Récupérer la TVA sur les Notes de Frais : Guide Complet

Lorsque vous engagez des dépenses pour le compte de votre entreprise, il est essentiel de créer une note de frais afin de vous faire rembourser. Cette note comprend souvent une part de TVA. Si votre entreprise est assujettie à cette taxe, vous avez la possibilité de la récupérer sur vos dépenses. Ce guide vous explique en détail comment récupérer la TVA sur vos notes de frais, en respectant les règles et conditions spécifiques.

Principes Fondamentaux de la Récupération de la TVA

La récupération de la TVA sur les notes de frais est soumise à des règles spécifiques. Pour qu'une entreprise puisse déduire la TVA, plusieurs critères doivent être respectés :

• Les dépenses engagées doivent servir les intérêts de l'entreprise.
• Elles doivent être justifiées par des factures conformes, indiquant clairement la TVA payée.
• La facture doit être libellée au nom de l'entreprise, et la TVA doit être exigible chez le fournisseur.

Attention : Seules les entreprises assujetties à la TVA peuvent récupérer celle-ci sur leurs notes de frais. Si votre entreprise n'est pas assujettie à la TVA (par exemple, une micro-entreprise en dessous des seuils de chiffre d'affaires), la récupération est impossible.

Cas Pratiques sur Différents Types de Dépenses

Chaque type de dépense implique des conditions spécifiques pour la récupération de la TVA. Une gestion minutieuse vous permet d'optimiser votre trésorerie.

TVA sur les Frais de Déplacement et de Transport

En général, la TVA n'est pas récupérable sur les dépenses de transport comme les billets d'avion, de train ou de bateau. Il en est de même pour les indemnités kilométriques et certaines dépenses de stationnement (sauf celles destinées aux clients ou au personnel). Seule la TVA sur les péages est généralement récupérable.

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TVA sur les Frais de Restauration et d’Hébergement

Vous pouvez récupérer la TVA sur vos frais de repas, même sans la présence de clients, à condition que les repas soient pris dans un cadre professionnel. Pour l'hébergement, la récupération n’est pas applicable pour les frais liés au logement des dirigeants ou employés.

TVA sur les Frais Divers (Matériel, Fournitures, etc.)

Si vous achetez du matériel professionnel ou des fournitures de bureau, la récupération de la TVA est possible si les factures sont correctement libellées au nom de l’entreprise. Pour une comptabilisation précise, chaque facture doit détailler :

• Le montant HT (hors taxe)
• Le taux et le montant de la TVA
• Le montant TTC (toutes taxes comprises)

Gestion des Notes de Frais pour Faciliter la Récupération de la TVA

Voici quelques conseils pour faciliter la récupération de la TVA sur vos notes de frais :

• Collecter et vérifier les justificatifs : Assurez-vous que chaque dépense est justifiée par une facture en bonne et due forme, indiquant clairement le montant de la TVA.
• Enregistrer les notes de frais : Utilisez un système de gestion des notes de frais pour enregistrer et classer toutes les dépenses.
• Respecter les règles de TVA : Familiarisez-vous avec les règles de TVA applicables à chaque type de dépense.

Outils pour la Gestion des Notes de Frais

L'utilisation d’outils transforme la gestion des notes de frais. Ces outils permettent l'enregistrement, le traitement et la récupération de la TVA de manière simplifiée, souvent par une simple capture de la facture via son smartphone. Ces outils permettent l'enregistrement, le traitement, et la récupération de la TVA de manière simplifiée, souvent par une simple capture de la facture via son smartphone.

Conformité et Contrôles Internes

Assurer la conformité des notes de frais avec les normes fiscales est crucial. Un logiciel intégré aide à stocker les données de manière sécurisée et à maintenir l'ordre et la précision nécessaire pour les audits. Les différentes données doivent être bien classées et facilement accessibles. La coordination entre les équipes RH et comptables est essentielle.

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La TVA ne peut être déduite par l’entreprise que si elle est en contrepartie exigible chez le fournisseur. Qu'il s'agisse de biens ou de services, la TVA déductible est en principe celle qui figure sur la facture (CGI, art. 271, II-2).

Sur Quels Types de Frais la TVA est-elle Récupérable ? Les Règles

Voici un aperçu des types de frais et des règles spécifiques à la récupération de la TVA :

Les Frais de Repas

La TVA est entièrement déductible des frais de repas dès lors que ceux-ci sont pris dans le cadre d’une mission ou d’un déplacement. D’autres sont également éligibles à la récupération de TVA, tels que les repas d’affaires, les frais de réception (événements de fin d’année ou de représentation), ou encore ceux pris dans le cadre d’une réunion professionnelle.

