Associations et Kbis : Tout Ce Que Vous Devez Savoir

Les entreprises commerciales peuvent être identifiées grâce à un certain nombre d’éléments dont l’extrait Kbis, qui prouve notamment leur existence juridique. Il s’agit d’un document délivré aux créateurs d’entreprises lorsqu’ils procèdent à leur immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il reprend l’ensemble des informations figurant sur le RCS. Mais qu’en est-il des associations ? Existe-t-il aussi un Kbis association ? Comment procède-t-on pour l’avoir ? Voici un guide pour les associations.

La création d'une association suppose un certain nombre de formalités. Comme nous venons de le souligner ci-dessus, l’extrait Kbis est un document qui est délivré après l’immatriculation au RCS. Il sert en réalité à attester de l’existence juridique d’une personne physique ou morale inscrite au registre. Cela signifie donc que pour avoir un extrait Kbis l'entreprise individuelle doit exercer une activité commerciale.

En effet, la loi de 1901 définit une association comme une « convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices ». Il ressort de cette définition que l’objectif principal d’une association n’est pas de faire des profits ; mais de réaliser des activités à but non lucratif. On déduit donc qu’une association ne peut s’inscrire au registre de commerce et des sociétés. Par conséquent, elle ne peut normalement pas se faire délivrer un extrait Kbis association.

Pour autant, le but d’une association - notamment loi 1901 - est plutôt social, solidaire, culturel, sportif… Et non lucratif ! L’obtention d’un Kbis est, en principe, uniquement possible pour une société exerçant une activité commerciale. En effet, pour l’obtenir, la société doit obligatoirement être immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). En effet, même si une association peut exercer des activités économiques, la réalisation et le partage de profits ne peuvent jamais constituer son objet principal (c'est-à-dire qu'une association ne peut jamais être à but lucratif).

Mais alors, quel document fait foi pour qu’une association sans Kbis puisse réaliser ses démarches ? La vraie “carte d’identité” d’une association est délivrée par la préfecture, juste après sa création officielle, lors de l’émission du récépissé de déclaration qui contient son numéro RNA (Répertoire National des Associations).

Vous êtes dirigeant, salarié, comptable bénévole d'une association. Vous allez peut-être recevoir des demandes d'extrait KBIS. Pour répondre au mieux à ces sollicitations, prenez le temps de parcourir le guide du KBIS pour les associations.

1 - Qu'est-ce qu'un KBIS pour une association ?

Un extrait KBIS pour une association atteste de son existence légale. Il donne d'autres informations intéressantes pour les partenaires de l'association :

Le numéro SIREN. Il s'agit d'une série de 9 chiffres servant de numéro d'immatriculation. Ce numéro reste inchangé, pendant toute la durée de vie de l'association.
En revanche, le numéro de SIRET, composé de 14 chiffres, voit ses 5 derniers chiffres changer, en cas de déménagement de l'association.
Le nom complet de l'association.
L'adresse du siège de l'association.
La date de constitution de l'association.
Les activités déclarées.
Etc.

Ces informations sont susceptibles de changer, en cours de vie de l'association. C'est pourquoi, l'extrait KBIS a une durée de validité limitée à 3 mois.

2 - Quelles sont les associations détenant un KBIS ?

Seules les entreprises exerçant une activité commerciale sont inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et disposent ainsi d'un extrait KBIS. Or, l'objectif d'une association n'est a priori pas d'avoir un but commercial. L'association se définit, d'ailleurs, comme une "convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices".

Pourtant, dans trois cas, une association est considérée, comme ayant une activité commerciale et est, de ce fait, inscrite au RCS :

Les associations émettant des obligations ou des titres de créance négociables (article L213-10 du code monétaire et financier). Une telle émission permet à l'association de s'autofinancer. Cette possibilité doit être prévue dans les statuts.
Les associations, qui, de manière habituelle, effectuent des opérations de change manuel. De plus, ces associations doivent obtenir une autorisation délivrée par l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (article L524-3 du code monétaire et financier). Le change manuel consiste à acheter ou vendre des billets de banque ou des chèques de voyages libellés en monnaie étrangère, contre remise immédiate de monnaie nationale.
Les associations exerçant une mission de gérant-mandataire d'un fonds de commerce (avis du comité de coordination des RCS n°2018-010 du 18 juillet 2018). La gérance-mandataire consiste à gérer le fonds, moyennant le versement d'une commission proportionnelle aux résultats par le propriétaire (article L146-1 du code du commerce).

Une association peut ainsi avoir une activité lucrative, à condition que cette activité n'ait pas pour objectif le partage des bénéfices.

Créer son association en 3 étapes !

3 - Comment obtenir le KBIS d'une association ?

La demande d'extrait KBIS peut également se faire en ligne. Pour effectuer la demande, il faut connaitre le numéro de siren de l'association ou le nom exact de l'association ou le nom de son représentant légal. Ces démarches sont payantes.

