Validité de l'Extrait Kbis dans les Marchés Publics : Ce Qu'il Faut Savoir

L'extrait Kbis est un document officiel qui prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. En tant que dirigeant d'entreprise, vous êtes régulièrement confronté à des demandes d'extrait Kbis de la part de vos fournisseurs, de vos clients, de l'administration (appel d'offre public, aides à l'emploi...), de votre banque, de votre assureur, etc.

Cet article vous guide à travers les méandres de sa validité dans le contexte des marchés publics, en tenant compte des évolutions réglementaires récentes.

Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est la carte d'identité de l'entreprise. Ce document valide l'existence juridique de la société commerciale, car il atteste de son inscription au Registre du Commerce et des Sociétés, un registre tenu par le greffe du tribunal de commerce. Le KBIS permet donc de s'assurer que le partenaire commerciale n'est pas une société fictive ou une société ayant cessé son activité.

De plus, ce document officiel donne des informations relatives à sa personnalité morale :

La raison sociale (pour un entrepreneur individuel, il s'agit obligatoirement de son identité)
Le numéro SIREN / le numéro SIRET (les identifiants de la société délivrés par l'INSEE, lors de la création)
La forme juridique (SARL, SAS, SASU...)
La date de création de la société
L'éventuel nom commercial ou enseigne
L'éventuel nom de domaine, c'est-à-dire l'adresse du site vitrine sur le web
Le capital social servant notamment de garantie pour les créanciers
L'adresse du siège social ainsi que celle des différents établissements (pour ces établissement, un extrait L peut être délivré)
L'objet social détaillé (les activités exercées)
Les noms des dirigeants ainsi que leurs adresses
L'existence d'une procédure collective (redressement judiciaire, liquidation judiciaire, procédure de sauvegarde), etc.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Durée de Validité de l'Extrait Kbis

Absence de date de validité légale

L'extrait KBIS ne mentionne aucune date de validité. Pourtant, il est d'usage de demander un KBIS de moins de 3 mois, qu'il s'agisse d'un KBIS en version papier ou d'un KBIS en version numérique. Ce délai part à compter de la date d'émission de l'extrait. Pendant ce délai de 3 mois, les informations contenues dans l'extrait font foi lors des démarches administratives et sont opposables aux créanciers.

Lire aussi: Procédure de dépôt de marque INPI

Pourquoi une durée de validité limitée ?

Certaines de ces données sont susceptibles d'être modifiées, en cours de vie de l'entreprise. C'est pourquoi l'extrait KBIS a une durée de validité limitée.

La date de fin de validité du KBIS est réduite, lorsque des modifications sont apportées à l'entreprise : changement de la gérance ou du capital social, adjonction ou au contraire suppression d'une activité, déménagement du siège social, prononcé d'une procédure collective...

Le dirigeant a alors l'obligation de mettre à jour son extrait KBIS et de fournir le document modifié aux partenaires en faisant la demande. La modification de l'extrait KBIS se fait en 2 étapes. Une publication doit, tout d'abord, paraitre dans un journal d'annonces légales du département dans lequel se trouve le siège social de l'entreprise commerciale. Elle doit se faire dans le mois qui suit le changement et vise à informer les tiers de celui-ci. Ensuite, il faut procéder à une inscription modificative au RCS.

Comment avoir toujours un KBIS en cours de validité

Le chef d'entreprise peut demander son extrait KBIS régulièrement, afin d'en fournir un exemplaire à jour à ses différents partenaires commerciaux. Depuis début 2020, il a la possibilité obtenir un KBIS gratuit sur le site Monidenum, un site mis en place par les greffes des tribunaux de commerce. Par souci de simplicité, le dirigeant a également la possibilité d'automatiser l'envoi de l'extrait KBIS en se rendant sur le site Infogreffe et en souscrivant un abonnement payant. L'envoi de la pièce d'identité de l'entreprise commerciale se fait alors par courrier, pour une durée et selon une périodicité choisies par le souscripteur.

