Comprendre la Signature Électronique Certifiée INPI : Guide Complet

Dans un monde de plus en plus digitalisé, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les formalités administratives. C'est particulièrement le cas pour l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle joue un rôle crucial pour les démarches d'entreprise. Cet article a pour but de vous éclairer sur l'importance et l'utilisation de la signature électronique auprès de l'INPI.

La signature électronique est un système permettant d'apposer sa signature sur des documents numériques en ligne. Elle sert à garantir l'intégrité et l'authenticité d'un document électronique grâce à des certificats associés. Dans le cas de l’INPI, c’est la signature électronique reposant sur un certificat qualifié qui va nous intéresser pour la création, cession ou modification d’une entreprise.

L'INPI utilise la signature électronique pour sécuriser ses documents et processus. Grâce au Guichet Unique, l'INPI centralise toutes les démarches administratives liées à la propriété industrielle, facilitant ainsi les procédures pour les entreprises. Simplifiez dès aujourd’hui la signature de toutes vos formalités INPI avec le Guichet Unique et la signature électronique.

Signer ses formalités INPI avec la signature électronique Yousign

Qu'est-ce que le Guichet Unique et son Rôle ?

Le Guichet Unique est une plateforme centralisée qui simplifie les démarches administratives pour les entreprises en regroupant l’ensemble des formalités nécessaires en un seul point d’accès. Son rôle est de faciliter la création, la modification, et la gestion des entreprises en permettant aux utilisateurs de soumettre leurs documents et leurs déclarations de manière plus efficace et sécurisée. En intégrant des services comme la signature électronique avec Yousign, le Guichet Unique assure un traitement rapide et conforme des formalités, tout en réduisant la complexité et les délais administratifs.

Le Guichet Unique de l’INPI remplace un système complexe et obsolète, composé de 6 portails opérés par différents organismes (Chambres de Commerce et d’Industrie, Greffes, URSSAF…). Il met fin également à l’utilisation de plus de 50 formulaires Cerfa différents, utilisés pour les formalités papier. Demain, grâce à ce portail e-procédures unique faisant l’interface avec les administrations compétentes, les formalités d’entreprises seront plus simples à réaliser pour les déclarants. Lors de sa première connexion au Guichet Unique (portail e-procédures), le déclarant doit commencer par créer un compte utilisateur.

Comment Se Passe la Signature d’une Formalité sur le Guichet Unique de l’INPI ?

Il convient d’abord de savoir que la signature électronique sur l’INPI permet à chaque déclarant de s’authentifier et de garantir son identité. Pour ce faire, il faut télécharger la synthèse non modifiable de la formalité sur le guichet unique et la signer en utilisant le logiciel de son choix. Après, il ne restera plus qu’à téléverser le document signé sur la plateforme numérique.

Une fois connecté, il peut procéder aux différentes formalités et procédures INPI, en suivant les étapes pas-à-pas. En fin de parcours, le déclarant doit télécharger un récapitulatif au format PDF, le signer électroniquement avec le logiciel de son choix, puis l’importer en retour sur le portail du Guichet Unique.

Pour les formalités de création d’entreprise, le Guichet Unique de l’INPI n’exige qu’une signature « simple ». Pour toute formalité de modification ou de cessation d’activité, le portail e-procédures exige un niveau de signature plus élevé.

Les Niveaux de Signature Électronique Requis par l'INPI

Pour signer les formalités du Guichet Unique, l'INPI exige l'utilisation d’un certificat électronique qualifié. Il existe trois types de signatures électroniques sur le site de l’INPI : simple, avancée et qualifiée.

Selon le règlement eIDAS, elle se décline en trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. En France, comme dans de nombreux pays européens, la signature électronique est encadrée par des textes de loi et des règlements précis.

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La signature électronique avancée est possible avec une connexion FranceConnect ou en faisant appel à un tiers de confiance.Une signature électronique INPI est un mode de signature numérique, réalisé en ligne. Ainsi, pour une création d’autoentreprise, il suffit au déclarant de cocher une case de signature et de déclaration sur l’honneur.

Sur le site de l’INPI, par exemple sur le Guichet Unique, lorsque vous créez, modifiez ou cessez une activité autoentrepreneur, vous devez signer ces documents de manière électronique.

Si vous avez besoin d’une signature électronique INPI qualifiée, vous pouvez signer avec FranceConnect ou utiliser une signature électronique certifiée par un tiers de confiance. À la fin de votre démarche sur le site INPI, vous devez télécharger, signer et réimporter la synthèse signée.

