Extrait Kbis Indisponible : Causes et Solutions

L'extrait Kbis est un document essentiel pour toute entreprise en France, agissant comme une carte d'identité. Il prouve l'existence légale de l'entreprise et contient des informations cruciales telles que la raison sociale, l'adresse du siège social, l'identité des dirigeants et la forme juridique. Cependant, il arrive que ce document soit introuvable ou indisponible, ce qui peut poser des problèmes pour les entrepreneurs. Cet article explore les causes possibles de cette indisponibilité et les solutions alternatives.

Où Récupérer un Extrait Kbis ?

Un extrait KBIS introuvable résulte peut-être d'une mauvaise recherche. Il faut, tout d'abord, savoir que ce document prouvant l'existence de la société et contenant des informations essentielles sur cette dernière (raison sociale, nom commerciale, identité des dirigeants, adresse, forme juridique, présence d'une éventuelle procédure de sauvegarde ou de redressement judiciaire...) est accessible à tous.

Le dirigeant est, cependant, le seul à pouvoir demander gratuitement son extrait KBIS sur le site monidenum. Les autres personnes (ainsi que le dirigeant, s'il le souhaite) doivent soit prendre contact avec le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise (ou avec le tribunal judiciaire en Alsace et en Moselle), soit faire une démarche en ligne sur infogreffe.fr. Cette dernière possibilité n'est, cependant, pas ouverte pour les entreprises dont le siège social est situé en Alsace, en Moselle ou en Guyane.

Plusieurs modalités de recherche sur les sites en ligne délivrant un KBIS sont possibles : nom de la société, nom du dirigeant, adresse. Mais, la méthode la plus sûre consiste à entrer le numéro de SIREN, c'est-à-dire le numéro d'identification à 9 chiffres, un numéro qui reste inchangé, pendant toute la durée de vie de la société. Ce numéro est communiqué, lors de la création de l'entreprise et est mentionné sur tous les documents émis par cette dernière, comme les devis ou les factures.

Sociétés Ayant un KBIS

Pour certaines entreprises, il est normal de ne pas trouver d'extrait KBIS, car ce document est réservé aux sociétés commerciales inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L'article L110-1 du code de commerce donne une définition de ces dernières. Il s'agit des entreprises , quelle que soit leur forme juridique, ayant une activité d'achat pour revente ou une vente de prestations de nature commerciale, comme une activité bancaire ou une activité de transport.

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Ainsi, une association à but non lucratif est inscrite au RCS, si elle émet des obligations. Il en est de même, pour les entreprises individuelles, y compris les micro-entrepreneurs anciennement nommés auto-entrepreneurs, qui ont une activité commerciale.

Cependant, ils ne sont pas titulaires d'un extrait KBIS mais d'un extrait K délivré de la même manière et reprenant les mêmes informations. A ce sujet, il faut savoir que les commerçants auto-entrepreneurs ont l'obligation de s'inscrire au RCS, depuis le 19 décembre 2014. Et, les auto-entrepreneurs ayant créé leur activité commerciale avant cette date avaient jusqu'au 19 décembre 2015, pour régulariser leur situation (loi n°2014-626 du 18 juin 2014 relative à l'artisanat, au commerce et aux très petites entreprises, dite « loi PINEL »).

A noter : les artisans-commerçants, comme les bouchers et les boulangers, doivent également s'inscrire au RCS et ont donc un extrait KBIS.

Équivalents de l'Extrait KBIS pour Professions Libérales et Artisans

Sauf dans le cas d'une double inscription, les artisans et professions libérales n'ont pas à accès à un extrait KBIS. Pourtant, ce document leur est régulièrement demandé, y compris par certains services publics. Ces professionnels doivent alors fournir un document équivalent au KBIS.

L'artisan exerçant à titre individuel ou dans le cadre d'une entreprise artisanale n'employant pas plus de 10 salariés doit s'inscrire au Répertoire des Métiers (RM) tenu par la Chambre des Métiers et de l'Artisanat (CMA). Cette dernière peut lui délivrer un extrait D1, y compris s'il est artisan auto-entrepreneur.

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En effet, comme les auto-entrepreneurs commerçants, les auto-entrepreneurs artisans ont l'obligation de s'inscrire au RM, depuis la loi Pinel de 2014.

Les activités relevant de l'artisanat sont listées dans un décret. Il s'agit d'activités nécessitant un savoir-faire particulier visant à produire ou transformer.

Quant aux professions libérales, il s'agit de professions délivrant des prestations intellectuelles, techniques ou de soins. N'ayant pas de KBIS, elles ont la possibilité de télécharger un avis de situation au répertoire SIRENE sur un site tenu par l'INSEE, afin de justifier de leur existence légale.

Procéder à l'Inscription au RCS

L'absence d'extrait KBIS peut être due à un oubli d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés ou à un refus d'inscription.

Cette inscription se fait directement au greffe du tribunal de commerce ou via un Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la chambre de commerce et de l'industrie. Pour être valide l'inscription doit émaner du représentant légal de l'entreprise ou d'un mandataire habilité.

