Procédure de contrôle fiscal : contrôle sur place, contrôle à distance et droit de copie des factures en entreprise

Dès qu'il est question de contrôle fiscal, les chefs d’entreprise sont souvent inquiets. Pourtant, il s’agit d’une procédure courante, à laquelle toute société doit se préparer. Le contrôle fiscal est une procédure comptable et administrative qui consiste à vérifier la régularité et la transparence d’un contribuable en matière d’impôts.

Contrôle sur place ou contrôle à distance : cadres et formalités

Depuis le 1er janvier 2017, un contrôle fiscal peut être réalisé de deux manières :

• sur place, dans l’entreprise. Dans ce cas, le chef d’entreprise en est informé par la réception d’un avis de vérification de comptabilité ;
• à distance, depuis les bureaux de l’administration. Le chef d’entreprise reçoit alors un avis d’examen de comptabilité (cette procédure est réservée aux comptabilités informatisées).

Dans les deux situations, le document est envoyé par courrier en recommandé avec accusé de réception. Qu’il s’agisse d’un avis de vérification ou d’examen de comptabilité, ce document doit comporter un certain nombre d'informations pour être valable. Le dirigeant doit contrôler que l'avis comporte toutes les informations, notamment le nom de l'inspecteur, les coordonnées du service, le nom du supérieur, le nom et l'adresse de l'interlocuteur départemental auquel s'adresser en cas de problème. Il doit également préciser les exercices contrôlés.

Le contribuable peut consulter la "Charte des droits et obligations du contribuable vérifié" sur le site Internet de l'administration. Ce document décrit les règles du contrôle fiscal et précise que le chef d'entreprise peut être accompagné d'un conseil : expert-comptable, avocat fiscaliste… Pour un contrôle sur place, l’avis de vérification doit aussi contenir la date du début de la vérification.

Déroulement d’un contrôle fiscal sur place

La vérification de comptabilité concerne en premier lieu les pièces comptables de l'entreprise (livre-journal, inventaire, pièces justificatives…). Mais, de façon plus générale, la vérification autorise l'administration à prendre connaissance de toutes les pièces de nature à éclairer l'agent vérificateur sur l'activité professionnelle du contribuable : statuts de la société, organigramme du personnel, titres de participation…

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Le dirigeant doit disposer d'au moins deux jours pleins entre la date de réception de l'avis et le début de la vérification. Elle s'effectue dans les locaux de l'entreprise ou, sur demande, chez son conseil, le contribuable devant pouvoir bénéficier d'un débat oral et contradictoire avec le vérificateur.

Le vérificateur se livre à une appréciation critique de la valeur probante de la comptabilité et de l'application des règles fiscales faites par l'entreprise contrôlée. Le vérificateur, sur un plan fiscal, rectifiera si nécessaire les irrégularités constatées et pourra même rejeter la comptabilité si celle-ci est entachée d'erreurs graves et répétées, et procèdera à une évaluation d'office des bases d'imposition.

L'inspecteur a ainsi accès à tous les documents commerciaux (factures…), financiers (relevés de compte bancaire…), juridiques. Il est important de soigner son image. Rangez et classez vos dossiers. Car l’inspecteur va éplucher documents et pièces comptables, livres et registres dont la tenue est obligatoire. Il peut consulter le registre des assemblées et conseils d’administration, celui des mouvements de titres, les contrats. Il faut aussi vérifier l’inventaire du stock, des valeurs en caisse, le relevé des prix.

La vérification se termine généralement par un entretien de synthèse avec le vérificateur au cours duquel il fait part des rectifications qu'il envisage d'apporter aux résultats déclarés et prend note des objections techniques qui peuvent déjà lui être opposées.

Déroulement d’un contrôle fiscal à distance

Dans les 15 jours de la réception de l’avis d’examen de comptabilité, le chef d’entreprise doit communiquer un fichier des écritures comptables à l’administration (FEC). Celle-ci va réaliser des tris, des calculs et des classements afin de repérer d’éventuelles anomalies qu’elle demandera ensuite au contribuable d’expliquer, voire de justifier. Dans certains cas, elle pourra également réaliser des traitements informatiques sur des fichiers comptables communiqués par le chef d’entreprise.

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Le contribuable dispose, pour l’essentiel, des mêmes garanties que dans une vérification sur place. Notamment, il doit pouvoir bénéficier d'un débat oral et contradictoire avec le vérificateur. Cette procédure de contrôle, réalisée à distance, a une durée maximum de 6 mois. Au terme de cette procédure, l’administration doit faire connaître sa position.