Les Différents Niveaux de Signature Électronique

Il existe 4 niveaux de signatures électroniques sur le marché :

La signature électronique simple : est couramment utilisée du fait de sa simplicité d’utilisation. Toutefois de par cette simplicité, cette signature électronique représente un niveau de sécurité faible. En effet, l’identification du signataire n’est pas forcément garantie de manière certaine. Cela ne permet donc pas de s’assurer de la non-répudiation du document signé.
La signature électronique avancée : correspond au 2nd niveau prévu par le règlement eIDAS. Elle répond à des exigences spécifiques définies par la réglementation en vigueur. Ils doivent permettre d’identifier le signataire. Cette identification permet d’établir un début d’élément de preuve.
La signature électronique avancée reposant sur un certificat électronique qualifié : est le 3eme niveau de signature électronique. Ce niveau de signature électronique est possible parce qu’il est fourni par un Prestataire de Services de Confiances (PSCE). En France, ce dernier fait l’objet d’audits réguliers par un tiers indépendant ainsi qu’une décision de l’ANSSI, organe de contrôle désigné à cet effet. Le certificat qualifié de signature électronique permet d’attester de manière certaine l’identité de son propriétaire puisqu’il est délivré à la suite du contrôle d’identité par un opérateur formé.
La signature électronique qualifiée : correspond au niveau le plus élevé. Il permet de s’assurer de façon certaine de l’identité du signataire. Comme vu précédemment, elle est générée à partir d’un certificat électronique délivré sur support QSCD. La signature électronique qualifiée permet de bénéficier d’une présomption de fiabilité et induit le reversement de la charge de la preuve. A noter que, la signature électronique qualifiée est considérée comme une équivalence à la signature manuscrite.

Ces signatures électroniques qualifiées fonctionnent avec tous les systèmes d’exploitations et navigateurs puisque le pilote du support USB est préalablement installé sur l’ordinateur du signataire.

Il faut savoir que, la signature électronique qualifiée doit répondre aux exigences de l’article 26 du règlement eIDAS. Elle doit être créée à l’aide d’un dispositif de création de la signature qualifiée répondant aux exigences de l’article 29 du même règlement qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique conformément à l’article 28 du règlement.

Tableau Récapitulatif des Niveaux de Signature Électronique

Niveau de Signature	Sécurité	Usage	Exigences
Simple	Faible	Formalités de base	Identification non garantie
Avancée	Moyenne	Début de preuve d'identification	Identification du signataire
Avancée avec Certificat Qualifié	Élevée	Prestataire de Services de Confiance (PSCE)	Certificat qualifié délivré après vérification d'identité
Qualifiée	Maximale	Documents à haute criticité	Certificat sur support QSCD, vérification en face-à-face

Pour les formalités comme les actes de constitution, de modification ou de cessation d'activité d'une entreprise, il faut une signature électronique avancée reposant sur un certificat électronique qualifié. Elle repose sur un certificat électronique qualifié. Assure une vérification rigoureuse de l’identité du signataire et offre le même statut juridique qu'une signature manuscrite.

La signature électronique qualifiée est la signature numérique la plus sécurisée. Elle s’effectue à l’aide d’un certificat électronique délivré sur support cryptographique QSCD remis en main propre par un opérateur habilité d’une autorité de certification.

En résumé, la signature numérique permet de s’assurer de :

L’intégrité du document
L’authenticité de l’émetteur
L’engagement du signataire

Apposer une signature électronique qualifiée sur un document permet d’inverser la charge de la preuve. C’est à la personne qui conteste la signature électronique d’en apporter la preuve. En cas de conflit, la signature électronique qualifiée ne nécessite aucun type de preuve devant un tribunal puisqu’elle se suffit à elle-même.

Les Organismes Délivrant une Signature Électronique Qualifiée

Seule une autorité de certification peut délivrer des certificats électroniques permettant la signature électronique qualifiée. Une Autorité de Certification (AC) a pour mission, au nom et sous la responsabilité de celui-ci, de l’application et du respect de sa politique de certification. C’est pour cette raison qu’elle a qualité pour émettre des certificats électroniques au titre de celle-ci.

Elle se porte ainsi garante, au moyen de la délivrance d’un certificat électronique, de l’identité numérique professionnelle du client (personne physique ou personne morale représentée par une personne physique). Ce dernier est appelé porteur ou titulaire du certificat électronique.

L’Autorité de Certification est dès lors ce que l’on appelle un Tiers de confiance. Ce dernier est titulaire d’une qualification délivrée par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) via des audits réguliers de conformité.

En quelques mots, l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) est l’autorité nationale française par excellence en matière de sécurité et de défense des systèmes d’information.

Plusieurs organismes de certification qualifiés existent sur le marché. L’agence aide les entrepreneurs à choisir un certificat qualifié en établissant la liste nationale des organismes fiables à laquelle ils peuvent se référer. De telles listes permettent aux acteurs du marché électronique de se faire confiance.

Usages de la Signature Qualifiée

La signature électronique qualifiée est utilisée dans le cadre de la signature de documents présentant une criticité très élevée au regard d’éventuels risques juridiques financiers ou autres recours possibles. En effet, utiliser la signature électronique qualifiée est la meilleure façon de se protéger de tout risque de contentieux. C’est pourquoi, elle est utilisée lorsque les risques sont importants :

Risque d’invalidité d’un contrat
Risque d’action collective

La signature électronique qualifiée est reconnue dans tous les États membres de l’Union Européenne. C’est pourquoi elle est demandée dans le cadre de la réponse aux appels d’offres européens.