Plusieurs méthodes existent pour obtenir un extrait KBIS au nom de l'association.

Le président de l'association peut, tout d'abord, se rendre sur le site monidenum, pour obtenir son extrait KBIS en ligne.
Il est également possible de se rendre au greffe du tribunal de commerce, dont dépend l'association. A noter : en Alsace-Moselle, il n'y a pas de tribunaux de commerce. Les associations doivent alors s'adresser au tribunal judiciaire.

4 - Qui peut se procurer un KBIS ?

L'extrait KBIS est un document public, accessible à tous. Cependant, le site gratuit Monidenum est réservé au dirigeant de l'association, qui peut uniquement obtenir le KBIS de sa propre structure.

La démarche étant payante, la demande va souvent transiter par l'association.

L'association doit pouvoir justifier de son existence légale, dans un certain nombre de cas :

En cas d'ouverture d'un compte fournisseur.
En cas de demande de subvention. La demande de subvention publique se fait à l'aide d'un formulaire type portant la référence 12156*05.
En cas d'ouverture d'un compte bancaire au nom de l'association.
En cas de souscription d'un contrat d'assurance au nom de l'association.
Etc.

5 - A défaut de KBIS, quel document peut être remis par une association ?

De nombreuses associations n'ont pas d'extrait KBIS. Si l'association exerce une activité artisanale et à moins de 10 salariés, elle est inscrite au répertoire des métiers. Une association peut, par exemple, être la gérante-mandataire d'un fonds artisanal. La chambre des métiers et de l'artisanat peut alors délivrer gratuitement un document D1, l'équivalent du KBIS. Et, si l'association est radiée du répertoire des métiers, le document D2 est à réclamer.

D'autre part, des associations loi 1901 ont un numéro SIREN et peuvent télécharger sans frais un un avis de situation sur le site de l’INSEE.

Inscription au RNA et au répertoire Sirene

Lors de la déclaration de la création de l'association en préfecture, le greffe des associations procède automatiquement à son inscription au répertoire national des associations (RNA). Le RNA est le fichier national qui recense l'ensemble des informations sur les associations loi 1901 et les associations reconnues d'utilité publique (Arup). Il est géré par le ministère de l'intérieur.

L'inscription au RNA donne lieu à une immatriculation sous la forme d'un numéro RNA, appelé parfois par l'administration numéro de dossier. Il est composé de la lettre W, suivie de 9 chiffres. À noter l'inscription au RNA ne concerne pas les associations déclarées en Alsace-Moselle. Elles sont inscrites au registre des associations du tribunal de leur siège.

Si un numéro d'inscription au RNA vous est automatiquement attribué lors de la déclaration de l'association, vous devez, dans certains cas, demander son immatriculation au répertoire national des entreprises et des établissements (appelé également répertoire Sirene), géré par l'Insee.

Dans quel cas faut-il demander son immatriculation au répertoire Sirene ?

Vous devez demander l'immatriculation de votre association au répertoire Sirene si l'association remplit au moins l'une des conditions suivantes :

Elle souhaite demander des subventions auprès de l’État ou des collectivités territoriales.
Elle envisage d'employer des salariés.
Elle exerce des activités qui conduisent au paiement de la TVA ou de l'impôt sur les sociétés.

Le répertoire Sirene enregistre l'état civil de toutes les entreprises et associations françaises et leurs établissements.

Quels sont les numéros attribués ?

L'association se voit attribuer un numéro Siren, composé de 9 chiffres. Cet identifiant est attribué une seule fois au moment de l'inscription au répertoire et est supprimé au moment de la dissolution de l'association.

Chaque établissement de l'association se voit en outre attribuer un numéro Siret, composé de 14 chiffres :

Les 9 premiers chiffres correspondent au numéro Siren de l'association dont dépend l'établissement.
Les 5 chiffres suivants, habituellement appelé numéro interne de classement (Nic), sont propres à chaque établissement.

En cas de déménagement ou de fermeture d'un établissement, le numéro Siret correspondant est supprimé.

Comment faire la demande d'immatriculation au répertoire Sirene ?

L'inscription s'effectue uniquement en ligne. La demande doit être accompagnée du cerfa M0 Asso n°15909, de la copie de l'extrait paru au JOAFE et d’une copie des statuts.

L'association reçoit un certificat d'inscription à conserver. Il n'est pas délivré de duplicata en cas de perte.

Ensuite, l'association doit déclarer au Pôle Sirene Association de l'Insee toute modification portant sur son nom, son objet, ses activités, l'adresse de son siège ou ses établissements (ouverture, fermeture, déménagement). L'Insee procède, si nécessaire, à la modification du ou des numéros de Siret.

Ensuite, l'association doit déclarer, de la même façon, à l'Urssaf toute modification portant sur son nom, son objet, ses activités, l'adresse de son siège ou ses établissements (ouverture, fermeture, déménagement). L'Insee procède, si nécessaire, à la modification du ou des numéros de Siret.

