Documents à fournir par le locataire pour un dossier de location

Constituer son dossier locatif peut sembler compliqué, surtout si c’est la première fois ! Vous vous demandez comment vous y prendre ? Quels documents rassembler ? À qui vous adresser ? Nous avons rassemblé dans cet article de précieux conseils afin de vous aider à ne rien oublier et mettre toutes les chances de votre côté pour obtenir un logement.

Pourquoi un dossier de location et à quoi il sert

En phase de recherche de locataire, le propriétaire ou son mandataire (agence immobilière) doivent analyser les dossiers de candidatures transmis. Ce dossier de location réunit un ensemble de documents destinés à assurer au propriétaire d’un bien, que le preneur a la capacité et la stabilité financière d’assumer le loyer. Bien qu’il ne garantisse pas qu’un jour, le locataire ne verse plus son loyer, c’est un préalable pour éviter les mauvaises surprises. Un dossier de location incomplet ou insuffisamment solide permet d’écarter la candidature avant la signature du contrat de location. Parfois, la sélection d’un dossier de location au détriment d’un autre se joue à pas grand-chose. C’est pourquoi il est impératif de bien préparer son dossier avec l’ensemble des pièces justificatives pour éviter que la perle rare ne vous file entre les doigts !

La liste limitative des pièces exigibles par le bailleur

La loi Alur du 27 mars 2014 a voulu combler ce flou en imposant qu’une liste limitative de pièces exigibles par le bailleur soit dressée, à la fois pour le locataire et pour sa caution. Cette liste a été fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Le fait qu’elle soit limitative sous-entend que toute demande de document qui ne serait pas mentionné ici est illégale. La liste des justificatifs exigibles par le bailleur pour le candidat locataire :

1) Justificatif d’identité

Le bailleur n’a le droit d’exiger qu’une seule pièce d’identité en cours de validité, comportant la photographie et la signature du titulaire, au choix : carte nationale d’identité française ou étrangère, passeport français ou étranger, permis de conduire français ou étranger, document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger, notamment carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant d’un État membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Afin de justifier son identité, le locataire peut fournir plusieurs documents tels que sa carte d’identité, son passeport, mais aussi son permis de conduire. Une carte de séjour peut également convenir si celle-ci est valable.

2) Justificatif de domicile

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut exiger 1 seul justificatif parmi les documents suivants : trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges ; attestation d’élection de domicile ; attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile ; dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale. En ce qui concerne le justificatif de domicile, il faut distinguer plusieurs cas : si le locataire était auparavant propriétaire de son logement, il doit fournir un titre de propriété ou un avis de taxe foncière ; si le locataire était déjà locataire auparavant, les trois dernières quittances de loyer sont sollicitées (ou une attestation de bon paiement des loyers couvrant au moins les trois derniers mois et émanant de l’ancien propriétaire) ; si le locataire était hébergé à titre gratuit (chez ses parents par exemple), il doit présenter une déclaration sur l’honneur d’hébergement à titre gratuit émanant de la personne qui l’hébergeait.

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3) Activité professionnelle

Pour louer son bien (maison ou appartement), le propriétaire doit connaître la situation professionnelle de son futur occupant. Pour cela, il est en droit de demander au moins l’un des justificatifs suivants : contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l’employeur précisant l’emploi et la rémunération proposée, la date d’entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d’essai ; l’extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale ; l’extrait D1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan ; la copie du certificat d’identification de l’INSEE, comportant les numéros d’identification, pour un travailleur indépendant ; la copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ; toute pièce récente attestant de l’activité pour les autres professionnels ; carte d’étudiant ou certificat de scolarité pour l’année en cours. Le contrat de travail ou une attestation équivalente (attestation d’emploi, attestation d’ouverture de droits ARE, extrait de Kbis, arrêté de nomination...) sont demandés. Ils ont pour but de rassurer le propriétaire quant au fait que son futur locataire a bien un emploi.

