Rôle et missions de la fonction achats en PME: structurer, optimiser et innover
L'objectif principal reste la maîtrise des dépenses et l'optimisation du rapport qualité-prix. Au-delà du prix, la fonction achat garantit que les produits et services achetés répondent aux exigences de qualité définies dans le cahier des charges. La fonction achats joue un rôle stratégique en contribuant à la compétitivité de l'entreprise, tant en termes de coûts que de délais. Il ne tient qu'à vous d'organiser vos services achats au bénéfice de vos objectifs business et, in fine, de la satisfaction de vos clients !
La recherche des meilleurs talents est l'une des clés pour rationaliser les coûts de fonctionnement de votre organisation. Les profils retenus devront manifester une bonne compréhension des besoins de chaque direction de l'entreprise, et une aisance à manipuler et interpréter les données financières. Mettez en place les outils technologiques adaptés. Dans une petite structure, un fichier informatique maison (Excel ou autre) peut s'avérer suffisant. Bien souvent toutefois, il est préférable de vous orienter vers une solution logicielle plus avancée.
L'optimisation du processus d'achat passe également par le recensement exhaustif des dépenses de l'entreprise, et leur catégorisation par ordre d'importance stratégique. Production, chaîne d'approvisionnement ou procurement, réduction des coûts, satisfaction client, politique d'innovation... La fonction achat est typiquement au cœur de tous les enjeux des organisations. Le suivi intégral des dépenses de l'entreprise peut apporter à chaque directeur une vision plus claire des enjeux.
La fonction Achats, souvent perçue comme un simple centre de coûts, a pourtant connu une transformation majeure pour devenir un véritable pilier de la performance d’entreprise. Donner une définition de la gestion des achats implique de considérer l’ensemble du cycle de vie des dépenses, de la phase de sourcing initial jusqu’à l’évaluation finale de la performance fournisseur. L’ère où les achats n’étaient qu’une simple tâche administrative est révolue. Aujourd’hui, la fonction Achats est un département clé qui gère l’ensemble des dépenses de l’entreprise en sélectionnant les fournisseurs et en négociant les meilleures conditions, tout en tenant compte de critères stratégiques et de l’analyse des besoins.
« Acheter, ce n’est pas qu’une question de prix. La fonction Achats ne se résume pas à l’acte d’acheter. C’est un processus complexe et structuré qui vise à acquérir les biens et services nécessaires à l’activité de l’entreprise dans les meilleures conditions possibles. Cette mission va bien au-delà de la négociation fournisseurs. Elle englobe également l’identification des besoins internes, la recherche de nouvelles sources d’approvisionnement, la gestion des risques et la sécurisation de la supply chain. »
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Initialement, le secteur des achats était principalement axé sur le suivi des approvisionnements, une tâche administrative et logistique. L’acheteur, dans sa forme la plus ancienne, était davantage un « approvisionneur ». Avec la mondialisation et l’intensification de la concurrence, son rôle a évolué vers une fonction plus stratégique. Dans les années 90, l’internet a professionnalisé ce métier en facilitant le sourcing de nouveaux fournisseurs et l’analyse des dépenses. L’approvisionnement assure la fluidité des processus d’achat au quotidien, tandis que les achats définissent la stratégie et les conditions-cadres.
Le métier d’acheteur a une grande diversité de missions qui s’articulent autour de l’amélioration de la performance et de la création de valeur. « Un acheteur n’est pas seulement un négociateur. La première étape cruciale du processus d’achat est l’analyse des besoins. L’acheteur doit comprendre précisément les exigences des services internes pour trouver le produit ou service le plus adapté. Ensuite vient le sourcing de nouveaux fournisseurs, une démarche proactive qui consiste à identifier, évaluer et sélectionner les partenaires potentiels sur le marché mondial. »
La négociation fournisseurs est le cœur du métier d’acheteur. La conclusion de contrats avec les fournisseurs solides et bien définis est essentielle pour sécuriser les relations et éviter les litiges. Une fois les contrats signés, la mission de l’acheteur ne s’arrête pas là. Il est responsable de l’évaluation continue de la performance des achats et des partenaires. Le concept de collaboration fournisseurs est un élément essentiel de l’excellence opérationnelle des achats. Dans un environnement économique de plus en plus concurrentiel, le secteur des achats est devenu un véritable moteur de croissance et de rentabilité.
