Frais Professionnels Déductibles pour les Freelances : Guide Complet
Les consultants et les freelances, en tant que travailleurs indépendants, ont la possibilité de déclarer certaines de leurs charges comme frais professionnels. Cette pratique permet de réduire leur base imposable et, par conséquent, le montant de l'impôt à payer.
Cependant, il est crucial de respecter certaines règles et limites de déduction pour éviter des erreurs coûteuses. Parmi les frais professionnels déductibles, certains le sont intégralement, tandis que d'autres ne le sont que partiellement.
Conditions Générales de Déductibilité des Frais Professionnels
Pour qu'une dépense soit considérée comme un frais professionnel, elle doit remplir les trois conditions suivantes :
- Être justifiable et nécessaire à l'activité économique de l'entreprise.
- Être justifiée par un document officiel (facture) qui doit être conservé pendant 10 ans.
- Ne pas être somptuaire, ni disproportionnée, notamment vis-à-vis du chiffre d’affaires de l’entreprise.
En d'autres termes, la dépense doit être faite pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise, se rattacher à une gestion normale de l’entreprise et être dûment justifiée sous peine de redressement fiscal.
Types de Frais Professionnels Déductibles
Frais de Restauration et de Repas
Les frais de repas sont déductibles sous certaines conditions. Vous devez justifier de votre incapacité à rentrer à votre domicile pour prendre vos repas. Pour les repas à l’extérieur avec vos clients, une part peut aussi être comptabilisée comme frais professionnels.
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Cependant, il existe un plafond. En 2020, le montant déductible par jour est fixé à 14.10 €, l’évaluation forfaitaire à 4.90 € et vous ne pourrez, dans tous les cas, dépasser le plafond de 19 € de frais de repas. Par exemple, si la note est de 35 €, les frais déductibles représentent 19 - 4.90 = 14.10 €. Il faut également indiquer au dos de la note de restaurant le nom de vos invités et les circonstances qui justifient le caractère professionnel du repas.
Frais de Déplacement et de Transport
Les frais de déplacements professionnels, les frais liés au trajet domicile-travail, les billets d’avion ou les voyages d’affaires peuvent être portés sur vos notes de frais si ceux-ci sont rendus nécessaires par votre mission. Pour calculer les notes de frais kilométriques, le freelance doit préciser les motifs du déplacement ainsi que le nombre de kilomètres effectués, le lieu et la puissance fiscale du véhicule utilisé.
Toutefois, les frais concernant le trajet entre le domicile et le lieu de travail ne peuvent pas être considérés comme des frais déductibles. En ce qui concerne les frais de péage, il est conseillé de garder les justificatifs pour justifier les déplacements effectués.
Dépenses de Logement et d’Hébergement
Ces dépenses sont remboursables seulement si vous ne pouvez pas regagner votre domicile à la suite du rendez-vous avec votre client, soit parce que votre logement est éloigné de plus de 50 km, soit parce que vous devez faire au moins 1h30 de trajet pour rentrer chez vous.
Frais de Fourniture
Si vos frais de fournitures sont inférieurs à 500 € HT, ils peuvent être déduits du résultat imposable. Parmi eux, on peut retrouver du matériel informatique (claviers d’ordinateur, souris, câbles, webcam, cartouches d’encre) ou des fournitures de bureau (agrafeuses, fauteuil, lampes...).
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Frais de Formation
À condition que cette formation réponde à une finalité professionnelle et ait un intérêt économique pour l’entreprise, il est possible de financer une formation avec sa société. Si vous souhaitez apprendre une nouvelle langue, il faut que celle-ci vous apporte une plus-value dans votre exercice professionnel afin que les frais soient pris en compte.
Il est également possible de bénéficier d’un crédit d’impôt formation d’au minimum le SMIC horaire multiplié par 40 heures. Il suffit de demander que votre nom ainsi que le nombre d’heures de formation soient mentionnés sur la facture pour le calculer.
Loyer du Bureau
Si vous avez votre bureau chez vous, vous avez le droit de déduire une partie de votre loyer et les autres charges locatives liées (électricité, chauffage, etc.). La clé de répartition doit être justifiable, généralement en proportion de la surface du bureau. Si votre bureau occupe 10 % de la surface de votre logement et que vous déduisez 50 % du loyer, il y a peut-être un souci. C’est à votre juste appréciation.
Si vous êtes propriétaire de votre logement, votre société peut vous verser l’équivalent d’un loyer, correspondant à la surface que vous occupez pour votre activité professionnelle. Vous devez établir, pour ce faire, une convention d'occupation entre vous-même et votre entreprise.
