Fiche descriptive activité U41 — BTS Gestion de la PME : guide complet et modèle

Les fiches d’activité occupent une place importante dans les épreuves professionnelles du BTS. Le modèle officiel est identique pour tous les candidats. Il impose une structure précise et une présentation synthétique. Votre fiche ne doit pas tout raconter.

Pourquoi la fiche d’activité U41 est essentielle

Les missions associées au BTS « Gestion de la PME » sont exercées par un collaborateur de la direction d'une très petite, petite ou moyenne entreprise. Elles consistent en une coopération directe avec la dirigeante ou le dirigeant. Cette polyvalence se traduit par la capacité à prendre en charge des activités professionnelles, en lien avec leur champ de compétences, en mobilisant les ressources pertinentes. Les activités de soutien consistent à aider la dirigeante ou le dirigeant dans son action et à préparer la prise de décisions. Elles consistent également en une collaboration étroite avec la direction et contribuent à la pérennisation et au développement de l’entreprise.

Caractéristiques de la PME et incidence sur les missions

Par ses caractéristiques, la catégorie PME est à la fois spécifique et hétérogène. La spécificité de la PME tient par exemple au rôle de sa dirigeante ou de son dirigeant, mais également à son fonctionnement et à la nécessité de porter une attention soutenue au maintien de sa cohésion. Une description de la PME en services ou fonctions est peu pertinente. Cette singularité influence la nature des missions de gestion de la PME en exigeant de la part des titulaires du diplôme un rôle de « gestionnaire généraliste » et une polyvalence. Cette polyvalence ne doit pas s’entendre comme la détention d’une somme de spécialités.

Dimension communicationnelle et positionnement

De manière générale, les différentes activités nécessitent de la part des titulaires du diplôme, une forte composante communicationnelle. En effet, ils exercent non seulement une fonction d’interface au niveau interne, mais également au niveau externe avec les partenaires de l’entreprise. Cette composante communicationnelle, qu’elle soit écrite ou orale, est présente dans de nombreuses activités. Elle nécessite, de la part des titulaires du diplôme, une adaptabilité aux interlocuteurs, aux contextes d’exercice, ainsi qu'aux moyens et supports disponibles.

Domaines d’activités et exemples concrets

Le référentiel des activités professionnelles est structuré autour de quatre domaines d’activités. Dans chacun de ces domaines, la dimension communicationnelle est très imbriquée avec les différentes activités. Les activités de support au fonctionnement de l’entreprise peuvent se traduire par la prise en charge, totale ou partielle, d’activités au sein de processus et notamment du processus de gestion de la relation avec la clientèle et les fournisseurs, de gestion des risques, ou encore du traitement des dossiers du personnel. Les titulaires du diplôme interviennent, selon un positionnement et un degré d’autonomie variables, sur des aspects organisationnels, dans la mise en place d’une gestion documentaire, de procédures de travail collaboratif ou de modélisation de documents par la prise en charge des activités de suivi et de contrôle (suivi de la mise en place d’outils de gestion des risques, par exemple).

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Consignes de forme : respecter le modèle officiel

Le modèle officiel est présenté sur deux pages, mais pour une activité importante, une troisième page peut être justifiée. Le modèle officiel est identique pour tous les candidats. Il impose une structure précise et une présentation synthétique. Beaucoup d’étudiants pensent qu’ils n’ont rien fait d’intéressant pendant leur stage. N’espérez pas réaliser uniquement des missions exceptionnelles. Selon votre entreprise, il ne sera pas toujours possible de couvrir toutes ces compétences. Par exemple, un étudiant en hypermarché participera plus facilement à des implantations, des inventaires ou des opérations commerciales.

Comment valoriser une activité ordinaire

À première vue, il s’agit simplement de réapprovisionner un linéaire. Autre exemple : la mise en place d’une allée centrale pour les chocolats de Pâques. Vous avez peut-être participé à l’installation des présentoirs et à la mise en rayon des produits. Pourquoi cette opération a-t-elle été organisée ? Pourquoi ces produits ont-ils été installés en allée centrale ? Quels résultats l’entreprise espérait-elle obtenir ? Quelques annexes bien choisies suffisent largement.

