Comment estimer les frais de fournitures administratives dans un business plan
Contacter un comptablePour obtenir un prévisionnel financier ou un business plan en utilisant le logiciel gratuit proposé par Le Coin Des Entrepreneurs, vous devez communiquer un certain nombre d’informations.
Ainsi, après avoir indiqué votre chiffre d’affaires prévisionnel, vous devez notamment renseignez vos dépenses prévisionnelles. Ici, les dépenses prévisionnelles correspondent aux frais généraux que va supporter votre entreprise tout au long de l’exploitation de l’activité. On les appelle, en langage comptable, des charges externes.
L’enjeu est double à ce niveau. Vous devez, tout d’abord, veiller à recenser de façon exhaustive tous les frais que vous allez rencontrer dans le cadre de votre projet. Ensuite, il vous faut évaluer précisément chaque poste.
Pour cela, servez-vous d’Internet, prenez connaissance des grilles tarifaires de plusieurs prestataires. Pour ajouter des frais généraux dans notre application, cliquez tout simplement sur le bouton « Ajouter une dépense ». Une nouvelle page s’affiche à l’écran. Elle comprend toutes les informations nécessaires à la construction du volet financier de votre business plan.
Le choix que vous allez effectuer au niveau de la « répartition de la dépense sur l’année » est essentiel. N’oubliez pas d’enregistrer votre dépense après avoir rempli toutes ses caractéristiques. A tout moment, vous pouvez modifier une dépense enregistrée. Il vous suffit, pour cela, de cliquer sur l’icône « crayon » de la dépense concernée.
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Vous devez, après avoir complété la rubrique « Les dépenses », vous rendre sur la page « Les salaires » si vous envisagez d’embaucher des salariés ou si vous prévoyez de verser des rémunérations au dirigeant de l’entreprise. Pour piloter la santé financière d'une entreprise, il est essentiel de distinguer les différentes approches budgétaires. On distingue généralement trois grands types de budgets complémentaires qui permettent une analyse fine de l'activité :
Trois budgets complémentaires et leur rôle
Le budget d’exploitation (ou opérationnel) : il se concentre sur la gestion quotidienne et le résultat d'exploitation. Il recense l'ensemble des produits et des charges (achats de matières premières, salaires bruts, charges sociales, impôts) pour dégager la rentabilité sur l'exercice comptable. C'est ici que l'on calcule le taux de marge et que l'on planifie l'achat de marchandises nécessaires aux prestations de services.
Le budget d’investissement : il concerne les ressources à long terme et les ressources nécessaires au développement, comme l'acquisition de machines ou de logiciels. Il intègre les dotations aux amortissements et les sources de financement comme l'emprunt bancaire ou le crédit-bail.
Le budget de trésorerie (ou plan de trésorerie) : ce document est un outil de gestion crucial pour suivre les flux de trésorerie mois par mois. Il permet d'anticiper les sorties d'argent et les délais de paiement pour maintenir un fonds de roulement positif et éviter les crises de liquidités.
Bien que ces trois piliers soient interdépendants pour offrir une vision claire au porteur de projet ou au chef d'entreprise, nous allons nous concentrer spécifiquement dans la suite de cet article sur le budget prévisionnel global. Il s’agit d’un tableau financier regroupant l’ensemble des dépenses (ou « charges ») et des recettes (ou « produits ») liées à votre projet pour l’année en cours ou à venir. L'année concernée est appelée « exercice ». Elle correspond généralement à une année civile et fiscale. Le budget prévisionnel c'est la feuille de route que vous allez suivre tout au long de l'année. De nombreuses entreprises font, à tort, l’impasse sur cet exercice.
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À noter : Il ne faut pas confondre budget prévisionnel et business plan. Le budget est une prévision financière à un an tandis que le business plan détaille le marché, l’organisation et la stratégie de votre entreprise pour les années à venir. Le budget prévisionnel est le reflet de la santé financière de votre entreprise. Son objectif est de vérifier la viabilité, la performance et la rentabilité de votre projet à partir de chiffres réels et projetés.
Concrètement, le budget prévisionnel consiste à recenser, identifier et classer vos dépenses puis vos recettes, et à réaliser des ajustements pour atteindre l'équilibre ou la marge espérée. En cas de manque de recettes ou de charges trop élevées, vous risquez un déficit budgétaire. Vous devez vous référer à ce budget prévisionnel régulièrement en cours d'année, et si possible tous les mois.
1. Prévoir vos dépenses
Elles peuvent être très nombreuses. Vous ne pourrez pas toutes les recenser. Voici une liste pour vous guider et vous permettre d’être le plus exhaustif possible.
- Les charges d'exploitation : les approvisionnements; la sous-traitance.
- Les achats de fournitures : l'eau, électricité; les fournitures d'entretien; les fournitures administratives; les fournitures diverses.
- Les charges externes : les loyers de crédit-bail; les loyers et charges locatives; les différentes assurances; l'entretien des locaux et du matériel; la documentation utile.
- Les autres charges externes : les honoraires des prestataires; les frais d'actes et de contentieux; l'affranchissement, le téléphone; la publicité; les frais de transport (carburant notamment); l'emballage et le conditionnement; les voyages et déplacements; les charges diverses.
- Les impôts et les taxes : la TVA; la contribution économique territoriale (CET).
- Les frais de personnel : les salaires et les charges salariales; les commissions versées.
- Les dotations aux amortissements, les charges financières : les remboursement d'emprunts; les intérêts payés; les AGIOS.
- Les charges exceptionnelles : les pénalités; les dons; les rappels d’impôts.