« Les Achats sont souvent perçus comme un centre de coût. C’est une erreur. L’une des contributions les plus évidentes de la fonction Achats est son impact sur la rentabilité. Une bonne stratégie d’achats permet une optimisation des coûts significative en agissant directement sur les dépenses. Par exemple, une analyse des dépenses fine peut révéler des pistes d’économies inattendues. Si la réduction des coûts reste une mission clé, l’objectif principal est la création de valeur achats. Cette approche permet de transformer la fonction Achats en un pôle d’innovation et de différenciation. »
L’innovation achats consiste à identifier de nouvelles technologies, de nouveaux matériaux ou de nouveaux processus chez les fournisseurs qui peuvent améliorer les produits ou services de l’entreprise. En tant que chef d’orchestre de la chaîne de valeur, l’acheteur est idéalement placé pour détecter ces opportunités. L’innovation achats est un levier majeur de croissance et de compétitivité. L’intégration de la fonction Achats dans la stratégie globale de l’entreprise est la condition sine qua non de son efficacité.
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« Les Achats ne sont pas un silo. Le rôle de la fonction Achats ne s’arrête pas à la porte de l’entreprise. Elle est au cœur de la chaîne de valeur et de la supply chain. En sélectionnant les bons fournisseurs et en assurant la qualité des approvisionnements, elle garantit la fluidité de la production et la satisfaction du client final. »
L’analyse des dépenses est un outil puissant pour maîtriser les coûts. Elle consiste à identifier où et comment l’entreprise dépense son argent. La gestion des risques est une mission de plus en plus importante de la fonction Achats. Elle consiste à identifier et à anticiper les menaces qui pourraient impacter l’approvisionnement : ruptures de stock, faillite d’un fournisseur, volatilité des prix, etc. La conformité réglementaire achats est un autre défi majeur. L’acheteur doit s’assurer que les fournisseurs respectent les normes éthiques, sociales et environnementales. La fonction Achats évolue dans un environnement en constante mutation. La digitalisation des achats est l’un des enjeux majeurs. Elle permet d’améliorer la productivité et la traçabilité des transactions. L’automatisation des processus achats, grâce à des logiciels de Procure to Pay ou de GED, permet de rationaliser les tâches administratives et de concentrer les acheteurs sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme la négociation. L’intégration de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) est désormais un impératif. Le concept de supply chain durable gagne du terrain. Face à la complexité croissante des marchés, certaines entreprises choisissent l’outsourcing des achats, c’est-à-dire l’externalisation de certaines missions. D’autres se tournent vers l’intelligence artificielle achats pour automatiser les tâches répétitives et améliorer l’analyse prédictive. Ces tendances achats démontrent que la fonction est en pleine transformation et qu’elle doit en permanence se former pour rester à la pointe des technologies et des pratiques.
Une fonction Achats efficace est une fonction bien organisée. « Une organisation saine repose sur des fondations solides. Il n’existe pas de modèle unique pour organiser la fonction Achats. L’excellence opérationnelle des achats est un objectif qui passe par l’optimisation des processus d’achat. Cela implique une amélioration continue des achats. Il s’agit d’une démarche progressive qui vise à fluidifier les transactions, réduire les délais et augmenter l’efficacité des équipes. Pour rester performant, l’acheteur doit se former en permanence sur les tendances achats et les outils technologiques. La formation des acheteurs est un investissement qui garantit la pérennité de l’expertise. La mesure de la performance des achats est essentielle pour évaluer la contribution de la fonction à l’entreprise et justifier les investissements. »
« Ce qui ne se mesure pas ne s’améliore pas. » Il existe de nombreux indicateurs de performance qui permettent de mesurer l’efficacité des achats. Au-delà des KPI traditionnels, il est crucial de mesurer l’impact des achats sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Par exemple, comment la supply chain durable contribue à la responsabilité sociétale des entreprises ? Comment l’innovation achats permet de lancer de nouveaux produits sur le marché ? « Les KPI sont la boussole de la fonction Achats. Pour collecter et analyser les données, la fonction Achats a besoin d’outils de pilotage performants. Les logiciels d’automatisation des processus achats (comme le Procure to Pay) ou les solutions de GED sont des alliés précieux. »
La fonction Achats a franchi un cap majeur pour devenir un véritable centre de profit pour l’entreprise. Loin de se limiter à la simple négociation fournisseurs, son rôle s’est étendu à la gestion des risques, à la création de valeur achats et à l’innovation. En agissant sur l’optimisation des coûts et la supply chain, elle renforce la compétitivité des entreprises. La digitalisation des achats et l’adoption de l’automatisation des processus sont des leviers essentiels pour faire face aux enjeux du marché. L’ère de la digitalisation est ouverte depuis près de 20 ans pour les équipes Achats qui ont rapidement compris la valeur ajoutée d’une solution digitale pour gérer leurs processus en toute sérénité. De son côté, le SI achats est un outil spécialisé qui couvre des besoins plus avancés et spécifiques reposant sur le traitement des processus dédiés aux Achats : sourcing stratégique, suivi et évaluation des fournisseurs, reporting avancé, gestion des risques et conformité réglementaire. Le vent se lève aussi autour des plateformes du type Source to Contract (S2C) et Procure to Pay (P2P) comme celles d’Oxalys qui centralisent le pilotage des achats, la gestion des fournisseurs, gestion des contrats, des commandes et des factures fournisseurs. Elles offrent une vue à 360° sur les fournisseurs grâce au suivi, à l’évaluation et au pilotage collaboratif de la relation fournisseur (tableaux de bord et KPI).
