Obligation comptable pour la PME française : règles, régimes et bonnes pratiques

Toutes les sociétés, y compris les petites entreprises et les sociétés commerciales, ont des obligations comptables prévues par le Code de commerce, qui consistent notamment en : l’enregistrement comptable des pièces justificatives et des opérations affectant le patrimoine ; l’établissement des factures ; le contrôle par inventaire des stocks de marchandises et des éléments détenus par la société comme les immobilisations ; l’établissement des comptes annuels à la date de clôture : bilan et compte de résultat à déposer en version liasse fiscale.

Qu'est-ce que la comptabilité et quelles sont les obligations générales ?

La comptabilité consiste à enregistrer chronologiquement toutes les opérations en lien avec la vie de l'entreprise, établir des factures, réaliser un inventaire annuel et produire des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe). La tenue de la comptabilité consiste à : enregistrer toutes les pièces comptables (facture d’achat, de vente, etc.) et les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise, de manière chronologique ; établir des factures ; contrôler par inventaire, au moins une fois par an, l’existence et la valeur des éléments composant l’actif et le passif de l’entreprise ; établir des comptes annuels à la clôture de chaque exercice comprenant le bilan, le compte de résultat et l’annexe, qui forment un tout indissociable.

La loi impose la tenue d’un livre-journal, qui enregistre chronologiquement les mouvements financiers, ainsi qu’un grand livre reprenant l’ensemble des comptes. Chaque écriture doit s’appuyer sur une pièce justificative, facture, relevé bancaire ou contrat, conservée pendant une durée légale. Cette rigueur documentaire constitue la base de toute comptabilité fiable et facilite grandement les contrôles ultérieurs, qu’ils soient internes ou menés par l’administration.

Documents comptables obligatoires

À la clôture de chaque exercice, l’entreprise doit établir trois documents qui forment les comptes annuels : le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Le bilan est une photographie du patrimoine de l’entreprise à la date de clôture ; il se compose de l’actif et du passif. Le compte de résultat retrace l’activité de l’entreprise sur l’exercice et fait apparaître le résultat net. L’annexe complète et commente les informations du bilan et du compte de résultat.

La société doit établir les documents comptables suivants : livre-journal, grand-livre et manuel des procédures comptables. Le livre-journal enregistre de manière chronologique toutes les opérations ; le grand-livre reprend les informations du livre-journal en les classant par compte ; le manuel des procédures comptables décrit les procédures et l'organisation comptable pour comprendre le système de traitement et la réalisation des contrôles.

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) et la liasse fiscale

Le FEC est un fichier numérique normalisé qui contient l’ensemble des écritures comptables de l’exercice. Depuis 2014, toute entreprise tenant sa comptabilité de manière informatisée doit être en mesure de produire le FEC dès le début d’un contrôle fiscal. L’absence de FEC ou la remise d’un fichier non conforme entraîne une amende de 5 000 € par exercice contrôlé.

La liasse fiscale est l’ensemble des formulaires que l’entreprise doit déposer auprès de la DGFiP après la clôture de l’exercice. Elle comprend le bilan, le compte de résultat et les tableaux annexes. Pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS), la liasse doit être déposée au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai pour un exercice clos au 31 décembre, et le dépôt se fait obligatoirement par voie électronique.

Tenue et conservation des livres comptables

Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par un greffier. Ils doivent également être cotés et paraphés. Tout enregistrement comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'affectation à un compte de chaque donnée, et les références de la pièce justificative qui l'appuie. Les livres peuvent être tenus de manière électronique avec un logiciel informatique ou manuellement sans blanc ni altération. Ils doivent être datés et enregistrés dès le moment ou le commerçant les établis pour garantir leur contenu.

La société doit conserver ses documents comptables et pièces justificatives au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable. La conservation peut être sous forme papier ou numérique, à condition que le support numérique garantisse l’intégrité, la pérennité et la restitution des documents.

Qui peut tenir la comptabilité ? Expert-comptable ou gestion interne ?

Les entreprises peuvent établir leur comptabilité elles-mêmes ou la confier à un expert-comptable. En général, vous devez confier la tenue de votre comptabilité d’entreprise à un cabinet d’expertise comptable ou bien avoir un salarié en interne qui assure les fonctions de comptable. Il n’est pas possible de sous-traiter votre comptabilité à un établissement non inscrit à l’Ordre des experts-comptables. C’est même illégal ! Si vous le faites, vous risquez des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à : 1 an de peine d'emprisonnement et 15 000 € d’amendes pour vous ; 75 000 € d’amendes pour votre société.

Il n’est pas obligatoire de sous-traiter sa comptabilité à un cabinet d’expertise comptable. Cependant, il existe plusieurs avantages à avoir recours à un expert-comptable, notamment la sécurisation de vos liasses fiscales, des optimisations fiscales possibles et des missions annexes dont ils peuvent se charger à votre place (attestations de rémunérations, prévisionnels, valorisations de votre société, etc.). Confier ses obligations comptables à un cabinet permet au dirigeant de recentrer son énergie sur le développement commercial et opérationnel de son activité.

