Le Guichet Unique : Simplification des Formalités d'Entreprise avec l'INPI

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. Ce « guichet unique » remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés. Il concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité.

Le Guichet unique des formalités d’entreprises vise à simplifier et moderniser les démarches administratives des entreprises en centralisant toutes les formalités en un seul point d'entrée (demandes d’immatriculation, cessations, modifications, dépôts des comptes annuels…). Sa mise en place s'inscrit dans le cadre de la loi Pacte (Plan d'action pour la croissance et la transformation des entreprises) avec pour objectif de faciliter la vie des entreprises en évitant les redondances et en réduisant les délais de traitement.

L’INPI et son guichet unique permettent à tout entrepreneur de réaliser les démarches qui se rattachent à la vie sociale d’une entreprise, quel qu’en soit le type. La loi Pacte lui a permis d’étendre sa compétence dans la gestion de son site qui centralise l’ensemble des démarches susmentionnées. Ce guichet unique constitue une amélioration certaine des procédures en supprimant tous les autres intervenants.

Guichet unique : tout savoir sur cette plateforme !

Qu'est-ce que le Guichet Unique ?

Le Guichet unique est un portail sécurisé électronique destiné à faciliter la centralisation et la diffusion des informations juridiques des entreprises en France. Il est parfois appelé GEFE (guichet électronique des formalités d’entreprise). C’est l’INPI (Institut national de la propriété industrielle) qui a hérité de la gestion du Guichet unique.

Le GU remplace les six réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE), qui existaient depuis les années 1980 et qui étaient gérés par les réseaux consulaires (chambres de commerce et d’industrie, chambre de métiers et de l’artisanat, chambres d’agriculture), les greffes, la DGFiP et l’Urssaf.

La mise en place se fait progressivement depuis le 1er juillet 2021 (ouverture aux professionnels) jusqu’à l’ouverture aux entrepreneurs le 1er janvier 2022 de manière facultative. L’obligation de recourir au Guichet unique pour toutes les formalités juridiques des entreprises est en vigueur depuis le 1er janvier 2023.

Toute entreprise individuelle, y compris toute micro-entreprise, ainsi que toute société commerciale ou civile doit désormais réaliser toutes ses formalités sur le Guichet unique. Deux objectifs apparaissent :

la fusion des registres des entreprises sous un seul registre appelé Registre national des entreprises (RNE). Un seul registre quelle que soit la nature de l’activité exercée, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise.
la centralisation de tous les CFE et de leurs registres. Un entrepreneur ne se pose plus la question du CFE compétent.

Qui peut utiliser le Guichet des formalités des entreprises ?

Tous les entrepreneurs et dirigeants d’entreprise sont autorisés à accéder directement au guichet unique pour pouvoir choisir la démarche qu’ils souhaitent réaliser. Mais pour avoir accès à l’outil, le déclarant doit être en mesure de fournir tous les justificatifs qui lui seront demandés.

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les formalités en ligne. Il peut également demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation. Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat. Un modèle de mandat est disponible sur le site.

Une copie de l'acte de délégation ou du mandat devra être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le site.

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Comment fonctionne le Guichet des formalités des entreprises ?

Le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur lors de sa première connexion. Ce compte utilisateur est personnel et permet d'avoir accès à l'ensemble des formalités déposées sur le site.

Les détenteurs d'un compte "e-procédures" à l'Inpi ou "Franceconnect" peuvent également utiliser l’un de ces comptes pour se connecter sur le site du guichet unique.

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires.

Concrètement, depuis un espace sécurisé, il permet aux entrepreneurs de découvrir les étapes pour préparer et envoyer leurs demandes. Le guichet unique est l’interlocuteur unique des entrepreneurs qui désirent réaliser les diverses démarches permettant de régulariser la situation d’une entreprise.

L’entreprise pourra être immatriculée au registre national des entreprises (RNE). Ce guichet accompagne le dirigeant d’entreprise dans toutes les étapes du processus de modification qui s’opère au sein de l’entreprise. En outre, il est bon de noter que la plateforme propose diverses options dans un tableau de bord qui permet de suivre toute l’avancée du traitement des dossiers.

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Les données renseignées par les déclarants, créateurs et chefs d’entreprise, lors de la réalisation de leurs formalités seront automatiquement transmises.

Création d'Entreprise

Pour la création de l’entreprise, il est nécessaire de se rendre sur l’onglet « Créer une entreprise ». Le site met à la disposition du déclarant un formulaire dynamique afin de lui permettre de fournir toutes les informations utiles pour parvenir à créer l’entreprise souhaitée. Il est libre de choisir l’ordre qui lui convient pour remplir ce document. Il lui est également possible d’enregistrer la saisie déjà effectuée et de revenir ultérieurement pour finaliser le processus.

Les déclarants doivent prendre le temps de bien lire et comprendre les éléments du formulaire afin de s’assurer de donner les bons renseignements. Pour faciliter le suivi du dossier, le déclarant doit veiller à le renommer.

Modification d'Entreprise

Pour différentes raisons, le dirigeant d’une société en activité peut être amené également à effectuer certaines modifications. Pour ce faire, il devra accomplir une formalité réalisable à partir du guichet unique. Il faut rattacher l’entreprise à un compte utilisateur, en faisant une recherche de la structure dans la base de données du portail de l’INPI.

