GED pour PME: Avantages et Inconvénients des Logiciels Gratuits

La digitalisation est un enjeu majeur pour les entreprises qui cherchent à renforcer leur compétitivité. Au sein de cette démarche, la gestion électronique des documents (GED) joue un rôle fondamental. Un logiciel GED est l’outil idéal pour toute entreprise qui souhaite effectuer une gestion documentaire performante. Mais, face à l'ampleur des options disponibles, la sélection de l’outil adéquat peut s'avérer complexe.

Comme pour de nombreux outils numériques, vous trouverez des logiciels payants ou gratuits. Alors, quels sont les différents types de logiciels de GED et comment déterminer la solution idéale pour votre entreprise ? Un logiciel GED permet aux entreprises d’organiser, de stocker et de gérer des documents sur un système centralisé. Nous vous proposons un état des lieux de différents logiciels GED gratuits pour faire le bon choix. Cette liste est non exhaustive, mais présente les solutions gratuites les plus connus du marché.

Les informations fournies concernant les logiciels ci-dessous émanent des sites internet de chaque éditeur ou des sites Celge et Appvizer, références dans le domaine informatique. Mais, les solutions gratuites ne sont pas adaptées à tous les utilisateurs. Elles ont, en effet, certaines limites qui ne correspondent pas aux besoins de toutes les entreprises.

GED : Découvrez les solutions packagées et pré-paramétrées pour les PME

Avantages des Logiciels GED Gratuits

Première avantage et non des moindres, les solutions citées ci-dessous seront nécessairement plus économique car dites gratuites que les logiciels GED payants des éditeurs. Second avantage, le code de ces logiciels se veut ouvert. C’est-à-dire qu’il est modifiable pour adapter la solution à ses besoins. Dernier avantage à prendre en compte, les logiciels GED gratuits sont également évolutifs. Ils le sont par le biais d’une communauté active et de ses avis.

Fonctionnalités de base des logiciels GED

Centralisation des documents : Un logiciel GED permet aux entreprises d’organiser, de stocker et de gérer des documents sur un système centralisé.
Conversion numérique : Pour ce faire, le logiciel ou la plateforme utilise des outils de type OCR (Optical Character Recognition = Reconnaissance Optique de Caractères). L’OCR permet de convertir les documents papiers en version numérique.
Gestion des accès : Gestion des accès aux documents selon les droits d’accès définis pour chacun des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs.
Adaptabilité : Un logiciel GED est par définition un outil intuitif qui peut s’adapter aux règles de votre structure et de votre domaine d’activité.

Inconvénients des Logiciels GED Gratuits

Un logiciel GED gratuit est un système limité, c’est pourquoi il ne convient pas à tous les types d’entreprise. Les logiciels GED gratuits sont nécessairement limités. D’une part, il s’agit souvent de versions simplifiées de logiciels GED payants. Leur objectif est de renvoyer l’utilisateur à une option payante pour pouvoir accéder à l’ensemble des fonctionnalités de gestion documentaire.

D’autre part, certains de ces produits gratuits sont seulement des versions d’essai. Les utilisateurs d’une version gratuite ne sont pas prioritaires en cas de problème. Aussi, des bugs constatés, ne sont-ils pas toujours résolus rapidement. La gestion et sécurité des données est extrêmement importante en entreprise. Il faut être vigilant afin d’éviter les pertes de documents et de limiter la possibilité d’y accéder.

Certains domaines d’activité sont plus sensibles que d’autres. Quant aux RGPD, elles concernent toutes les entreprises. Or, certains logiciels GED gratuits ne sont pas parfaitement sécurisés. Quant aux performances de ces produits, elles sont variables selon la solution choisie. Comme nous l’avons vu précédemment, de nombreux programmes gratuits sont très difficiles à utiliser.

Problèmes courants des logiciels GED gratuits

Complexité d'utilisation : Cela se traduit par un système peu agile où l’expérience utilisateur n’est pas une priorité.
Formation nécessaire : Pour la plupart des collaborateurs, cela se traduit par un besoin de formation.
Administration complexe : En outre, certains logiciels GED gratuites doivent disposer d’un ou plusieurs administrateurs pour gérer les droits d’accès et une partie des fonctionnalités.
Paramétrage difficile : Le paramétrage du système, notamment pour mettre en place les premières données, est parfois très complexe.
Langue : D’autant plus que la plupart des solutions gratuites ne sont pas disponibles en français.