4) Ressources du candidat

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut exiger 1 ou plusieurs documents parmi les documents suivants : le dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition ; trois derniers bulletins de salaires ; justificatif de versement des indemnités de stage ; les deux derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l’exercice en cours délivrée par un comptable pour les professions non salariées ; justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou justificatif de l’ouverture des droits, établis par l’organisme payeur ; attestation de simulation établie par l’organisme payeur ou simulation établie par le locataire relative aux aides au logement ; avis d’attribution de bourse pour les étudiants boursiers ; titre de propriété d’un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière ; justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers. Le propriétaire ne doit pas oublier de tenir compte de tous les revenus du futur locataire y compris les allocations familiales, les pensions alimentaires ou les allocations logement.

Les justificatifs exigibles pour la caution

Au même titre que pour le locataire, le bailleur a le droit de demander des justificatifs pour s’assurer de la solvabilité de la personne qui se portera caution :

1) Justificatif d’identité de la caution

Une pièce justificative d’identité en cours de validité, comportant la photographie et la signature du titulaire parmi les documents suivants : carte nationale d’identité française ou étrangère ; passeport français ou étranger ; permis de conduire français ou étranger. Pour les personnes morales : extrait K bis original de moins de trois mois de la société ou les statuts ou toute autre pièce justifiant de l’existence légale de la personne, faisant apparaître le nom du responsable et l’adresse de l’organisme ainsi que la preuve qu’une déclaration a été effectuée auprès d’une administration, une juridiction ou un organisme professionnel ; justificatif d’identité du représentant de la personne morale figurant sur l’extrait K bis ou les statuts.

2) Justificatif de domicile de la caution

Une seule pièce justificative de domicile parmi les documents suivants : dernière quittance de loyer ; facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de trois mois ; attestation d’assurance logement de moins de trois mois ; dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.

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3) Activité professionnelle et ressources de la caution

Un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles : contrat de travail, extrait K bis, extrait D1, certificat INSEE, carte professionnelle, ou toute pièce récente attestant de l’activité. Pour les ressources, le bailleur peut exiger : dernier avis d’imposition ou de non-imposition, titre de propriété, trois derniers bulletins de salaire, bilans pour non-salariés, justificatifs de versement des prestations sociales, justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Documents interdits et précautions à prendre

Cependant, afin de protéger la vie personnelle du locataire, le propriétaire a interdiction de lui demander certains documents : la photo d’identité, une copie de relevé de compte bancaire ou postal, une autorisation de prélèvement automatique, une attestation d’absence de crédit en cours, un dossier médical personnel, un extrait de casier judiciaire, un contrat de mariage, un jugement de divorce ainsi qu’une carte d’assuré social. La copie doit être rédigée ou traduite en français. Les montants inscrits sur la copie doivent être convertis en euros. Si le propriétaire (ou l'agence immobilière) réclame un justificatif non autorisé, il encourt une amende pouvant aller jusqu'à 3 000 € (ou 15 000 € s'il s'agit d'une personne morale).

⚠️ Attention : légalement, la demande par le bailleur d’une somme d’argent (chèque, espèces,…) servant à « réserver » le logement est interdite. De manière générale, aucun paiement ne peut avoir lieu avant la signature effective du bail. Les éventuels honoraires d’agence, le dépôt de garantie et le premier loyer sont à verser en même temps de la signature du bail.

Faut-il fournir un RIB au bailleur ?

Comme on peut le constater, le RIB (relevé d’identité bancaire) ne fait pas partie des pièces mentionnées ci-dessus : cela signifie qu’un bailleur n’a théoriquement pas le droit de l’exiger au locataire ou à sa caution. A noter cependant qu’il s’agit d’une pratique courante, ce n’est donc nullement le signe d’une offre douteuse. Si un bailleur vous demande un RIB au prétexte qu’il en a besoin pour faire un prélèvement du loyer, vous pouvez lui proposer plutôt de mettre en place un virement bancaire automatique (ce sera alors à lui de vous transmettre son RIB).

