Le régisseur est assujetti à un cautionnement : obligations, seuils, pratique et recours

La question du cautionnement des régisseurs revient fréquemment dans les collectivités locales et les établissements publics locaux : pourquoi doit-on constituer ou s'affilier à un cautionnement, qui prend en charge la cotisation et quelles sont les conséquences en cas de refus ?

Cadre légal et principe du cautionnement

L'article 18 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique précise que des régisseurs peuvent être chargés pour le compte des comptables publics d'opérations d'encaissement ou de paiement. La responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs se trouve engagée dès lors qu'un déficit en deniers ou en valeurs a été constaté, qu'une dépense a été irrégulièrement payée ou que, par faute du régisseur, une recette n'a pas été encaissée ou une indemnité a dû être versée par l'organisme public à un tiers ou à un autre organisme public.

Comme tout comptable public, avant d'entrer en fonctions, le régisseur est tenu de constituer un cautionnement ou de s'affilier à une association de cautionnement mutuel agréée par le département des finances. En contrepartie de l'obligation de cautionnement, le régisseur perçoit une indemnité de responsabilité qui varie selon le montant du cautionnement.

Seuils d'application et dispenses

Toutefois, les titulaires des régies de faible importance, c'est-à-dire celles dont la moyenne mensuelle des recettes encaissées au cours de l'année précédente est inférieure à 1 000 francs, sont dispensés de constituer un cautionnement. L'exigence de cautionnement constitue un obstacle pour obtenir l'accord de l'éventuel régisseur lorsque le montant des recettes mensuelles qu'ils encaissent est supérieur au seuil fixé.

Il paraît donc souhaitable de procéder à une remise à jour du seuil dont il s'agit en portant référence à l'évolution de l'indice annuel publié par l'I.N.S.E.E. (les prix de 1975 devant être affectés du coefficient de 2,90 pour correspondre à ceux de 1986). Il lui demande donc de bien vouloir envisager une remise à jour du seuil fixé en 1975.

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Acte constitutif de la régie et responsabilité

Quand vous avez été nommée régisseur vous avez dû prendre connaissance de l'arrêté constitutif de la régie qui devait fixer le montant du cautionnement. L'acte constitutif de la régie, qu'il s'agisse d'une régie d'avances, de régie de recettes, ou d'avances et de recettes, doit prévoir le recours à des mandataires. Les mandataires ne sont pas responsables personnellement et pécuniairement des opérations qu'ils exécutent. Le régisseur intérimaire est responsable personnellement et pécuniairement des opérations qu'il réalise. Il est astreint à constituer un cautionnement.

La fonction de régisseur n'est prévue par aucun cadre d'emploi de la fonction publique territoriale et toute personne physique peut être nommée régisseur (même s'il ne s'agit pas d'un agent de la collectivité). Les actes de nomination des régisseurs et des mandataires sont donc exécutoires de plein droit dès qu’ils ont été notifiés aux intéressés conformément aux dispositions applicables.

Pratique dans les collectivités : coûts, prise en charge, remboursements

Beaucoup de régisseurs estiment que le principe du cautionnement pour une fonction qu'on leur impose et pour laquelle ils n'ont pas de prime de risque est discutable. Il est fréquent que la cotisation annuelle soit peu élevée pour l'intéressé (un montant évoqué dans les échanges est de l'ordre de quinze euros par an), ce qui rend la charge financière individuelle limitée. Néanmoins, certains considèrent révoltant que l'employeur ne prenne pas en charge ce coût alors que l'obligation résulte de l'arrêté de création de la régie et n'est pas au bénéfice du régisseur.

La caution est remboursée à l'issue de l'exercice des fonctions, à la clôture de la régie, l'agent comptable fournit au régisseur une attestation de libération - sauf si problèmes sur la régie - que le régisseur transmet à l'association de cautionnement mutuel (AFCM) qui rembourse. Le comptable dispose d’un délai de six mois pour délivrer le certificat, passé ce délai, il ne peut refuser de le délivrer sauf s’il demande à l’ordonnateur l’émission d’un ordre de reversement. En cas de mise en débet, le certificat ne sera délivré qu’à l’issue du règlement du débet par le régisseur.

Conséquences du refus du régisseur de payer le cautionnement

Le refus de principe d'un gestionnaire-régisseur de payer le cautionnement peut poser des difficultés organisationnelles : l'agence comptable ne peut pas ouvrir un compte de régisseur et l'absence de cautionnement empêche parfois la création d'une régie. Les auditeurs de la DDFIP ont conseillé, dans certains cas, de ne pas donner de régie d'avance à une personne refusant de se cautionner : le gestionnaire peut être contraint d'aller encaisser à l'agence comptable conformément aux conventions du groupement, ce qui alourdit le travail de l'agence comptable.

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Si l'ordonnateur a nommé le gestionnaire régisseur, il est régisseur ; toutefois, sans cautionnement, il peut être impossible de lui transmettre des fichiers d'encaissement ou d'ouvrir une régie. Dans la pratique, certains gestionnaires ont rapidement payé leur cautionnement lorsque la contrainte d'aller chaque semaine à l'agence comptable pour encaisser s'est avérée gênante.

Garanties et justification du cautionnement

L'exigence d'un cautionnement peut être présentée comme une garantie financière pour l'administration, mais aussi comme le témoignage de la motivation d'un agent à exercer des responsabilités financières. L'expérience démontre que l'appel à la technique de la régie est très souvent une décision opportune, efficace et sérieuse. Toutefois, les risques inhérents au maniement direct de fonds par un agent généralement préoccupé par d'autres tâches de gestion ne sont pas négligeables.

Un récent arrêté permet de majorer l'indemnité de responsabilité dans la limite de 100 % lorsque la régie est ouverte au public au-delà des périodes normales d'exécution du service et lorsque le nombre hebdomadaire moyen d'opérations est supérieur à deux cents.

Moyens pratiques pour réduire la contrainte

• Mettre en place le prélèvement automatique et/ou le paiement en ligne pour dématérialiser les flux financiers, ce qui réduit les montants effectivement maniés en régie.
• Favoriser l'accompagnement des gestionnaires par l'agent comptable lors des démarches d'affiliation à l'association de cautionnement mutuel pour faciliter l'adhésion.
• Prendre en charge, lorsque possible, la cotisation par la collectivité, pratique existante dans plusieurs communes et établissements.

Procédure de clôture et documents

À la clôture de la régie, l'agent comptable doit fournir au régisseur une attestation de libération, sauf en cas de problèmes. L'actuel agent comptable a six mois pour fournir ce certificat. Lorsque celui-ci n'est pas fourni dans le délai, le régisseur peut solliciter la délivrance du document auprès de l'agent comptable ou, en cas de difficultés, s'appuyer sur les textes en vigueur pour obtenir ses droits.

Exemple synthétique : obligations et responsabilités

Le rappel des textes et des pratiques montre que la démarche de cautionnement n'est pas seulement une formalité : elle répond à un besoin de sécurité financière pour l'administration et s'inscrit dans un cadre réglementaire précisant responsabilités et dispenses. En parallèle, des solutions organisationnelles et des prises en charge locales peuvent en atténuer l'impact pour les personnes concernées.

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