Index égalité professionnelle femmes-hommes : obligations et méthode pour les entreprises de moins de 250 salariés

L’Index de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes est un outil de diagnostic destiné aux entreprises. Mis en place en 2018, l'Index vise à calculer les écarts de rémunération et à encourager des actions correctrices. L'objectif de l’Index est de mesurer les écarts professionnels entre les femmes et les hommes afin d’identifier les inégalités et de mettre en place des actions correctives.

Pourquoi un Index et quel cadre légal ?

La loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018 a renforcé l'obligation d'égalité salariale femmes/hommes. Afin de réduire les inégalités de rémunération, l'employeur est tenu désormais à une obligation de résultat et de transparence. L’Index d’égalité, une obligation de résultat et de transparence « A travail égal, salaire égal ». Les entreprises dès 50 salariés doivent désormais mesurer et publier leur index d'égalité de rémunération femmes/hommes chaque année et supprimer les disparités d’ici à 3 ans.

Les articles 104 et 105 de la Loi Avenir Professionnel n°2018-771 du 5 septembre 2018, ainsi que les décrets d'application (décret N° 2019-15 du 8 janvier 2019, décret n°2019-382 du 29 avril 2019 et décret n°2021-265 du 10 mars 2021) précisent les modalités et les sanctions. Le décret n°2022-243 du 25 février 2022 précise les modalités d’application des nouvelles obligations de publication et la loi 2021-1774 du 24 décembre 2021 renforce les obligations de publication des résultats de l’index.

Champ d'application pour les entreprises de moins de 250 salariés

L’Index de l'égalité professionnelle est obligatoire pour toute entreprise présentant au moins 50 salariés au cours de l’année écoulée. Les entreprises de moins de 50 salariés ne sont pas concernées par l'index de l'égalité professionnelle. L'Index est calculé au niveau de chaque entreprise constituant une entité légale. Lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements, le calcul des indicateurs est effectué au niveau de l’entreprise, et non de l’établissement.

Une fois le seuil des 50 salariés franchi, les entreprises disposent de 3 ans pour se mettre en conformité. Une entreprise de moins de 50 salariés dont l'effectif atteint 50 salariés a 3 ans pour déclarer l'index de l'égalité professionnelle.

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Période de référence et données à utiliser

L'employeur doit choisir la période de 12 mois consécutifs servant de période de référence pour le calcul de l'index. L'employeur effectue et déclare chaque année les calculs nécessaires à la constitution de l'index, à partir des données de la période de référence annuelle choisie qui précède l'année de publication des indicateurs. Exemple : la période de référence peut être du 1er juin 2024 au 31 mai 2025 pour l'index devant être publié en 2026. Point d’attention : une fois cette période annuelle de référence choisie, il n’est plus possible de la modifier d’une année sur l’autre, hormis des raisons particulières et exceptionnelles à justifier auprès de la DREETS.

L'effectif des salariés à prendre en compte pour le calcul des indicateurs est celui de la période de référence annuelle choisie par l'employeur. L'employeur doit exclure des calculs les apprentis, titulaires d'un contrat de professionnalisation, salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, salariés expatriés, salariés absents plus de la moitié de la période de référence considérée.

Les caractéristiques individuelles suivantes des salariés sont exigées dans le calcul des indicateurs : âge, niveau ou coefficient hiérarchique (en application de la classification de branche), niveau selon la méthode de cotation des postes de l'entreprise, catégorie socioprofessionnelle. Ces caractéristiques individuelles sont considérées soit au dernier jour de la période de référence annuelle choisie par l'employeur, soit au dernier jour de présence du salarié dans l'entreprise.

Éléments de rémunération pris en compte

La rémunération de chaque salarié est reconstituée en équivalent temps plein sur la période de référence annuelle considérée. La CGT a gagné que l’ensemble de la rémunération soit prise en compte et ramenée en équivalent temps plein, à l’exception des heures supplémentaires et des primes liées à des sujétions particulières (travail de nuit…). Les salarié.e.s à temps partiel sont donc pris en compte dans le calcul et ramené.e.s en équivalent temps plein.

