Avantages et inconvénients de l'externalisation informatique pour les PME

L’externalisation informatique signifie pour une PME la délégation d’une partie ou de la totalité de son informatique à un prestataire informatique. Cette solution est de plus en plus courante chez les entreprises qui souhaitent optimiser leur budget tout en ayant accès à une expertise pointue.

Qu'est-ce que l'externalisation informatique ?

L’externalisation est le processus par lequel une entreprise confie une ou plusieurs de ses activités à un fournisseur externe, généralement dans le but de réduire les coûts, d’améliorer l’efficacité ou d’accéder à des compétences ou des ressources spécialisées. L’externalisation informatique est une pratique qui consiste à confier certaines tâches informatiques à une société spécialisée en la matière. L’externalisation informatique peut couvrir tout ou une partie du système d’information, en fonction des besoins, du niveau de maturité IT et des contraintes de l’entreprise.

Principales formes d’externalisation informatique

• Externalisation du support informatique : l’externalisation du support informatique consiste à confier la gestion du helpdesk, de l’assistance utilisateurs et du dépannage quotidien à un partenaire externe.
• Externalisation du service informatique complet : l’externalisation du service informatique englobe l’ensemble des fonctions : maintenance, administration réseau, cybersécurité, sauvegardes, support, etc.
• Externalisation des serveurs informatiques : externaliser l’hébergement et la gestion des serveurs permet de garantir disponibilité, sécurité et performance.
• Onshoring, Nearshoring, Offshoring : choix de localisation du prestataire qui impacte budget et communication.

Avantages pour les PME

Recourir à des professionnels hors de l’entreprise peut être particulièrement bénéfique à condition de bien choisir les missions ou les fonctions support à déléguer.

1. Réduction des coûts

Un des principaux attraits de l’externalisation informatique est la réduction des dépenses liées à la gestion interne du système d'information. En externalisant, les entreprises évitent les coûts d’acquisition et de maintenance de matériel, de licences logicielles, de recrutement et de formation. L’entreprise qui externalise son informatique, de son côté, ne paie qu’un forfait dont le montant est connu d’avance chaque mois.

2. Accès à une expertise spécialisée

L’externalisation informatique donne accès à un panel de spécialistes comme par exemple: la cybersécurité, la gestion des serveurs, la maintenance logicielle. Les sociétés d’externalisation informatique emploient souvent des spécialistes hautement qualifiés dans divers domaines technologiques. Ces experts disposent généralement de compétences à la pointe de l’informatique et sont à jour sur les dernières tendances technologiques.

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3. Sécurité renforcée et conformité

La cybersécurité est essentielle pour protéger les données et les systèmes contre les cyberattaques. Externaliser son informatique permet de renforcer la sécurité des données grâce à des outils de protection avancés, des politiques de sauvegarde régulières et une surveillance proactive. Les prestataires disposent souvent d’équipes spécialisées en sécurité informatique et restent généralement informés des dernières réglementations.

4. Flexibilité et évolutivité

Les fournisseurs de services informatiques externalisés peuvent offrir des solutions évolutives qui s’ajustent facilement en fonction de la croissance de l’entreprise. Les prestations peuvent s’adapter rapidement aux besoins réels de l’entreprise. Les PME n’ont de frais d’embauche, ni de formation, ni de matériel. Elles peuvent ajouter ou supprimer un élément de l’abonnement.

5. Concentration sur le cœur de métier

En externalisant leur informatique, les entreprises peuvent se concentrer plus amplement sur leur coeur d’activité premier tout en étant serein en ayant confié leur informatique à un partenaire de confiance. Sans la nécessité de gérer l’informatique en interne, les employés peuvent se concentrer sur des tâches plus productives qui correspondent à leurs compétences et à leur rôle au sein de l’entreprise.

6. Continuité d’activité et reprise après sinistre

En cas de panne ou de crise, les fournisseurs d’externalisation sont généralement capables d’offrir des solutions de reprise après sinistre et de continuité des activités. Cet atout assure une reprise rapide du travail et minimise également les interruptions d’activité.

Inconvénients et risques à considérer

Bien de l’opération ne manque pas d’avantages, l’externalisation a également ses inconvénients et ses risques. En effet, une entreprise qui choisit de recourir à des prestataires externes devra se reposer sur ces derniers pour l’exécution des tâches qui leur seront confiées.

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1. Perte de contrôle et dépendance

La société peut perdre le contrôle sur les activités qu’elle délègue. Les PME peuvent devenir dépendantes de leur prestataire informatique sur des aspects techniques ou stratégiques lorsqu’elles externalisent. Une dépendance excessive au prestataire en l’absence de règles de gouvernance claires peut poser problème.

2. Confidentialité et sécurité des données

L’externalisation informatique peut entraîner des risques de sécurité et de confidentialité pour les entreprises. Les entreprises doivent prendre certaines précautions pour s’assurer que leurs données confidentielles sont protégées et ne tombent pas entre de mauvaises mains.

3. Risques liés à la qualité et au contrôle

Le principal risque de l’externalisation est le risque de problèmes de contrôle qualité. Il peut être difficile de surveiller et de contrôler la qualité du travail effectué par les fournisseurs externes, en particulier lorsqu’ils travaillent à distance.

