Comment facturer les frais de déplacement en tant qu'auto-entrepreneur : Le guide complet

Pour les TPE et PME, la facturation des frais de déplacement au client est une pratique fréquente, mais qui soulève souvent des questions : que peut-on facturer ? Comment le justifier ? Quelles règles fiscales faut-il respecter ? Cet article vous guide pas à pas pour savoir quand, comment et à quelles conditions refacturer vos frais de déplacement sans risquer de litige ni alourdir la relation commerciale.

Qu'est-ce que les frais de déplacement ?

Pour rappel, les frais de déplacement concernent toutes les dépenses réalisées par un employé dans le cadre professionnel.

Les méthodes de calcul des frais de déplacement

Il existe deux méthodes de calcul : la facturation au réel sur la base des indemnités kilométriques et le forfait de déplacement. Fixer un tarif de déplacement au km pour un artisan est intéressant si vous avez beaucoup de frais. Par exemple, des allées et venues entre le chantier et l’entreprise ou des déplacements répétés pour aller chercher des fournitures.

1. La facturation au réel (Indemnités kilométriques)

Les frais kilométriques sont des dépenses liées au carburant, à l’usage du véhicule, aux frais d’assurance et à l’usure du véhicule. Le calcul des indemnités kilométriques se fait selon le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule. Le barème est chaque année édité par l’administration fiscale. Ce calcul est certes plus juste mais peut être très chronophage. En effet, il faudra prendre en compte la distance sans erreur, inclure le barème en vigueur et faire attention à conserver les justificatifs.

Avec une solution de notes de frais comme Axonaut, vous pouvez prendre en photo vos justificatifs pour créer vos dépenses directement en un clic. Directement connecté à Google Maps, la solution calcule automatiquement les indemnités kilométriques. Axonaut propose également un compte bancaire professionnel !

2. La facturation au forfait

La facturation au forfait est la solution la plus utilisée par les entreprises. Elle a l’avantage d’être plus simple au niveau de la comptabilité et de l’application mais elle est cependant moins précise. Cette méthode consiste à définir un montant fixe pour couvrir les déplacements clients. Contrairement aux indemnités kilométriques, la facturation au forfait n’a pas de cadre légal, vous pouvez donc fixer les tarifs de vos choix. Tarif fixé par tranche de trajet.

Comment facturer les frais de déplacement en tant qu'auto-entrepreneur ?

En tant que micro entrepreneur, vous pouvez facturer les frais de déplacements professionnels. En revanche, il n’est pas possible de déduire du résultat imposable de l’activité contrairement aux entrepreneurs en SAS, en SASU ou SARL. Contrairement aux autres formes d’entreprise, les micro entreprises paient des cotisations sociales et des impôts sur la somme perçue.

Alors, comment procéder pour la facturation des frais de déplacement au client en tant qu’auto-entrepreneur ?

Nous vous conseillons de réaliser une note de débours.

Refacturation vs Note de débours : Quelle différence ?

Le nom du bénéficiaire : la refacturation des frais engagés sont au nom de l’entreprise alors que les débours sont au nom du client.

TVA : elle est applicable pour la refacturation des frais. Ce n’est pas le cas des débours.
Chiffre d’affaires : la refacturation de frais est intégrée au chiffre d’affaires alors que les débours ne le sont pas.

Les frais de débours : Une solution avantageuse

Les frais de débours d’un auto-entrepreneur constituent un moyen légal et efficace pour déduire les achats professionnels. La notion de frais de débours n’est pas très connue par les entrepreneurs. Or, cette pratique se doit d’être envisagée, tant elle présente de véritables bénéfices pour l’auto-entrepreneur. Les frais de débours sont une opération qui consiste à réaliser les achats nécessaires à un service au nom du client et pour son compte. La facture de l’auto-entrepreneur est établie au nom du client final, ce qui accorde le droit à l’auto-entrepreneur de se faire rembourser. Autrement dit, les frais de débours sont la somme avancée au nom du client. Son remboursement est assuré par ce dernier au montant exact, sur présentation de la facture. Il est important de préciser que les frais de débours ne sont pas une refacturation.

Pour une meilleure compréhension, voici un exemple concret. Un auto-entrepreneur électricien a besoin d’acheter des fournitures afin de réaliser une installation. Celui-ci va avancer la somme nécessaire pour l’achat et demander une facture détaillée au nom du client final.