Les Coûts de Déplacement, Parkings et Péages

La plupart des coûts de déplacement n’ouvrent pas droit à la déduction de TVA. Seules les TVA sur les tickets de péage, la location et l’entretien de véhicules utilitaires ainsi que les tickets de parking sont déductibles. En revanche, ceux concernant le transport de personnes (bus, train, avion…) ou la location et l’entretien de véhicules de tourisme ne permettent pas de récupérer la TVA.

Les Frais Relatifs au Carburant

La TVA sur le carburant des véhicules personnels des salariés sort du champ d’application de la TVA. Seules les TVA sur le carburant des véhicules de société et de location sont déductibles selon qu’il s’agisse de véhicules de tourisme (VP) ou de véhicules utilitaires (VU). De plus, le carburant utilisé a également un impact sur la part de la TVA. Depuis 2022, les règles de récupération de la TVA sur l’essence sont identiques à celles du gazole.

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Les Coûts d’Hébergement

La TVA sur les coûts d’hébergement (hôtel, appart-hôtel ou airbnb) n’est pas déductible. Seule la part “repas” (petit-déjeuner) peut prétendre à une opération de récupération de TVA à condition qu’elle fasse l’objet d’une ligne distincte dans la facture. Toutefois, dans le cadre d’une mission de longue durée, ils peuvent être remboursés. Ce sont alors les règles de l’Urssaf qui s’appliquent.

Les Cadeaux d’Entreprise et Objets Promotionnels

Considérés comme des cadeaux d’affaires, les objets promotionnels et les cadeaux de fin d’année peuvent bénéficier d’une récupération de TVA si la valeur totale n’excède pas 73 euros TTC par client (seuil 2025).

Comment Déduire la TVA sur les Frais ?

En France, la TVA est déductible pour les professionnels à partir du moment où ces frais sont nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Mais dès lors qu'il y a une règle, il y a des exceptions... Par exemple les taux de TVA diffèrent selon la nature des biens et services, comme c’est le cas pour la TVA en restauration.

La TVA sur les Frais : Les Exceptions de Déductibilité

Les règles de déductibilité de TVA peuvent paraître assez étranges, en voici quelques exemples :

• Pour les restaurants, la TVA sur les frais de restauration est déductible seulement s'il s'agit de frais nécessaire à l'activité de l'entreprise, c'est-à-dire s'il s'agit d'un repas avec un client ou d'un déplacement professionnel.
• Pour ce qui est des Hôtels, la TVA est déductible seulement pour les chambres des clients.
• La déductibilité de la TVA sur le gazole sera normalement progressivement étendue à l'essence.
• La TVA sur le péage est déductible.
• La TVA parking est déductible seulement pour des emplacements réservés aux clients.

N'est pas déductible la TVA sur les frais relative à l'acquisition de certains produits ou services comme :

• les dépenses de logement faites au bénéfice des dirigeants ou des salariés de l'entreprise (sauf pour les logements fournis gratuitement aux personnels de sécurité, de gardiennage et de surveillance),
• les véhicules de transport de personnes qui sont inscrites à l'actif de l'entreprise (sauf pour les entreprises de transport de voyageurs, les loueurs de véhicules ou les auto-écoles),
• les biens cédés gratuitement ou à un prix inférieur à leur valeur normale (cadeaux), sauf quand il s'agit de biens de très faible valeur (valeur unitaire de 73 euros TTC, par objet et par an pour un même bénéficiaire),
• les services liés à des biens exclus du dispositif.

Déduction de la TVA sur les Frais : Quelles Conditions Dois-je Remplir ?

Il faut savoir qu'il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur vos notes de frais, à certaines conditions. Si une entreprise souhaite récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être réunies :

• les dépenses réalisées doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
• pour chaque dépense, une facture doit être présentée, qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée,
• la facture en question doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant,
• la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.

À noter : en fonction de la nature de la dépense, les règles liées à l’exigibilité de la TVA sont différentes. Sur une prestation de services, par exemple, le droit à déduction apparait uniquement lorsque la prestation est payée. Lorsque la prestation est réglée, une note de frais doit toujours être soutenue par les factures originales, libellées au nom de l’entreprise, afin que celle-ci puisse enfin récupérer la TVA.