2. Identifier vos recettes Il s’agit là d’identifier tout ce qui rapporte de l’argent à votre entreprise : la vente de marchandises; les prestations de services; la production stockée (variation de stocks de produits finis); les produits financiers (en cas d'investissements en Bourse); les cotisations ou les adhésions (pour les associations); les subventions et aides diverses (pour les associations et les entreprises).
A noter : ce budget reste « prévisionnel ». En cas de direction collégiale, réunissez-vous avec vos associés. Réaliser un bilan de l'année en cours est indispensable pour pouvoir se projeter dans le futur. Définissez ensemble vos objectifs, vos pistes d'amélioration, les éventuelles restrictions à envisager, etc. Puis présentez votre budget prévisionnel aux autres responsables de l'entreprise pour leur expliquer vos attentes : responsable commercial, directeur des ventes, responsable du marketing, de la communication, etc.
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Une fois votre projet clairement établi et validé, transmettez-le à votre comptable ou expert-comptable. Consultez chaque mois votre budget prévisionnel afin de vérifier que vous êtes en accord avec vos prévisions et votre stratégie. Si vous vous rendez compte que votre chiffre d'affaires ne décolle pas, vous pouvez décider de suspendre ou de supprimer certains investissements. A contrario, si vos rentrées d'argent sont supérieures à vos attentes, vous pouvez récompenser vos collaborateurs en leur attribuant des primes exceptionnelles. Afin de faire face aux imprévus, n'hésitez pas à imaginer différents budgets prévisionnels, chacun prenant en compte des hypothèses spécifiques tels qu’un marché à la hausse, une pénurie dans l’approvisionnement, l’arrivée de nouveaux concurrents, etc.
Le budget prévisionnel a aussi son importance en matière de management. S'il existe des logiciels de gestion pouvant vous aider à élaborer votre budget prévisionnel. En revanche, nous déconseillons le recours à des modèles téléchargeables sur le web : chaque entreprise et chaque projet ayant ses propres spécificités, il est compliqué de coller à un modèle préétabli.
Attention aux modèles Excel gratuits de prévisions budgétaireLes modèles Excel gratuits disponibles en ligne peuvent sembler séduisants au premier abord, surtout pour une lecture rapide des grandes catégories de dépenses. En réalité, ils présentent plusieurs limites sérieuses que beaucoup de dirigeants découvrent trop tard.
Un modèle générique ne tient pas compte de votre secteur d'activité, de votre capacité d'autofinancement réelle, ni des spécificités de chaque poste de dépense propre à votre métier. Une entreprise du bâtiment n'a pas du tout les mêmes charges saisonnières qu'un commerce de détail qui voit ses ventes exploser en août. Un bilan prévisionnel fiable repose sur une connaissance fine de votre activité, ce qu'aucun fichier téléchargé ne peut reproduire automatiquement.
Le compte 6064 - Fournitures administratives est un élément du plan comptable général qui permet aux entreprises de suivre et de gérer les dépenses liées aux fournitures administratives nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise. Le compte 6064 est utilisé spécifiquement pour enregistrer les achats de fournitures qui ne sont pas destinées à être vendues ou qui ne constituent pas un stock. Cela signifie que les dépenses engagées pour ces fournitures sont considérées comme des charges de l'exercice au cours duquel elles sont consommées. Sens du compte : Débit. Les achats enregistrés dans le compte 6064 peuvent avoir des implications fiscales pour l'entreprise, principalement en termes de déductibilité des charges.
En effet, les fournitures administratives sont généralement considérées comme des charges d'exploitation déductibles lorsqu'elles sont strictement nécessaires à l'activité de l'entreprise et raisonnablement engagées. Une entreprise achète des ramettes de papier, des stylos et des classeurs pour ses employés. Dans le cadre de la création d'entreprise, le compte de résultat fait partie des éléments financiers indispensables que vous devez élaborer pour indiquer la performance de votre activité. Cet article explore les composantes clés du compte de résultat et vous démontre son importance pour évaluer la viabilité du projet.
Son analyse, complétée par les soldes intermédiaires de gestion et la capacité d’autofinancement, offre une vision précise de la performance financière. Faire le compte de résultat d'un projet de création d'entreprise permet d'évaluer le chiffre d'affaires prévisionnel et les charges estimées sur une période, généralement trois ans. Il est essentiel pour estimer la rentabilité future et convaincre les investisseurs de soutenir le projet. Il s'agit de l'un des quatre principaux tableaux financiers indispensables à réaliser dans la partie de l'étude financière du business plan.
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Il se présente généralement sous la forme d'un tableau à deux colonnes : dans la colonne de gauche on recense l'ensemble des dépenses (charges) de l'exercice comptable, dans la colonne de droite on y place les recettes (produits). Mais vous pouvez aussi le trouver sous un autre format, notamment en ligne : avec les produits en premier lieu, puis les charges juste en dessous. La différence entre les deux colonnes du tableau est appelée "résultat net".
L’évaluation quantitative de l’activité et de la performance financière d’une entreprise conduit les analystes à établir les soldes intermédiaires de gestion, la capacité d’autofinancement, le seuil de rentabilité. La capacité d'autofinancement (CAF) Autre indicateur essentiel calculé à partir du compte de résultat Définition et objectif La capacité d’autofinancement (CAF) représente les ressources financières internes qu’une entreprise génère à partir de son activité, sans recourir à des financements externes. Elle est essentielle pour assurer son développement, renforcer sa stabilité et couvrir ses besoins financiers.
Le seuil de rentabilité et le rôle du prévisionnel financier complètent ce panorama. Le prévisionnel financier (ou budget prévisionnel) fait partie de votre étude de marché et du business plan, et son objectif est de montrer que votre entreprise sera rentable. Le business plan doit être vendeur, réaliste et justifié par des données concrètes et une analyse de terrain.
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