Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis ? Définition et Utilité

Le Kbis, aussi appelé extrait Kbis, est un document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une société commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). C’est la carte de la structure, elle représente l'état civil à jour de l'activité.

L'extrait Kbis est un acte authentique, signé puis délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Il concerne uniquement les personnes morales.

Exemple d'extrait Kbis

Contenu de l'Extrait Kbis

En plus de prouver l’existence juridique de l’entreprise, le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles, telles que :

Le greffe dont relève l’entreprise
La date de délivrance du Kbis
Le numéro SIREN et le numéro SIRET
Le code APE et l’objet social détaillé
La raison sociale, le sigle, l’enseigne, l'activité
L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
La date de création de la société
La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
Le capital social
La durée de vie
Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
Les noms, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse du ou des dirigeant(s)
L’extrait Kbis mentionne lorsque l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective

Pourquoi et Quand Utiliser un Extrait Kbis ?

L’extrait Kbis, en version originale, est le document justifiant de l'existence légale d'une entreprise. la réalisation de son inscription est obligatoire au registre du commerce et des sociétés auprès du greffe. Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. Il doit être présenté pour répondre à des appels d’offres ou encore dans le cadre de formalités administratives ou de relations en BtoB.

Le Kbis est généralement sollicité dans le cadre :

D’une candidature à un appel d’offres public
D’une ouverture de compte bancaire
Souscrire une assurance professionnelle
D’achat de marchandises ou de matériel auprès de distributeurs (relations en BtoB)
De démarches administratives variées...

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d’exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Comment Obtenir un Extrait Kbis ?

Pour obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire d'immatriculer sa société auprès du greffe du tribunal de commerce correspondant à sa domiciliation. Ainsi, le dirigeant devra régulièrement re-commander un extrait Kbis en ligne auprès du greffe du tribunal de commerce.

En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez demander un extrait Kbis si l’entreprise est domiciliée en France. Dans ce cas, il faut vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l’établissement ou faire une demande en ligne sur infogreffe.fr.

Tout le monde est en droit de demander un exemplaire d’extrait kbis même les personnes extérieures à l’activité. Vous pouvez vous adresser au greffier du tribunal de commerce pour recevoir un extrait Kbis. Leur site est disponible en ligne sur www.infogreffe.fr. Vous devez renseigner la dénomination ou le Siren/Siret pour sélectionner l’entreprise recherchée. Vous pouvez recevoir le document par voie électronique ou par courrier.

Cependant, depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont introduit un portail sécurisé 100% en ligne appelé MonIdenum pour faciliter les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce et soutenir leur activité économique.

Une création d'entreprise en ligne facilite l'obtention rapide de votre extrait Kbis, attestant de la légalité de votre société.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Lire aussi: Extrait Kbis : Tout savoir

Coût de l'Extrait Kbis

Un extrait Kbis est envoyé d’office au dirigeant suite à l’immatriculation de sa société. Ce premier extrait est gratuit dans le sens où l’envoi n’est pas facturé, mais le dirigeant aura tout de même versé, en amont, des frais d’immatriculation auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Or, les frais d’immatriculation comprennent les honoraires pour le greffe du tribunal de commerce.

Les envois d’extraits Kbis suivants ne sont pas gratuits. Ils sont facturés au dirigeant :

2,69€ pour une demande de Kbis directement au greffe
4,18€ pour un envoi du Kbis par courrier
3,37€ pour un envoi électronique (dont 2,69 € + 0,68 € de diligences de transmission)

(Tarifs pour l'année 2022 et susceptibles d’évoluer)

Pour disposer d’un Kbis à jour en permanence, le dirigeant peut prévoir un envoi périodique et automatique via le site du greffe du tribunal de commerce.

Comment Obtenir un Extrait Kbis Gratuitement ?

En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019 en utilisant Monidenum ou Pappers.

Il existe une condition : être le représentant légal de l’entreprise concernée. Il faut donc que vous soyez inscrit au RCS après du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Si vous n’êtes pas mandataire de l’entreprise, vous pouvez télécharger un Kbis gratuitement et en illimité en vous servant de www.pappers.fr.

Délai d'Obtention

Tout dépend de la charge de travail de ce service, mais en général, vous le recevez entre 4 et 8 jours à partir du dépôt de votre demande.

Durée de Validité du Kbis

Bien que le Kbis ne mentionne aucune durée de validité, les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois que sa version soit une version papier ou numérique. La date de validité reconnue par les demandeurs de ce document, démarre à la date de l'émission de son extrait.

Les destinataires du Kbis vous demandent que ce document ait moins de trois mois afin d’être sûrs que la situation de votre établissement est réelle.

Sachez que pour que votre Kbis soit à jour, vous avez la possibilité d’opter pour un envoi périodique proposé lors de votre demande d’extrait de Kbis. Vous pourrez demander la périodicité en nombre de mois pendant laquelle vous désirez recevoir ce document.

