KBIS et Marchés Publics : Définition, Rôle et Évolutions Réglementaires en France

En France, le document KBIS représente la carte d’identité d’une entreprise commerciale, délivrée par le registre du commerce et des sociétés (RCS) pour attester de l’existence juridique de l’entreprise. Il s’agit d’un extrait qui contient des informations essentielles sur la société, comme son nom, son adresse de siège social, ainsi que le nom de ses dirigeants et mandataires.

Le KBIS est l’acronyme pour « K-Business Identification Sheet ». Il s’agit de l’extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS), considéré comme la carte d’identité officielle d’une entreprise commerciale. Le KBIS joue un rôle central dans les démarches administratives en France. Il est demandé systématiquement lors de la plupart des procédures officielles auxquelles une entreprise doit se soumettre.

Document officiel, l’extrait Kbis témoigne de l’existence légale d’une entreprise commerciale. Souvent comparé à la carte d’identité pour les particuliers, il joue plus justement le même rôle que l’extrait de naissance. Il comporte en effet toutes les informations légales de la société mises à jour : modification ou ajout d’activité, montant du capital social, adresse du siège social, etc.

L’extrait Kbis constitue la carte d’identité officielle et à jour d’une entreprise. Dans le cadre de certaines démarches, il peut être demander à un entrepreneur de fournir un exemplaire de son extrait Kbis.

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L'Importance Juridique du KBIS

Le Kbis est le seul document à valeur juridique permettant d’attester de l’immatriculation d’une entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il ne concerne donc que les entreprises commerciales, puisque les entreprises libérales ou artisanales sont inscrites au RNE (registre national des entreprises) et non au RCS.

L’extrait Kbis est délivré aux personnes morales, c’est-à-dire aux entreprises dont le statut juridique est celui d’une SAS, d’une SARL, d’une SCI, d’une EURL ou d’une SASU. L’extrait K, quant à lui, concerne les entreprises individuelles, c’est-à-dire la catégorie juridique des personnes physiques.

Ces deux extraits concernent les entreprises dont l’activité est commerciale, à la différence, par exemple, de l’extrait D1 qui concerne les artisans. À noter : l’extrait L et l’extrait Lbis sont les équivalents des extraits K et Kbis, mais pour les établissements secondaires. Il s’agit de succursales ou d’agences sans personnalité juridique propre, mais qui ont leur propre immatriculation au RCS.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

L’extrait Kbis contient plusieurs informations essentielles au sujet d’une entreprise:

Le numéro SIREN (numéro à 9 chiffres permettant d’identifier l’entreprise.
La date d’immatriculation de l’entreprise au greffe indiqué sur l’extrait Kbis.
La forme juridique de l’entreprise (pour les personnes morales).

Lorsqu’un ou plusieurs dirigeants procèdent à l’immatriculation d’une entreprise, celle-ci est immédiatement identifiée et présentée à travers l’extrait Kbis. Pour savoir s’il est possible d’obtenir un extrait kbis en ligne, il faut définir quelles sont les sociétés qui en possèdent un.

Sachez que toutes les sociétés commerciales sont concernées par le document à partir du moment où l’entreprise désigne des personnes morales nécessitant une inscription au RCS. C’est notamment le cas des SASU, EURL, SARL, SA, etc. Par conséquent, il n’existe aucun extrait Kbis pour les professions libérales, les artisans et les micro-entreprises.

Par exemple, l’extrait D1 a la même valeur juridique que l’extrait Kbis pour les artisans. Son obtention est immédiate une fois que l’immatriculation a eu lieu auprès du répertoire des métiers.

Pour les microentreprises, il s’agit d’une situation encore différente, car elles possèdent une inscription au RCS. À proprement parler, il ne s’agit pas d’un extrait Kbis, mais d’un extrait K. Grâce à ce document, la microentreprise est en mesure de justifier de son existence juridique.

