Procédure d’inscription au registre du commerce et des sociétés pour une entreprise City Wheels

Une entreprise doit en principe déposer sa demande d’immatriculation au plus tard au moment où elle démarre son activité. Le créateur ait choisi de créer une société : EURL/SARL, SAS/SASU, SA... Les associés de la future société peuvent aussi commencer à prendre des engagements au nom de la société en formation : ouverture d'un compte bancaire, conclusion d'un bail commercial ou d'un bail professionnel... Ces engagements devront ensuite être annexés aux statuts pour être repris. Une entreprise sans activité ne peut exercer ni d’activité commerciale, ni ouvrir d’établissement secondaire ou complémentaire. L'immatriculation d'une entreprise sans activité va donc occasionner un surcoût pour l’entreprise, par rapport à une procédure « classique » d’immatriculation avec activité.

La création d'une entreprise individuelle ne nécessite pas de réaliser des démarches préalables avant l'immatriculation. En effet, une entreprise individuelle n'a pas à rédiger de statuts ni à publier un avis de constitution dans un journal d'annonces légales. À noter : les entreprises assujetties à la double immatriculation doivent régler à la fois les frais d'immatriculation au RCS et au RNE. Ces frais n'incluent pas la recherche de similarité, prestation payante proposée par l'INPI et allant de 50 à 500 €.

Toutes les entreprises, quel que soit leur statut juridique (entreprise individuelle ou société), doivent être immatriculées. Même les micro-entrepreneurs sont concernés par cette obligation. La démarche consiste à demander une inscription sur un registre spécial. Une entreprise qui accomplit les formalités d’immatriculation obtient, à l’issue de la procédure, un numéro unique d’identification et divers documents officiels (extrait Kbis ou extrait K notamment). Immatriculer une entreprise consiste à demander son inscription sur un registre légal: le registre du commerce et des sociétés (RCS) ou le répertoire des métiers (RM).

Non, pas obligatoirement. Vous pouvez très bien accomplir vous-même les formalités liées à l’immatriculation de votre entreprise. Internet regorge d’outils, de dossiers et de modèles qui vous permettront d’effectuer correctement ce travail. En revanche, vous avez également la possibilité de vous faire accompagner si vous en ressentez le besoin. En principe, vous devez immatriculer votre entreprise avant le démarrage de l’activité. Toutefois, en fonction de la nature de votre activité (civile, commerciale ou artisanale), vous pouvez bénéficier d'une certaine tolérance administrative. Elle s’élève à un mois pour les commerçants et artisans et à huit jours pour les professionnels libéraux.

Les formalités à accomplir pour immatriculer votre entreprise vont dépendre de son statut juridique. Elles sont beaucoup plus simples pour les entreprises individuelles (EI, y compris micro-entreprises) que pour les sociétés (SASU/EURL, SAS, SARL). Pour les premières, un formulaire de déclaration de début d’activité et quelques justificatifs suffisent. Une fois encore, le coût de l’immatriculation de votre entreprise va dépendre du statut que vous avez choisi pour elle. L’immatriculation d’une EI coûte environ 22 €. Pour les sociétés, il existe des frais incompressibles que vous ne pourrez éviter comme les dépenses d’annonces légales (entre 150€ et 400€) et les émoluments du greffe du tribunal de commerce (environ 60€).

Pour immatriculer une entreprise individuelle, il faut envoyer un formulaire P0, un justificatif d’occupation des locaux, une copie de la pièce d’identité du chef d’entreprise et une déclaration sur l’honneur de non-condamnation/filiation. Le destinataire d’une demande d’immatriculation est, depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique. C’est une plateforme Internet gratuite, gérée par l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI). Obligatoire, elle est l’unique interlocutrice des entreprises pour leurs formalités juridiques.