Sécurité et accès aux documents

Il est absolument indispensable que l’accès aux dossiers et aux documents soit restreint. Des autorisations d’accès doivent pouvoir être délivrées selon chaque utilisateur. Vous devez penser à une véritable politique de gestion des droits. Autres questions : comment la sécurité est-elle assurée par le prestataire de services ? Y a-t-il un système de cryptage ?

Comment choisir un logiciel GED adapté à votre PME ?

La sélection d'un logiciel de GED adapté à votre entreprise est une démarche stratégique qui commence par une analyse minutieuse de ses besoins spécifiques. Après avoir défini vos besoins, portez attention à l'évolutivité et la flexibilité du logiciel. La question du coût est un élément central dans le choix d'une solution de GED.

Enfin, l’intégration aux autres systèmes disponibles au sein de votre entreprise est un élément à prendre en compte. Si vous utilisez déjà un CRM ou un ERP, optez pour une GED qui s'intègre facilement et sans contrainte majeure avec ces systèmes.

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Les différents types de GED

GED collaborative : L’objectif de la GED collaborative est de faciliter la collaboration et le travail au sein de votre entreprise.
GED de conservation : La GED de conservation se concentre sur le maintien et la protection des documents et informations sur le long terme. Elle priorise la conformité aux standards de conservation documentaire.
GED transverse : La GED transverse a pour objectif de briser les cloisonnements entre les différents départements d'une organisation. Elle facilite l'intégration des processus de gestion de documents entre divers services.
GED Métiers : La GED Métiers est conçue sur mesure pour s'aligner avec les besoins uniques d'un secteur ou d'une profession spécifique.

Chacun type de GED répond à des besoins et des exigences particulières. Pour faire le bon choix, l’accompagnement des experts Numen reste la meilleure solution.

Logiciels GED Gratuits : État des Lieux

Voici un aperçu de plusieurs logiciels GED gratuits disponibles, avec leurs avantages et inconvénients :

Logiciel GED	Avantages	Inconvénients
Alfresco	Gestion des flux de documents, contenus web, images et référentiel sont parfaitement intégrés.	Prise en main compliquée, complexité de l’administration, API peu cohérentes.
Nuxeo	Réduction des temps de recherche et de récupération des documents, capture simplifiée.	Courbe d’apprentissage abrupte, personnalisation complexe.
Knowledge Tree	Workflow riche, prise en charge de WebDAV, recherches avancées.	Peu intuitif, synchronisation des contenus limitée.
Feng Office	Collaboration facilitée, gestion de projet orientée documents.	Fonctions de recherche documentaire limitées, création de modèles chronophage.
Logical Doc	Intégration avec WordPress et Joomla, support de Dropbox, HTTPS et WebDAV.	Interface vieillotte, difficile à maîtriser.
Bitrix24	Version gratuite disponible, CRM intégré.	Lacunes en matière de GED, manque d’assistance utilisateur, bugs signalés.
Mayan EDMS	Open Source, versionning, workflow complet, design responsive, API REST.	Interface en anglais uniquement, exploitation depuis le Cloud uniquement.

SharePoint vs Logiciel GED Dédié : Quel Choix pour Votre PME ?

SharePoint, développé par Microsoft, est une plateforme de collaboration et de gestion de contenus d’entreprise. Bien que SharePoint offre des fonctionnalités basiques de GED, il présente certaines limites. Contrairement à SharePoint, les solutions de GED dédiées offrent un panel complet de fonctionnalités pour répondre de manière transverse aux exigences métier.

Les logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED) sont conçus spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises en matière de pilotage documentaire. DocuWare est un logiciel de gestion électronique de documents connue et reconnue par les entreprises. SharePoint est adapté pour la collaboration et le partage de documents, tandis que DocuWare offre des fonctionnalités GED plus avancées et spécialisées.

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