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) : obligations et points de vigilance

La copie des fichiers des écritures comptables remise à l'administration doit répondre aux normes prévues à l'article A. Ces normes du « format standard » définissent les types de fichier, mentions, enregistrements et codages des informations. Quelle que soit la modalité de remise des fichiers, ces derniers devront être conformes aux normes fixées par l'article A.

Le fichier FEC doit respecter des normes très précises : jusqu’à 18 informations peuvent être fournies pour chaque écriture comptable. Présence de tous les champs : en principe, tous les champs prévus par l'article A47 A-1 sont obligatoires. Numéros de séquence : la procédure de validation des écritures interdit toute modification ou suppression ultérieure. En principe, une véritable séquence des écritures doit donc se retrouver en comptabilité, seules certaines circonstances précises permettent de justifier des « trous » dans cette séquence (l’utilisation du mode brouillard notamment).

Cohérence des dates : le cahier des charges du FEC prévoit l’enregistrement de la date de la pièce justificative, mais aussi des dates de comptabilisation, de lettrage et de validation. En cas de contrôle fiscal, ces informations permettent au vérificateur de reconstituer une chronologie précise des événements comptables.

Grâce au Fichier des Écritures Comptables, l’administration peut très simplement comparer le montant des produits taxables et leur ventilation par taux de TVA à la taxe effectivement comptabilisée. En reconstituant la chronologie de la saisie des écritures, elle peut également détecter des décalages de TVA qui auraient été réalisés en cours d’année.

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Droit de copie des factures et des documents consultés

L'article 44 de la loi n°2013-1117 autorise les agents de l'administration fiscale à demander copie des documents consultés sur place en cas de contrôle fiscal externe (article L. 13 F du livre des procédures fiscales). Les procédures de vérification de comptabilité et d'examen fiscal de la situation personnelle (EFSP) sont concernées par cette disposition. Elle est applicable : depuis le 8 décembre 2013 pour les documents transmis sous forme papier, depuis le 28 novembre 2014 pour les documents transmis sous forme dématérialisée.

Le vérificateur peut dans ce cas demander au contribuable de lui transmettre une copie de tout document consulté sans avoir à justifier dans un acte sa demande et l'emport de ces pièces. Le contribuable conserve les documents originaux. Le contribuable peut fournir les copies demandées selon le format qu'il souhaite (papier ou dématérialisé). Les modalités de transmission de copies sous forme dématérialisée sont définies en accord avec le vérificateur. Il peut s'agir de supports physiques (CD-Rom, DVD, clé USB) ou électronique (serveur sécurisé etc.). Ces données doivent être transmises sous le format PDF de manière à garantir la lisibilité et l’intégrité du contenu.

En cas de refus du contribuable de fournir ces copies, l'administration fiscale précise que le contribuable s'expose à une amende de 1.500 € par copie non fournie sans que le montant global ne puisse excéder 10.000 € (article 1734 du CGI).

Conséquences d’un contrôle fiscal et voies de recours

Qu’il s’agisse d’un contrôle sur place ou à distance, après la fin du contrôle, le contribuable recevra une proposition de rectification ou un avis d'absence de redressement. Dans le premier cas, il disposera d'un délai de 30 jours pour contester par écrit. En général, ce délai peut être porté à 60 jours sur demande expresse de sa part. Ensuite, après examen des arguments, l'inspecteur va établir une « Réponse aux observations du contribuable» où il fait part des points qu'il abandonne ou qu'il maintient.

L'administration dispose seulement d'un délai de deux mois pour répondre mais ce délai ne concerne que les PME. L'exploitant disposera encore de voies de recours (hiérarchique ou contentieuse) et pourra notamment saisir la Commission départementale des impôts directs et des taxes sur le chiffre d'affaires, dans la mesure où le litige est de sa compétence.

Sanctions possibles

Les sanctions pour les manquements commis de bonne foi : une majoration de 10 % de l'impôt dû au Fisc ; des intérêts de retard correspondant à 0,2 % de l'impôt dû par mois de retard, soit 2,4 % sur un an. Les sanctions en cas de mauvaise foi ou de fraude fiscale : majorations pouvant atteindre 40 % ou 80 % selon la nature du manquement. Selon la nature du manquement, le responsable légal de l'entreprise s'expose également à des sanctions pénales, à savoir jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et 500 000 € d'amende ; jusqu'à 7 ans d'emprisonnement et 3 millions d'euros d'amende en cas de circonstance aggravante.