Lire aussi: Immatriculation Guichet Unique

Ce représentant doit remplir un formulaire déclaratif et fournir des pièces justificatives, dont le mandat de la société. S'il manque des informations, une lettre est envoyée au demandeur. A ce sujet et pour éviter un retour de la correspondance à l'envoyeur, il convient de bien mentionner le nom de sa société sur la boite aux lettres du local commercial, dès la création.

Si le KBIS d'une entreprise commerciale est introuvable, il convient donc de contacter le greffe ou le CFE, pour s'assurer que l'enregistrement a bien été effectué et validé.

A noter : le greffe du tribunal de commerce délivre un premier extrait KBIS, dans un délai de 3 à 7 jours ouvrables. Il est, cependant, possible de demander un KBIS provisoire dans les 48 heures suivants l'immatriculation de la société.

Guichet Unique et Formalités d'Entreprise

Depuis le 1er janvier, les entreprises effectuent leurs formalités uniquement en ligne. Plus pratique ? En théorie, oui. Mais en pratique, pour le moment, pas toujours.

C’était l’une des dispositions de la loi Pacte de 2019 : la création d’un guichet unique, en ligne, pour toutes les formalités des entreprises (inscription-création, modifications, cessation). Auparavant, six acteurs différents pouvaient intervenir : les trois chambres consulaires (commerce et industrie, métiers et artisanat, agriculture) ; les greffes des tribunaux de commerce, l’Urssaf et les services fiscaux. Et il existait différentes entrées sur la toile. Depuis le 1er janvier, toutes les entreprises doivent procéder via formalites.entreprises.gouv.fr, un site géré, pour le compte de l’État, par l’Institut national de la propriété intellectuelle (INPI), jusque-là spécialisé dans la protection des marques et des innovations et guère habitué aux flux massifs de demandes.

Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique de l’INPI est venu remplacer le CFE et la plateforme infogreffe pour ce qui concerne les formalités d’entreprise. Seule l’e-platerfome de l’INPI est désormais habilitée à recevoir ces demandes.

En créant l’e-portail de l’INPI, les pouvoirs publics ont souhaité faciliter les démarches liées aux entreprises en rassemblant l’ensemble des procédures sur une plateforme unique. Cela simplifie les procédures et évite le changement d’interlocuteur en cours de démarche.

La plateforme permet en sus de suivre l’état d’avancement de vos démarches directement depuis votre compte.

Problèmes et Solutions Alternatives

Si ces éléments sont correctement vérifiés, il est alors possible que vous vous retrouviez face à un dysfonctionnement de l’INPI. Face à ces bugs de l’INPI, il est possible de contacter leurs services par le biais du formulaire disponible sur le site internet pour faire part de vos difficultés.

Il arrive en effet que le fournisseur (Infogreffre.fr, MonIdenum) rencontre un problème technique empêchant momentanément l’accès au service en ligne.

En cas de nécessité, les entreprises peuvent recourir à diverses solutions lorsqu’ils n’ont pas reçu leur extrait Kbis. Ces dernières varient selon le moment du cycle de vie de l’entreprise et ne constituent pas systématiquement une solution de remplacement parfaite.

Si l’entreprise est déjà immatriculée et que l’entrepreneur ne parvient pas à télécharger un extrait Kbis sur MonIdenum ou un site spécialisé, il pourra alors se tourner vers une vers d’autres moyens d’attester de l’existence de sa structure.

Par exemple, un avis de situation SIRENE, au format numérique, reprend une partie des informations présentes sur l’extrait Kbis. Il permet notamment de prouver l’existence légale de l’entreprise.

Pour obtenir ce document, il suffit de se rendre sur la page dédiée du site de l’INSEE. En renseignant le numéro Siren ou le numéro Siret de l’entreprise, il est possible d’accéder directement à sa fiche et de le télécharger gratuitement. Cependant, il convient de noter que l’avis de situation SIRENE ne remplace en rien un extrait Kbis. Il peut néanmoins vous être utile auprès de vos partenaires et de certains organismes tels que les banques, sans pour autant vous permettre de réaliser de formalités administratives.

Une autre solution consiste à télécharger un extrait RNE, au format numérique, qui atteste de l’immatriculation de l’entreprise au registre national des entreprises. Pour obtenir ce document en ligne, il suffit de se rendre sur le site internet de l’Inpi et de renseigner le numéro Siren de l’entreprise. Il sera ensuite possible de le télécharger en ligne. Une fois encore, cet extrait RNE, qui ne remplace pas l’extrait Kbis, peut permettre de réaliser certaines formalités, comme l’ouverture d’un compte en banque.

Tableau Récapitulatif des Documents Équivalents au KBIS

En conclusion, les raisons pour lesquelles un entrepreneur peut ne pas recevoir son extrait Kbis sont nombreuses. Il convient dans ce cas d’explorer toutes les pistes permettant d’expliquer la non-réception du document.

Impossibilité d’obtenir un extrait Kbis tant que l’immatriculation n’est pas effective.

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