Avantages pour l'auto-entrepreneur :

Les frais de débours constituent un concept surtout avantageux pour l’auto-entrepreneur. En principe, la déduction des frais, dans le chiffre d’affaires, dans une micro-entreprise ou auto-entreprise n’est pas possible. Les débours se présentent donc comme une solution légale et efficace pour ce faire. Comme ils ne sont pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires, les cotisations de l’auto-entrepreneur seront revues à la baisse. En effet, selon l’article 267 du Code général des impôts (modifié par Loi n°92-677 du 17 juillet 1992 - art. 20 JORF 19 juillet 1992, art. 121 : en vigueur le 1er janvier 1993), les frais de débours ne sont pas compris dans la base d’imposition.

Avantages pour le client :

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De plus, en effectuant les achats au nom du client, l’entrepreneur devient un simple intermédiaire entre client et fournisseur. Les frais de débours d’un auto-entrepreneur s’avèrent également avantageux pour le client. Comme la facture est établie en son nom, celui-ci profite des services après-vente du magasin ainsi que les garanties. Cette opération permet également au client de s’assurer qu’il n’a pas payé le matériel au-delà de son prix en magasin.

Les frais de débours permettent d’alléger l’auto-entrepreneur sur l’impôt qu’il doit verser. L’auto-entrepreneur est tenu de mentionner le débours dans sa facture globale. Afin d’en facturer les frais concernés, il doit décrire dans chaque ligne la prestation réalisée et les débours engagés, et ce, pour chaque service. Pour se faire rembourser les débours, il doit joindre les justificatifs à la facture. En comptabilité pour l’auto-entrepreneur, l’enregistrement des débours se fait dans un compte de tiers de la classe 4.

Précautions à prendre pour les frais de débours

Les frais de débours d’un auto-entrepreneur présentent, certes, des avantages considérables. Avant de réaliser un débours, l’auto-entrepreneur doit avoir un accord écrit du client. Ce document formalise la demande de réaliser un achat et informe sur le budget alloué. Il est essentiel pour se protéger en cas de contestation du client. Reporter le compte exact de la somme engagée pour les achats sur la facture fait partie des obligations de l’auto-entrepreneur, dans le cadre d’une opération de débours. Il est aussi recommandé de réaliser des copies des justificatifs, et de les garder pour la comptabilité. L’auto-entrepreneur doit également conserver la preuve du remboursement de débours. Ces pièces seront effectivement nécessaires en cas de contrôle, afin d’appuyer le livre des comptes.

Ce qui ne peut pas être considéré comme débours

Les débours ne concernent pas tous les frais de l’auto-entreprise. Il est important de bien distinguer les frais de débours et les frais de fonctionnement. Les frais de fonctionnement de l’auto-entreprise ne peuvent être considérés comme débours. Par exemple, ni les matériaux nécessaires et propres à l’activité de l’auto-entreprise ni les frais de déplacement généraux de l’entrepreneur ne sont considérés comme des débours. Les dépenses engagées dans la réalisation d’une prestation de service pour un client peuvent permettre l’établissement d’une note de débours.

Pour savoir comment facturer les frais de débours d’un auto-entrepreneur, il est conseillé de trouver un modèle de facture avec débours.

Conseils pratiques pour la facturation

Vérifier vos documents commerciaux : Dans vos devis et conditions générales de vente, vous devez mentionner la refacturation des frais. Les inclure vous protège en cas de contestation de votre client.
Inclure la TVA : Vous ne devez intégrer la TVA dans la facturation des frais de déplacement que si vous avez choisi la facturation au forfait et si l’entreprise est assujettie à la TVA.
Prévoir le montant en amont : Il est important de communiquer en amont le montant correct au client. Un outil de gestion de note de frais vous aide à faire une simulation du montant des trajets que vous devez refacturer ensuite.
Facturer les frais : Se faire rembourser les frais implique de créer une facture pour justifier comptablement. Comment procéder ? Vous pouvez réaliser une facture globale avec une ligne dédiée « déplacement professionnel » ou réaliser une facture à part rien que pour les déplacements professionnels.
Bien conserver les justificatifs : Les justificatifs liés aux frais de déplacement professionnel doivent être conservés pour la bonne tenue de votre comptabilité. Par exemple, ce sont les tickets de péage, factures de carburant, notes de frais internes, factures de location de voitures etc. Ce sont des pièces comptables obligatoires pour justifier et surtout elles sont demandées lors du bilan comptable ou lors d’un contrôle.

