Inscription au Registre du commerce Genève : procédure complète

L'inscription au Registre du commerce suisse est une démarche primordiale lors de la création d’une entreprise, que vous établissiez une Société anonyme (SA), une Société à responsabilité limitée (Sàrl) ou une entreprise individuelle. C'est le premier pas officiel vers l'activité économique dans le respect des cadres légaux de la Suisse.

Qu’est‑ce que le Registre du commerce ?

Le Registre du commerce en Suisse est le répertoire officiel qui liste toutes les entreprises et entités juridiques, jouant un rôle vital dans l'écosystème commercial suisse. Il est administré au niveau cantonal par les offices du registre du commerce et est supervisé par l'Office fédéral du registre du commerce. Il constitue une source d'information légale et transparente sur la forme juridique, la propriété, et la gouvernance des entités inscrites.

Le registre du commerce (RC) sert à rendre public et accessible à tous l’identification des diverses entreprises exerçant une activité économique en Suisse. Il informe sur le régime des responsabilités et les personnes habilitées à représenter l’entreprise. Le Registre du commerce de Genève (RC Genève) est la base de données officielle qui répertorie toutes les entreprises inscrites dans le canton de Genève. Il regroupe les informations légales essentielles sur chaque société : raison sociale, siège, but, forme juridique, dirigeants, personnes autorisées à signer et capital social.

Cette ressource est essentielle pour valider l'existence juridique des entreprises, vérifier les pouvoirs de représentation et les droits de signature de leurs membres, ce qui est crucial pour la sécurité des transactions commerciales et la confiance entre les acteurs économiques. Les inscriptions font foi sur le plan légal et assurent la fiabilité des transactions commerciales.

Qui doit s’inscrire au Registre du commerce ?

L'obligation d'inscription dépend de la forme juridique et du chiffre d'affaires de l'entreprise. L’inscription au RC est obligatoire pour toute entreprise individuelle dont le chiffre d’affaire dépasse CHF 100'000.- (art. 36 ORC). Pour les entreprises dont l’inscription n’est pas obligatoire, une inscription facultative est possible (art. 36 al. 4 ORC).

Inscription obligatoire

Entreprise individuelle réalisant CHF 100’000.- ou plus de chiffre d’affaires annuel
Société en nom collectif (SNC)
Association exerçant une activité commerciale
Succursale d’une entreprise suisse ou étrangère
Société anonyme (SA) - inscription par devant notaire
Société à responsabilité limitée (Sàrl) - inscription par devant notaire
Société coopérative - inscription par devant notaire
Fondation - inscription par devant notaire

Inscription facultative

Entreprise individuelle avec un chiffre d’affaires inférieur à CHF 100’000.-, association sans but commercial.

Documents et pièces requis pour une nouvelle inscription

La procédure d'inscription se fait auprès du Registre du commerce du canton de Genève après constitution de l’entreprise. Documents généralement requis : formulaire officiel d'inscription au registre du commerce, pièces d’identité des fondateurs, acte constitutif ou statuts signés et, le cas échéant, authentifiés par notaire, attestation bancaire du capital libéré (pour SA et Sàrl), autorisation ou licence si l’activité est réglementée.

Le notaire se charge en principe des formalités d’inscription pour les SA, Sàrl, fondations et sociétés coopératives.

Comment s’inscrire selon la forme juridique

Inscrire une entreprise individuelle

En tant que raison individuelle, votre nom de famille doit faire partie de la raison sociale. Afin de procéder à l’inscription de votre entreprise individuelle au Registre du commerce, deux possibilités s’offrent à vous.

Envoyer un courrier daté et signé intitulé « réquisition d’inscription ».
Votre courrier devra indiquer plusieurs informations : le nom de votre entreprise composé de votre nom de famille complet, avec éventuellement un ajout qui précise votre activité (par exemple "Favre" ou "Favre Café"), l’adresse de votre entreprise, le but de votre entreprise, les informations sur le fondateur de l’entreprise (nom, prénom, commune d'origine ou nationalité - pour les étrangers -, et commune de domicile).

Lire aussi: Guide registre recettes micro-entreprise

Il est toutefois essentiel de noter que lors de votre inscription en tant que raison individuelle, vous devrez dans tous les cas vous présenter au Registre du commerce ou chez un notaire afin de faire légaliser votre signature.
Vous présenter au guichet.
Vous devez impérativement être muni d’une pièce d'identité valable. Cette prestation vous sera facturée par le Registre du commerce environ CHF 290.- et comprend l’établissement de la réquisition et la légalisation de signature.