Il est possible que la plateforme procède à une certaine vérification, afin de déterminer si le déclarant bénéficie de toutes les autorisations nécessaires pour réaliser toutes les formalités de modification de l’entreprise. Dès que la structure est clairement identifiée et sélectionnée, il lui sera possible de cliquer sur l’option « Effectuer une formalité de modification ».

Cessation d'Activité

Concernant la cessation d’activité, le déclarant devra identifier également l’entreprise. Par la suite, il pourra accéder au formulaire pour réaliser de manière effective l’acte de cessation.

Formalités Réalisables sur le Guichet Unique

Les formalités qui doivent être réalisées sur le guichet unique sont :

La création : immatriculation ou déclaration de début d’activité.
Les modifications qui permettent la mise à jour des informations relatives à l’entreprise ou à la société : changement d’activité, d’adresse, de nom, augmentation ou réduction de capital, etc.
La cessation d’activité.

Le Guichet unique concerne :

les formalités de création d’entreprise, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise ainsi que l’immatriculation des sociétés ;
les modifications apportées au cours de la vie de l’entreprise : changement de dirigeants et de représentants légaux, augmentation ou réduction du capital social, changement de siège social, de dénomination sociale, etc. ;
la cessation d’activité.

Depuis le début de l’année 2023, aucune entreprise ne peut s’adresser directement au greffe d’un tribunal de commerce ou à un CFE (Centre de formalités des entreprises).

Les éléments essentiels à connaître

La rédaction des statuts s’effectue dès la phase de création de l’entreprise. Ils seront toujours rattachés à la structure en question tout au long de sa vie sociale et jouent un rôle essentiel dans l’organisation de son mode de fonctionnement. Entre autres, ils contiennent tous les détails concernant les démarches sociales, fiscales et juridiques.

Il convient de savoir également que tout entrepreneur doit être en mesure de domicilier son entreprise. Il s’agit de l’adresse administrative et juridique de la structure, qui devra être inscrite dans tous les documents officiels, même si les activités sont réalisées à un autre endroit.

Au sujet de la déclaration des bénéficiaires effectifs, elle a été instituée pour permettre d’identifier clairement les personnes qui exercent effectivement un contrôle sur l’entreprise, ce qui contribue à lutter contre la corruption. C’est également une obligation pour toute structure immatriculée au RCS. Concrètement, il s’agit de toute personne qui dispose, au minimum, de 25 % du capital ou des droits de vote.

D’autre part, il faudra obtenir une attestation de publication dans un journal d’annonces légales lors de l’accomplissement d’une formalité sur le guichet unique. L’avis vise à informer le public de la démarche à accomplir.

Signature Électronique sur le Guichet Unique

Les dossiers doivent alors se présenter sous une forme numérique. Suivant les cas, il est possible d’utiliser une signature électronique sur l’INPI simple ou avancée (sécurisée).

Concernant les démarches pour la modification et pour la cessation de l’activité, le représentant de la structure ne peut effectuer la validation qu’avec une signature électronique avancée, qui dispose d’un haut niveau de sécurité.

Pour signer un document par signature électronique sur le guichet unique de l'INPI, il convient de disposer d'un compte FranceConnect+, qui correspond à un service d'authentification à la sécurité renforcée. Ce dispositif est différent de FranceConnect, qui permet d'utiliser les identifiants de connexion d'autres sites gouvernementaux pour accéder à un service.

Assistance et Contact

Des vidéos tutos, des bulles d'aides et un numéro de téléphone (« Inpi direct » : 01 56 65 89 98), sont disponibles pour améliorer la compréhension des champs à renseigner tout au long de la saisie de la formalité. Contactez un conseiller au 01 56 65 89 98 du lundi au vendredi de 9h à 18h.

Dans le cas où ils auraient des difficultés pour s’adapter à cet outil, la plateforme propose aussi une assistance gratuite. Les utilisateurs peuvent alors bénéficier d’un accompagnement tout au long de leur démarche. Cette aide peut aussi bien se concentrer sur les questions techniques (concernant notamment l’utilisation globale du site) que sur les questions réglementaires.

N’hésitez pas à consulter notre guide sur l’immatriculation d’une micro-entreprise sur le guichet unique étape par étape. Attention l'assistance du guichet unique se limite à la réalisation des formalités mais n'accompagne pas dans les choix fondamentaux.

Difficultés et Récépissé de l'INPI

Depuis le 1er janvier 2025, en cas de difficulté grave rendant impossible l’accomplissement d’une déclaration sur le guichet unique (par exemple en cas d’indisponibilité générale du guichet ou de blocage d’un ou plusieurs types de déclaration), vous vous verrez remettre un récépissé par l’Inpi. Ce récépissé permettra de considérer que vous avez réalisé votre formalité dans les temps : les administrations et organismes destinataires retiendront en effet la date figurant sur le récépissé comme date de dépôt de la formalité. Vous devrez ensuite finaliser votre formalité dès réception de l'information de la résolution de la difficulté grave et, au plus tard, dans un délai de 15 jours.

Tableau Récapitulatif des Formalités et Organismes

Formalité	Organisme Responsable
Création d'entreprise	INPI (Guichet Unique)
Modification d'entreprise	INPI (Guichet Unique)
Cessation d'activité	INPI (Guichet Unique)
Dépôt des comptes annuels	Infogreffe

Ce tableau récapitule les organismes compétents pour chaque type de formalité, facilitant ainsi l'orientation des entrepreneurs.

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