4. Coûts cachés et inadéquation des solutions

Les prestataires informatiques mettent en place des abonnements mensuels et ils peuvent comptabiliser des frais de dépassement pour certains incidents. Certaines entreprises proposent des solutions standardisées qui ne correspondent pas tout à fait aux besoins des PME. Vous pouvez vous retrouver confrontée à des imprévus comme des coûts cachés ou encore des problèmes liés à une évolution des besoins ou en cas de nécessité de modification du contrat conclu avec le prestataire.

5. Problèmes de coordination et barrière géographique

Rencontrer des difficultés dans la coordination des opérations liées à un projet unique, mais qui sont externalisées auprès de différentes entreprises. Ce qui peut être le cas si elle a opté pour la forme d’outsourcing dite « multisource » et que certaines sociétés auxquelles elle s’est adressée se trouvent sur différents continents et dans différents fuseaux horaires. Si vous choisissez d’externaliser vos services informatiques à l’étranger (outsourcing), il est possible que vous rencontriez des différences culturelles et linguistiques avec votre prestataire.

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Comment minimiser les risques ?

Pour toutes ces raisons, choisir le bon prestataire pour assurer votre externalisation est primordial. Faites vos recherches : avant de choisir votre prestataire informatique sur mesure, faites des recherches approfondies sur son expérience, son expertise. Vérifiez également ses services en matière de sécurité et de confidentialité. Recherchez un prestataire ayant une expertise avérée dans votre secteur d’activité ainsi qu’une expérience dans la gestion de projets similaires au vôtre.

• Communiquez clairement : Assurez vous de communiquer clairement vos attentes et vos exigences au fournisseur externe dès le début de la relation.
• Surveillez et contrôlez : Surveillez régulièrement le travail effectué par le fournisseur externe et effectuez des contrôles de qualité réguliers.
• Privilégiez des prestataires certifiés : Il est recommandé de choisir un prestataire certifié ISO 27001 et de signer un contrat très explicite sur les différentes fonctions de celui-ci.
• Préférez des acteurs locaux si la proximité est stratégique : un prestataire local implique de la confiance et permet de nouer un échange simplifié et authentique.
• Définissez un cadre contractuel clair : outil de pilotage, SLA, KPI, modalités d’intervention et de facturation doivent être explicités.

Critères de choix d’un prestataire

Expérience et références clients : privilégiez les acteurs ayant déjà accompagné des entreprises de taille et de secteur similaires. Compétences techniques : externalisation serveur informatique, cybersécurité, cloud, support, gestion réseau… Proximité et réactivité : en cas d’incident, la capacité à intervenir rapidement est primordiale. Transparence des offres : le contrat doit être clair, sans frais cachés. Accompagnement stratégique : au-delà de la technique, le partenaire doit conseiller sur les évolutions possibles du système d'information.

Tableau récapitulatif : réflexes gagnants et pièges à éviter

Cas pratiques et retours d’expérience

L'exemple concret d'Arianee : Avant d’externaliser gestion de parc avec Everping, les équipes DevOps et RH d'Arianee manquaient de visibilité sur leur flotte et passaient trop de temps à gérer le support en interne. En s'appuyant sur l'automatisation de la configuration des postes (Zero-Touch) par Everping et la centralisation du support sur Slack, ils ont fluidifié leurs onboardings et libéré leurs experts techniques des interruptions quotidiennes. Aujourd'hui, grâce à l'accompagnement d'Everping, un nouvel arrivant reçoit son Mac déjà configuré, prêt à l'emploi.

Fort de l'accompagnement de plus de 500 entreprises rencontrées sur les 3 dernières années chez Everping, nous avons constaté que l'externalisation est le seul moyen d'obtenir une sécurité de pointe et des processus robustes sans la complexité humaine et financière associée.

Pour qui et quand externaliser ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il y arrive toujours un moment où il n’est pas ou plus possible de tout réaliser en interne sans modifier le fonctionnement de l’entreprise. Les TPE/PME profitent pleinement de ses avantages et finissent par s’y attacher dans la durée. Les entreprises en pleine croissance ou connaissant des périodes plus creuses, choisir d’externaliser certaines tâches permet de profiter de ressources sans toucher à l’effectif en place.

Il est quand même préférable de vous concentrer principalement sur celles qui vous apportent en rentabilité et en productivité. Par conséquent, déléguez les tâches les plus chronophages.

Résumé des fonctions fréquemment externalisées

• La maintenance de l’infrastructure : serveurs, stockage, architecture réseau.
• La gestion du réseau : connectivité, gestion des pare-feu, sécurité VPN.
• Le support technique et helpdesk : dépannage, assistance à distance.
• Solutions cloud : migration, gestion du cloud hybride, intégrations SaaS.
• Administration du système d'information et supervision.

Lorsque l’externalisation est correctement structurée, elle reste un levier fiable, à condition de définir un cadre précis et des modalités de suivi adaptées. Le choix du prestataire est un facteur déterminant dans la réussite d’une externalisation informatique. Ces critères permettent de distinguer un simple fournisseur d’un véritable partenaire capable d’accompagner l’entreprise sur le long terme.

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