Comment obtenir un extrait Kbis ou informations sur le gérant au registre du commerce

Pour que votre entreprise ait une existence légale, vous devez obtenir un extrait Kbis. Ce document atteste que l’entreprise est créée et qu’elle existe légalement (elle est enregistrée au registre du commerce et des sociétés). Autrement dit, vous avez besoin de cet extrait pour exercer votre activité légalement si votre entreprise relève normalement du registre du commerce et des sociétés.

Qu'est‑ce que l'extrait Kbis et à quoi il sert ?

Le Kbis est le seul document officiel et légal qui prouve et atteste de l’existence juridique d’une entreprise commerciale. L’extrait Kbis est le seul document qui permet de prouver l’immatriculation de votre entreprise, en justifiant son existence, ainsi que son activité commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). L’extrait Kbis contient ainsi le numéro siren qui est attribué à chaque entreprise lors de son immatriculation et qui permet d’obtenir un avis de situation au répertoire Sirene.

L’extrait Kbis sert pour banques, appels d’offres, assurances, etc. Vous avez besoin de prouver l’existence légale de votre entreprise pour une démarche importante ? L’extrait Kbis est le document officiel qu’il vous faut. Véritable carte d’identité de votre société, il est souvent demandé par les banques, les fournisseurs ou lors de candidatures à des marchés publics.

Qui peut l'obtenir et quelles différences avec d'autres extraits

La première personne à pouvoir obtenir son Kbis est le fondateur de l'entreprise. Cependant, il est possible pour tous d'obtenir le Kbis d'une société. Pour les personnes physiques, il faut demander un extrait K. L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est‑à‑dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro‑entrepreneurs. L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est‑à‑dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Une entreprise artisanale ou une profession libérale n’est pas immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), mais au Registre National des Entreprises (RNE). Par conséquent, elle ne possède ni extrait K ni Kbis. L’équivalent du K-bis pour les artisans s’appelle l’extrait D1. Pour les professions libérales, elles s’appuient sur leur numéro SIREN/SIRET et sur un avis de situation au répertoire Sirene.

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Validité pratique et fréquence de mise à jour

Un élément continue de faire foi : un extrait Kbis est considéré comme « à jour » s’il date de moins de trois mois. La durée de validité d’un extrait Kbis est de 3 mois. Il faudra donc le télécharger régulièrement. Pour un simple contrôle interne ou une vérification informelle, un Kbis plus ancien garde de l’intérêt. En revanche, de nombreux partenaires exigent un extrait de moins de trois mois pour s’assurer de l’actualité des données, notamment en matière de procédure collective.

Comment obtenir un extrait Kbis : démarches et canaux

Pour obtenir un extrait Kbis, le créateur d’entreprise doit demander l’immatriculation de son entreprise au registre du commerce et des sociétés auprès du greffe. La réalisation de cette formalité est obligatoire, car ce document justifie la création et l’existence légale de l’entreprise. Afin d’obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire de demander l’immatriculation de son entreprise. Sans accomplir ces formalités, il est impossible de détenir ce document.

Si vous ne vous chargez pas vous‑même de vos démarches de création d’entreprise, c’est le professionnel que vous avez sollicité, ou le service en ligne que vous utilisez, qui se charge de transmettre votre demande d’immatriculation. Une fois que votre dossier est réceptionné par le greffe, il sera analysé pour vérifier qu’il est complet et qu’il n’y a pas d’erreurs au niveau de vos formalités. Le cas échéant, vous recevrez un courrier qui vous précisera quels sont les documents manquants et/ou les erreurs constatées. Vous aurez ensuite la possibilité de procéder aux corrections. Dès que le dossier est complet et validé, le greffe procède à l’immatriculation de l’entreprise. En principe, vous recevrez votre extrait Kbis assez rapidement.

Plusieurs options s’offrent à vous pour récupérer un extrait Kbis. Le portail Infogreffe.fr est le site officiel des greffes des tribunaux de commerce pour la diffusion de l’information légale sur les entreprises. N’importe qui peut y commander l’extrait Kbis de n’importe quelle société immatriculée en France. Sur place, il vous suffira de communiquer le nom de la société ou son numéro SIREN au guichet. Le personnel du greffe vous délivrera l’extrait Kbis en version papier après règlement des frais.

