Comment facturer sa propre SARL : Guide complet

Les SARL sont des sociétés commerciales qui sont tenues de respecter de nombreuses règles en matière de comptabilité. Dans ce dossier, Le Coin des Entrepreneurs vous informe sur la comptabilité des SARL. En tant que prestataire de services, il est essentiel de savoir comment établir une facture conforme aux exigences légales et fiscales. Cet article vous guide à travers les étapes et les informations nécessaires pour facturer votre propre SARL en France.

Obligation de facturation pour les SARL

Les SARL, en tant que sociétés commerciales, doivent obligatoirement établir une facture pour toutes les ventes ou prestations de services facturées aux clients. L’établissement des factures est encadré par la loi, il conviendra donc de se conformer à toutes les règles. Chaque facture doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. Chaque oubli peut être sanctionné par l’administration en cas de contrôle.

Un exemplaire de chaque facture doit être adressé au client, et un autre doit être conservé par l’entreprise. Les règles de conservation des justificatifs comptables imposent à la SARL de conserver les factures qu’elle adresse aux clients pendant au moins 10 ans. Une facture peut être émise en format papier, ou en format électronique. Toutefois, la facturation électronique va devoir la norme progressivement. À partir de 2026, toutes les factures vont devoir être émises en format électronique.

Dès qu’une facture est émise, il est interdit d’en modifier le contenu ou de la supprimer.

Les mentions obligatoires sur une facture

Chaque facture doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires pour être conforme à la législation. Voici les principales mentions à inclure :

Lire aussi: Guide pratique : Facturer sans TVA

Mentions générales obligatoires

• Date d'émission de la facture: Date à laquelle elle est émise.
• Numérotation de la facture: Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture (ex: facture 01, 02, 03). Il est possible d'émettre des séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité le justifient. L'entreprise peut utiliser un préfixe par année (2022-XX) ou par année et mois (2022-01-XX).
• Date de la vente ou de la prestation de service: Jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation.
• Identité de l'acheteur:
  • Nom (ou dénomination sociale)
  • Adresse du siège social de l'entreprise
  • Adresse de facturation (si différente du siège social)
• Identité du vendeur ou prestataire:
  • Si l'entreprise est un entrepreneur individuel : nom et prénom d'un entrepreneur individuel précédé ou suivi de la mention Entrepreneur individuel ou EI
  • Si l'entreprise est une société :
    • Dénomination sociale d'une société
    • Numéro RCS pour un commerçant
    • Numéro Siren
    • Adresse du siège social (et nom de l'établissement)
    • Mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social
• Numéro du bon de commande: Lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur.
• Numéro individuel d'identification à la TVA: Du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA (sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 €).
• Désignation du produit ou de la prestation:
  • Nature, marque, référence des produits
  • Prestation : matériaux fournis et la main-d'œuvre
• Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni: Détail en quantité et prix (facultatif si la prestation de service a fait l'objet d'un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée).
• Prix catalogue: Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
• Majoration éventuelle de prix: Frais de transport ou d'emballage par exemple.
• Taux de TVA légalement applicable: Montant total de la TVA correspondant. Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant.
• Réduction de prix: Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
• Somme totale à payer: Hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
• Date à laquelle le règlement doit intervenir: Il faut également mentionner les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé.

Facturation et TVA

Le taux de TVA applicable dépend de la nature des services que vous facturez. En France, il existe quatre taux de TVA :

• Taux normal (20%): Applicable à la majorité des biens et services.
• Taux intermédiaire (10%): Appliqué à certains secteurs comme la restauration, l’hôtellerie et les travaux de rénovation.
• Taux réduit (5,5%): S’applique à des produits essentiels comme les aliments, les livres et les équipements pour personnes handicapées.
• Taux particulier (2,1%): Utilisé pour une liste restreinte de produits ou services, tels que les médicaments remboursés par la Sécurité sociale.

Si vous êtes en franchise de TVA (souvent le cas en micro-entreprise), vous devez mentionner « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur vos factures.