Quel est le rôle d'un expert-comptable ?

Adaptation des obligations selon le régime fiscal

L’étendue des obligations comptables d’une entreprise va différer en fonction de son régime d’imposition des bénéfices (micro-entreprise, régime réel simplifié ou normal, régime de la déclaration contrôlée) et/ou de la catégorie dont elle relève (BIC, BNC, IS).

Micro-entreprise

Les entreprises qui relèvent des BIC ou des BNC et du régime fiscal de la micro-entreprise peuvent tenir une comptabilité allégée, à savoir l'enregistrement chronologique des recettes de manière non modifiable. Les obligations comptables qui en découlent sont les suivantes : tenue d'une comptabilité complète : dispense ; livres comptables obligatoires : livre journal des recettes appuyé des factures et de toutes autres pièces justificatives + registre des achats (pour les commerçants) ; inventaire annuel : dispense.

Régime réel simplifié d’imposition

Les entreprises relevant des BIC, ou imposées à l’IS, et bénéficiant du régime réel simplifié d’imposition doivent tenir une comptabilité d’engagement simplifiée mais peuvent opter au cours de l’exercice pour une comptabilité de trésorerie. Les obligations comptables qui en découlent sont : tenue d'une comptabilité complète obligatoire simplifiée : bilan, compte de résultat et annexe (dispense d’établir l’annexe pour les micro-entreprises au sens de la réglementation européenne) ; livres comptables obligatoires : livre journal - grand livre ; inventaire annuel simplifié (méthode forfaitaire) : obligatoire.

Le régime permet de tenir une comptabilité de trésorerie basée sur les opérations bancaires, à condition de reconstituer les dettes et les créances à la clôture ; constater des charges d’avance ou à payer sur les charges externes. Affilié à ce régime, vous n’êtes pas obligé de centraliser vos journaux auxiliaires mensuellement, car vous pouvez le faire sur une base trimestrielle.

Régime réel normal d’imposition

Les entreprises relevant des BIC, ou imposées à l’IS, et au régime réel normal d’imposition doivent tenir une comptabilité d’engagement (enregistrement des créances et des dettes) tout au long de l’exercice. Les obligations comptables qui en découlent sont : tenue d'une comptabilité complète obligatoire : bilan, compte de résultat et annexe (possibilité d’établir une présentation simplifiée pour les petites et moyennes entreprises) ; livres comptables obligatoires : livre journal - grand livre ; inventaire annuel : obligatoire.

Régime de la déclaration contrôlée (BNC)

Les entreprises relevant des BNC et du régime de la déclaration contrôlée doivent tenir une comptabilité de trésorerie tout au long de l’exercice. Une option pour la comptabilité d’engagement est toutefois possible. La tenue d’un registre des immobilisations et des amortissements est une obligation comptable. Vous devrez tenir à jour un livre journal de vos recettes et dépenses au jour le jour.

Comptabilités simplifiée et super-simplifiée

Une comptabilité simplifiée entraine les conséquences suivantes : possibilité d'établir un bilan simplifié, un compte de résultat simplifié et une annexe simplifiée ; enregistrement sur les livres de trésorerie des opérations comptables à leur date de paiement ou d'encaissement ; regroupement des informations des livres de trésorerie dans le livre-journal tous les 3 mois à la place de tous les mois ; enregistrement non obligatoire des frais généraux accessoires réglés en espèce et représentant moins de 1 pour 1000 du chiffre d'affaires hors taxes ; enregistrement des créances et des dettes à la clôture de l'exercice comptable ; possibilité d'évaluer les stocks de manière simplifiée.

Les entrepreneurs individuels exerçant une activité artisanale, industrielle ou commerciale peuvent opter pour une comptabilité dite "super-simplifiée", ayant pour conséquence notamment de leur permettre : de tenir une comptabilité de trésorerie, de ne pas justifier leurs frais généraux payés en espèces dans la limite de « un pour mille du chiffre d’affaires» avec un minimum de 150 euros, d'utiliser un barème établi par l'administration fiscale pour le calcul des frais de carburant, d'évaluer leurs stocks de marchandises et travaux en cours de façon forfaitaire en fin d'exercice, d'être dispensés de produire un bilan lorsque leur chiffre d'affaires ne dépasse pas certains seuils.

Obligations spécifiques selon la taille et la forme juridique

La société est une micro-entreprise si elle remplit 2 des 3 critères suivants : bilan total ≤ 450 000 €, montant net du chiffre d'affaires ≤ 900 000 €, nombre moyen de salariés ≤ 10. À la fin de chaque exercice comptable, elle doit établir ses comptes annuels. La société n'est pas obligée d'établir l'annexe qui compose normalement les comptes annuels.

