Conseils de gestion du temps pour les freelances

Se lancer dans l’indépendance en tant que freelance demande la prise en compte de multiples facteurs. Si le travail en freelance évoque la liberté et la flexibilité, la réalité est bien différente : emploi du temps surchargé, difficulté à gérer les priorités et épuisement professionnel sont le lot de nombreux travailleurs indépendants.

Mais c’est aussi autour du quotidien que le freelance à son compte, indépendant ou en portage salarial, doit se questionner.

En tant que freelance, il est essentiel de savoir organiser son temps de manière efficace pour maximiser sa productivité et maintenir un équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle, et ce, peu importe votre profession.

Voici donc des conseils pour vous aider à organiser votre temps de manière efficace :

1. Apprendre à gérer son temps et ses clients

Apprendre à gérer votre temps et vos clients passe par votre capacité à savoir dire non à certaines propositions de travail, malgré le chiffre d’affaires alléchant que vous pourriez générer. C’est aussi un moyen de savoir vers quel type de clients vous allez.

La gestion de votre clientèle demande du temps, de l’énergie. Pour savoir si vous pouvez vous permettre de refuser des contrats, il convient de calculer votre TJM moyen : chaque jour, quel chiffre d’affaires moyen devez-vous générer pour vivre et anticiper les périodes non ouvrées.

2. Établir une routine et un emploi du temps structuré

Établir une routine de travail s’avère essentiel pour les freelances qui cherchent à gérer leur stress et à maintenir leur productivité. Cette pratique apporte une stabilité et une prévisibilité dans le quotidien professionnel, réduisant ainsi l’incertitude.

Commencez et terminez votre journée à la même heure chaque jour. Planifier vos tâches selon votre niveau de concentration et la difficulté du travail à effectuer. N’oubliez pas de prévoir vos pauses méridionales au cours de vos missions.

Avec vos clients, essayez de caler vos rendez-vous le même jour de la semaine, à la même heure. Ritualisez certaines tâches redondantes. De cette manière, peu à peu, vous allez prendre le rythme et planifier vos tâches selon votre capacité de travail sur une journée.

Tenez à jour un planning (par exemple, avec l’application Google Agenda) avec tous les RDV et rendus importants. Cela vous permettra de gérer vos priorités sans rien oublier.

Prioriser ses tâches permet également d’orienter notre énergie et concentration optimale sur les bons sujets. Comme tout le monde, nous avons des pics de vitalité, où notre cerveau est d’une efficacité incroyable, comme des moments plus creux, où notre capacité à traîter les informations est plus faible.

Cela peut ainsi nous aider à organiser notre journée, en estimant le temps que chaque mission va prendre, et en leur décernant un créneau spécifique.

Identifiez les tâches qui doivent absolument être faites chaque jour ou chaque semaine et travaillez sur ces tâches en premier.

Organisez votre bureau en fonction de ce que vous faites le plus souvent.

3. Anticiper et prioriser les projets

Parmi les conseils utiles, celui d'anticiper vos projets. Chaque vendredi, prenez une heure pour planifier la semaine suivante ou les deux prochaines semaines. Priorisez vos tâches selon leur caractère urgent, prioritaire, important, non important, non urgent.

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Mais il est aussi question de prioriser les missions de travail si vous avez plusieurs clients : quelles sont celles dont la deadline est la plus proche ?

Vous êtes liés par une mission de travail en portage salarial ou en tant qu’indépendant. Tenez-les informés des délais de réalisation et même des retards éventuels. Imposez votre rythme, votre deadline, si vous estimez que la demande du client est irréalisable.

Des points réguliers avec votre client permettent également de vérifier l’avancement du projet, pour vous rassurer ou vous réadapter si besoin. Co-construisez les tâches à accomplir chaque semaine, ce qui vous aide à prioriser selon vos projets et autres contrats mais aussi les impératifs du client.

Lorsqu’un nouveau contrat est signé avec un client, en portage salarial ou en indépendant, un planning rétroactif transforme une montagne de travail en petits amas de tâches à accomplir chaque jour. Vous pourrez mieux définir vos deadlines et les tenir, tout comme vous pourrez passer d’un contrat à un autre dans votre journée.

Très important : la to-do-list doit aussi être prévue pour laisser de la place aux imprévus.

Commencez par les tâches les plus urgentes et importantes pour gagner en flexibilité.

4. Utiliser des outils de gestion du temps

Les outils informatiques peuvent être très utiles pour mieux s’organiser au travail. Avec une bonne méthode d’organisation, vous serez en mesure de gagner du temps et en efficacité. La première est de créer des tableaux Excel ou Google Sheet afin d’avoir un tableau de bord de vos activités.

Il est également possible d’utiliser des logiciels adaptés pour partager votre travail avec d’autres personnes. Cela peut être très utile si vous travaillez en équipe.

Voici quelques exemples d'outils pour mieux travailler au quotidien :

Calendly: Simplifie la planification automatique des réunions.
Trello: Plateforme de gestion de projet en ligne.
Notion: Application polyvalente pour l'organisation quotidienne.
Todoist: Outil pour lister et organiser les tâches.
Clockify: Permet de suivre le temps passé pour chaque client.
Zapier: Automatise certaines actions en connectant des applications.
Smash: Permet de transférer des gros fichiers volumineux.

En créant des tableaux et des notes à votre convenance sur votre ordinateur, vous voyez distinctement la progression de vos tâches.