Les Avantages de la Signature Électronique pour l'INPI

L’utilisation de la signature électronique avec l'INPI pourra ainsi vous apporter :

Une plus grande simplification des démarches : La signature électronique permet de dématérialiser et de simplifier les démarches administratives. Vous n’aurez plus besoin de vous déplacer pour signer des documents.
Une sécurité accrue : Grâce à la signature électronique, l'authenticité et l'intégrité des documents sont garanties. A chaque signature, un dossier de preuve est créé.
La traçabilité de vos documents : Elle offre également une meilleure traçabilité des documents signés.

Pourquoi utiliser la signature électronique pour l'INPI ?

Conformité légale: Yousign est conforme aux normes européennes eIDAS, offrant une reconnaissance légale équivalente à celle des signatures manuscrites pour toutes vos déclarations à l'INPI.
Gain de temps: Permet de signer et d'envoyer des documents en quelques clics, processus de validation accélérés, permettant de finaliser vos démarches en un temps record.
Sécurité renforcée: Nos signatures électroniques Yousign utilisent des technologies de cryptographie avancées, garantissant l'authenticité et l'intégrité de vos documents.
Efficacité et productivité: En digitalisant vos processus de signature, vous optimisez la gestion de vos documents et réduisez les tâches administratives fastidieuses.

FranceConnect et l'INPI : Simplification des démarches et sécurité renforcée avec la signature électronique FranceConnect est un dispositif mis en place par l'État français pour simplifier l'accès aux services publics en ligne. Il permet aux citoyens de se connecter à divers services en utilisant des identifiants qu'ils possèdent déjà, tels que ceux de l'assurance maladie (Ameli), des impôts (impots.gouv.fr) ou de La Poste.

Grâce à FranceConnect, les utilisateurs peuvent se connecter de manière sécurisée à leurs comptes sur le site de l'INPI. Cette intégration permet de simplifier des procédures comme le dépôt de marques, de brevets, et d'autres droits de propriété intellectuelle. La plateforme assure une authentification sécurisée, réduisant ainsi les risques de fraude et d'usurpation d'identité.

Différences entre FranceConnect et FranceConnect+

FranceConnect	FranceConnect+
Permet une authentification standard adaptée aux démarches administratives courantes.	Offre une authentification renforcée pour des transactions nécessitant une sécurité accrue.
Utilise des identifiants existants comme ceux d'Ameli ou des impôts.	Utilisé pour des démarches critiques comme la signature électronique qualifiée, équivalente à une signature manuscrite en termes de validité juridique.
Adapté pour des services publics de base sans nécessiter de sécurité renforcée.	Nécessite des méthodes d'authentification supplémentaires, assurant une haute sécurité.

Les formalités de modification et de cessation d’entreprises sont deux types de formalités qui requièrent un niveau de signature dit « élevé ». Ces formalités doivent ainsi être signées au moyen d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, conformément aux exigences de la réglementation européenne (règlement eIDAs, n° 910/2014 du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur).

Comment Obtenir et Utiliser une Signature Électronique avec l'INPI ?

Pour utiliser la signature électronique avec l'INPI, il faudra faire appel à un prestataire de signature électronique possédant un certificat qualifié. Une fois trouvé, signer électroniquement des formalités de modification, de cessation et de dépôt des comptes annuels devient simple et rapide. Cela contribue à une gestion efficace et sécurisée des dossiers d'entreprise.

Les Étapes à Suivre avec Yousign

Afin que la signature de vos formalités se passe pour le mieux, le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société). Les étapes à suivre :

Authentification : Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect ou INPIConnect pour effectuer votre formalité.
Signature : Téléchargez et vérifiez la synthèse PDF non modifiable de la formalité. Signez électroniquement la synthèse en utilisant un fournisseur de signature électronique avancée basé sur un certificat qualifié ou une signature électronique qualifiée comme Yousign. Effectuez votre signature via Yousign.
Réimportation : Réimportez la synthèse signée sur le Guichet Unique. Cliquez sur le bouton correspondant à votre démarche : « Signer la demande de modifications », « Signer la demande de cessation », « Signer les comptes annuels ».

A noter : La signature électronique avancée reposant sur certificat qualifié et la signature électronique qualifiée ont un niveau de sécurité plus élevé que la signature électronique simple. La vérification de l’identité est cette fois en face-à-face. Celle-ci fait l’objet de vérification par un tiers indépendant et compétent donnant lieu à une décision de qualification par l’organe de contrôle.

[Mise à jour au 04/07/2023] Le Guichet Unique est accessible et fonctionnel à 100% depuis le 30 juin sur inpi.fr.

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