Délais, prescription et durée des contrôles

Par principe, pour le contrôle fiscal d’une entreprise, le délai de prescription est de 3 ans. Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration pour l’impôt sur les sociétés et la TVA. Cependant, ce délai peut être étendu pour certaines irrégularités : il peut être au maximum de 6 ans si les manquements portent sur l'IFI ou sur les droits d'enregistrement ; 10 ans notamment en cas d'activité occulte ou d'existence d'un compte bancaire non déclaré à l'étranger.

Le délai maximal d’un contrôle fiscal sur place est de 3 mois pour les petites et moyennes entreprises, à condition que leur chiffre d'affaires respecte les seuils en vigueur. La procédure de contrôle à distance a une durée maximum de 6 mois. En cas de remise différée du FEC conforme, les délais prévus sont suspendus jusqu'à la remise effective des fichiers conformes : ainsi, les délais ne commencent à courir qu'à la date du jour de la remise effective des fichiers conformes.

Comment réagir et recommandations pratiques

Avant le contrôle : conservez toutes les factures et gardez tous les justificatifs. Classez correctement et régulièrement tous vos documents. Archivez régulièrement vos données informatiques (retraits, distributions, rémunérations). C’est au moment du contrôle que l’on peut se rendre compte qu’avoir respecté les règles de classement et de conservation des divers documents est une précaution indispensable.

En cas de contrôle sur place, quelques conseils lors de la vérification : mieux vaut être courtois avec le vérificateur et répondre à ses questions puisqu’au moment où il vous voit pour la première fois, il connaît déjà le dossier que l’administration possède sur vous ou votre entreprise et l’a étudié avant de venir. Il faut lui donner les moyens d’exercer sa mission dans des conditions convenables : le mieux est de lui réserver un bureau, une table ou une pièce pour qu’il puisse prendre des notes ou faire des calculs. L’idéal est une pièce neutre, vidée des documents internes.

En tant que dirigeant, vous pouvez accueillir et accompagner vous-même l’inspecteur. Vous pouvez aussi déléguer cette tâche à un bras droit, à votre conseiller. Dans ce cas, il convient d’autoriser la personne désignée à agir en votre nom, via un mandat écrit et signé de votre main. Si votre conseiller n’est pas présent, rien ne vous oblige à répondre immédiatement aux questions de l’inspecteur : mieux vaut lister les demandes d’informations, puis préparer les réponses avec le conseiller.

La tenue et la qualité du FEC sont essentielles : en cas de contrôle fiscal, certains points font systématiquement l’objet d’une vérification méticuleuse, et les entreprises doivent donc y porter une attention particulière. L’analyse informatique des données comptables facilite également le calcul des marges et des prix de revient.

Aspects juridiques particuliers

La vérification de comptabilité est un ensemble d’opérations qui a pour objet d’examiner, sur place, la comptabilité d’une entreprise et de la confronter à certaines données de fait ou matérielles afin de contrôler les déclarations souscrites et d’assurer éventuellement les rectifications nécessaires. En contrepartie du droit pour l’administration d’effectuer des vérifications de comptabilité, une série de garanties ont été prévues au profit du contribuable. Elles consistent en diverses obligations que le service doit respecter scrupuleusement à peine de nullité du contrôle exercé.

Les succursales françaises d'entreprises étrangères, ainsi que les succursales étrangères d’une entreprise française, doivent se conformer aux obligations de remise des fichiers des écritures comptables lorsque leur comptabilité est informatisée. Dans le cadre du bon déroulement du contrôle, les succursales françaises d'entreprises étrangères peuvent remettre au service vérificateur une table de correspondance avec les normes comptables françaises.

Outils de l'administration et prévention

Au cours de ces dernières années, l’administration fiscale a mis à la disposition de ses agents des bases de données, et des outils de data-mining permettant le traitement et le croisement de grandes masses d’informations. Les outils développés par les informaticiens de la DGFiP leur permettent de procéder à des contrôles de plus en plus poussés.

Plusieurs des sujets évoqués font partie des points contrôlés lors d’un Examen de Conformité Fiscale. Cette prestation, réalisée par un professionnel du chiffre, permet de faire vérifier la comptabilité d'une entreprise à travers un audit préventif. Depuis l’instauration du FEC en 2014, les vérificateurs ont accès à la totalité des données comptables de l’entreprise.

D’une manière générale, l’aide de professionnels est précieuse. Si votre société se trouve dans une situation délicate, n’hésitez pas à contacter un avocat spécialisé en droit des sociétés pour vous accompagner. Il est le mieux placé pour vous guider lors d’une telle procédure.

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