Qu'est-ce que l'extrait Kbis et pourquoi est-il essentiel pour votre entreprise ?

L'extrait Kbis est un document officiel qui atteste de l'existence d'une entreprise française. Il est obligatoirement produit pour toute personne physique ou morale exerçant une activité commerciale dans l’hexagone. Le Kbis représente la carte d’identité de votre entreprise.

Ce document juridique est délivré par le Registre du commerce et des sociétés (RCS) dès que vous enregistrez votre activité. L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale. L'extrait Kbis d’une société est un acte authentique signé par le greffier du tribunal de commerce.

Ainsi, tout un chacun peut en demander un exemplaire. En France, l'extrait Kbis est considéré comme un document public. De multiples raisons peuvent motiver une telle demande.

Bien souvent, c'est l'entreprise elle-même qui requiert ce document pour confirmer son immatriculation officielle. Mais au-delà de cela, d'autres acteurs, qu'ils soient des entreprises ou de simples particuliers, peuvent vouloir examiner un Kbis. Leur objectif ? Les entités publiques, telles que les institutions et les organismes, peuvent également faire appel à ce document pour des contrôles administratifs ou dans le cadre de procédures réglementaires.

Qui est concerné par le Kbis ?

Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale. Il concerne donc toutes les personnes morales (EURL/SARL, SASU/SAS ou SA) exerçant une activité commerciale à une date mentionnée. Un auto-entrepreneur n’obtient pas de Kbis mais un extrait K : ce document est seulement dédié aux entrepreneurs qui gèrent leur entreprise en nom propre (en micro-entreprise ou en entreprise individuelle). Quant aux artisans qui n’exercent pas d’activité commerciale, ils ne sont pas non plus concernés par ce document.

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Attention: Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises. Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Pourquoi le Kbis est-il important ?

Le Kbis joue un rôle majeur dans la vie de votre entreprise : il ne sert pas qu’à prouver votre existence légale. Pour commencer, vous en avez besoin pour réaliser des transactions avec vos partenaires commerciaux, notamment pour émettre des factures juridiquement valables.

Ce document est aussi demandé pour de nombreuses formalités administratives, comme obtenir une subvention ou encore participer à un appel d’offres public. Vous en aurez aussi besoin pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise. Le Kbis est également nécessaire pour débloquer le capital social déposé pendant la phase de création d’entreprise.

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Le Kbis est fréquemment requis lors d'une candidature à un appel d'offres public, de l'ouverture d'un compte bancaire, ou encore d'un achat de matériel professionnel auprès de distributeurs. Toutes les entreprises inscrites au RCS doivent fournir un Kbis lorsqu’elles en sont sollicitées. Les auto-entrepreneurs, les professions libérales et les associations ne sont pas concernés par le Kbis. Ils doivent simplement fournir leur numéro SIREN.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Le Kbis est un document officiel attestant de la légalité d'une entreprise. Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, activer votre compte et récupérer les fonds, ce document devra aussi être présenté.

Que contient un extrait Kbis ?

Le Kbis d’une société regroupe tout ce que vous devez savoir sur l’identité et la création de l’entreprise. Et comme votre carte d’identité, il contient toutes les informations importantes sur votre entreprise : nom, capital social, adresse, date de création, etc. Ce document recense tous les actes qui sont intervenus en cours de vie sociale, mais aussi de nombreuses informations susceptibles d’intéresser les tiers (clients comme partenaires). Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale.

Changement de logo ou de dénomination sociale, modification de forme juridique, augmentation de capital, transfert de siège social, nouveau dirigeant, modification de date de clôture de l’exercice annuel, changement de l’objet social : de nombreux changements vous obligent à modifier votre Kbis. Il est essentiel de signaler tout changement au greffe dans le mois suivant son occurrence. L'exemple le plus courant est celui du changement d'adresse du siège social.

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Comment obtenir un extrait Kbis ?

Quant à savoir comment obtenir un Kbis, c’est assez simple : vous en obtiendrez plusieurs exemplaires après la création de votre société. Mais si vous avez besoin de plus de copies, pas d’inquiétude ! Vous pouvez aussi déposer une demande de Kbis auprès du tribunal (en physique ou par courrier) ou bien sur le site Infogreffe. Cette méthode vous permet de l’obtenir immédiatement, sans délai de réponse, mais elle est payante. Les dirigeants d’entreprise peuvent toutefois obtenir un extrait Kbis gratuit de leur entreprise sur le site Monidenum, un service proposé par le Conseil National des Greffiers et Infogreffe.