Quand est-il obligatoire de facturer une prestation de service ?

Si votre client est un professionnel, vous devez émettre une facture pour chaque prestation de services.

Vous devez remettre une facture à un client particulier dans les cas suivants :

• Ce client en demande une ;
• Il s’agit d’une vente à distance ;
• Cette vente est une livraison intracommunautaire exonérée de TVA ;
• Le montant de la facture est supérieur à 25 € (TVA comprise).

Un prestataire de services doit remettre une facture à son client dès que la prestation a été réalisée. Toutefois, notez que pour une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client, alors la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel a eu lieu la réalisation de la prestation.

Lire aussi: Comment facturer vos frais de déplacement ?

En cas de manquement, une amende de 75 000 € peut être adressée à l'encontre du professionnel et un redressement fiscal de 50 % du montant de la facture peut être réclamé par l’administration fiscale.

Outils et logiciels de facturation

Pour faciliter la création de vos factures, plusieurs options s'offrent à vous :

• Modèles Word ou Excel: Solution simple mais chronophage, nécessitant une vérification manuelle de la conformité.
• Outils gratuits en ligne: Adaptés aux petites entreprises et freelances.
• Logiciels de facturation spécialisés: Solutions complètes intégrant des outils de gestion de comptabilité, des paiements et du suivi des créances.

Parmi les logiciels recommandés, Tiime est une solution de facturation gratuite et sans engagement, idéale pour les indépendants. Ce logiciel est immatriculé PDP et pourra prendre en charge l’émission et la transmission des factures électroniques dès 2026.

Comptabilité et obligations des SARL

Les sociétés de type commercial ont l’obligation de tenir une comptabilité. Les règles exactes à suivre vont dépendre du régime d’imposition de l’entreprise (régime réel simplifié d’imposition ou régime réel normal d’imposition). À ce niveau, le gérant doit enregistrer, chronologiquement, tous les mouvements affectant le patrimoine de la SARL, c’est-à-dire les ventes, les achats, les investissements, les emprunts, les apports en capital… Il faut également réaliser un inventaire tous les 12 mois.

Le gérant d’une SARL a l’obligation d’établir les comptes annuels de sa société au titre de chaque exercice comptable clôturé. Le bilan est un état financier qui présente les actifs et les passifs de la société. En haut du passif, on retrouve notamment les capitaux propres et le résultat de l’exercice. Le compte de résultat est un état financier qui regroupe l’ensemble des produits (les ventes notamment) et des charges (les achats et les amortissements) d’un exercice comptable. Par déduction, il fournit le résultat de l’exercice que l’on retrouve au bilan. L’annexe comptable est un document qui a vocation à fournir des informations sur le bilan et le compte de résultat, il facilite ainsi leur compréhension. Pour les SARL au régime simplifié d’imposition, il existe des assouplissements dans le contenu de ces documents.

Lire aussi: Facturation Freelance : Le Guide Ultime

Les associés fondateurs d’une SARL auront la plupart du temps besoin de se faire accompagner pour la gestion de leur comptabilité. En effet, sans connaissances approfondies en comptabilité, il est très difficile de se charger soi-même de la tenue de la comptabilité de la société et de l’établissement des comptes annuels. Pour cela, il est possible de se faire accompagner par un professionnel spécialisé, il s’agit d’un expert-comptable.

Vendre du matériel personnel à sa SARL

Dans le cadre du lancement de votre activité indépendante, il est fort probable que votre société utilise des biens qui vous appartiennent personnellement. Il est aussi courant d’acheter ces biens pour votre usage avant la création de la société.

Pour vendre un matériel à votre société, vous devez respecter ces deux situations :

• Vous avez acquis le matériel à l’origine pour votre usage personnel
• Vous l’avez acheté à votre nom, sans mentionner celui de “la société en constitution”.

Pour vendre du matériel personnel à son entreprise, il suffit de rédiger une attestation de vente. Pour la détermination du prix de vente, vous n’avez pas besoin d’être en possession des factures d’origine, mais le prix facturé doit être conforme au prix de marché.

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