L'employeur ne doit pas prendre en compte les rémunérations suivantes : indemnités de licenciement, indemnités de départ à la retraite, primes liées à une sujétion particulière qui ne concerne pas la personne du salarié (par exemple : prime de salissure, prime de froid, prime d’astreinte, etc.), primes d'ancienneté, heures supplémentaires, heures complémentaires, versements effectués au titre de l'intéressement et de la participation. Les primes collectives attribuées à tous les salariés, quel que soit leur poste de travail, doivent être inclues dans la rémunération (par exemple : prime de transport ou prime de vacances). Les "bonus", les commissions sur produits, les primes d’objectif liées aux performances individuelles du salarié, variables d’un individu à l’autre pour un même poste, doivent être prises en compte.

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Barème et indicateurs pour les entreprises de 50 à 250 salariés

Une note sur 100 est attribuée en additionnant les points obtenus par les 4 indicateurs suivants :

Écart de rémunération entre les femmes et les hommes, sur 40 points.
Écart de taux d'augmentations individuelles entre les femmes et les hommes, sur 35 points.
Pourcentage de salariées ayant bénéficié d'une augmentation dans l'année suivant leur retour de congé de maternité, sur 15 points.
Nombre de salariés du sexe sous-représenté parmi les 10 salariés ayant perçu les plus hautes rémunérations, sur 10 points.

L’indicateur « Écart de rémunération (40 points) » : cet écart sera calculé par tranche d’âge, soit entre les femmes et les hommes d’une même catégorie socio-professionnelle (cadre, ouvrier.e, employé.e, technicien.ne/profession intermédiaire), soit au niveau des coefficients. Le barème attribue une note dégressive (de 40 points à 0) en fonction de l'écart de rémunération calculé.

La CGT a gagné que l’ensemble de la rémunération soit prise en compte et ramenée en équivalent temps plein, à l’exception des heures supplémentaires et des primes liées à des sujétions particulières (travail de nuit…). Le problème, c’est qu’un « seuil de tolérance » de 5% pour les Catégories Socio-Professionnelle et de 2% pour les coefficients sera appliqué.

Indicateur « Comparaison du nombre de femmes augmentées par rapport aux hommes (20 points) » (pour les entreprises de moins de 250 salariés, le barème diffère mais l'explication demeure utile) : pour obtenir 20/20, il faut qu’il n’y ait pas plus de 2% d’écart entre le pourcentage de femmes et d’hommes augmenté.e.s. Le hic, c’est que l’on prend en compte seulement le nombre de femmes et d’hommes augmenté.e.s, sans s’intéresser au montant de leur augmentation ! De plus, on ne regarde que les augmentations individuelles du salaire de base, pas la part variable !

Indicateur « Le pourcentage de femmes augmentées à l’issue de leur congé maternité (15 points) » : pour obtenir 15/15 il faut que l’ensemble des femmes aient eu une augmentation à l’issue de leur congé maternité, dès lors qu’il y en a eu dans l’entreprise. Aucun montant minimum n’est défini. Il convient d’avoir une appréciation large du congé de maternité, le congé d’adoption devant également être pris en compte dans le calcul de l’indicateur.

Indicateur « Les plus hautes rémunérations (10 points) » : pour obtenir ces 10 derniers points, une entreprise doit compter entre quatre et cinq femmes parmi ses 10 plus hauts salaires. Point d’attention : si un ou plusieurs indicateurs ne sont pas calculables, les autres indicateurs sont calculés en appliquant la règle de la proportionnalité, pour ramener la note globale sur 100.

