs fait office de carte d'identité. Il justifie, ainsi, de l'existence légale de l'entreprise. De plus, il mentionne un certain nombre d'informations essentielles, pour les partenaires commerciaux :

• Le nom du greffe de rattachement permettant de connaitre le tribunal de commerce compétent, en cas de litige.
• Le numéro d'identification également appelé numéro SIREN (9 chiffres).
• La forme juridique de la société (SAS, SARL, EURL...).
• Le nom du représentant légal.
• La présence éventuelle d'une procédure collective (redressement judiciaire, liquidation judiciaire ou procédure de sauvegarde).

Où récupérer son KBIS ?

Le chef d'entreprise peut récupérer l'extrait KBIS de sa propre société gratuitement sur le site monidenum. Il doit créer son compte, en téléchargeant une pièce d'identité. Le site va alors faire un rapprochement avec le nom du dirigeant mentionné sur le KBIS. Une fois la connexion établie, l'extrait KBIS est téléchargeable au format PDF.

Deux autres possibilités permettent d'avoir accès à son KBIS. Mais, elles sont payantes (2,82 € pour un retrait sur place, 3,53 € pour une transmission par voie électronique, 3,92 € pour un envoi par courrier) :

• Se rendre directement au greffe du tribunal de commerce.
• Aller sur le site officiel Infogreffe.fr, le site créé par les greffiers des tribunaux de commerce.

Comment obtenir un KBIS d'un fournisseur étranger ?

Une entreprise française s'approvisionnant auprès d'un fournisseur étranger n'est pas tenue de demander un KBIS import. Mais, cette demande permet de s'assurer que son partenaire commerciale est bien enregistrée auprès des autorités de son pays.Deux cas sont à distinguer :

• Le fournisseur est une entreprise de l'union européenne.
• Le fournisseur est hors union européenne.

Dans le premier cas, il est possible de récupérer un document officiel sur le site European Business Register (EBR) (site en langue anglaise). Pour une entreprise italienne, l'accès se fait directement sur le site des Chambres de commerce de ce pays.

Dans le second cas, le fournisseur peut éventuellement fournir un document authentifié par une autorité de son pays.

A noter : si la fournisseur a une filiale ou un établissement en France exerçant une activité commerciale, celui-ci est titulaire d'un extrait KBIS français ou d'un document équivalent.

Comment obtenir un KBIS pour exporter vers l'étranger ?

Fournir un extrait KBIS export à son partenaire étranger n'est pas une formalité obligatoire. Mais, ce dernier va certainement vouloir prendre des garanties et notamment s'assurer de l'existence légale de la société française.

Si l'entreprise exporte dans un pays de l'Union européenne, son partenaire a accès à l'extrait KBIS via Infogreffe. En effet, ce cite adhère au programme EBR, de mise en commun des chambres de commerce de 27 pays.

Dans le cas contraire, le KBIS export peut faire l'objet d'une authentification par le gouvernement français, via la procédure de l'apostille, à condition que le cocontractant se trouve dans un État adhérant à la convention de la Haye du 5 octobre 1961. Le site du ministère des affaires étrangères répertorie les pays acceptant un KBIS français authentifié par apostille. La demande d'apostille doit être adressée par le biais d'un formulaire administrative portant la référence CERFA 15703*01, à la cour d'appel du ressort dans lequel est immatriculée la société exportatrice.

Quels sont les documents équivalents à un KBIS import export ?

Les sociétés n'exerçant pas une activité commerciale peuvent obtenir un document équivalent à un KBIS.

Ainsi, une entreprise artisanale est inscrite au Répertoire des Métiers (RM). Est considérée comme artisanale, une entreprise de moins de 10 salariés ou un micro-entrepreneur exerçant une activité listée dans l'annexe de l'arrêté du 24 décembre 2015. L'inscription au RM se fait par le biais de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). Cette chambre délivre des extraits D1.

Différence entre extrait K et extrait K-bis

Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

• L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
• L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Quand l'extrait K ou K-bis n'est plus nécessaire

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE, qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis.

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

• Candidature à un marché public
• Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
• Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
• Douanes, fiscalité
• Déclarations, agréments et autorisations
• Produits énergétiques
• Urbanisme
• Travaux d'intérêt général
• Procédures collectives
• Autorisations d'exploitation commerciale
• Agriculture
• Propriété industrielle
• Transport

En conclusion, obtenir et utiliser les documents d'identification équivalents à l'étranger est une étape cruciale pour mener à bien vos opérations à l'international. Il est essentiel de se renseigner sur les procédures et les exigences spécifiques au pays concerné, et de s'assurer que les titres obtenus sont conformes aux normes requises pour être reconnus et acceptés à l'étranger.

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

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