Modalités de facturation d’un bilan de compétences avec Agefos PME

AGEFOS PME, Association de Gestion des Fonds de Formation des Salariés des Petites et Moyennes Entreprises, est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA). Elle est composée d’un nombre égal de représentants des employeurs et des salariés. AGEFOS PME est une association à but non lucratif créée par arrêté ministériel le 24 janvier 1973. Agefos PME est le premier gestionnaire privé des fonds de la formation professionnelle en France. Agefos PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) et a été choisi par 51 branches professionnelles pour gérer et financer leurs actions de formation.

Le financement d’un bilan de compétences peut intervenir via différents canaux : le Compte Personnel de Formation (CPF), le plan de développement des compétences de l’employeur (ou congé de reclassement) ou des dispositifs spécifiques gérés par les OPCO et organismes tels qu’Agefos PME. Dans la pratique, un bilan de compétences est le plus souvent financé par le CPF pour un montant plafonné à 1 600 € maximum. Ce plafonnement s’établit sur les droits CPF issus de l’alimentation annuelle et non sur les éventuels co-financements.

Qui peut bénéficier d’un bilan de compétences et qui paye ?

Si vous êtes salarié du secteur privé, vous pouvez bénéficier d'un bilan de compétences. À noter Vous pouvez également bénéficier de ce bilan si vous êtes agent public (fonctionnaire ou contractuel) quelle que soit votre fonction publique : État, territoriale, hospitalière. Il en est de même si vous êtes demandeur d'emploi.

À votre initiative : CPF - Vous devez respecter 2 conditions : Vous n’avez pas bénéficié d’un bilan financé par les fonds publics au cours des 5 dernières années; Vous mobilisez au maximum 1 600 € inscrits sur votre CPF. Vous pouvez faire un bilan de compétences pendant ou hors temps de travail. Hors temps de travail votre employeur n'a pas à être informé. En tout ou partie pendant le temps de travail vous devez demander l'accord préalable de votre employeur. À compter de la réception de votre demande, votre employeur dispose d'un délai de 30 jours calendaires pour vous donner sa réponse.

À l'initiative de l’employeur : plan de développement des compétences ou congé de reclassement - Le coût du bilan de compétences est à la charge de votre employeur. Plan de développement des compétences : il faut obligatoirement votre accord. Il fait l'objet d'une convention écrite entre l'employeur, vous et l'organisme prestataire du bilan de compétences. La convention rappelle aux signataires leurs principales obligations respectives (par exemple, durée, période de réalisation, remise des résultats, prix). Vous disposez d'un délai de 10 jours pour faire connaître votre acceptation en rendant la convention signée. Votre refus n'est ni une faute, ni un motif de licenciement. Congé de reclassement : le bilan de compétence peut être réalisé en début de congé de reclassement.

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Modalités financières pratiques et reste à charge

Dans le cadre du CPF : Le bilan est financé par l'argent dont vous disposez sur votre CPF pour un montant de 1 600 € maximum. Vous devez participer au financement du bilan de compétences via le CPF à hauteur de 150,00 €. À savoir Votre opérateur de compétences (OPCO) ou votre employeur peut prendre en charge ces 150,00 €. Cette somme est indexée sur l'inflation et revue par arrêté ministériel tous les 1er janvier. Cependant, vous n'êtes pas concerné par cette participation de 150,00 € si vous bénéficiez d'un abondement de votre employeur, ou mobilisez des points inscrits sur le compte professionnel de prévention (C2P), ou bénéficiez d'un abondement dû à une incapacité permanente au moins de 10 %.

Depuis le 2 avril 2026, un reste à charge de 150 € est appliqué sur toutes les demandes CPF, sauf pour les demandeurs d'emploi inscrits à France Travail qui en sont exonérés. Si votre solde CPF couvre le coût total du bilan moins 150 €, vous ne payez que ces 150 €. Si votre solde est insuffisant, vous réglez la différence.

En pratique, la grande majorité des bilans sont éligibles CPF entre 1 500 € et 2 500 €. Un organisme non certifié Qualiopi = dossier CPF refusé. Depuis le 1er janvier 2022, tout organisme proposant des bilans de compétences avec financement public doit être certifié Qualiopi. C'est non négociable.

Procédure de prise en charge via Agefos PME et étapes d’inscription

Les conditions pour bénéficier d’un financement par Agefos PME varient selon les régions et les branches. Agefos PME couvre 340 000 entreprises adhérentes dont 90% sont des entreprises de moins de 10 salariés ce qui représente près de 5,8 millions de salariés couverts. Les conditions pour en bénéficier : vous devez être adhérent à Agefos PME GRAND EST, ISÈRE ou PACA. Vous devez demander une subrogation de paiement auprès de votre Agefos PME. Pour vous inscrire : 1. Consulter le catalogue INTER et choisissez votre formation. 2. Contactez notre service client par téléphone ou par formulaire. 3. Validez auprès de votre OPCA l'accord de prise en charge en parallèle de l’inscription.

Cegos a été sélectionné par Agefos PME GRAND EST, ISÈRE et PACA dans le cadre des actions négociées qui garantissent aux entreprises adhérentes un tarif préférentiel sur l’ensemble des formations interentreprises. Pour les financements via OPCO, il convient de vérifier l’adhésion, le champ de la prise en charge et les procédures propres à chaque délégation régionale d’Agefos PME.