Publication, déclaration et intégration à la BDESE

Jusqu’au 10 mars 2021, toutes les entreprises devaient publier sur leur site internet leur note globale sur 100 points. Depuis le 10 mars 2021, elles devront publier le résultat global de l’index et les résultats obtenus par chaque indicateur. L'index de l'égalité professionnelle et les résultats de chacun de ses indicateurs doivent être intégrés à la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) afin d'être mis à disposition du comité social et économique (CSE). Les résultats sont présentés par catégorie socio-professionnelle, niveau ou coefficient hiérarchique ou selon les niveaux de la méthode de cotation des postes de l'entreprise.

Les indicateurs ne pouvant pas être calculés doivent également être intégrés. Ils doivent alors être accompagnés de toutes les précisions expliquant les raisons pour lesquelles les indicateurs n'ont pas pu être calculés. L'index et les résultats obtenus à chaque indicateur doivent également être publiés sur le site internet de l'entreprise, au plus tard le 1er mars de chaque année. Cette publication doit être visible et lisible. Les informations doivent être consultables au moins jusqu’à la publication des résultats de l’année suivante. Si l’entreprise ne dispose pas de site internet, elle doit informer ses salariés des résultats.

Déclaration sur Égapro : toutes les entreprises d'au moins 50 salariés doivent publier les résultats obtenus lors du calcul de l'index sur Égapro. Cette publication doit avoir lieu chaque année, au plus tard le 1er mars. L'ensemble des informations est ainsi transmis aux services du ministre chargé du travail. Communiquer à l’Administration du travail (DREETS) le résultat global de l’index égalité professionnel, avec le détail des différents indicateurs analysés, le résultat de chaque indicateur, ainsi que, si nécessaire, les mesures de corrections envisagées ou déjà mises en œuvre (score inférieur à 75 points), les objectifs de progression de chacun des indicateurs (score inférieur à 85 points) et les modalités de publication de ces mesures et de ces objectifs.

Conséquences des scores et mesures de correction

Les résultats de l'index de l'égalité professionnelle ont des conséquences. Les entreprises dont la note est inférieure à 75 points/100 bénéficient de 3 ans pour mettre en place des actions de rattrapage. Les entreprises obtenant un résultat inférieur à 75 points doivent mettre en œuvre des mesures de correction, qui peuvent inclure la programmation de mesures financières de rattrapage salarial. Le contenu de ces mesures de correction est déterminé si cela a été prévu lors de la négociation sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes; sinon, par décision de l'employeur, après consultation du CSE.

Ces mesures de correction doivent être publiées sur le site internet de l'entreprise lorsqu'il en existe un, sur la même page que le niveau de résultat de l'index et les résultats de chaque indicateur. Elles doivent rester consultables sur le site internet de l'entreprise jusqu'à ce que celle-ci obtienne un résultat au moins égal à 75 points. L'employeur doit également en informer ses salariés. Ces mesures de correction doivent également être intégrées à la BDESE et publiées sur Égapro.

Sanctions : l'entreprise qui ne déclare pas son index de l'égalité professionnelle peut être sanctionnée. L'entreprise qui obtient un résultat inférieur à 75 points durant 3 années consécutives peut être sanctionnée. La sanction peut atteindre 1 % des rémunérations et gains versés aux travailleurs salariés ou assimilés au cours de l'année civile précédant l'expiration du délai de 3 ans. La sanction peut atteindre 1 % des rémunérations et gains versés aux travailleurs salariés ou assimilés au cours de la période où l'entreprise n'a pas respecté cette obligation.

Outils pratiques et accompagnement pour le calcul

Répondez à votre obligation grâce aux outils mis à votre disposition ! Pour vous accompagner dans l'élaboration de votre index égalité professionnelle femme/homme, nous vous proposons : un décryptage de cette obligation avec des circulaires juridiques détaillées; des outils facilitant le calcul de votre index avec la possibilité d’obtenir ses résultats automatiquement via la DSN (uniquement pour les entreprises de 50 à 250 salariés). Pour vous accompagner dans la prise en main des outils, un manuel d'utilisation, des tutoriels vidéos.

