Comment mettre à jour un extrait Kbis auprès du tribunal de commerce

Le Kbis est le document officiel attestant de l’existence juridique d’une société commerciale (immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS)). Carte d’identité de l’entreprise, le Kbis est l’un des premiers documents officiels reçus du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), à la constitution de votre société. L’extrait Kbis, quant à lui est la véritable carte d’identité actualisée de l’entreprise. Il atteste de l’existence juridique et de la légalité de toute entreprise inscrite au RCS, et apporte une information vérifiée, à sa date de délivrance.

Le Kbis atteste de l’immatriculation de la société au Registre du commerce et des sociétés. L'extrait Kbis reprend l'ensemble des informations de la société inscrites au RCS : dénomination, forme juridique, numéro SIREN, date de création, montant du capital, adresse du siège, identité du dirigeant et activité exercée. Il constitue la carte d'identité officielle de l'entreprise. C'est la raison pour laquelle lors de vos démarches administratives, il vous est demandé un Kbis de moins de trois mois.

Quand faut-il mettre à jour le Kbis ?

La modification du Kbis s’impose dès qu’une mention figurant sur le document ne correspond plus à la situation de l’entreprise. Toute modification affectant une information figurant sur le Kbis doit faire l’objet d’une déclaration officielle. Toute décision ou tout changement qui a un impact sur ces éléments nécessite de modifier le Kbis de son entreprise pour que ce document reste le reflet exact de sa situation.

Le déménagement de l'entreprise entraînant un changement d'adresse ;
Une modification de l'activité (changement d'objet social) ;
Une transformation de la société en une autre forme sociale ;
Une augmentation ou une réduction de capital ;
Un changement de raison sociale ou de dénomination commerciale ;
Le changement de dirigeant ;
Toute autre modification touchant la dénomination, le capital, l’adresse, les dirigeants, le code APE, la forme juridique, etc.

La modification du Kbis consiste à signaler officiellement tout changement affectant l’identité de l’entreprise, comme le siège, le dirigeant ou l’activité. Toute personne qui le souhaite peut demander un extrait Kbis de votre société, gage de confiance dans le cadre de partenariats, ou de vente de produits, entre autres.

Qui décide et quel formalisme ?

La décision de modifier le Kbis part toujours d’un acte interne à la société. Selon la forme de l’entreprise, elle relève soit du seul dirigeant, soit d’un vote des associés réunis en assemblée générale extraordinaire. On distingue deux types de décisions : les décisions extraordinaires (ce sont celles qui ont pour conséquence une modification des statuts) et les décisions ordinaires (toutes les autres).

Pour qu’une décision soit adoptée, il faut qu’elle soit acceptée par l’organe compétent. Les conditions de majorité et de vote dépendent de la forme juridique de la société. Parfois, la Loi les prévoit avec - ou non - la possibilité d’y déroger en retenant une majorité plus ou moins importante. Toutes les décisions qui entraînent une modification de l’extrait Kbis doivent respecter un certain formalisme. Tout d’abord, il est nécessaire de matérialiser la décision dans un écrit. Il conviendra, le cas échéant, de procéder à la modification des statuts. Pour procéder ainsi, il faut respecter scrupuleusement le procès-verbal et remplacer l’ancienne mention par la nouvelle.

Procédure générale : les trois étapes

La modification du Kbis passe par une inscription modificative déclarée au Guichet unique. Dans la plupart des cas, elle suit trois étapes, valables aussi bien pour un changement de dirigeant que pour un changement de siège ou de dénomination. Leur contenu varie selon le type de modification et la forme juridique de l’entreprise. La démarche suit trois temps, la décision, l’annonce légale et le dépôt au greffe, et se réalise en ligne sur le Guichet unique de l’INPI depuis 2023.

Étape n°1 : prendre la décision

La décision de modifier le Kbis part toujours d’un acte interne à la société. Une fois la décision prise unilatéralement ou via la collectivité des associés, un procès-verbal (PV) d'assemblée générale ou de décision de l'associé unique doit être rédigé pour changer les informations du Kbis de l'entreprise. Pour certains changements, vous devez convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés (AGE) et voter la validation ou non de la modification envisagée. D'autres changements ne nécessitent que la validation du président de l'entreprise.

Étape n°2 : publication dans un Journal d’annonces légales

Pour être possible, le changement dans une information figurant sur un Kbis doit être rendu public. À cet effet, le dirigeant de l'entreprise doit faire publier la modification envisagée dans un Journal d'annonces légales, ou JAL. Cette annonce légale de modification est impérative pour que la demande de modification du Kbis de l'entreprise soit acceptée par le greffe.