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Prestataire, certification et qualité : critères de choix

Vous choisissez le prestataire de bilans de compétences. L'employeur ne peut pas réaliser lui-même de bilan de compétences pour ses salariés. Vérifiez trois critères : la certification Qualiopi (obligatoire), les avis vérifiés (Google, Trustpilot), et la spécialisation sectorielle du consultant. Privilégiez un organisme qui propose un entretien préalable gratuit avant de vous engager. L'entretien préalable gratuit - tout organisme sérieux propose 30-60 min d'échange avant engagement. L'entretien préalable gratuit - tout organisme sérieux propose 30-60 min d'échange avant engagement.

Le réseau CIBC (Centres Interinstitutionnels de Bilan de Compétences) est le réseau public historique, présent dans toutes les régions. Premier entretien avec le consultant. Objectif : s'assurer que le bilan correspond à votre besoin, définir ensemble les objectifs, expliquer la démarche et le cadre de confidentialité. C'est le cœur du bilan. Six mois après la fin du bilan, votre consultant vous recontacte pour un entretien de suivi.

Cadre légal, durée et confidentialité

Le cadre légal strict du bilan : La durée du bilan de compétences est de 24 heures maximum. La phase préliminaire a pour objet les actions suivantes : analyser votre demande et votre besoin du bénéficiaire, déterminer le format le plus adapté à votre situation et à votre besoin, définir conjointement la procédure de déroulement du bilan. La phase d'investigation vous permet soit de construire votre projet professionnel et d'en vérifier la pertinence, soit d'élaborer une ou plusieurs alternatives. La phase de conclusion vous permet, au moyen d'entretiens personnalisés, de s'approprier les résultats détaillés de la phase d'investigation, recenser les conditions et moyens favorisant la réalisation de votre ou de vos projets professionnels, prévoir les principales étapes du ou des projets professionnels, dont la possibilité de bénéficier d'un entretien de suivi avec le prestataire de bilan de compétences. Cette phase se termine en vous présentant un document de synthèse et les résultats détaillés.

Les résultats du bilan sont votre seule propriété. Ils ne peuvent pas être communiqués sans votre accord. L'organisme prestataire doit détruire les documents élaborés pour la réalisation de votre bilan de compétences dès la fin de ce bilan. Cependant, ce prestataire doit conserver pendant 3 ans le document de synthèse. Le document de synthèse - strictement confidentiel, il vous appartient.

Justificatifs, facturation et pièces à fournir

La déclaration de vos contributions nécessite de rassembler plusieurs informations précises concernant votre entreprise et vos actions de formation. Si vous avez réalisé des actions de formation durant l'année, joignez les attestations de présence ou certificats de réalisation émis par les organismes de formation. Ces justificatifs prouvent l'effectivité de vos investissements en développement des compétences. La facture du prestataire doit préciser le montant hors taxe et toutes les mentions obligatoires. Un élément important à considérer concerne la TVA applicable à ces versements. La contribution à la formation professionnelle est soumise à la TVA si votre entreprise y est elle-même assujettie, alors que la contribution au dialogue social en est exemptée.

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Avant la réforme de 2019, AGEFOS PME jouait un rôle central dans la collecte des contributions des entreprises. Depuis la réforme de la formation professionnelle, le paysage institutionnel a évolué avec la création des Opérateurs de Compétences. AGEFOS PME a été intégré dans cette nouvelle organisation, notamment au sein d’Opco EP pour certaines branches professionnelles. La dématérialisation des procédures constitue désormais la norme. Les déclarations et paiements s’effectuent via le portail Contrib’ dont l’ouverture est prévue pour le 15 janvier 2026. Pour vous connecter à cette plateforme, vous devez disposer d’un compte existant ou en créer un nouveau en utilisant votre numéro Siret et votre identifiant Opco EP.

Cas pratiques et FAQ essentielles

• Un organisme non certifié Qualiopi = dossier CPF refusé.
• Si vous passez par le CPF, validez votre dossier sur moncompteformation.gouv.fr avant le début.
• Si vous financez via votre CPF hors temps de travail, vous n'avez aucune obligation d'en parler à votre employeur.
• Le bilan suit un cadre légal strict (24h, 4 phases, document de synthèse).
• Si votre bilan précédent a été financé par votre employeur, un délai de 5 ans est requis avant d'en faire un nouveau aux frais de l'entreprise.
• Un auto-entrepreneur peut mobiliser son CPF et compléter avec l'AGEFICE ou le FIF-PL selon son activité.

Vous pouvez parler de ce projet de réaliser un bilan de compétences à un conseiller en évolution professionnelle (CEP). Il peut vous aider gratuitement dans vos démarches. Il n'est pas le même selon votre lieu d'habitation.

Recommandations pratiques pour la facturation et la prise en charge

Vérifiez la certification Qualiopi du prestataire et demandez un entretien préalable gratuit. Assurez-vous que la facturation contient toutes les mentions obligatoires et les justificatifs d’exécution (attestations de présence, document de synthèse). Anticipez la saisie sur les plateformes (moncompteformation.gouv.fr pour le CPF, portail Contrib’ ou Opco EP pour les démarches entreprises) car certaines étapes préalables (référencement, demande d’adhésion) peuvent prendre plusieurs jours. Conservez précieusement les documents pendant au moins six ans, durée légale pendant laquelle un contrôle peut intervenir.

Agefos PME s’engage également dans des actions de recherche et de développement pour améliorer les pratiques en matière de formation professionnelle. Elle est à l’écoute des évolutions du marché du travail et des besoins des entreprises pour anticiper les mutations économiques et proposer des solutions innovantes.

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