Le Guichet Unique de l'INPI: Simplification des Formalités d'Entreprises et Suivi de Dossier

Le Guichet unique des formalités d’entreprises a été mis en place pour simplifier et moderniser les démarches administratives des entreprises. Il centralise toutes les formalités en un seul point d'entrée, incluant les demandes d’immatriculation, les cessations, les modifications, et les dépôts des comptes annuels.

Qu'est-ce que le Guichet Unique ?

Sa mise en place s'inscrit dans le cadre de la loi Pacte (Plan d'action pour la croissance et la transformation des entreprises). L'objectif est de faciliter la vie des entreprises en évitant les redondances et en réduisant les délais de traitement.

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. Ce « guichet unique » remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés. Il concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité.

Le GU remplace les six réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE), qui existaient depuis les années 1980 et qui étaient gérés par les réseaux consulaires (chambres de commerce et d’industrie, chambre de métiers et de l’artisanat, chambres d’agriculture), les greffes, la DGFiP et l’Urssaf.

L’INPI et son guichet unique permettent à tout entrepreneur de réaliser les démarches qui se rattachent à la vie sociale d’une entreprise, quel qu’en soit le type. La loi Pacte lui a permis d’étendre sa compétence dans la gestion de son site qui centralise l’ensemble des démarches susmentionnées. Ce guichet unique constitue une amélioration certaine des procédures en supprimant tous les autres intervenants.

La loi Pacte a apporté un profond bouleversement dans cette organisation. Depuis début janvier 2023, le guichet unique est devenu légalement autorisé à réaliser la totalité des formalités administratives en lien avec les entreprises.

Qui peut utiliser le Guichet des formalités des entreprises ?

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les formalités en ligne. Il peut également demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation. Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat. Un modèle de mandat est disponible sur le site.

Une copie de l'acte de délégation ou du mandat devra être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le site.

Comment fonctionne le Guichet des formalités des entreprises ?

Le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur lors de sa première connexion. Ce compte utilisateur est personnel. Les détenteurs d'un compte « e-procédures » à l'Inpi peuvent utiliser ce compte pour utiliser le site du guichet des formalités des entreprises.

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires.

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Concrètement, depuis un espace sécurisé, il permet aux entrepreneurs de découvrir les étapes pour préparer et envoyer leurs demandes. Le guichet unique est l’interlocuteur unique des entrepreneurs qui désirent réaliser les diverses démarches permettant de régulariser la situation d’une entreprise. L’entreprise pourra être immatriculée au registre national des entreprises (RNE).

Ce guichet accompagne le dirigeant d’entreprise dans toutes les étapes du processus de modification qui s’opère au sein de l’entreprise.

Comment créer sa société seul sur l’INPI (guichet unique 2025)

Les Étapes Essentielles

Un entrepreneur est amené à faire face à de nombreuses situations dans le cadre de la gestion d’entreprise. À chaque étape essentielle de la vie de cette dernière, il est inévitable d’accomplir certaines formalités.

Pour la création de l’entreprise, il est nécessaire de se rendre sur l’onglet « Créer une entreprise ». Le site met à la disposition du déclarant un formulaire dynamique afin de lui permettre de fournir toutes les informations utiles pour parvenir à créer l’entreprise souhaitée. Il est libre de choisir l’ordre qui lui convient pour remplir ce document. Il lui est également possible d’enregistrer la saisie déjà effectuée et de revenir ultérieurement pour finaliser le processus.

Les déclarants doivent prendre le temps de bien lire et comprendre les éléments du formulaire afin de s’assurer de donner les bons renseignements.

Modification d'Entreprise

Pour différentes raisons, le dirigeant d’une société en activité peut être amené également à effectuer certaines modifications. Pour ce faire, il devra accomplir une formalité réalisable à partir du guichet unique. Il faut rattacher l’entreprise à un compte utilisateur, en faisant une recherche de la structure dans la base de données du portail de l’INPI.