Matériel et Fournitures Informatiques
Une activité de freelance dans le secteur IT nécessite divers matériels, fournitures, logiciels, etc., qui peuvent être déduits de vos impôts :
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- Ordinateur (portable ou tour de bureau)
- Périphériques (écrans, imprimantes, connectiques, etc.)
- Connexion Internet
- Téléphone portable
- Abonnement téléphonique
- Logiciels professionnels (logiciel de gestion de projet, logiciel graphique, etc.)
- Bureau et siège de bureau
- Fournitures de bureau (papeterie)
Vous pouvez déduire la totalité de vos frais d’abonnement Internet ou de téléphone, même si vous travaillez chez vous. Toutes ces dépenses doivent servir l’intérêt de votre entreprise pour être déduites. Vous devez pouvoir le prouver auprès de l’administration fiscale. Les dépenses privées ou personnelles ne sont pas acceptées.
Frais professionnels en freelance : quels sont mes frais déductibles ?
Frais Non Déductibles
Certaines dépenses ne peuvent pas être portées sur les notes de frais, notamment :
- Les dépenses luxueuses
- Les tenues qui peuvent être portées en dehors du cadre professionnel (costume, tailleur). Seuls les vêtements spécifiques sont autorisés (blouse de médecin, robe d’avocat).
- Les cadeaux d’affaires dont le montant est disproportionné par rapport au contrat que vous avez conclu avec votre client.
- Les amendes que vous recevez d’une administration, par exemple une amende de stationnement.
Comment Déclarer et Gérer les Frais Professionnels ?
Conserver les Justificatifs
Conservez toutes les pièces justificatives de vos dépenses. Elles devront être jointes à vos notes de frais et être le plus détaillées possible. Il vous faut donc garder les tickets de péage, de restaurant, les factures d’hôtels, etc. et indiquer le motif professionnel pour obtenir le remboursement des frais.
Différencier Frais Personnels et Frais Professionnels
Il est important d’identifier les frais personnels et les frais professionnels que vous effectuez. Une des principales conditions au remboursement de ses notes de frais réside dans le caractère indispensable de votre activité professionnelle.
Outils de Gestion des Notes de Frais
Pour faciliter la gestion de vos notes de frais, vous pouvez utiliser des outils de gestion ou des logiciels de comptabilité :
- Tiime : cette application mobile vous permet de dématérialiser tous vos justificatifs de note de frais, gratuitement et en illimité.
Recourir à un Expert-Comptable
Si vous préférez vous décharger complètement de la gestion de notes de frais, vous pouvez faire appel à un professionnel de notre cabinet L’Expert-Comptable.com.
Déduction des Frais selon le Statut Juridique
La possibilité de déduire les frais professionnels dépend de votre statut juridique :
- Micro-entreprise (Auto-entrepreneur) : Les micro-entrepreneurs ne peuvent pas déduire leurs charges au réel. L’administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour les charges. Cet abattement est de 50 % pour les prestations de services commerciales ou industrielles.
- Entreprise Individuelle (EI), SAS, SASU, SARL, EURL : Les frais peuvent être déduits pendant l’année fiscale en cours, sous certaines conditions : les dépenses doivent représenter un intérêt commercial pour votre entreprise et toutes les charges doivent être justifiables par une facture ou un ticket de caisse qui mentionne le nom de l’entreprise.
- Portage Salarial : Les frais de fonctionnement sont assimilés à des frais professionnels. Ils doivent être inférieurs à 30 % du salaire brut et doivent pouvoir être justifiés pour prétendre à une déduction des charges.
Il est donc important de choisir le statut juridique le plus adapté à votre situation et à vos dépenses professionnelles.
Tableau Récapitulatif des Frais Déductibles par Statut
| Type de Frais | Micro-entreprise | EI, SAS, SARL | Portage Salarial |
|---|---|---|---|
| Frais de repas | Non déductibles (abattement forfaitaire) | Déductibles sous conditions et limites | Déductibles sous conditions et limites |
| Frais de déplacement | Non déductibles (abattement forfaitaire) | Déductibles si liés à l'activité | Déductibles si liés à l'activité |
| Frais de logement | Non déductibles (abattement forfaitaire) | Déductibles si déplacement professionnel | Déductibles si déplacement professionnel |
| Frais de formation | Non déductibles (abattement forfaitaire) | Déductibles si liés à l'activité | Déductibles si liés à l'activité |
En Conclusion
La gestion des frais professionnels est un aspect crucial pour les freelances et consultants. En comprenant les règles et les conditions de déductibilité, vous pouvez optimiser votre situation fiscale et maximiser votre revenu net. N'hésitez pas à vous faire accompagner par un expert-comptable pour sécuriser votre gestion et éviter les erreurs coûteuses.
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