Bien que le contenu reste relativement similaire à celui de l’extrait Kbis, il existe certaines subtilités comme l’absence d’un siège social, aucun statut ni aucun administrateur. Les informations courantes sont présentes comme l’adresse, la date de naissance, la nationalité, le prénom et le nom de la personne concernée.

Bien évidemment, les associations n’ont absolument pas le même rôle que les entreprises. Cependant, certaines d’entre elles disposent bel et bien d’un extrait Kbis. C’est une opposition avec les explications précédentes, car seules les entités dépendantes du RCS disposent du précieux document.

Mais il existe tout de même certaines exceptions, car la législation flexible en la matière peut autoriser une association à s’adonner à une activité lucrative à partir du moment où elle s’engage à partager les bénéfices. Une telle spécificité implique une inscription au RCS et par conséquent, ces associations possèdent un extrait Kbis.

Pour information, sachez que d’autres exceptions subsistent comme les associations accomplissant des opérations de change manuel.

Où et Comment Obtenir un Extrait KBIS ?

Il est possible d’obtenir un Kbis en se rendant physiquement au greffe du tribunal de commerce dans lequel la société est domiciliée. Cependant, il est plus simple d’utiliser les services en ligne. Le service d’authentification monidenum.fr est géré par les greffes des tribunaux. Il permet le téléchargement immédiat de l’extrait Kbis de votre entreprise.

Pour obtenir l’extrait Kbis d’une autre entreprise, il est aussi possible de s’adresser au tribunal de commerce du lieu de domiciliation de cette entreprise. Pour une démarche en ligne, il faut se rendre sur le site infogreffe.fr, muni du SIREN ou de la dénomination exacte de l’entreprise. L’extrait peut être obtenu par courrier postal ou par voie électronique.

Au moment de l’enregistrement de l’entreprise au RCS, un extrait Kbis lui sera automatiquement remis. Cependant, une version actualisée sera nécessaire au moment d’accomplir des démarches administratives. Résultat, le document remis initialement n’est plus valable.

Pour en obtenir un nouveau, il suffit de se rendre sur un site spécialisé et de se laisser guider par l’interface ergonomique. Une fois la demande validée avec si nécessaire la production des pièces justificatives, l’extrait Kbis sera communiqué par courrier ou par voie postale.

Coûts Associés à l'Obtention ou au Renouvellement du KBIS

L’obtention ou le renouvellement d’un extrait Kbis est gratuit lorsque vous vous rendez sur le site monidenum.fr au nom de votre propre entreprise. En revanche, un tarif est appliqué si vous passez par le site infogreffe.fr, que ce soit pour obtenir votre propre extrait Kbis ou celui d’une autre entreprise. La transmission par voie postale est facturée 3,85 euros, et la transmission par voie électronique 3,20 euros. Le retrait d’un extrait Kbis sur place, au greffe, est facturé 2,56 euros.

Le KBIS et les Marchés Publics

Dans le cadre des marchés publics en France, l’extrait KBIS représentait un élément justificatif essentiel pour les entreprises souhaitant candidater. Les marchés publics sont des contrats conclus entre les entités publiques (l’État, les collectivités territoriales, les établissements publics) et des entreprises privées. Ces contrats sont régis par des procédures visant à garantir la transparence, l’égalité de traitement des candidats et le bon usage des fonds publics.

Le KBIS est l’extrait d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, agissant comme la carte d’identité officielle d’une entreprise commerciale. Il atteste de l’existence juridique de l’entreprise et informe sur son identité, son adresse, son dirigeant, ou encore l’existence d’une procédure collective éventuelle à son encontre.

C’est le cas, en particulier, lors de l’accès aux marchés publics, où le KBIS était utilisé pour prouver l’habilitation d’une entreprise à soumissionner. En effet, le KBIS attestait de la régularité de la situation de l’entreprise envers le RCS. Toutefois, depuis la réforme introduite par le décret n° 2021-631 du 21 mai 2021, la présentation de l’extrait K n’est plus nécessaire pour les marchés publics.