La parution est à réaliser auprès d'un JAL compétent, en fonction du département où se situe le siège social de l'entreprise. Attention, dans le cas d'un transfert de siège social dans un autre département, vous devez publier deux annonces légales : l'une dans le département où déménage l'entreprise, l'une dans le département où siégeait jusqu'alors la société. Une fois la parution réalisée, le Journal d'annonces légales fournit à l'entreprise une attestation de parution de l'annonce légale de modification du Kbis, qui est à joindre au dossier transmis au greffe du Tribunal de commerce.

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Étape n°3 : dépôt de la demande au greffe via le Guichet unique

Depuis 2023, toutes les démarches de modification de la société passent par le Guichet unique de l’INPI. Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Le dépôt du dossier sur le Guichet unique de l’INPI constitue la dernière étape de la modification du Kbis.

Le dossier lui est transmis automatiquement après la déclaration sur le Guichet unique de l'INPI. Une fois la déclaration de modification du Kbis validée et le dossier transmis, les informations sont transmises automatiquement au greffe du tribunal de commerce, qui procède à l’examen et à l’enregistrement de la modification, puis à la mise à jour du RCS et à l’édition du nouveau Kbis. Le greffe du tribunal de commerce vérifie les changements déclarés, met à jour les registres, puis délivre le nouveau Kbis.

Pièces et justificatifs à fournir

Le Guichet unique génère automatiquement la liste des pièces obligatoires en fonction du changement déclaré. Mettre à jour les informations sur un Kbis impose de fournir un certain nombre de documents au greffe du Tribunal de commerce.

Un exemplaire du PV d'assemblée générale extraordinaire ou de décision unilatérale de l'associé unique certifié conforme à l'origine par le représentant légal de l'entreprise ;
Le formulaire Cerfa M2 (ou M3 pour un changement de gérant) rempli, daté et signé lorsque requis ;
Un exemplaire des statuts mis à jour et certifié conforme, lorsque la modification concerne une disposition statutaire ;
L'attestation de parution de l'annonce légale de modification, transmise par le journal d'annonces légales habilité ;
Un pouvoir du représentant légal lorsque celui-ci confie l'accomplissement du changement de Kbis à un tiers mandataire ;
Le diplôme, l'agrément ou l'autorisation d'exercice en cas d'activité réglementée ;
La copie d'une pièce d'identité du nouveau dirigeant ainsi qu’une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation lorsque le changement cible la direction de l'entreprise.

Dans la plupart des cas, elle suit trois étapes, valables aussi bien pour un changement de dirigeant que pour un changement de siège ou de dénomination. Lors de la modification du Kbis, le Guichet unique génère automatiquement la liste des pièces obligatoires en fonction du changement déclaré.

Délais et coûts

Vous disposez d’un mois à compter de la décision pour déclarer la modification du Kbis. Une fois le dossier déposé en ligne, le greffe traite la demande en deux à cinq jours ouvrés en moyenne, parfois davantage selon le tribunal et la complexité du dossier. Le traitement du dossier par le greffe intervient généralement dans un délai de quelques jours ouvrés, sous réserve que le dossier soit complet et conforme.

Modifier un Kbis n’est pas gratuit. Les tarifs applicables sont fixés par les greffes et peuvent être consultés sur Infogreffe. En France, conformément aux articles R.123-150 et R.123-152 du Code de commerce, seuls les greffiers des tribunaux de commerce sont habilités à délivrer des extraits Kbis. Les extraits Kbis délivrés directement par les greffes sont soumis à un tarif réglementé fixé par l'arrêté du 28 février 2024 relatif aux tarifs réglementés des greffiers des tribunaux de commerce. Ce tarif est de 3,85 € TTC pour un envoi par courrier et de 3,20 € TTC pour une transmission par voie électronique.

Le coût d’une modification de Kbis dépend de la nature du changement et de la forme de l’entreprise. Le coût combine les frais de greffe, qui vont de 42,90 € à 230,79 € selon la modification, et l’annonce légale. Aux frais de greffe s’ajoute le coût de l’annonce légale lorsque la modification touche les statuts. Par exemple, la modification d'activité correspond à un changement d'objet social : pour une société, elle entraîne 42,90 € de frais de greffe, auxquels s'ajoute une annonce légale d'environ 136 € (tarif à destination des professionnels). La correction d’une erreur sur le Kbis dépend de l’origine de cette erreur. L’erreur sur le Kbis déclarée par l’entreprise se corrige par une demande de rectification sur le Guichet unique de l’INPI. Cette situation concerne une information inexacte transmise lors de l’immatriculation ou d’une modification. L’erreur imputable au greffe se corrige gratuitement.