La société est une petite entreprise si elle remplit 2 des 3 critères suivants : bilan total ≤ 7 500 000 €, montant net HT du chiffre d'affaires ≤ 15 000 000 €, nombre moyen de salariés ≤ 50. À la fin de chaque exercice comptable elle doit établir ses comptes annuels. Ils peuvent être présentés sous une forme simplifiée.

La société est une entreprise moyenne si elle remplit 2 des 3 critères suivants : bilan total ≤ 25 000 000 €, montant net HT du chiffre d'affaires ≤ 50 000 000 €, nombre moyen de salariés ≤ 250. À la fin de chaque exercice comptable, la société doit établir ses comptes annuels. Ils sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat, un rapport de gestion et d'une annexe.

La société, une fois qu'elle a établi ses comptes annuels et ses comptes consolidés (lorsque cela est nécessaire), doit les déposer en ligne sur le site du guichet des formalités des entreprises. Après avoir établi ses comptes annuels, la société doit les déposer en ligne sur le guichet des formalités des entreprises ou directement au greffe du tribunal de commerce sur support papier. Le greffe les transmettra ensuite pour publication au Bodacc.

Groupes de sociétés et restrictions

Lorsque la société appartient à un groupe de sociétés, elle ne peut pas bénéficier de la tenue d'une comptabilité simplifiée. Elle doit enregistrer tous les mouvements qui affectent son patrimoine tous les jours (encaissement, paiement, dette, frais...). De plus, elle doit centraliser ses écritures comptables dans le livre-journal tous les mois.

Risques et sanctions

Attention : tout manquement aux règles de facturation est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 375 000 €. En cas de récidive cette amende peut être portée à 750 000 €. En cas d'omission volontaire dans votre facturation (écritures inexactes ou fictives), la personne qui a commis l'omission risque une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 5 ans et 500 000 € d'amende.

Obligations spécifiques selon les structures courantes

Société commerciale : doit tenir une comptabilité. Lorsqu'elle est soumise à un régime réel simplifié, elle peut tenir une comptabilité simplifiée.
SCI : à l’impôt sur les sociétés (IS) les obligations comptables sont les mêmes que pour toute autre société ; à l’impôt sur le revenu (IR) la SCI n’a aucune obligation comptable hormis celle de répertorier chronologiquement les dépenses et les recettes.
Association : les obligations comptables varient selon sa taille, son activité et ses sources de financement ; une association loi 1901 peut se contenter d’une comptabilité simple sauf cas particuliers.
Micro-entrepreneur : comptabilité allégée, enregistrement chronologique des recettes et, le cas échéant, des dépenses.
SASU, SAS, SARL, EURL, EI : tenue d'un livre journal, d'un grand livre, établissement des comptes annuels et envoi des liasses fiscales.

Pourquoi la comptabilité n'est pas optionnelle pour la PME

En France, toute entreprise commerciale, quelle que soit sa taille, est tenue de respecter des obligations comptables définies par le Code de commerce (articles L123-12 à L123-28) et le Plan Comptable Général. Ces obligations ne sont pas de simples formalités : elles conditionnent la validité des déclarations fiscales, la crédibilité auprès des banques et la protection du dirigeant en cas de contrôle ou de litige. Des comptes incomplets ou mal tenus exposent l’entreprise à un redressement fiscal, voire à des sanctions financières en cas de manquement caractérisé.

La tenue d'un livre comptable est obligatoire pour les inscrits au registre du commerce et des sociétés (RCS) : un livre journal enregistrant de manière chronologique toutes vos opérations ; un grand livre reprenant par comptes comptables les mouvements enregistrés dans le journal.

Bonnes pratiques pour la PME

Mettre en place un logiciel comptable et des procédures internes décrites dans un manuel des procédures comptables.
Centraliser les écritures et réaliser des contrôles réguliers (inventaire, rapprochements bancaires, justificatifs fournisseurs/clients).
Conserver l’ensemble des pièces justificatives pendant 10 ans et sécuriser l’archivage numérique.
Considérer le recours à un expert-comptable pour sécuriser les liasses fiscales et obtenir des conseils d’optimisation.
Anticiper les obligations TVA et sociales selon la taille et le régime de l’entreprise.

En bref

Les obligations comptables sont essentielles pour toutes les entreprises et incluent la tenue de registres comptables et la production de documents annuels comme le bilan et le compte de résultat. Engager un expert-comptable n'est pas obligatoire mais peut offrir des avantages comme la sécurisation des liasses fiscales et des optimisations fiscales. Les obligations varient selon le type d'entreprise et le régime fiscal, avec des spécificités pour les micro-entrepreneurs, les associations, et les entreprises sous régime réel simplifié ou normal.

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