Gestion Comptable Simplifiée pour Auto-Entrepreneurs

Le régime spécifique aux auto-entreprises se définit principalement par une comptabilité et une réglementation simplifiée. Ceci étant, les auto-entrepreneurs restent soumis à des obligations comptables non-négligeables que nous allons voir ensemble.

Une Comptabilité Simplifiée en Auto-Entreprise

En étant auto-entrepreneur, vous avez un gros avantage : une réduction du nombre d'obligations comptables. Voyons à présent pourquoi la comptabilité est peut-être plus simple quand on est micro-entrepreneur. Cela s'explique par le fait que :

Vous avez à votre avantage une franchise en base de TVA (avec un plafond réglementé) ; de ce fait, vous n'avez pas à calculer la TVA que vous amassez, ni à déduire celle qui provient de vos achats professionnels. Grâce à cela, vous évitez donc les complexités de déclaration.
Vous bénéficiez aussi du régime micro-fiscal et vous n'avez qu'une déclaration complémentaire à faire lorsque le temps de la déclaration d'impôts arrive.

Ces avantages en matière de formalités permettent aux auto-entrepreneurs de ne pas forcément :

Faire appel à un expert-comptable.
Fournir un compte de résultat/bilan en chaque fin d'année.

Comment gérer sa comptabilité en tant que micro-entrepreneur?

Les Obligations Comptables Essentielles d'un Auto-Entrepreneur

Mais les auto-entrepreneurs restent des entrepreneurs et doivent logiquement remplir certaines formalités légales obligatoires : tenir un livre de recettes et éventuellement un carnet d'achats, émettre des factures, mais aussi ouvrir un compte bancaire dédié.

Tenir un Livre des Recettes Encaissées

Le premier devoir d'un indépendant est de conserver un document qui répertorie tous les revenus que vous avez perçus lors de vos activités d'indépendant. Sur ce document devra se trouver, sous forme de tableau, les éléments suivants :

Date d'encaissement des recettes
Nom du client
Référence des factures/devis
Nature de la prestation
Montant de la recette
Le mode de règlement (CB, chèque, liquide…)

Le choix du livre des recettes pour les auto-entrepreneurs est assez libre. Plusieurs options s'offrent à vous, à savoir :

Un livre comptable en papier
Un livre comptable téléchargé sur internet (attention à bien prendre le modèle officiel)
Un logiciel comptable spécifique

Une certaine flexibilité est concédée, à savoir :

Lors de ventes au détail et de services envers des particuliers, vous pouvez rassembler toutes les ventes que vous avez effectuées dans une journée sur une seule ligne, lorsque le montant unitaire dépasse les 76 euros.
Lors de la remise de plusieurs chèques à un même moment, vous avez la possibilité de n'inscrire que la totalité du bordereau de remise.

Peu importe votre choix, choisissez celui avec lequel vous vous sentez le plus à l'aise, car l'ensemble des recettes devra y être indiqué de manière chronologique !

Vous êtes auto-entrepreneur et vous vous interrogez sur la nécessité d’utiliser un logiciel de comptabilité "auto entrepreneur" (hors professions médicales - paramédicales qui ne peuvent pas bénéficier de ce régime) ? La réponse varie selon votre situation.

L’auto-entreprise, au régime micro, si elle réalise un chiffre d’affaires inférieur aux seuils en vigueur, bénéficie d'un régime simplifié d'imposition.

Quand Tenir une Comptabilité en Micro-Entreprise Devient-Elle Obligatoire ?

Bien qu'elle bénéficie de la franchise en base de TVA, elle doit tenir un registre annuel de ses dépenses, son activité étant située dans le champ d'application de la TVA.

En tant que micro-entrepreneur (« auto-entrepreneur »), vous bénéficiez du régime micro-social. Vous avez ainsi la possibilité de tenir une comptabilité allégée.

Vous devez déclarer votre chiffre d'affaires tous les mois ou tous les 3 mois, selon ce que vous avez choisi au moment où vous avez débuté votre activité.

Si vous oubliez de déclarer votre chiffre d'affaires ou vos recettes avant l'échéance, une pénalité de 58,9 € s'applique sur chaque déclaration manquante. Vous avez la possibilité de régulariser votre situation en fin d'année. Si vous ne le faites pas, vous pouvez être taxé d'office sur une base majorée. Cette taxation peut entraîner la perte du régime de la micro-entreprise.

Registre des Achats

Vous devez aussi tenir un registre des achats. Il doit contenir le récapitulatif chronologique par année du détail des achats que vous avez effectués dans l'exercice de votre activité. Vous devez indiquer les informations suivantes :

Lire aussi: LA THERMALE DE GESTION : Notre avis

Mode de paiement (chèque, espèces...)
Références des pièces justificatives (factures, notes...)