Inscrire une SA

Si vous souhaitez créer une SA, c’est le notaire qui se charge d’inscrire votre entreprise au Registre du commerce. Vous devez dans un premier temps choisir le nom de votre entreprise. Pour cette forme juridique, le choix du nom est libre mais doit pouvoir être clairement distingué de tout autre nom de société déjà enregistré en Suisse (Sàrl ou SA, en français, allemand, italien et anglais). Notez qu’il est tout à fait possible de changer le nom de votre société après sa création. Il faudra pour cela faire modifier les statuts par l'assemblée générale. Cette procédure nécessite également un passage devant le notaire.

Inscrire une Sàrl

Comme pour la SA, c’est le notaire qui se charge d’inscrire votre Sàrl au Registre du commerce. Vous allez devoir choisir la raison sociale de votre société. Comme pour la SA, le choix du nom est totalement libre, mais doit se distinguer de tout autre nom d’entreprise déjà enregistré au RC. Vous devrez toutefois obligatoirement y ajouter la mention "Sàrl". En cas de volonté de modification du nom de votre entreprise, vous devrez faire modifier les statuts de votre société, ce qui nécessite un acte authentique.

Vérification et délais

Suite à votre demande d'inscription, l’office cantonal du Registre du commerce s'assure qu'il n'y a pas d'entreprises au nom similaire, vérifie les informations sur les personnes, le but, les pièces justificatives, etc. Par ailleurs, comptez en général entre 5 jours et 4 semaines pour que votre inscription soit effective. Les délais de traitement varient entre 1 et 3 semaines, selon la complétude du dossier.

Coûts et émoluments

Les frais d’inscription au registre du commerce sont fixés au niveau fédéral et varient selon la forme juridique de l’entreprise et le type de démarche. En règle générale : une entreprise individuelle paie environ CHF 80.- (ou CHF 120 selon le canton et le type de prestation), une société en nom collectif ou en commandite environ CHF 160.-, une société anonyme (SA) ou société à responsabilité limitée (Sàrl) environ CHF 420.- à CHF 550.-. Des frais supplémentaires peuvent s’ajouter selon les cas : environ CHF 20.- pour l’inscription d’un droit de signature ou d’une fonction ; environ CHF 30.- pour une modification d’adresse ou de siège ; et entre CHF 100.- et CHF 250.- de l’heure pour l’examen de documents ou des renseignements juridiques particuliers.

Les démarches peuvent coûter en général CHF 1’500-3’000 via un notaire traditionnel, alors que certaines plateformes comme NewCo les gèrent dès CHF 490.-, notaire inclus.

Modification des inscriptions

Le Registre du commerce suisse est l'autorité qui enregistre les modifications apportées aux données des entreprises. Il est important de distinguer les processus selon le type d'entreprise concerné.

Modifications pour Sàrl et SA

Modifications par réquisition simple : les changements d'adresse dans la même commune, les ajustements concernant les personnes ayant le pouvoir de signature ou les modifications des parts sociales peuvent en principe être réalisés par une simple réquisition de modification auprès du Registre du commerce.
Modifications nécessitant une mise à jour des statuts : le changement du nom de l'entreprise, de son but, ou un déménagement du siège social vers une autre commune doivent être formalisés par un acte authentique rédigé par un notaire et enregistré au Registre du commerce.

Modifications pour entreprise individuelle

Les raisons individuelles n'ont pas de statuts formels comme les SA et les Sàrl. Par conséquent, les modifications comme le changement de nom de l'entreprise, l'adresse ou les informations sur le titulaire ne nécessitent pas l'intervention d'un notaire. Ces ajustements peuvent être communiqués directement au Registre du commerce par une réquisition de modification.

Procédure pratique pour déposer une réquisition de modification

Pour initier une modification auprès du registre du commerce, il est impératif d'envoyer une demande écrite et signée, datée et intitulée « réquisition de modification ». L'ensemble des pièces justificatives nécessaires (par exemple, déclaration d'opting-out, contrat de cession de parts sociales, procès-verbal, lettre d’acceptation de mandats des personnes à inscrire, etc.) sont jointes au courrier. Dans tous les cas, vous êtes tenu de joindre à votre demande les pièces justificatives demandées, soit signées en original, soit sous forme de copies certifiées conformes par un notaire.

