Guide utilisateur : configuration ACCRE Memsoft Oxygène
Cette page d'aide est donc obsolète et ne vous concerne pas, si la version Oxygène de votre dossier est la 11.03 ou une version plus récente.
Accès et téléchargement d'Oxygène
Depuis le menu « Télécharger », vous avez accès à tous les logiciels Oxygène et leurs options : Comptabilité, Gestion Commerciale, Paie, CRM et solutions métiers.
Le téléchargement permet d'installer Oxygène et d'utiliser un dossier de démonstration pour lequel toutes les options sont actives.
Les logiciels gratuits sont complets et utilisables sans limite de temps ou de volume pour un dossier, à l'exception du logiciel de Paie qui permet une utilisation jusqu'à 9 bulletins par mois.
Les logiciels gratuits peuvent être utilisés séparément ou conjointement : comptabilité seule, comptabilité avec Gestion commerciale...
Lire aussi: Présentation de la société Auto Oxygene SARL
Le téléchargement d'une solution métier permet de rajouter cette solution dans un Oxygène existant. Elle est alors utilisable avec le dossier de démonstration.
Pour activer les fonctions de votre solution métier, lancez le logiciel Oxygène.
Oxygène détecte automatiquement les mises à jour à réaliser. Elles sont gratuites en monoposte, même pour les options et les solutions métiers achetées. Vous décidez alors d'installer ou non la dernière version.
Installation initiale et création d'utilisateur et de dossier
Le nom complet sert de description ; vous pouvez saisir ce que vous voulez.
Vous devrez créer vous-même un utilisateur et un dossier.
Lire aussi: Demarches ACRE Auto-Entrepreneur
Ce code vous permet de vous identifier au démarrage d'Oxygène.
Une fois cette information saisie cliquez sur Suivant.
Une fois saisie cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Suivant pour continuer.
DEMO.
Lire aussi: Auto-Entrepreneur et URSSAF
Le dossier pré-installé pourra vous servir de dossier de test.
Pour chaque utilisateur.
Il faudra créer un utilisateur.
Le nom complet sert de description ; vous pouvez saisir ce que vous voulez.
Dossiers, données et emplacements
Les logiciels de la gamme Oxygène sont multi dossiers. Cela signifie que nos logiciels peuvent être utilisés pour gérer plusieurs entités juridiques différentes, ou pour gérer différentes étapes de la vie des données de l’entreprise.
Dossier Archive : C’est un dossier qui contient une copie des données capturées à la fin d’une période donnée, par exemple après clôture, et dont le seul but est la consultation en ligne de données anciennes. Les dossiers archive ne sont plus modifiables.
Emplacement des données : Les données sont stockées sur le serveur (ou l’ordinateur unique en monoposte) dans des répertoires du nom du dossier suffixé par $SO. Il y a un répertoire $SO par dossier et par applicatif (comptabilité, gestion commerciale, paye, etc.).
Données communes : Il existe des données communes à l’ensemble des dossiers, voire à l’ensemble des logiciels. Par exemple, la définition des monnaies et leurs cours, ou la liste des utilisateurs. Ces données sont stockées dans des tables partagées placées directement dans le répertoire de l’application sous OXYPP, ou pour les plus générales dans le sous-dossier SYSTEME d’OXYPP.
Fichiers externes : Il existe certaines informations connexes qui ne sont pas stockées dans la base de données. Ce sont, par exemple, des images, ou des textes explicatifs comme des fiches techniques ou des commentaires. Ces données sont en général stockées dans un sous répertoire de OXYPP.
Archivage et sauvegarde
Archive : Copie d’une sélection cohérente ou de toutes les tables de la base de données, pour un dossier spécifié, à un instant donné.
Les données archivées sont converties dans un format ouvert compatible avec les spécifications de l’arrêté du 11 octobre 2005 pris en application de l'article L. 47 A du livre des procédures fiscales.
Chaque fichier d’archive est accompagné d’un fichier texte complémentaire qui spécifie, entre autre, la date et l’heure de l’archivage, le format, la liste des champs, leur noms et formats, indique également le jeu de caractère utilisé et liste les liens vers les autres fichiers archives de même format qui permettent de comprendre les codifications utilisées.
L’utilisateur sera régulièrement convié à utiliser la fonction d’archivage pour réaliser une archive des données au moments clés de la vie du dossier.
Emplacement des archives : Les archives sont stockées dans le sous répertoire ARCHIVE de OXYPP.
Les données de gestion gérées par les logiciels Oxygène sont des données sensibles de l’entreprise qui doivent par conséquent être sauvegardées régulièrement pour se prémunir de toute perte irrémédiable.
L’utilisateur doit effectuer des sauvegardes régulières des données et des programmes.
Le plus simple et le plus sûr est de sauvegarder fréquemment le répertoire OXYPP qui contient les données, et, régulièrement, le répertoire OXYDEV qui contient les programmes.
Les archives placées dans le répertoire ARCHIVES de OXYPP sont ainsi incluses dans le processus de sauvegarde.
Si, pour des raisons de place sur disque, des archives devaient être supprimées du disque, il est impératif d’en garder une sauvegarde pendant la durée légale de conservation des données.
Les sauvegardes doivent être régulièrement contrôlées et stockées en au moins deux exemplaires en deux lieux différents.
Traçabilité, clôture et purge
Traçabilité : La traçabilité consiste à enregistrer la survenance de certains faits et leur date, puis de permettre de restituer cette information sans altération.
Oxygène inclut un composant de traçabilité, invoqué par les logiciels de la gamme lors d’opérations clés dans la vie des dossiers, comme les validations d’écritures, les clôtures, la création d’archives, les inventaires, etc.
Clôture : Opération de gestion qui a comme effet, entre autre, de figer la chronologie et l’état de l’ensemble des enregistrements de la période concernée. Les écritures antérieures à la date de clôture ne sont alors plus modifiables.
Il est indispensable d’effectuer archivage et sauvegarde à l’issue de toute opération de clôture.
Purge : La purge est une opération destructrice consistant à supprimer des données anciennes jugées inutiles.
Il ne faut en aucun cas purger des données liées aux périodes pour lesquelles la durée légale de conservation des données n’est pas expirée.
Signature des factures PDF et certificats
NB : ce certificat sera inséré dans les fichiers PDF des factures client.
Signature : ce bouton permet d'accéder au choix du certificat.
Pour retrouver le nom du certificat ou vérifier qu’il est bien installé, cliquez sur le bouton « Voir mes certificats Personnels ».
Vous accéderez au magasin des certificats de Windows (vous ne pouvez pas sélectionner un certificat).
Services complémentaires, assistance et support
FAQ, aide en ligne et tutoriels vidéos sont librement accessibles.
Pour bénéficier de services complémentaires, adhérez à un abonnement et / ou prenez de l'assistance personnalisée.
Tous les abonnements donnent accès au support technique via un forum privé.
Le service permet également de commander la migration de vos données provenant de logiciels concurrents.
Interopérabilité avec la GED et sécurité
Les documents produits dans Memsoft Oxygène (factures, journaux, bulletins de paie, bons de commande, etc.) sont automatiquement transférés dans la GED Deltic.
Résultat : des heures de saisie économisées et des processus fluidifiés.
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