L'extrait Kbis : Votre Guide Complet pour un Document Toujours à Jour

L’extrait Kbis est un document essentiel pour les entreprises en France. Il sert à certifier l’existence légale de l’entreprise et contient des informations cruciales telles que la forme juridique, la raison sociale et l’adresse. Pour les démarches administratives et commerciales, il est généralement demandé un extrait Kbis actualisé datant de moins de trois mois.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Les entreprises peuvent obtenir ce document en faisant une demande sur des plateformes spécialisées telles que LegaDrive pour recevoir régulièrement des extraits Kbis actualisés.

Qu’est-ce que l’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Cela permet de renseigner sur la situation réelle de l’entreprise.

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Lire aussi: Extrait Kbis : comment faire ?

L'extrait K ou Kbis, quelles différences ?

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Quelle est la durée de validité de l’extrait Kbis ?

Mais l’extrait Kbis n’a pas, à proprement parler, de date limite de validité. En effet, ce document est une sorte de photographie à l’instant T permettant d’attester de la situation administrative et juridique d’une entreprise. C’est le seul document officiel qui sert à attester du caractère légal d’une société, ainsi que de la nature de son activité et de l’identité de ses dirigeants.

Lorsque les informations de l’entreprise changent, alors le Kbis devient obsolète, car il ne contient plus les réelles informations sur la situation de l’entreprise. Il vous faudra alors actualiser votre Kbis tous les trois mois et quand vous déclarez des changements dans votre entreprise : adresse, redressement judiciaire, liquidation, changement de dirigeant, etc.

Ainsi, les administrations vous demanderont toujours un extrait de moins de 3 mois. Ce sera également le cas pour toutes les démarches commerciales entretenues par l’entreprise telles que les appels d’offres, l’achat de marchandises auprès des fournisseurs, ou encore pour toutes démarches auprès des banques et des assurances.

Nous vous conseillons donc de toujours posséder un extrait Kbis de moins de trois mois.

Pourquoi fournir un Kbis de moins de 3 mois ?

Si officiellement le Kbis dispose d’une durée de validité illimitée à compter de sa date de délivrance par le greffe du tribunal de commerce, il en est souvent tout autrement dans la pratique. En effet, pour la majorité des démarches, seul un extrait Kbis daté de moins de 3 mois est accepté. Pour exemple, un Kbis récent s’avère nécessaire pour :

Ouvrir un compte bancaire à titre professionnel ;
Signer un contrat de location pour un local commercial ;
Candidater à un marché public ou privé ;
Effectuer l’ensemble des démarches administratives relatives à votre entreprise.

En fournissant un extrait Kbis de moins de 3 mois, vous contribuez à rassurer vos partenaires financiers et à lever les doutes qu’ils pourraient avoir sur la fiabilité des informations contenues dans ce document.

En effet, un extrait Kbis de plus de 3 mois n’offre pas les mêmes garanties qu’un document récent. Les entreprises étant amenées à évoluer régulièrement, le Kbis revêt rapidement un caractère désuet et perd de sa valeur auprès de vos partenaires professionnels.

C’est pourquoi il convient d’effectuer une demande de Kbis tous les trimestres, mais également lorsqu’un changement statutaire intervient dans votre société.

L’extrait Kbis qu’une entreprise compte utiliser auprès des tiers doit ainsi être renouvelé tous les 3 mois. Les démarches administratives telles que la candidature à un appel d’offres public ou une souscription à un prêt bancaire ne peuvent tout simplement pas aboutir avec un Kbis expiré.

Pour ne pas rencontrer des difficultés lors d’opérations commerciales effectuées au nom de l’entreprise, il est donc impératif pour votre entreprise de posséder en permanence un Kbis à jour.

Pour ce faire, chaque trimestre, une demande d’actualisation de ce document doit-être présentée auprès des autorités dont dépend votre entreprise. Votre démarche peut être simplifiée par une demande d’envoi périodique de Kbis.

Toutefois, certaines entreprises n’ont pas le droit de souscrire à cette dernière option notamment celles dont l’avenir reste encore incertain. Une demande directe sera alors nécessaire.

Dans quels cas effectuer la mise à jour de votre Kbis ?

Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés qui, à ce titre, doit être conforme à la situation actuelle de votre entreprise. Lorsqu’une modification des statuts intervient, il vous appartient donc d’effectuer une mise à jour de votre extrait Kbis. L’actualisation de l’extrait du registre du commerce et des sociétés doit notamment être réalisée en cas de changement relatifs :

à l’adresse du siège social ;
au montant du capital social ;
au statut juridique ;
à la dénomination sociale ou commerciale ;
au gérant ou au dirigeant.

