Meilleurs outils de gestion du temps et suivi des horaires pour les TPE

Pourquoi ne pas utiliser un logiciel de gestion du temps de travail comme une pointeuse digitale ? Suivre et administrer efficacement le temps de travail des salariés est indispensable pour améliorer la rentabilité de son entreprise, ainsi que pour répondre à ses obligations en matière de durée légale du temps de travail, de rémunération des salariés et, selon la situation, de contrôle et enregistrement du temps de travail.

Suivi du temps: de quoi parle-t-on ?

Parmi les différentes tâches confiées à un logiciel de gestion du temps, on retrouve le suivi des heures travaillées, également nommé « time tracking » en anglais, consistant à mesurer et à analyser le travail effectué par ses collaborateurs, sur une période et/ou une tâche en particulier. Dans le milieu professionnel, une partie de l’organisation du travail consiste à suivre et à désigner le processus visant à analyser l’ensemble des mouvements des salariés de l’entreprise, en prenant notamment en compte, les entrées et les sorties du personnel sur une période donnée.

Objectifs et bénéfices

En vous fournissant toutes les informations relatives au temps de travail des salariés, le suivi de ces heures par un logiciel de gestion de temps va vous permettre de réaliser plus facilement toutes les opérations liées à la gestion du temps de travail de vos équipes : enregistrement et contrôle du temps de travail, planification des plannings et des congés, aménagement du temps de travail… et d’établir les fiches de paie en tenant compte de toutes les heures effectuées, y compris les heures supplémentaires. Il permet aussi d’améliorer la productivité et la rentabilité, tout en assurant la conformité légale et la traçabilité nécessaire.

Différence entre suivi du temps et enregistrement du temps de travail

L’enregistrement du temps de travail est une opération qui fait partie du suivi des heures effectives travaillées. Celles-ci correspondent au nombre d’heures de présence dans l’entreprise, pauses déduites. Autrement dit, l’outil de gestion des temps permet aux managers de suivre efficacement le temps de travail et de répondre aux obligations légales y afférentes.

Comment se fait le suivi du temps de travail ?

Pour effectuer le suivi du temps de travail, vous devez enregistrer toutes les heures de travail effectuées par vos salariés (individuellement) : heures d’entrée et de sortie, heures supplémentaires, temps de pause, date et heure du pointage, temps passé sur les tâches. Ce suivi est centralisé dans une feuille de temps, document clair et lisible qui simplifie considérablement les opérations RH.

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Création d’une feuille de temps

Trois méthodes existent: rédiger manuellement, utiliser l’application du logiciel Combo pour la messagerie et le pointage, ou automatiser via des outils adaptés. Grizzly automatise la récolte des temps avec un chatbot intégré et propose du suivi de projet, suivi budgétaire et planning collaboratif. Paymo, quant à lui, associe suivi du temps, gestion de projet et facturation sur une même plateforme.

Les outils phares et leurs avantages

  1. Grizzly: collecte automatique des temps, suivi de projet et reporting en temps réel, chatbot intégré pour le pointage.
  2. Paymo: time tracking, gestion de tâches, facturation et collaboration en ligne, tableaux Kanban et diagrammes de Gantt.
  3. Teamlader Focus: chrono par tâche et rendez-vous, filtrage par date/utilisateur/tâche, analyses de productivité et de performance.
  4. Combo: démo gratuite, messages intégrés et feuilles de temps centralisées.
  5. Factorial: suivi des heures, gestion des congés, paie et rapports personnalisables.
  6. SIRH Eurécia: gestion RH complète, congés, notes de frais, entretiens et évaluations.
  7. Skello: planification et pointage en temps réel, plannings et communications avec les équipes, services dédiés à la restauration et retail.
  8. Clockify: suivi du temps et paie, pointage en ligne, rapports et possibilités d’intégration.
  9. TimeCamp: suivi automatique et manuel, rapports détaillés, facturation et feuilles de temps.
  10. JOUROFF: suivi du temps simple et personnalisable, planification et reporting détaillé.

Quels sont les avantages des logiciels de suivi du temps ?

  • Gain de temps en automatisant le suivi et l’entrée des heures.
  • Réduction des risques d’erreur lors du décompte des heures et de la paie.
  • Suivi en temps réel avec alertes sur absences ou retards.
  • Simplification de la paie et exportation rapide vers les systèmes comptables.
  • Suivi des budgets et analyse de la rentabilité par projet et par salarié.
  • Vue d’ensemble claire grâce au tableau de bord et meilleure productivité globale.

Comment choisir le bon outil pour votre TPE

Pour choisir l’outil adapté, identifiez vos objectifs et vos défis, comparez fonctionnalités et intégrations, tenez compte de la facilité d’utilisation et des avis des utilisateurs, et testez les solutions via démo ou version gratuite avant achat. Une solution adaptée doit rester simple à prendre en main, s’intégrer à vos outils existants (calendrier, messagerie, paie) et être évolutive avec votre structure.

Obligations légales et cadre

En France, le suivi du temps de travail est obligatoire pour garantir le respect du droit du travail et éviter les litiges. L’employeur doit utiliser un système transparent et accessible pour comptabiliser les heures travaillées, les relevés devant être conservés au moins un an. La durée légale est de 35 heures par semaine, et les heures supplémentaires doivent être enregistrées et rémunérées ou compensées; les pauses et repos obligatoires doivent être respectés. Pour les salariés au forfait jours, l’enregistrement des jours travaillés est nécessaire.

Alternatives gratuites et pratiques

  • La calculatrice en ligne de Skello pour calculer rapidement les heures par jour.
  • Le modèle Excel à télécharger pour suivre horaires sur plusieurs jours ou salariés.

Tableau synthèse des outils et usages

Outil Points forts Cas d’usage
Skello Plannings faciles, conformité, suivi temps en réel Restauration, retail, multisites
Grizzly Automatisation, reporting temps réel PME et projets
Paymo Time tracking + gestion projet + facturation PME et freelances

Comment mettre en place un outil de suivi des temps dans mon entreprise

Adoptez une démarche progressive: choisissez un outil adapté à votre taille, formez les utilisateurs, déployez-le sur un périmètre pilote, puis étendez-le. Préparez des règles claires, assurez la confidentialité des données et prévoyez une période d’adaptation. L’objectif est de faire du time tracking un partenaire utile, non une contrainte.

FAQ

  1. Quel est le meilleur logiciel de gestion du temps pour une TPE ?
  2. Existe-t-il des logiciels gratuits ?
  3. Différence entre logiciel de gestion du temps et logiciel de gestion de projet ?
  4. Peut-on connecter paie et gestion du temps ?
  5. À partir de combien de salariés est utile d’utiliser un logiciel ?

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