Attention, une fois enregistrées, vos écritures ne peuvent pas être modifiées.

Vous avez la possibilité de tenir vos registres de l'une des manières suivantes :

Acheter des livres comptables papiers dans le commerce et les remplir
Télécharger des modèles officiels et les remplir
Utiliser un logiciel comptable spécifique

À savoir, le registre des achats et le livre des recettes peuvent être tenus sous format électronique.

Vous devez conserver les informations du livre de recettes et du registre des achats durant 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable concerné. Le même délai s'applique aux pièces justificatives.

Il n'y a pas de sanction en cas de non-tenue du registre des achats ou du livre de recettes. En revanche, en cas de faux (exemple : inscription de fausses informations sur un registre) ou d'usage de faux (exemple : utilisation de registres falsifiés pour obtenir un prêt auprès d'une banque), vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.

En tant que professionnel, vous êtes soumis à l'obligation de remettre une facture à vos clients professionnels pour les ventes et les prestations de services. Vous pouvez aussi dans certains cas être obligé de délivrer une note à vos clients particuliers.

Il existe de nombreuses règles en matière de facturation, notamment concernant les mentions obligatoires à faire figurer sur une note ou une facture.

Vous devez conserver vos factures et notes pendant 10 ans après la clôture de l'exercice au cours duquel elles ont été émises. À savoir, les factures émises à destination du secteur public doivent obligatoirement être faites en format électronique.

Si vous ne respectez pas les règles en matière de facturation, vous pouvez être condamné à payer une amende administrative égale à l'un des montants suivants :

75 000 € pour une personne physique
150 000 € en cas de réitération dans les 2 ans qui suivent le 1er manquement

Ouvrir un Compte Bancaire Dédié

Vous n'êtes pas obligé d'ouvrir un compte bancaire professionnel. En revanche, il est obligatoire d'avoir un compte bancaire. Votre compte personnel suffit.

Si, au cours de votre activité, votre chiffre d'affaires annuel dépasse 10 000 € durant 2 années consécutives, vous aurez l'obligation de créer un compte dédié à votre activité professionnelle.

À savoir, il est recommandé d'ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité même si vous ne dépassez pas le seuil de 10 000 €.

Tenir un livre-journal détaillant les recettes. Ce livre doit être paginé et mentionner chronologiquement le montant et l'origine des recettes perçues, en distinguant les règlements en espèces des autres règlements. Il doit également indiquer les références des pièces justificatives.

Établir des factures. En tant que professionnel, le micro-entrepreneur doit remettre à ses clients une facture lors de chaque vente ou prestation, selon les règles communes de la facturation. Dans ce contexte, les factures doivent comporter la mention " TVA non applicable, article 293 B du CGI ".

Conserver l'ensemble des factures et pièces justificatives relatives aux achats, ventes et prestations de services réalisés pendant 10 ans.

Les auto-entrepreneurs sont des chefs d’entreprise et doivent en toute logique répondre à certaines formalités légales obligatoires. Les obligations concernent la tenue d’un livre de recettes et éventuellement d’achats, la facturation et l’ouverture d’un compte bancaire dédié.

Cette obligation concerne les auto-entrepreneurs artisans, libéraux et commerçants. Vous devrez y indiquer sous forme de tableau à 6 colonnes :

La date d’encaissement des recettes
La référence de la facture et éventuellement du devis
Le nom du client
La nature de la prestation
Le montant de la recette
Le mode de règlement (chèque, espèces, virement…)

Exemple de facture pour auto-entrepreneur

La forme du livre de recettes est là aussi assez libre. Les micro-entrepreneurs ont le choix entre plusieurs options :

Un livre-comptable papier acheté dans le commerce
Un modèle officiel tel qu’il peut exister en téléchargement sur internet
Un logiciel comptable spécifique pour ceux qui le souhaitent

Vous pouvez opter soit pour un document numérique, soit pour un format papier.

Quel que soit votre choix, l’ensemble de vos recettes devra y être indiqué de manière chronologique et sans ratures ! Ce document est en effet non modifiable.

Registre des Achats pour Micro-Entrepreneurs

La tenue d'un registre des achats est obligatoire pour les micro-entrepreneurs exerçant certaines activités spécifiques. Cela concerne notamment ceux qui commercialisent des marchandises, des fournitures ou des denrées destinées à être consommées sur place ou à emporter. De même, les professionnels proposant des prestations d'hébergement doivent également se conformer à cette obligation comptable.

Ce document doit mentionner :

La date de l'achat
La référence de l'achat (numéro de facture)
L'identité du fournisseur
La nature de l'achat (produit ou prestation)
Le prix TTC de l'achat
Le mode de règlement (espèces, virement, carte bancaire, etc.)