L’immatriculation d’une entreprise ne peut plus s’effectuer par correspondance au format papier (c’est-à-dire par courrier). La plateforme du Guichet Unique transmet quasi-immédiatement le dossier de demande d’immatriculation aux organismes concernés (administration fiscale, organismes sociaux et greffe du tribunal de commerce). Ce dernier analyse rapidement les documents et informe l’entreprise sur l’état de son dossier (incomplet, inexact ou complet). C’est l’INSEE qui attribue tous ses numéros à une entreprise. Le code APE (Activité Principale Exercée) et le code NAF (Nomenclature d’Activité Française) font référence à la même notion: ils correspondent à l’activité prédominante exercée par votre entreprise. Le SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) est le numéro unique national attribué à vie à l’entreprise, qui permet de l’identifier.

Après avoir immatriculé votre entreprise, vous devez, si ce n’est déjà fait, ouvrir un compte bancaire (sauf pour les micro-entreprises ne dépassant pas un certain seuil de chiffre d’affaires).
Les sociétés doivent également demander le déblocage du capital social.
Comme toute entreprise, un e-commerce doit répondre à certaines normes et obligations légales. Outre les formalités de création, le porteur de projet e-commerce doit effectuer certaines démarches spécifiques pour exercer son activité de manière sécurisée et en toute légalité.

Spécificités liées au e-commerce et choix du statut

Au-delà des simples formalités de création, un e-commerce doit respecter un certain nombre d’obligations légales pour exercer son activité en toute sécurité et en toute légalité. Les activités pouvant être exercées en ligne incluent la vente de biens (sauf le tabac) neufs ou usagés, ainsi que de nombreuses prestations de services (formation, dépannage, hébergement, transport, etc.). Certaines activités réglementées sont soumises à des conditions particulières d’exercice. L’exercice régulier et lucratif d’une activité d’e-commerce oblige à créer une entreprise et, donc, à choisir son statut juridique (entreprise individuelle, SARL, SASU, etc.).

Afin de créer le site Internet support du e-commerce, l’entrepreneur doit choisir un nom de domaine, vérifier sa disponibilité, contrôler qu’il ne porte pas atteinte à une marque antérieure, puis le réserver auprès d’un prestataire agréé. Pour une meilleure protection juridique du nom de domaine choisi, il est recommandé de le déposer comme marque auprès de l’INPI et il est possible de le déclarer au guichet unique comme élément constitutif de l'entreprise. Peuvent être exercées en ligne les activités suivantes : tout achat et/ou revente de biens neufs ou usagés; toute prestation, représentant le travail rémunéré d'une personne (formation en ligne, dépannage informatique, etc.), y compris les services d'hébergement, de transport, de restauration et de loisirs. Il est strictement interdit de vendre du tabac sur internet ou par correspondance (interdiction de toute commercialisation à distance).

Contrairement à certaines idées reçues, la vente d’objets sur internet n'est pas dispensée "dans certains cas" de formalités de création et d’immatriculation au registre national des entreprises (RNE), et pour certains au RCS. Dès lors que l'activité est exercée de façon régulière et qu'il y a un aspect lucratif, il s'agit d'une activité professionnelle qui implique la création d'une entreprise - et donc le choix d'un statut juridique s'impose. L’administration fiscale considère que les revenus tirés de la vente sur internet doivent être déclarés.

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Choix du statut juridique et nom de domaine

Le porteur d'un projet e-commerce dispose de plusieurs possibilités pour le choix de son statut juridique. Celui-ci doit être déterminé en prenant en considération ses incidences financières, fiscales mais aussi sociales sur la vie de l’entreprise. Les structures utilisées pour ce type d’activité peuvent notamment être : l’Entreprise individuelle, l'EURL, la SASU, la SARL ou la SAS. Le choix du nom de domaine doit être efficace, percutant, facile à retenir et en lien avec votre projet. Le nom de domaine est déterminé par un radical et une extension et fait partie intégrante de la stratégie de marque.