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Dans les PME, les achats ressemblent parfois à des fondations invisibles mais cruciales. Une PME peut générer des économies significatives et gagner en avantage concurrentiel grâce à une organisation achats bien structurée. Des exemples et pratiques partagés par des experts comme Alexis Bellamy-Brown et Nicolas Le Montagner illustrent l’importance de la structuration et des processus, même avec des ressources limitées. « La contrainte principale des PME reste le manque de ressources. L’objectif ? Faire mieux avec moins. »
La définition et l’organisation s’articulent autour de trois niveaux: le processus achats, l’organisation des acteurs et les systèmes d’information achats (SI). Le processus achats se décompose en six étapes clés: analyse des besoins, rédaction du cahier des charges, sourcing et présélection, négociation des contrats, passation des commandes, suivi et évaluation des performances. L’objectif est d’obtenir le meilleur compromis coût-qualité-délai tout en sécurisant les relations fournisseurs.
Les différents types d’achats en entreprise et les objectifs principaux s’inscrivent dans une logique de performance, de réduction des risques et de développement durable. La fonction achats pilote l’acquisition des biens et services nécessaires à l'entreprise au meilleur coût, qualité et délai. Elle représente en moyenne 50 % du chiffre d’affaires et impacte directement la rentabilité. Trois objectifs clés: réduire les coûts, assurer la qualité, sécuriser les approvisionnements. En PME, cela se traduit par une meilleure visibilité, une gestion des risques et une orientation vers l’innovation et le développement durable.
En structurant les achats dans une PME, on peut passer d’un rôle purement opérationnel à un rôle stratégique, en alignant les achats avec la stratégie globale et les exigences RSE. Trois modèles d’organisation existent: centralisée, décentralisée et hybride, chacun avec ses avantages et limites. Exemple concret: une organisation hybride peut offrir des économies sur les achats centralisés tout en préservant la réactivité locale. Des études et retours d’expérience montrent que les organisations achats structurées réalisent des économies notables et améliorent la performance globale.
Étapes et pièges à éviter dans la structuration: ne pas se focaliser uniquement sur la performance économique, ne pas former les équipes achats uniquement à la négociation, et éviter de limiter le pilotage au court terme. Pour approfondir, n’hésitez pas à consulter les ressources et formations dédiées aux achats.
Les achats directs et indirects, les catégories et les fournisseurs constituent les axes pratiques pour démarrer une organisation achats efficace. La différence entre achats et approvisionnement se clarifie: l’achat est stratégique (définition des besoins, sélection des partenaires, négociation), l’approvisionnement gère l’exécution opérationnelle (commandes, réceptions, stocks). Ces deux fonctions peuvent être intégrées dans une même direction et renforcent la continuité de la chaîne de valeur.
Processus et tableaux de bord
Le processus achats se décompose en six étapes, chacune avec des objectifs et outils dédiés, et des risques à maîtriser. Un schéma simple peut aider à visualiser les flux et les responsabilités: analyse des besoins, rédaction du cahier des charges, sourcing et présélection, négociation, passation des commandes, suivi et évaluation des performances. Des tableaux de bord et indicateurs de performance (KPI) accompagnent ces étapes pour piloter l’efficacité et assurer l’amélioration continue.
Les technologies jouent un rôle central. ERP avec modules achats (gestion des consultations, procédures d’achat, suivi des commandes) et plateformes e-procurement (S2C, P2P) permettent l’automatisation, la traçabilité et l’évaluation des fournisseurs. Le SI achats (Source to Contract, Procure to Pay) centralise le pilotage, offre une vue à 360° et facilite la collaboration avec les fournisseurs. L’objectif est d’anticiper les besoins, d’optimiser les coûts et de sécuriser la continuité de la supply chain.
[ WEBINAIRE ] Comment structurer une organisation Achats Responsables / RSE performante ?
En résumé, la fonction achats est passée d’un coût à optimiser à un véritable levier de performance, d’innovation et de compétitivité. Pour une PME, la clé réside dans une politique d’achats alignée sur la stratégie, une organisation adaptée (centralisée, décentralisée ou hybride), des outils numériques adaptés, et une culture d’amélioration continue axée sur la qualité, le coût et les délais, tout en intégrant les enjeux de RSE et de durabilité.
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