Tout comme pour le livre de recettes, vous devrez tenir ce registre de façon chronologique et sans rature, car il est aussi non modifiable.

Déclarer son Chiffre d’Affaires

Vous êtes dans l’obligation de déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement à l’Urssaf et ce même si ce dernier est nul. Dès lors que votre micro-entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA, vous devez déclarer les sommes totales encaissées Hors Taxes (et non facturées). En tant qu’auto-entrepreneur, vous ne pouvez pas déduire vos charges.

Remettre des Factures aux Clients

En micro-entreprise, vous avez l’obligation de fournir des factures à vos clients, pour chaque vente ou prestation, conformément à l'article L441-3 du Code de Commerce.

Les factures répondent à des impératifs précis. Attention à ne rien oublier ! Voici les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures :

Date d’émission de la facture
Numéro de facture unique, attribué chronologiquement
Date de la vente ou de la prestation
Identité du client (nom et adresse)
Identité de l’auto-entrepreneur (nom, prénom, adresse, et mention "EI" ou "Entrepreneur Individuel")
Numéro SIREN de l'auto-entrepreneur
Description détaillée des produits ou services (quantité, prix unitaire, total)
Montant total (hors taxe et toutes taxes comprises si applicable)

Si vous bénéficiez de la franchise de TVA, ajouter la mention : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Il vous faudra également faire apparaître votre numéro de TVA sur vos factures.

Logiciels de Comptabilité pour Auto-Entrepreneur

Même si, par définition, la comptabilité en micro-entreprise est simplifiée, elle fait partie intégrante du rôle de gérant de l’auto-entrepreneur. De plus, utiliser un outil comptable adapté présente 3 grands avantages :

Le respect des obligations légales en micro-entreprise : Déclaration de chiffre d’affaires, tenue de registre etc… Il existe des obligations fiscales et sociales propres au statut d’auto-entrepreneur qu’il est incontournable de respecter. Avec un bon logiciel de comptabilité vous avez la sérénité d’esprit de ne pas omettre ces obligations, et notamment en matière de facture ou de déclaration.
Le gain de temps : Généralement, on ne devient pas micro-entrepreneur pour le plaisir de faire de l’administratif ou de la comptabilité mais plutôt pour passer du temps au cœur de son activité. Un logiciel de comptabilité vous permettra de gagner du temps en comparaison d’une tenue de vos comptes sur Excel ou à la main. De plus, il vous assurera également un risque d’erreur limité surtout en cas de contrôle fiscal.
La protection des données de la micro-entreprise : Parce qu’ils se doivent de respecter des normes d’exigences en termes de protection et de confidentialité des données, les logiciels de comptabilité en ligne sont bien plus sécurisés qu’un simple stockage sur le disque dur de votre ordinateur.

Certaines fonctionnalités sont indispensables à l’auto-entrepreneur en termes de comptabilité. Il s’agira notamment du registre des recettes et des dépenses. Mais d’autres fonctionnalités sont également pleines d’avantage pour une micro-entreprise, comme :

La synchronisation bancaire
La déclaration à l’URSSAF
La facturation
Le tableau de bord pour le suivi du chiffre d'affaires…

Logiciel de comptabilité pour auto-entrepreneur

Sur ce dernier point, un logiciel comptable qui intègre les déductions du chiffre d’affaires ou le calcul des cotisations d’une micro-entreprise peut être aussi d’une aide très précieuse !

Il existe des logiciels spécialement dédiés aux micro-entreprises, comme Freebe ou TiimeAE, par exemple. Mais ils ont des fonctionnalités limitées au statut simplifié de l’auto-entreprise, il est donc important de bien identifier ce dont vous avez besoin avant de faire votre choix.

Ces logiciels de comptabilité pour auto-entrepreneur ont l’avantage d’une prise en main facilitée et de s’adapter à la gestion d’une micro-entreprise en appliquant les changements de seuils de TVA, par exemple.

Mais attention ! Si votre micro-entreprise est amenée à évoluer et donc à changer de statut, vous serez également obligés de changer de logiciel de comptabilité et donc de prendre le risque de perdre l’historique de votre gestion comptable.

Si le tarif d’un logiciel de comptabilité pour auto-entrepreneur est un critère important, il est aussi nécessaire d’en évaluer le coût mensuel ou annuel. Mais également, d’évaluer cet investissement en fonction :

Du temps qu’il vous fait gagner
De son degré de performance
De la sérénité qu’il vous apporte d’être en conformité avec les obligations légales

Certes, la première recherche d’un auto-entrepreneur est généralement de savoir quel est le meilleur logiciel de comptabilité gratuit. Cependant, il est nécessaire de bien prendre en compte les limites de ce type d’outils et notamment :

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