A savoir : le KBIS est un document public. Les tiers ont donc accès à celui-ci sans avoir à justifier d'un intérêt. Cependant, ils n'ont pas la possibilité d'obtenir un extrait KBIS gratuitement. En effet, ils doivent soit utiliser Infogreffe, soit s'adresser au tribunal de commerce. C'est pourquoi les tiers réclament au chef d'entreprise l'envoi d'un KBIS daté de moins de 3 mois.

Lire aussi: Extrait Kbis en France

Extrait Kbis et Marchés Publics : Les Nouvelles Règles

Rappelez vous, nous l’évoquions dans un précédent article (Fin de l’extrait Kbis ?), le décret n°2021-361 du 21 mai dernier supprime l’exigence de présentation de l’extrait Kbis. Un arrêté vient d’être publié au journal officiel pour mettre à jour la règlementation en la matière et ne plus faire état de l’extrait Kbis mais désormais du numéro unique d’identification délivré par l’INSEE.

Ainsi, le décret du 21 mai modifie le Code de la commande publique et prévoit désormais qu' »afin de prouver qu’il ne se trouve pas dans un des cas d’exclusion mentionné […], le candidat produit son numéro unique d’identification permettant à l’acheteur d’accéder aux informations pertinentes par le biais d’un système électronique mentionné au 1° de l’article R.

Cela signifie donc que pour tous les marchés, à partir du 1er novembre, les entreprises n’ont plus l’obligation de fournir un extrait Kbis et pourront se contenter de transmettre leur numéro d’identification unique.

Comment l'acheteur vérifie-t-il la situation de l'entreprise ?

Ainsi s’il n’appartient plus à l’entreprise de fournir l’extrait Kbis, il appartiendra néanmoins à l’acheteur de vérifier la situation de l’entreprise via ce numéro d’identification. Mais comment ? Une fois sur le site il faudra renseigner le numéro d’identification afin de recueillir les données relatives à l’entreprise.

Alternatives à l'Extrait Kbis

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Lire aussi: Tout savoir sur la validité du Kbis

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d’exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

Un arrêté vient d’être publié au journal officiel pour mettre à jour la règlementation en la matière et ne plus faire état de l’extrait Kbis mais désormais du numéro unique d’identification délivré par l’INSEE.

Le Registre National des Entreprises (RNE) et le Guichet Unique

Après une mise en place difficile , le guichet unique est en place depuis le 1ᵉʳ janvier 2023 et permet de réaliser l’ensemble des formalités administratives des entreprises. Ce guichet, géré par l’INPI, alimente le RNE (Registre National des Entreprises) qui peut délivrer à ce titre (et notamment) une attestation d’immatriculation de l’entreprise. Exit donc le célèbre K-Bis (délivré lui par Infogreffe) ?

L’arrêté du 29/07 est codifié notamment à l’article A. Mais aucune des dispositions de ce texte ne règle le sort du K-bis, et des doutes subsistent.

Théoriquement, la base de données du RNE est à jour en temps réel. En réalité, il peut exister des différences entre les différents sites. Par exemple, les données sont à jour sur le répertoire Sirene de l’Insee et le guichet unique, mais pas sur Infogreffe. Concernant la valeur juridique des documents, l’article A. Les doutes sont permis et la clarification attendue... mais on serait tenté de dire : à guichet unique, attestation unique ?

Cas d'Exclusion des Marchés Publics

Afin de prouver qu’il ne se trouve pas dans un des cas d’exclusion mentionné […], le candidat produit son numéro unique d’identification permettant à l’acheteur d’accéder aux informations pertinentes par le biais d’un système électronique mentionné au 1° de l’article R. du code de la commande publique.

L'examen des candidatures permet de vérifier l’absence de cas d’exclusion.

Ainsi, par l’effet de l’arrêté du 17 mars 2021 (modifiant l’arrêté du 22 mars 2019 fixant la liste des impôts, taxes, contributions ou cotisations sociales donnant lieu à la délivrance de certificats pour l’attribution des contrats de la commande publique), les acheteurs ne peuvent plus, depuis le 1er juillet 2021, exiger des candidats la transmission du certificat délivré par l’Association de gestion du fonds de développement pour l’insertion professionnelle des handicapés (AGEFIPH) attestant la régularité de la situation de l’employeur au regard de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés prévue aux articles L. 5212-2 à L.