La déduction de la TVA doit être imputée en priorité sur la TVA dont le professionnel est redevable (TVA brute ou collectée). Afin de déduire la TVA sur les frais, il faut remplir plusieurs conditions obligatoires. La facture doit contenir le nom et adresse du client et du fournisseur, ainsi que le numéro intracommunautaire du fournisseur, détail de la TVA par taux, montant de la TVA, du HT, du TTC.

Encore une fois, il existe une exception pour la TVA sur les frais de restauration, si la note est inférieur à un total de 150 euros, un ticket de caisse suffit, mais il faut tout de même qu'apparaissent les différents montants de la TVA, le taux de la TVA, le HT et le TTC.

Le Crédit de TVA : Définition

Lorsque la taxe déductible est supérieure à la taxe collectée, la somme excédentaire constitue dès lors un crédit de TVA. Ce crédit de TVA peut être :

• soit imputé sur les prochaines déclarations de TVA,
• soit faire l'objet d'une demande de remboursement si l'imputation n'est pas possible, selon une périodicité et sous conditions de seuils qui dépendent du régime d'imposition de l'entreprise,
• soit imputé sur l'échéance future d'un autre impôt professionnel.

Régime Réel Simplifié de TVA

Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel ou semestriel.

Remboursement Annuel de TVA

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €. Pour faire une demande de remboursement annuel de crédit de TVA, il faut que le montant du crédit de TVA de l'entreprise soit au moins égal à 150 €. La demande doit être faite au moment de la déclaration annuelle de TVA :

• Si l'exercice comptable de l'entreprise coïncide avec une année civile : au plus tard le 2e jour ouvré suivant le 1er mai.
• Si l'exercice comptable de l'entreprise ne coïncide pas avec une année civile : au plus tard 3 mois après la date de clôture de l'exercice.

La demande de remboursement doit être faite à l'aide du formulaire n° 3517-S.

Remboursement Semestriel

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €. Pour faire une demande de remboursement semestriel de crédit de TVA, il faut que le crédit de TVA soit au moins égal à 760 €. La demande doit être faite tous les 6 mois à partir de la date de clôture de l'exercice comptable de l'entreprise au moment de la déclaration de TVA qu'elle réalise ce mois-là. La demande de doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519. Elle doit également joindre à sa demande de remboursement les factures qui indiquent le montant de la TVA dont le remboursement est demandé.

Régime Réel Normal de TVA

Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel, trimestriel ou mensuel.

Remboursement Annuel de TVA

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €. Pour faire une demande de remboursement annuel de crédit de TVA, il faut que le montant de du crédit de TVA soit au moins égal à 150 €. La demande doit être faite au moment de la déclaration de TVA de janvier correspondant à la TVA du mois de décembre ou du 4e trimestre. La demande de remboursement doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519.

Remboursement Trimestriel

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €. Pour faire une demande de remboursement trimestriel de crédit de TVA, il faut que le crédit de TVA soit au moins égal à 760 €. Une demande peut être faite le mois qui suit les 3 premiers trimestres de l'année. Autrement dit, le remboursement peut être demandé lors de la déclaration de TVA faite entre le 15 et le 24 avril, le 15 et la 24 juillet ou le 15 et la 24 octobre. La demande doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519. L'entreprise doit également joindre à sa demande de remboursement les factures qui indiquent le montant de la TVA dont elle demande le remboursement.

Remboursement Mensuel

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €. Pour faire une demande de remboursement mensuel de crédit de TVA, il faut que le crédit de TVA soit au moins égal à 760 €. La demande doit être faite chaque mois au moment de la déclaration de TVA de l'entreprise à l'aide du formulaire n° 3519.

Biens et Services Exclus du Droit à Déduction

Même si la TVA qui s'applique sur les achats professionnels est en principe déductible, certains achats de biens ou de services sont exclus. Il s'agit par exemple des achats suivants :

• Biens ou services liés au logement fourni gratuitement aux dirigeants et au personnel de l'entreprise. Cela ne concerne pas le personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance logé sur les chantiers ou dans les locaux de l'entreprise.
• Cadeaux ne dépassant pas 73 € TTC par objet et par an pour un même bénéficiaire (à destination des clients, des fournisseurs ou du personnel)
• Biens ou services utilisés à plus de 90 % à des fins étrangères à l'entreprise (par exemple, un entrepreneur achète un logiciel qu'il utilise à plus de 90 % pour ses besoins personnels)
• Véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte (usage professionnel et personnel) et qui appartiennent à l'entreprise. Cela ne concerne pas les entreprises de transport de voyageurs, les entreprises de locations de véhicules soumises à la TVA et les auto-écoles.

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