Le moyen le plus efficace pour un dirigeant est d’utiliser le service MonIdenum. Ce service, mis en place par les greffes des tribunaux de commerce, permet de créer une identité numérique sécurisée. Une fois votre compte activé, vous pouvez vous connecter à votre espace personnel et télécharger gratuitement et de manière illimitée l’extrait Kbis de votre entreprise. Pour cela, vous devez activer votre compte personnel sur l’espace en ligne prévu à cet effet, sur le site monidenum.fr.

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Il reste enfin une option plus « terrain » : se rendre directement au greffe du tribunal de commerce où l’entreprise est immatriculée. Certains territoires, comme l’Alsace‑Moselle, gardent des particularités. Par exemple, l’accès via MonIdenum peut y être limité, et il faut alors s’adresser directement au tribunal compétent.

Coûts et services tiers

En France, conformément aux articles R.123-150 et R.123-152 du Code de commerce, seuls les greffiers des tribunaux de commerce sont habilités à délivrer des extraits Kbis. Les extraits Kbis délivrés directement par les greffes sont soumis à un tarif réglementé fixé par l'arrêté du 28 février 2024 relatif aux tarifs réglementés des greffiers des tribunaux de commerce. Ce tarif est de 3,85 € TTC pour un envoi par courrier et de 3,20 € TTC pour une transmission par voie électronique.

Certains sites web semblent promettre un Kbis gratuitement. Il y a aussi des systèmes qui permettent d’acquérir un extrait K‑Bis gratuitement, en échange des données personnelles concernant le demandeur. Le seul moyen d’obtenir un Kbis gratuitement est d’être le représentant légal de l’entreprise concernée. Non affilié au gouvernement, le site Kbis.services propose aux utilisateurs un service d’intermédiaire avec les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels, permettant d’obtenir un extrait d'immatriculation sans se déplacer comprenant la vérification de la commande, sa transmission au greffe du tribunal de commerce concerné ou autres organismes officiels et sa livraison par voie numérique sous 24h ouvrées. Le tarif du service est de 49.90 euros.

Sécurité et authenticité

Un extrait Kbis officiel obtenu via Infogreffe comporte des éléments de sécurité. Les versions numériques incluent généralement un QR code et un code de vérification. Les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels sont seuls autorisés à délivrer les extraits Kbis et autres documents officiels en relation aux entreprises.

Que faire en cas d'erreur ou de mise à jour à apporter ?

Il peut arriver que les informations figurant sur votre extrait Kbis contiennent une erreur ou ne soient plus à jour. Si vous constatez une anomalie (faute dans l’adresse, nom d’un dirigeant erroné…), vous devez impérativement demander une rectification auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Cette procédure permet de maintenir la fiabilité des informations publiées et opposables aux tiers.

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Alternatives et simplifications administratives

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Avant de commander un Kbis, vérifiez si la fourniture du document est toujours obligatoire. Pour la plupart des démarches avec les services publics (impôts, douanes, candidatures à des marchés publics), la communication de votre numéro SIREN est désormais suffisante. L’administration a accès directement aux informations via le RNE.

Informations complémentaires utiles

• Le numéro SIREN est l’identifiant unique d’une entreprise délivré par l’INSEE. Il comporte neuf chiffres et reste lié à l’entité juridique.
• Le SIRET identifie chaque établissement de l’entreprise et reprend les neuf chiffres du SIREN complétés par un code NIC à cinq chiffres.
• Pour demander le Kbis d’une entreprise, vous avez principalement besoin de son numéro SIREN (9 chiffres) ou de sa dénomination sociale exacte.
• L’extrait Kbis prouve l’existence juridique d’une entreprise commerciale et doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Tableau récapitulatif des modes d'obtention

Au fond, le bon réflexe consiste à identifier le document qui correspond à la réalité de ton activité plutôt qu’à chercher coûte que coûte un Kbis. Pour un dirigeant, la solution la plus directe consiste à créer un compte sur MonIdenum, à activer son identité numérique puis à télécharger gratuitement l’extrait Kbis en PDF.

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