La réservation et la protection du nom de domaine impliquent de vérifier sa disponibilité et de passer par des prestataires agréés. Le nom de domaine n’offre pas de garantie en termes de propriété intellectuelle. Il est vivement recommandé de déposer le nom de domaine également en tant que marque auprès de l’INPI pour protéger l’identité de l’entreprise. Si le nom déposé a fait l’objet d’un dépôt de marque, la priorité revient à la marque déposée antérieurement.

Adresse du siège social et rédaction des statuts

Avant d’inscrire votre entreprise, il est nécessaire d’accomplir certaines démarches, notamment la domiciliation du siège social. À la création, le commerçant peut déclarer l’adresse de son local d’habitation pour le siège social, avec certaines limites selon le cadre légal et contractuel.

La rédaction des statuts est une étape importante: elle peut avoir des conséquences juridiques et fiscales sur l’entreprise et influencer le statut social du dirigeant. Il faut procéder à la nomination du gérant et veiller à identifier sa boîte aux lettres au nom de l’entreprise. Un exemplaire de l'acte de nomination du gérant, certifié conforme par le gérant, peut être nécessaire si le gérant n’est pas nommé dans les statuts.

Guichet unique et délivrance des documents

Pour réaliser la démarche d’immatriculation de votre entreprise, il faut passer par le guichet unique des entreprises en ligne. Pas de panique ! L'immatriculation d’une entreprise a pour but de légaliser ses activités et permet d’obtenir un extrait K-bis délivré par le greffe du tribunal de commerce. En d’autres termes, cela permet d’authentifier et d’identifier les entreprises auprès du greffe du tribunal de commerce.

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Une fois le dossier déposé sur le site, l’entreprise reçoit un récépissé de dépôt de dossier de création d'entreprise (RDDCE) comportant la mention « En attente d'immatriculation ». Ce récépissé permet d’accomplir les démarches utiles auprès des organismes publics et privés (assurances, etc.). La durée de validité maximale du récépissé est d’un mois. L’immatriculation est ensuite confirmée et l’entreprise reçoit le numéro SIREN, le code APE et d’autres identifiants.

Tutoriel - L'immatriculation de SAS sur le Guichet unique (via le site de L'INPI)

Le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) et le guichet unique assurent la centralisation des démarches. Le destinataire d’une demande d’immatriculation est, depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique, plateforme gratuite gérée par l’INPI. L’immatriculation ne peut plus s’effectuer par courrier, et le guichet transmet le dossier aux organismes concernés. L’INSEE attribue les numéros et codes à l’entreprise et garantit l’identification nationale.

Coûts et délais

En matière de coûts, le coût d’immatriculation varie selon l’activité exercée. Pour une activité commerciale, l’immatriculation d’une EI coûte environ 21,74 €. Pour les activités artisanales, le coût est de 45 €, et si l’EI est déjà inscrite au RCS, le coût est réduit à 15 €. L’immatriculation d’une activité libérale ou agricole est gratuite. Pour une activité d’agent commercial, l’inscription RSAC est obligatoire, avec un coût de 23,21 €.

Pour les sociétés, des frais incompressibles existent: les dépenses d’annonces légales (entre 150€ et 400€) et les émoluments du greffe du tribunal de commerce (environ 60€). Le coût exact dépendra du statut choisi et de la nature de l’activité. Le coût de l’immatriculation reste gratuit pour les micro-entreprises et varie selon les prestations et les communes pour les autres formes juridiques.

Notes finales et documents à préparer

Avant d’inscrire votre entreprise au registre du commerce et des sociétés, certaines démarches administratives doivent être accomplies, notamment la domiciliation du siège et la rédaction des actes nécessaires. Pour contacter un notaire et obtenir des attestations relatives à la protection du patrimoine si nécessaire, il faut prévoir les documents requis selon la situation familiale et professionnelle de l’entrepreneur. Si le dossier est incomplet, le guichet des formalités des entreprises envoie un récépissé indiquant les éléments manquants.

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