Jusqu’en 2021, les certificats de type extraits K et Kbis devaient être produits par les sociétés dans le cadre d’un très grand nombre de démarches. Depuis la loi Pacte et le décret n° 2021-631 du 21 mai 2021 visant à simplifier les obligations administratives des entreprises, 55 démarches ne nécessitent plus de présenter un extrait K ou Kbis.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises. Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire

Ainsi s’il n’appartient plus à l’entreprise de fournir l’extrait Kbis, il appartiendra néanmoins à l’acheteur de vérifier la situation de l’entreprise via ce numéro d’identification.

Le site internet annuaire-entreprises.data.gouv.fr est une initiative qui centralise les informations des entreprises françaises.

Réformes et Simplification des Démarches Administratives

Les entreprises opérant dans les marchés publics en France bénéficient de réformes importantes simplifiant leurs démarches administratives. Publié au Journal Officiel de la République Française (JORF), le décret n° 2021-631, daté du 21 mai 2021, supprime l’obligation pour les entreprises de présenter un extrait Kbis lors des démarches en marchés publics.

La Loi PACTE (Plan d’Action pour la Croissance et la Transformation des Entreprises) a également contribué à l’allègement des contraintes sur les entreprises dans les marchés publics. Ces règles, intégrées dans les dispositions en vigueur depuis le 1er janvier 2024, visent une meilleure transparence et compétitivité des marchés.

En résumé, l’impact combiné du décret K bis et de la Loi PACTE résonne positivement pour les entreprises, qui bénéficient d’allègements conséquents dans la procédure de réponse aux marchés publics. Les sites internet gouvernementaux dédiés aux démarches administratives permettent désormais aux entreprises de gérer plus efficacement leurs obligations.

Grâce à ces changements, les entreprises peuvent désormais simplifier leur processus de candidature en réduisant la charge administrative.

Le 1er novembre approche, et avec ça, la fin de l’obligation pour les entreprises qui répondent à un marché public de fournir un extrait kbis. Rappelez vous, nous l’évoquions dans un précédent article (Fin de l’extrait Kbis ?), le décret n°2021-361 du 21 mai dernier supprime l’exigence de présentation de l’extrait Kbis.

Un arrêté vient d’être publié au journal officiel pour mettre à jour la règlementation en la matière et ne plus faire état de l’extrait Kbis mais désormais du numéro unique d’identification délivré par l’INSEE.

Ainsi, le décret du 21 mai modifie le Code de la commande publique et prévoit désormais qu' »afin de prouver qu’il ne se trouve pas dans un des cas d’exclusion mentionné […], le candidat produit son numéro unique d’identification permettant à l’acheteur d’accéder aux informations pertinentes par le biais d’un système électronique mentionné au 1° de l’article R.

Cela signifie donc que pour tous les marchés, à partir du 1er novembre, les entreprises n’ont plus l’obligation de fournir un extrait Kbis et pourront se contenter de transmettre leur numéro d’identification unique.

Les procédures légales et les différents cas d’exclusion sont essentiels pour comprendre qui peut participer ou être écarté d’un marché public. En droit de la commande publique, les cas d’exclusion peuvent être définis par l’autorité compétente pour assurer que seules les entreprises remplissant tous les critères nécessaires puissent soumissionner à un marché public. Les interdictions de soumissionner sont issues tantôt d’une disposition législative ou réglementaire, tantôt d’une décision de justice.

La réglementation encadrant le redressement judiciaire touche à la capacité d’une entreprise à continuer son activité lorsqu’elle est en difficulté financière, tout en protégeant ses créanciers. Une entreprise sous redressement judiciaire peut, en théorie, soumissionner à un marché public si elle n’est pas expressément exclue par une décision de l’autorité judiciaire ou si elle n’est pas dans un état d’insolvabilité avéré.

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