Utilisation du guichet en ligne à Genève

Vous pouvez utiliser le Guichet en ligne du registre du commerce. Vous devez disposer au préalable d'un compte e-démarches de l'Etat de Genève. En vous inscrivant aux e-démarches, vous accédez au catalogue complet des prestations en ligne. Votre inscription sera effective dès réception d'un courrier recommandé.

Exemples de réquisitions et pièces justificatives

Parmi les textes de réquisition usuels :

Nouvelle adresse : indiquer la rue, le code postal et la localité ; lettre d'acceptation du domiciliataire si domiciliation (c/o).
Nouvel administrateur, gérant : procès-verbal de l'assemblée générale, lettre d'acceptation de mandat, copie d'une pièce d'identité, légalisation de la signature.
Fondé de pouvoir : procuration individuelle/collective à deux, procès-verbal, copie d'une pièce d'identité.
Associé d'une Sàrl (cession de parts sociales) : contrat de cession de parts sociales, procès-verbal de l'assemblée générale approuvant la cession.

Radiation et cessation d’activité

La radiation intervient en cas de cessation d’activité, dissolution, liquidation ou transfert de siège hors du canton. Elle est publiée dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC) et visible sur Zefix. Mettre à jour le registre du commerce est primordial pour la conformité légale de l’entreprise. Un registre à jour évite des complications administratives et juridiques futures.

Consulter le Registre et obtenir un extrait

Les données du registre du commerce de Genève sont publiques et consultables en ligne : sur Zefix pour toutes les entreprises suisses ; ou directement sur la plateforme cantonale officielle. Vous pouvez obtenir immédiatement un extrait ordinaire en ligne sur : app2.ge.ch/ecohrcinternet ; ou commander un extrait certifié conforme (ou des statuts certifiés), envoyé par courrier, sur : ge.ch/commander-extrait-statuts-certifies-conformes. Des frais administratifs s’appliquent selon le document demandé.

Aspects spécifiques pour les associations et fondations

Il existe trois cas dans lesquels une association est tenue de s’inscrire au registre du commerce: (1) l’association, pour atteindre son but idéal (non économique) exerce une activité en la forme commerciale ; (2) l’association est soumise à l’obligation de faire réviser ses comptes ; (3) l’association, à titre principal, collecte ou distribue directement ou indirectement des fonds à l’étranger à des fins caritatives, religieuses, culturelles, éducatives ou sociales.

Pour modifier les statuts de votre fondation, vous devez vous adresser à votre autorité de surveillance, soit l'Autorité fédérale de surveillance des fondations ou l’Autorité cantonale de surveillance des fondations qui se chargera des formalités auprès du registre du commerce.

Vérification de disponibilité d’un nom et conseils pratiques

Le choix du nom d’entreprise est une première étape décisive, car il doit être unique et refléter l'identité de votre Sàrl, SA, ou entreprise individuelle. Pour une SA ou une Sàrl, le choix du nom est libre mais doit se distinguer de tout autre nom d’entreprise déjà enregistré au RC. Il est recommandé de vérifier la disponibilité du nom sur Zefix avant de lancer les formalités. Attention aux faux registres : après l’inscription au registre du commerce, certaines entreprises reçoivent de fausses factures pour des annuaires privés. Ces offres n’ont aucune valeur légale et ne proviennent pas des autorités.

Aide et accompagnement

NewCo, la plateforme suisse de création d’entreprise, accompagne les entrepreneurs dans toutes leurs démarches auprès du Registre du commerce de Genève : création, modification ou radiation d’entreprise. En comprenant le rôle et les fonctionnalités du Registre du commerce, vous êtes mieux préparé à naviguer dans le processus d'inscription de votre entreprise en Suisse. Toute modification de vos données doit nous être signalée dans les plus brefs délais.

Type d’entreprise	Inscription	Frais indicatifs
Entreprise individuelle > CHF 100'000	Obligatoire	CHF 80-120 + légalisation
Sàrl / SA	Obligatoire (devant notaire)	CHF 420-550 + frais notaire CHF 1'500-3'000
Société en nom collectif	Obligatoire	CHF 160 (approx.)

Pour toute modification qui ne relève pas des statuts : deux membres du conseil d'administration (deux gérants) avec une signature collective ou un membre (un gérant) autorisé à représenter la société par sa signature individuelle envoie(nt) au registre du commerce une demande écrite, datée et signée, intitulée «réquisition de modification».

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