Ensuite, l'association doit déclarer, de la même façon, au SIE, toute modification portant sur son nom, son objet, ses activités, l'adresse de son siège ou ses établissements (ouverture, fermeture, déménagement). L'Insee procède, si nécessaire, à la modification du ou des numéros de Siret. Un formulaire spécifique concernant sa demande et une copie du document officiel qui atteste de la modification doivent être joints à la déclaration.

Quelles sont les conditions d'attribution ?

Le code APE (activité principale exercée) est attribué automatiquement, en même temps que le numéro Siren, à des fins statistiques. Le code APE est déterminé à partir de la nomenclature d'activités française (Naf). Ainsi, le code APE peut aussi être appelé code Naf par certains acteurs institutionnels. L'APE est déterminée séparément pour l'association dans son ensemble et pour chacun de ses établissements. Le code APE se compose de 4 chiffres et d'une lettre.

Comment procéder lors d'un changement d'activité de l'association ?

Tout changement d'activité doit faire l'objet d’une déclaration. Si l'association estime que le code APE, qui lui a été attribué, ou à l'un de ses établissements est erroné, elle peut en demander la modification.

La déclaration de changement d'activité ou de rectification s'effectue au moyen de l'un des formulaires dédié selon que la demande porte sur l'activité de l'association dans son ensemble ou de l'un de ses établissements.

La demande doit être accompagnée d'une copie des statuts et du Journal officiel indiquant le changement d'objet social.

Comment obtenir un Kbis d'association ?

Il existe plusieurs manières de faire une demande d’extrait Kbis pour une association inscrite au RCS, toutes payantes :

Sur le site Infogreffe à partir du numéro de siret/siren (3,37 €*)
Directement sur place au greffe du tribunal de commerce (2,69 €*)
Faire la demande par courrier postal envoyé au greffe du tribunal de commerce (3,85 €*)

*(tarifs au 1er janvier 2023)

Bon à savoir : une association peut être obligée de présenter un extrait Kbis pour acheter du matériel professionnel ou ouvrir un compte en banque par exemple. L’extrait Kbis doit impérativement être daté de moins de trois mois pour être recevable.

Les documents équivalents au Kbis pour une association non inscrite au RCS

Une association loi 1901 doit être enregistrée auprès de la préfecture de son département pour être inscrite au Registre National des Associations (RNA). Les associations déclarées en Alsace Moselle ne sont pas concernées.

L’association figure alors au Journal officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE). Une fois inscrite, elle reçoit un récépissé de déclaration sur lequel figure son numéro RNA et un extrait de parution au Journal officiel. Ces documents sont donc les équivalents du Kbis.

Il est également possible pour une association de télécharger à tout moment un nouvel extrait de parution sur le site du JOAFE.

Cas particulier : une association qui exerce une activité artisanale figurant sur la liste du décret 98-247 du 2 avril 1998 et qui emploie moins de 10 salariés doit s’inscrire au Registre Nationale des Entreprises depuis le 01/01/2023. Elle reçoit un extrait d’immatriculation avec un numéro SIREN.

Par la suite, l’association qui dispose d’un numéro SIREN peut télécharger un avis de situation sur le site de l’INSEE.

Une association peut recevoir un Kbis qui prouve son existence juridique à condition d’être inscrite au RCS. Elle a alors l’obligation de déclarer au greffe ses bénéficiaires effectifs, qui sont généralement ses représentants légaux. L’extrait Kbis d’une association n’est obligatoire que pour certaines d’entre elles. Carte d’identité de la structure, il permet de prouver l’existence de l’organisme.

Quelles associations doivent être immatriculées au RCS et posséder un Kbis ?

Le Kbis est la carte d’identité de toute activité exercée par une personne physique ou morale, inscrite au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il permet de prouver son existence. En principe, l’obtention d’un extrait Kbis est obligatoire pour les entreprises exerçant une activité commerciale.

Or, une association n’a pas vocation à exercer une activité commerciale à titre principal. Il ne faut pas confondre l’extrait Kbis et le numéro RNA : toute structure associative possède un numéro unique attribué lors de son immatriculation au registre national des associations (RNA).

Certaines associations loi 1901 ont un numéro SIREN unique et un code APE délivré par l’INSEE, sans avoir l’obligation de s’inscrire au RCS. À ne pas confondre avec la fondation (loi 1987).

La différence entre une association et une fondation est souvent compliquée à cerner notamment lorsque les deux notions ne sont pas bien comprises.

Comme il a été vu précédemment, seuls les organismes inscrits au registre du commerce et des sociétés (RCS) doivent disposer d’un extrait Kbis.

Les associations qui émettent des obligations ou des titres de créance négociables, régies par les articles L.213-8 et suivants du Code monétaire et financier.

Les associations qui exercent, à titre habituel, des opérations de change manuel, régies par les articles L.524-1 et suivants du Code monétaire et financier. Les associations concernées sont celles qui réalisent des opérations de change manuel (échange immédiat de billets ou monnaies libellés en devises différentes).

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