De même, lorsqu’une entreprise fait l’objet d’une procédure collective, une inscription est portée d’office au registre du commerce et des sociétés par le greffe du tribunal de commerce. Par conséquent, l’extrait Kbis de votre entreprise sera automatiquement mis à jour lors de l’ouverture, de la fermeture ou du renouvellement d’une procédure collective.

Mettre à jour son Kbis de plus de 3 mois

Selon le statut, les modifications du kbis doivent être votées par les associés, soit à l’unanimité, ou à la majorité.

Lorsque cette décision est validée, le dirigeant doit soumettre les documents nécessaires pour la publication des modifications au journal d’annonces légales, tels que les changements statutaires ou les changements dans les informations de l’entreprise (nouvelle dénomination, changement de siège social, etc.)

Pour formuler l’avis de modification, les informations suivantes doivent être obligatoirement précisées :

Raison sociale,
forme juridique,
adresse,
capital social
origine du changement,
date de modification du kbis.

Vous devez par la suite déposer les changements de Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce.

Lors de cette étape, certains documents et pièces justificatives sont à transmettre :

Décision de modification de Kbis
Formulaire M3, déclaration sur l’honneur de non-condamnation et carte d’identité du nouveau dirigeant, si le changement concerne le dirigeant de la société,
Formulaire M2
Attestation de publication dans le journal d’annonces légales
Statuts modifiés, le cas échéant.

Il est possible de le faire en ligne sur différentes plateformes ou en personne.

Comment actualiser l’extrait Kbis de votre entreprise ?

Avant de pouvoir effectuer la mise à jour de votre extrait Kbis, il convient de réaliser toutes les démarches relatives à la modification statutaire de votre société, à savoir :

La ratification de la modification des statuts par décision collective ou individuelle en fonction du régime juridique de votre société ;
La publication des modifications statutaires dans un journal d’annonces légales ;
Le dépôt d’un dossier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant.

Une fois le dossier complet déposé au greffe du tribunal de commerce, le greffier se charge de vérifier l’exactitude des modifications déclarées avant de mettre à jour les informations portées au registre du commerce et des sociétés.

Le Kbis de votre entreprise est ensuite actualisé, vous permettant d’obtenir un extrait à jour du registre du commerce et des sociétés.

Comment obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois ?

Pour obtenir un extrait kbis de moins de trois mois, plusieurs options s’offrent à vous. La première option est d’en faire la demande auprès d’Infogreffe ou encore MonIdenum. Aujourd’hui, cette demande est dématérialisée et payante. Notez que vous devrez en faire la demande tous les trois mois, ce qui peut à la longue faire perdre beaucoup de temps aux dirigeants. Par ailleurs, vous ne pourrez faire la demande que de l’extrait kbis de votre entreprise.

Si vous souhaitez faire la demande d’extrait kbis d’une autre entreprise ou si vous voulez recevoir votre extrait Kbis actualisé sans faire de démarche supplémentaire, vous pouvez souscrire à un abonnement à LegaDrive. Vous recevrez tous les trois mois un Kbis actualisé.

Pour obtenir un Kbis récent, il est possible d’effectuer une demande ponctuelle ou de mettre en place un envoi périodique sur le site Infogreffe.fr. La demande d’extrait Kbis en ligne peut être réalisée par toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise.

Pour une demande ponctuelle, le document peut vous être adressé par courrier postal ou électronique, ou encore mis à disposition en téléchargement dans votre espace personnel Infogreffe.

En revanche, si vous optez pour l’envoi périodique d’un extrait Kbis, le document vous sera obligatoirement transmis par voie postale, à la fréquence et pendant la durée de votre choix. Vous pouvez ainsi choisir un envoi trimestriel qui vous permettra de bénéficier automatiquement d’un Kbis daté de moins de 3 mois.

La demande d’extrait Kbis sur le site Infogreffe est un service payant qui implique des frais de dossier, et le cas échéant, des frais d’envoi.

En tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous procurer gratuitement votre extrait Kbis à jour. Pour cela, vous devez utiliser le téléservice sécurisé MonIdenum afin d’activer votre identité numérique. Une fois votre authentification réussie, vous êtes mis en relation avec le greffe du tribunal de commerce compétant qui vous délivre votre dernier Kbis au format numérique.

Quels sont les risques avec un Kbis de plus de 3 mois ?

Les informations présentées sur un extrait Kbis datant de plus de 3 mois ne sont pas considérées comme officielles. Cet extrait ne peut donc pas constituer une garantie pour les parties à une transaction commerciale avec l’entreprise concernée.

Si ce document date d’une période supérieure à trois mois, il est en effet fort possible que les dernières modifications sur la société n’ont pas encore été prises en compte.

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Dans quels cas un extrait Kbis n'est plus nécessaire ?

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d’exploitation commerciale
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

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