Il est possible que la plateforme procède à une certaine vérification, afin de déterminer si le déclarant bénéficie de toutes les autorisations nécessaires pour réaliser toutes les formalités de modification de l’entreprise. Dès que la structure est clairement identifiée et sélectionnée, il lui sera possible de cliquer sur l’option « Effectuer une formalité de modification ».

Cessation d'Activité

Concernant la cessation d’activité, le déclarant devra identifier également l’entreprise. Par la suite, il pourra accéder au formulaire pour réaliser de manière effective l’acte de cessation.

Suivi de Dossier et Assistance

En outre, il est bon de noter que la plateforme propose diverses options dans un tableau de bord qui permet de suivre toute l’avancée du traitement des dossiers. De plus, à l’aide du tableau de bord présent sur la plateforme, les utilisateurs peuvent non seulement faire un suivi de l’état d’avancement de leur demande, mais également réaliser quelques actes d’administration.

Dans le cas où ils auraient des difficultés pour s’adapter à cet outil, la plateforme propose aussi une assistance gratuite. Les utilisateurs peuvent alors bénéficier d’un accompagnement tout au long de leur démarche. Cette aide peut aussi bien se concentrer sur les questions techniques (concernant notamment l’utilisation globale du site) que sur les questions réglementaires.

Tous les entrepreneurs et dirigeants d’entreprise sont autorisés à accéder directement au guichet unique pour pouvoir choisir la démarche qu’ils souhaitent réaliser. Mais pour avoir accès à l’outil, le déclarant doit être en mesure de fournir tous les justificatifs qui lui seront demandés.

Autres Formalités Importantes

La rédaction des statuts s’effectue dès la phase de création de l’entreprise. Ils seront toujours rattachés à la structure en question tout au long de sa vie sociale et jouent un rôle essentiel dans l’organisation de son mode de fonctionnement. Entre autres, ils contiennent tous les détails concernant les démarches sociales, fiscales et juridiques.

Il convient de savoir également que tout entrepreneur doit être en mesure de domicilier son entreprise. Il s’agit de l’adresse administrative et juridique de la structure, qui devra être inscrite dans tous les documents officiels, même si les activités sont réalisées à un autre endroit.

Au sujet de la déclaration des bénéficiaires effectifs, elle a été instituée pour permettre d’identifier clairement les personnes qui exercent effectivement un contrôle sur l’entreprise, ce qui contribue à lutter contre la corruption. C’est également une obligation pour toute structure immatriculée au RCS. Concrètement, il s’agit de toute personne qui dispose, au minimum, de 25 % du capital ou des droits de vote.

D’autre part, il faudra obtenir une attestation de publication dans un journal d’annonces légales lors de l’accomplissement d’une formalité sur le guichet unique. L’avis vise à informer le public de la démarche à accomplir.

Signature Électronique

Le guichet unique est une plateforme en ligne. Les dossiers doivent alors se présenter sous une forme numérique. Suivant les cas, il est possible d’utiliser une signature électronique sur l’INPI simple ou avancée (sécurisée).

Concernant les démarches pour la modification et pour la cessation de l’activité, le représentant de la structure ne peut effectuer la validation qu’avec une signature électronique avancée, qui dispose d’un haut niveau de sécurité.

Pour signer un document par signature électronique sur le guichet unique de l'INPI, il convient de disposer d'un compte FranceConnect+, qui correspond à un service d'authentification à la sécurité renforcée. Ce dispositif est différent de FranceConnect, qui permet d'utiliser les identifiants de connexion d'autres sites gouvernementaux pour accéder à un service.

INPI et Guichet Unique: Quelle est la différence ?

Le Guichet unique correspond à une fonctionnalité de l'institut national de la propriété industrielle (INPI) qui regroupe sur une même interface l'intégralité des formalités liées à la création et à la gestion d'une entreprise, quelle que soit sa forme juridique.

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