Comment Actualiser un Kbis ?

Si vous êtes le dirigeant d’une société commerciale et qu’il faut apporter des modifications sur le Kbis de votre entreprise, vous devez alors vous adresser au greffe du Tribunal de commerce ou au CFE qui est le centre de formalité des entreprises.

Le greffe du Tribunal de commerce ou le centre de formalité des entreprises doivent être situés dans la juridiction de l’adresse du siège de votre société.

Kbis et Auto-entrepreneur : Quelles Différences ?

Les entreprises individuelles et auto-entrepreneurs ne sont pas des personnes morales.

Notez que les auto-entrepreneurs ne sont pas concernés par le Kbis. On parle d’extrait K, soit un avis de situation de l’entreprise qui n’est pas signé par le greffier du tribunal de commerce.

Ils disposent simplement d’un extrait K, et non d’un Kbis. L’extrait K ne comporte pas la signature du greffier du tribunal de commerce et, dans ce contexte, n’est pas un acte authentique, mais un simple document officiel informatif.

Si vous êtes auto-entrepreneur, vous pouvez vous procurer un extrait K gratuit, appelé aussi « avis de situation », en passant par le site Web du greffe du tribunal de commerce www.infogreffe.fr ou via le site de l’INSEE.

En bref, on parle :

D’extrait Kbis pour une société
D’extrait K pour une entreprise individuelle / un auto-entrepreneur
D’extrait L bis pour un établissement secondaire de l’entreprise

Numéros SIREN et SIRET : Des Identifiants Essentiels

Chaque activité doit être sirenée par l'INSEE. Le Kbis et le SIRET servent des intérêts différents. Même si ces deux documents prouvent l’existence d’une entreprise ou d’une activité, l’un ne remplace effectivement pas forcément l’autre dans le cadre de formalités particulières. Le Kbis concerne exclusivement les entités exerçant une activité commerciale. Par ailleurs, parce qu’il sert à collecter des données statistiques sur tous les acteurs économiques en France, le numéro SIRET est utile à pratiquement tous les professionnels et les entreprises.

Le SIRET est délivré gratuitement par l’INSEE lors des démarches de constitution d’une entreprise. Ce numéro est l’identifiant de l’auto-entreprise au répertoire SIRENE. Il est obtenu en même temps que le SIREN. Ces informations sont affichées dans le Kbis obtenu après l’immatriculation de la société. La délivrance de ce document est gratuite.

Le KBIS est un document juridique à part entière attestant l’existence d’une société commerciale dans le RCS. Véritable carte d’identité de l’entreprise, sur ce justificatif figure le numéro SIRET, juste après le SIREN. Il est bon de noter que le KBIS ne prend en compte que le NIC ou les 5 derniers chiffres du SIRET. En effet, seules ces informations seront exigées dans les documents commerciaux d’une entreprise.

Le numéro SIRET doit aussi impérativement apparaître sur les fiches de paie du personnel afin de déterminer le lieu du travail.

Tableau Récapitulatif : Kbis vs SIRET

Caractéristique	Extrait Kbis	Numéro SIRET
Type d'entreprise	Sociétés commerciales	Toutes les entreprises (personnes physiques et morales)
Délivrance	Greffe du Tribunal de Commerce	INSEE
Coût	Payant (sauf exceptions)	Gratuit
Utilité	Prouve l'existence juridique de la société	Identifie l'établissement de l'entreprise

Existe-t-il un Kbis Association ?

Un extrait Kbis est un document qui vient attester de l’existence juridique d’une entreprise ou d’une société auprès d’une personne tierce. Les associations loi 1901 n’ont pas un but commercial et ne sont donc pas inscrites au RCS. Dans ce cas, elles ne peuvent pas obtenir de Kbis association, et ce, même si elles exercent une activité économique.

Il existe une exception pour certaines associations qui peuvent être immatriculées au RCS et donc avoir le Kbis association. Dans ce cas, pour avoir un Kbis association, elles doivent être une :

Association émettant des obligations ou des titres associatifs après deux années d’existence d’une activité économique
Association réalisant régulièrement du change manuel immédiat de monnaies et billets

L’extrait Kbis association, dans ce cas, peut être demandé de la même façon que pour les sociétés sur le site en ligne infogreffe.fr.

Attention aux Faux Kbis

Des sociétés se font voler leur identité par des personnes qui déposent de faux documents auprès du greffe du tribunal. Elles obtiennent ainsi de « vrais faux Kbis » pour obtenir, en général un crédit.

Cette méthode est de plus en plus fréquente et les prêts obtenus avec un faux Kbis ne sont jamais remboursés.

Équivalent du K-bis en Belgique

En effet, l’équivalent en Belgique du K-bis est un extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). L'identifiant de la société est composé d'un nombre unique de 10 chiffres dont le premier correspond à 0 ou 1.

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