Structure recommandée pour la fiche U41 (modèle E41 adapté)

Le modèle officiel demande une présentation synthétique et structurée. Voici les rubriques à respecter et les éléments à y faire figurer en reprenant la logique du compte rendu d’activité :

• Titre de l’activité : Le titre doit être évocateur.
• Identité : Nom, prénom, unité commerciale (raison sociale, adresse).
• Date et durée de l’activité : du … au …
• Compétences clés mobilisées : lister les compétences (ex. : assurer la veille informationnelle, réaliser et exploiter des études commerciales, vendre dans un contexte omnicanal, entretenir la relation client).
• Présentation de l’activité - Contexte professionnel : Il s’agit ici de montrer l’intérêt de l’activité et d’expliquer dans quel contexte général elle se situe (contexte économique et mercatique notamment) et dans quelles circonstances elle vous a été confiée.
• Objectifs de l’activité : Préciser les résultats attendus de l’activité. Les objectifs doivent être précis, quantifiables et mesurables. Il faut distinguer les objectifs quantitatifs (en volume et en valeur) et qualitatifs (amélioration de la relation client-vendeur, etc.).
• Descriptif des activités et tâches réalisées : Préparer l’activité (préparation matérielle, non matérielle, outils d’aide à la vente, ciblage), Réaliser l’activité (démarche adoptée au niveau des phases), Évaluer les résultats de l’activité (degré de réalisation des objectifs qualitatifs et quantitatifs).
• Annexes : quelques annexes bien choisies suffisent largement (documents commerciaux, tableaux de suivi, captures, photos d’implantation).

Conseils pratiques pour la rédaction

Selon la compétence clé mobilisée vous expliquerez de façon concise : quel est le problème posé à l’UC ? la situation à améliorer ? Quels sont les enjeux de la veille informationnelle pour votre UC ? des études commerciales ? Quelle est la méthode de vente pratiquée ? qu’en est-il de la digitalisation dans votre UC ? Quel produit ou service s’agit-il de vendre ? Pour quelle clientèle ? Pourquoi ce choix ? Quels sont les enjeux de la fidélisation client ? de la communication ?

Pour les 3 étapes (préparer, réaliser, évaluer), il s’agit de décrire de façon concise et structurée les activités et les tâches effectuées ainsi que les méthodes, les techniques et les outils mis en œuvre. Les objectifs doivent être précis, quantifiables et mesurables. Il faut distinguer les objectifs quantitatifs : en volume et en valeur (chiffre d’affaires attendu, marge générée …) et qualitatifs : quelle amélioration de la relation client-vendeur ?

Lire aussi: Les Sources des Finances Publiques en France

Annexes et preuves à joindre

Quelques annexes bien choisies suffisent largement. Pour vous aider à rédiger vos fiches d’activité, retrouvez dans les ressources du site des exemples de missions, des modèles de fiches et un dossier complet avec ses annexes. Les annexes peuvent inclure : tableaux de résultats, photos d’implantation, planning d’action, emails professionnels, captures d’outils digitaux, yields chiffrés avant/après.

Modalités d’évaluation

Les modalités d'évaluation sont décrites dans les annexes de l'arrêté définissant le diplôme (voir, notamment, les règlements d'examen et les définitions d'épreuves) : forme ponctuelle ou contrôle en cours de formation.

Questions fréquentes

• Le nombre de fiches dépend des consignes données par votre établissement.
• Les deux modèles se ressemblent, mais ils correspondent à des compétences différentes.
• Le modèle officiel est présenté sur deux pages, mais pour une activité importante, une troisième page peut être justifiée.
• N’espérez pas réaliser uniquement des missions exceptionnelles ; valorisez les tâches ordinaires en expliquant leur finalité et leurs résultats.

Exemple succinct d’une entrée de fiche (modèle)

En respectant cette structure et en valorisant chaque tâche par son contexte, ses objectifs, sa méthode et ses résultats, vous produirez des fiches d’activité U41 solides, conformes au référentiel et convaincantes pour l’évaluation.

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