Comment organiser et présenter son dossier

Il n’est pas rare qu’un dossier mal ordonné soit mis de côté. Pour faire bonne impression auprès du propriétaire et éviter qu’il ne perde du temps à chercher vos documents, il est fortement recommandé de bien organiser vos documents lorsque vous transmettrez votre dossier. À revenus équivalents, il suffit parfois de peu pour qu’une candidature à la location soit préférée à une autre. Raison de plus pour soigner la présentation de votre dossier de location. Dans le cas où tout vous est demandé en version numérique pour un envoi par courriel, pensez à nommer tous vos documents correctement.

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Utiliser un dossier numérique : DossierFacile

Vous pouvez constituer votre dossier de location sur DossierFacile. DossierFacile est un service public numérique gratuit qui permet la constitution facile d'un dossier de location conforme, sécurisé et labellisé par l'Etat. DossierFacile simplifie le processus de constitution de votre dossier de location en vous demandant uniquement les pièces obligatoires. Peu importe votre situation, que vous soyez étudiant, salarié, en recherche de logement, notre parcours s'adapte à votre situation. DossierFacile vous permet également de constituer un dossier de location conforme et sécurisé, que vous pourrez partager sans crainte d’être victime d’usurpation d’identité. DossierFacile cherche à offrir la démarche la plus simple et la plus intuitive possible au locataire pour qu’il obtienne la location de son choix. Derrière cet enjeu, le défi est de réussir à protéger la vie privée et les données personnelles des locataires, ce que nous faisons à travers l’observation stricte des clauses RGPD.

Étapes pour créer son dossier numérique

1. Téléversement des pièces justificatives : votre pièce d'identité, un justificatif de domicile, un justificatif de situation professionnelle, votre avis d’imposition et vos justificatifs de ressources. Ajoutez également les informations concernant votre garant.
2. Vérification : les documents sont vérifiés par des agents de DossierFacile. En cas d’erreur ou d’oubli, vous êtes guidé pour les corriger rapidement.
3. Envoi de votre dossier : votre dossier validé est prêt à l’emploi. Transmettez-le aux propriétaires ou agences via un simple lien sécurisé ou en format PDF.

Solutions si vous n’avez pas de garant

Un garant est une personne qui s’engage à payer votre loyer en cas de défaillance de votre part. Les propriétaires exigeront presque systématiquement qu’une personne, voire plusieurs, se porte garante pour vous. Il est plus rassurant qu’il s’agisse d’un membre de votre famille mais n’importe qui peut être garant parmi vos proches : un ami ou une personne de votre entourage tout simplement. Et si vous avez des difficultés pour trouver un garant, pas de panique ! La caution bancaire permet à une banque de s’engager à l’égard de votre bailleur. Si vous n’en avez pas, pensez à la garantie Visale, une garantie gratuite proposée par Action Logement pour sécuriser votre dossier. Lorsque le futur locataire a pour caution Action logement, Action logement lui fournit un Visa attestant qu'il bénéficie de la garantie Visale. C'est ce Visa que le futur locataire doit fournir au propriétaire du logement.

Conseils pratiques pour maximiser vos chances

• Prenez le temps de préparer votre dossier. Mettez toutes les chances de votre côté !
• Soignez la présentation : un dossier clair et complet rassure le bailleur.
• Préparez des pièces complémentaires : au-delà des pièces obligatoires, les propriétaires peuvent demander quelques pièces complémentaires que vous pouvez vous préparer à fournir afin de rendre votre dossier plus solide et prendre un peu d’avance.
• N’oubliez pas que le propriétaire a interdiction de réclamer une somme d'argent en contrepartie de la réservation du logement.

Tableau récapitulatif des justificatifs

Dans un marché locatif tendu, la concurrence est extrêmement élevée pour parvenir à louer un logement. Le dossier de location est l’élément à ne pas négliger pour que votre candidature sorte du lot. Il est nécessaire de bien préparer son dossier de location avant de commencer les démarches.

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