Pour obtenir un Kbis, rendez-vous sur le site Infogreffe. Après avoir créé un compte, recherchez le nom de l’entreprise souhaitée et accédez à sa fiche. Une fois sur la page, cliquez sur l’option « commander un Kbis ». Le document sera alors ajouté à votre panier. À l’étape suivante, vous pourrez choisir le format d’envoi désiré, électronique ou papier.

Coût d'un extrait Kbis

L'obtention d'un extrait Kbis a un coût de 2,24 euros HT. Si vous optez pour un format électronique, il faudra ajouter 0,57 euro, tandis que la version papier nécessitera un supplément de 0,97 euro.

Pour une immatriculation, comptez une dizaine de jours ouvrés à compter de la date de dépôt de votre dossier au greffe pour l’avoir en votre possession. Si vous êtes pressé, vous pouvez également demander un Kbis provisoire au greffe.

Votre extrait Kbis d’entreprise vous sera généralement envoyé dans un délai de 3 à 7 jours ouvrés après la date de dépôt de votre dossier au greffe. Vous êtes pressé ? Il est possible de demander un Kbis provisoire au greffe. Ce document peut être obtenu dans les 48 heures qui suivent le dépôt de votre dossier de création.

Procédure de modification du Kbis

Si lors de la création de votre entreprise, vous avez eu recours à un prestataire comme LegalPlace ou Legalstart, le processus est généralement simplifié. Vous n'aurez qu'à remplir un formulaire en ligne et fournir les pièces justificatives nécessaires. Si vous choisissez de gérer cela indépendamment, il sera nécessaire d'acter la décision, que ce soit par le président ou en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). Ensuite, vous devrez publier cette décision dans un Journal d'Annonces Légales (JAL). Puis, soumettez votre dossier via le formulaire M2 au greffe du tribunal de commerce pertinent.

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Durée de validité d'un Kbis

Le Kbis possède une durée de validité relativement courte (3 mois) puisque de nombreux évènements peuvent impacter la vie de l’entreprise. Une augmentation de capital social ou un changement de dirigeant suffisent à le rendre caduc ! À noter : tout comme un acte de naissance, le Kbis a une validité de 6 mois.

Conséquences de l'absence de Kbis

L’absence de Kbis pour les entreprises qui y sont soumises signifie que vous n’avez pas réalisé (ou finalisé) votre immatriculation auprès du RCS. Aux yeux de la loi, vous n’avez alors pas le droit d’exercer votre activité commerciale : ce serait du travail dissimulé. Sans lui, impossible d’émettre des factures valables ou de répondre à des appels d’offres.

Infogreffe : la plateforme incontournable

Que vous soyez entrepreneur ou particulier, Infogreffe est une plateforme qui peut s’avérer particulièrement utile. Grâce à sa base de données centralisée, vous pouvez accéder facilement à de nombreux documents lorsque vous souhaitez connaître des informations relatives à une entreprise spécifique. Quels services sont proposés par Infogreffe et comment vous servir de ce site ?

Infogreffe regroupe l’ensemble des données des greffes des tribunaux de commerce français. Les entrepreneurs et les particuliers peuvent accéder aux différents documents présents sur Infogreffe après avoir créé un compte. Infogreffe est une plateforme qui concentre l’ensemble des informations des différents greffes des tribunaux de commerce. Elle vous permet de connaître la situation juridique et économique des entreprises immatriculées en France en toute simplicité. L’ensemble des données est issu exclusivement de sources officielles. Infogreffe permet d’avoir accès à des informations vérifiées et régulièrement mises à jour sur l’ensemble des entreprises. En tant qu’entrepreneur, mais également en tant que particulier, vous pouvez ainsi prendre connaissance de la situation d’une entreprise. Vous pouvez ainsi découvrir si celle-ci a été placée en liquidation judiciaire ou consulter ses comptes annuels.

Infogreffe est un groupe d’intérêt économique qui regroupe les 141 greffes des tribunaux de commerce de la France métropolitaine et des départements et des régions d’outre-mer. Infogreffe permet de consulter sur son site les données légales, juridiques et économiques des entreprises immatriculées au registre des commerces et des sociétés. L’objectif du Registre du Commerce et des Sociétés avec le Kbis, c’est que chacun puisse prendre connaissance des informations qui y figurent.

Attention: Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises. Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes : Candidature à un marché public, Demande d'autorisation d'exploitation commerciale, Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire, etc.

Voici un tableau récapitulatif des informations clés concernant l'extrait Kbis :

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