Choisissez un logiciel de prédilection pour chaque tâche.

À l’étape d’après, certains font des tableaux Excel, d’autres utilisent Trello pour suivre la progression de leur travail. À vous de trouver l’outil de suivi qui vous convient.

Trello : Tuto complet pour gérer un projet en équipe

5. Lutter contre la procrastination et les distractions

Coupez le son de votre ordinateur ou mettez votre téléphone en sourdine pour travailler dans le calme.

Bannir la procrastination et éviter les distractions. Pour éviter les interruptions, mettez votre téléphone en mode silencieux, désactivez les notifications non essentielles sur votre ordinateur et créez un environnement de travail calme et propice à la concentration. Si nécessaire, utilisez aussi des bloqueurs de sites web pour vous empêcher de vous égarer sur les réseaux sociaux ou sur d'autres sites non liés à votre travail.

Pour surmonter les distractions, créez un environnement de travail dédié pour rester concentré.

Toujours dans un souci d’éviter la procrastination, fixez-vous des délais stricts pour terminer vos tâches et utilisez des techniques de gestion du temps, telles que la méthode Pomodoro ou la méthode des 20/80, pour vous aider à rester concentré.

La méthode Pomodoro consiste à travailler pendant une période de 25 minutes, suivie d'une courte pause de 5 minutes. Après quatre cycles de travail de 25 minutes, accordez-vous une pause plus longue d'environ 15 à 30 minutes.

Quant à la méthode des 20/80, ou loi Pareto, il s’agit d’une méthode de gestion du temps basée sur l'idée que 20 % de vos activités produisent 80 % de vos résultats. Vous devrez alors identifier les activités qui produisent les meilleurs résultats et y consacrer un engagement maximal.

6. Aménager un espace de travail approprié

Un espace de travail minimaliste et calme vous aidera à limiter les distractions pour gagner en concentration. Aménagez-vous un espace de travail dédié.

Évitez de rester en pyjama ou en jogging avec les cheveux en bataille.

7. Prendre soin de soi

En tant que travailleur indépendant, vous incarnez votre entreprise. Naturellement, votre santé physique et mentale se répercute sur le bon développement de votre activité.

Dormir suffisamment, manger équilibré et bouger régulièrement sont des conseils évidents, mais trop souvent ignorés (ou remis à plus tard). C’est alors le début du cercle vicieux. Vous buvez beaucoup de café, vous vous couchez tard, mangez rapidement et renoncez à prendre l’air parce que vous avez beaucoup de travail…

Vous vous épuisez chaque jour un peu plus, êtes de moins en moins productif, prenez de plus en plus de retard… Prenez votre courage à deux mains et brisez ce cercle d’épuisement une bonne fois pour toutes !

Équilibre entre vie professionnelle et personnelle : établir des limites claires entre les heures de travail et les temps de repos est important pour maintenir un équilibre fondamental pour votre santé globale.

8. Déléguer et externaliser

Pour gagner du temps et augmenter son chiffre d’affaires, il faut aussi savoir déléguer certaines tâches.

Lorsqu’on travaille en freelance, on se retrouve rapidement limité par le manque de temps. Commencez par déléguer à d’autres freelances ce qui ne relève pas de vos compétences : création d’un site web, d’illustrations ou de publications pour les réseaux sociaux, par exemple.

Vous aimeriez profiter des avantages d’une carrière en freelance en simplifiant la gestion administrative de votre entreprise ? Le portage salarial vous permet de concilier votre liberté d’entrepreneur avec tous les avantages du salariat : contrat de travail, couverture sociale complète (assurance, chômage, mutuelle, retraite), facilité d’emprunt pour acheter votre logement, etc.

9. Gérer le stress

Opter pour le statut de travailleur indépendant confère une liberté inégalée, mais il est important de composer avec le stress qui en découle. En effet, ce mode de vie peut être envahi par le stress, ce qui peut nuire à votre efficacité professionnelle et à votre bien-être.

Pour bien maîtriser votre niveau de stress en tant qu’entrepreneur, il faut identifier ses racines profondes. Plutôt que de simplement traiter les symptômes visibles, concentrez-vous sur les origines sous-jacentes. En comprenant clairement les causes du stress, vous pouvez adopter des mesures précises pour le réduire ou l’éliminer totalement.

Chaque source de stress peut nécessiter une approche distincte, donc une compréhension approfondie vous permet d’adapter vos stratégies en conséquence.

Identifier les origines du stress requiert une réflexion personnelle approfondie. Cette prise de conscience peut vous aider à mieux comprendre vos réactions individuelles au stress et à développer des mécanismes appropriés et durables pour y faire face.

La reconnaissance et la confrontation directe des sources de stress renforcent votre résilience face aux défis du monde professionnel.

10. Cultiver les relations professionnelles et personnelles

En qualité d’entrepreneur, cultiver des relations professionnelles et personnelles revêt une grande importance. L’utilisation d’outils adaptés facilite l’établissement de relations professionnelles.

Ces outils peuvent inclure des partenariats fructueux, des opportunités de collaboration ou des échanges d’expertise qui enrichissent vos compétences. Entretenir des amitiés au sein de votre réseau professionnel, cela contribue à atténuer le sentiment d’isolement.

Le soutien mutuel provenant de ces relations peut être particulièrement bénéfique lors de moments de stress intense.

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