Services et dérogations

Oui, la modification d'un Kbis peut se faire sans intermédiaire. La déclaration s'effectue directement sur le Guichet unique de l'INPI : le dirigeant renseigne la modification, joint les justificatifs et paie les frais de greffe. Beaucoup de dirigeants confient toutefois la formalité à un professionnel pour éviter un rejet du dossier par le greffe. Le dossier complet doit être envoyé au greffe du tribunal du Commerce ou au CFE de la CCI ; lui seul est habilité à effectuer la mise à jour de votre Kbis.

Depuis la généralisation du guichet unique des entreprises, la procédure pour modifier un Kbis est désormais centralisée et entièrement dématérialisée. Cette évolution vise à simplifier les formalités, tout en renforçant le contrôle des informations déclarées. Lors de sa première connexion, le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel.

Les formulaires PDF peuvent être utilisés pour certaines formalités exceptionnelles (dépendant de la situation), et un récépissé est délivré en cas de difficulté technique empêchant le dépôt du dossier sur le site. Le récépissé délivré atteste de la tentative de dépôt d’une formalité sur le site du guichet des formalités des entreprises et atteste que l'entreprise a satisfait à son obligation de réaliser la formalité.

Aspects pratiques et conseils

Pour sécuriser la démarche, il est indispensable d’identifier précisément les changements à déclarer, de respecter les délais légaux et de fournir des justificatifs conformes. La parution d'une annonce légale de modification est une étape cruciale sans quoi votre demande de modification peut être rejetée par le greffe. Vos statuts doivent être consultés avant tout vote de modification du Kbis.

Modifier un Kbis n’est pas une formalité secondaire, mais une obligation légale essentielle pour garantir la conformité juridique de l’entreprise. Toute création, modification ou cessation d’entreprise se gère sur ce portail en ligne, géré et mis en ligne par l’INPI. Les organismes compétents (Insee, services sociaux et fiscaux, greffes de tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) traitent les informations reçues. L'état d'avancement des formalités est consultable à tout moment sur le guichet, depuis le tableau de bord de l'espace personnel.

Au-delà de l'aspect purement administratif, la domiciliation commerciale présente un réel intérêt en matière d'image et de crédibilité. Disposer d'une adresse professionnelle identifiable, souvent située dans un environnement économique reconnu ou dans un quartier prestigieux, renforce la confiance des tiers.

Exemples concrets

Karim dirige une SARL de bâtiment et décide d’ajouter une activité de vente de matériaux. Ce changement d’objet social ne figure pas encore sur son Kbis. Hugo nomme un nouveau gérant le 3 mars 2026. Il dispose d’un mois, soit jusqu’au 3 avril, pour déclarer la modification sur le Guichet unique. Sophie, gérante d’une SARL de conseil, déménage ses bureaux dans le même ressort de greffe. Elle règle 188,81 € de frais de greffe et publie une annonce légale à 109 €. Léa s’aperçoit que le greffe a mal orthographié la dénomination de sa société sur le Kbis. Comme l’erreur vient du greffe, elle contacte Infogreffe avec une copie de ses statuts pour preuve.

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Accès à l’historique et vérification

Obtenir l'historique des modifications au RCS, c'est commander un document récapitulant toutes les informations qui ont un jour été mentionnées sur l'extrait Kbis d'une entreprise. Avec Infogreffe, les chefs d’entreprises peuvent y accéder à toute l’information légale issue du registre du commerce et des sociétés. 100 000 mises à jour sont effectuées quotidiennement par les 141 greffes de tribunal de commerce de métropole et d'outre-mer et sont immédiatement accessibles sur Infogreffe.fr.

Les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels sont seuls autorisés à délivrer les extraits Kbis et autres documents officiels en relation aux entreprises. Non affilié au gouvernement, le site Kbis.services propose aux utilisateurs un service d’intermédiaire avec les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels, permettant d’obtenir un extrait d'immatriculation sans se déplacer comprenant la vérification de la commande, sa transmission au greffe du tribunal de commerce concerné ou autres organismes officiels et sa livraison par voie numérique sous 24h ouvrées.

Étape	Action	Délais / Coûts indicatifs
Décision interne	Rédiger PV / organiser AGE si nécessaire	Délai : décision immédiate selon organe compétent
Annonce légale	Publication dans JAL compétent et obtention d'attestation	Coût variable (ex. ~109-136 € selon cas)
Dépôt en ligne	Guichet unique INPI / transmission au greffe	Traitement greffe : 2-5 jours ouvrés; frais de greffe : 3,20-230,79 € selon acte

En respectant ces étapes et en joignant l’ensemble des documents requis, la mise à jour du Kbis sera prise en compte par le greffe et l’extrait Kbis actualisé vous sera délivré, garantissant que les données commerciales et juridiques de l'entreprise sont à jour et précises.

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