Le ministère du travail a mis en place un site dédié à l’index de l’égalité professionnel, egapro.travail.gouv.fr, à partir duquel les entreprises peuvent calculer leur index grâce à un simulateur-calculateur en ligne et le déclarer ainsi qu’un dispositif d’accompagnement complet pour les aider dans cette démarche. Dans ce cadre, de nombreuses organisations s’appuient désormais sur des logiciels de paie ou des solutions RH intégrées pour automatiser les calculs, fiabiliser les données utilisées et sécuriser la publication de l’Index. Les données de GrafiQ, notre logiciel RH, sont issues directement de votre DSN.

Tableau et traducteur DSN : le tableau de calcul de l’index Égalité Professionnelle - mensuel contient la base de données nécessaire au calcul des indicateurs, des tableaux croisés dynamiques qui compilent et calculent automatiquement les informations demandées pour le calcul de chaque indicateur. Le traducteur de DSN permet de traduire les informations de la DSN en base de données compréhensibles pour compléter directement la base de données du tableau de calcul. Pour extraire les données de votre DSN, demandez à votre comptable ou via le logiciel de paie. Les données générées sont mensuelles, il faudra répéter l’opération d’extraction des données pour chaque mois.

Bonnes pratiques pour les PME (50-250 salariés)

Anticipez : le calcul de votre index doit être réalisé au 1er mars. Cette démarche demande du temps. Anticipez !
Choisissez clairement votre période de référence et conservez la méthodologie appliquée.
Utilisez un tableau de calcul annuel ou mensuel adapté à vos données (DSN ou export paie).
Vérifiez et complétez les données manquantes issues de la DSN avant de calculer.
Publiez le résultat global et les résultats par indicateur sur votre site et intégrez-les à la BDESE.
Si score <85, définissez et publiez des objectifs de progression; si score <75, mettez en place des mesures de correction et un plan de rattrapage.

Points d’attention et limites de l’Index

L’index n’est pas la solution miracle et ne remplace pas l’obligation de négocier sur l’égalité professionnelle (entreprises d’au moins 50 salariés). L’obligation de publication d’un index en matière d’égalité hommes/femmes, au même titre que l’instauration de quotas, n’est évidemment pas la solution miracle pour instaurer une réelle égalité entre les hommes et les femmes. On l’aura compris, l’intérêt de cette obligation se mesure surtout au regard des actions correctrices mises en place. L’IEP incite les entreprises ayant de mauvais scores à engager des actions vertueuses en matière de politique salariale, dans une démarche d’amélioration à court, moyen puis long terme, qui contribuera à l’amélioration de leur marque employeur.

Certains points critiques persistent : l'indicateur des augmentations individuelles ne prend en compte que le nombre de salariés augmentés et pas nécessairement le montant des augmentations ; l'application de « seuils de tolérance » peut atténuer la lecture des écarts ; enfin, l'index ne détaille pas toujours les causes structurelles des inégalités, contrairement à l'outil conçu dans la Fonction publique qui détaille le poids des différentes causes des inégalités.

Ce qu’il faut retenir

L’Index mesure les écarts de rémunération, les augmentations, les promotions, les retours de congé maternité et la présence des femmes parmi les plus hauts salaires.
Toutes les entreprises employant au moins 50 salariés doivent calculer et publier leur Index chaque année avant le 1er mars.
Une note inférieure à 85 points impose des objectifs de progression; en-deçà de 75 points, il faut des mesures correctives sous 3 ans, sous peine de sanctions financières.
Utilisez les outils disponibles (tableaux, traducteur DSN, tutoriels) pour fiabiliser vos calculs et faciliter la publication sur Égapro.

Indicateur	Poids (50-250 salariés)
Écart de rémunération	40
Écart taux d'augmentations	35
Augmentations après congé maternité	15
Présence dans les 10 plus hautes rémunérations	10

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