Les frais de déplacement et l'abattement forfaitaire

Chaque année, de nombreux entrepreneurs sont attirés par le statut de la micro-entreprise. Ce statut confère des avantages tels qu’une comptabilité simplifiée, des cotisations sociales peu élevées et une imposition avantageuse. Toutefois, tous les auto-entrepreneurs sont tout de même assujettis à des charges (charges sociales, impôts, TVA, CFE), incluant les frais de déplacement professionnels. En auto-entreprise, la déduction des frais de déplacement n’est pas possible. Cependant, si vous souhaitez en obtenir le remboursement, vous pouvez par exemple les inclure dans vos facturations clients.

L'abattement forfaitaire est un mécanisme fiscal spécifique au régime de la micro-entreprise, conçu pour simplifier la gestion comptable et fiscale des auto-entrepreneurs. Il consiste en une déduction automatique et proportionnelle appliquée sur le chiffre d'affaires réalisé, permettant de tenir compte des charges professionnelles sans avoir à les justifier individuellement. Le pourcentage de l'abattement forfaitaire varie en fonction de la nature de l'activité exercée par l'auto-entrepreneur.

Voici les taux d'abattement :

71% pour les activités de vente de marchandises, de fournitures et de denrées à emporter ou à consommer sur place, ainsi que pour les prestations d’hébergement.
50% pour les prestations de services relevant des bénéfices industriels et commerciaux.
34% pour les professions libérales relevant des bénéfices non commerciaux.

Si les charges professionnelles réelles d'un auto-entrepreneur dépassent significativement le montant couvert par l'abattement forfaitaire, il peut être judicieux d'envisager de répercuter les frais sur la facturation. Pour cela, il est important de comparer périodiquement ses dépenses professionnelles réelles avec le montant couvert par l'abattement forfaitaire afin de déterminer si ce régime reste avantageux.

En tenant compte de l'impossibilité de déduire les frais de déplacement, l'auto-entrepreneur doit ajuster ses tarifs pour assurer la rentabilité de son activité tout en restant attractif pour ses clients. Pour piloter au mieux ses frais de déplacement et mesurer si l'abattement forfaitaire est dépassé ou non, maintenir un registre précis de tous vos déplacements professionnels est crucial. Cela inclut la date, le lieu, la distance parcourue, et le motif du déplacement. Ce sera aussi nécessaire pour faire un suivi rigoureux et justifier les frais de déplacement auprès de vos clients en cas de refacturation. Pour cela, l'utilisation d'un outil de gestion de frais de déplacement est indispensable.

Comment déterminer le tarif de vos frais de déplacement ?

Pour déterminer le tarif de vos frais de déplacement, vous pouvez :

Utiliser le barème kilométrique ;
Mettre en place un forfait de déplacement.

Le barème kilométrique

Comme expliqué précédemment, le barème kilométrique permet de définir avec précision le montant de vos frais de déplacement. Ce dernier se base sur la distance parcourue (nombre de kilomètres) mais aussi sur les caractéristiques du véhicule utilisé.

Barème kilométrique pour les voitures (2024)

Pour vous donner un ordre d’idée, voici pour 2024 le barème applicable pour tous vos déplacements professionnels en voiture :

Puissance du véhicule (en CV)	Distance (d) jusqu’à 5 000 km	Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km	Distance (d) au delà de 20 000 km
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1 330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1 395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 515	d x 0,470

Admettons que vous effectuez un déplacement de Lyon à Dijon en Peugeot 308 pour effectuer une prestation pour votre client. Entre Lyon et Dijon, il y a environ 200 km. Compte tenu que vous effectuez ce déplacement en voiture et que la puissance fiscale du véhicule est de 7 CV, vous devrez facturer à votre client pour un aller : 200 x 0,697 = 139,40€. À vous de choisir ensuite si vous décidez de facturer uniquement le montant des frais de déplacement de l’aller ou bien de l’aller-retour.

Le forfait de déplacement

Pour fixer le tarif de vos frais de déplacement, vous pouvez également instaurer un forfait de déplacement. Ainsi, en fonction de la distance effectuée, vous pouvez attribuer des montants variables. De cette manière, le client saura directement le tarif qu’il devra payer en plus de la prestation effectuée. Cette méthode permet une transparence totale entre vous et votre client, elle permet également de vous indemniser de vos frais de déplacement.

La déduction des frais pour un auto entrepreneur

Conclusion

La gestion des frais de déplacement en tant qu'auto-entrepreneur nécessite une approche structurée et professionnelle. En comprenant les différentes options disponibles, comme les frais de débours et la facturation directe, et en adoptant des pratiques rigoureuses de suivi et de documentation, vous pouvez optimiser votre rentabilité tout en respectant les obligations légales et fiscales.

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