Modèle de procès‑verbal d'approbation des comptes annuels pour une SASU

Lorsque l’on crée une SASU, de nombreuses règles sont à respecter. Parmi elles, on retrouve l’approbation des comptes. L’approbation des comptes annuels en société est une obligation légale à laquelle on ne peut pas déroger.

En quoi consiste l’approbation des comptes ?

L’approbation des comptes désigne la validation formelle des comptes annuels de la SASU par l’associé unique. Chaque année, en fin d’exercice, les comptes des sociétés commerciales sont arrêtés. On parle ainsi de comptes annuels, ou de comptes sociaux, pour désigner le tout indivisible que forment le bilan, le compte de résultat, et l'annexe les expliquant.

L’approbation des comptes a pour but d’exprimer l’accord de l’associé sur la gestion de la SASU et l’établissement de ses comptes. L’objectif de l’assemblée est que la collectivité des associés ou des actionnaires se prononce sur les comptes de l’exercice écoulé en procédant à leur approbation sur la base du rapport de gestion remis par le dirigeant, sachant qu’une modification ou un refus sont également possibles.

Cadre légal et délai

L’approbation des comptes est une obligation légale pour toutes les sociétés commerciales, y compris la SASU. Pour les sociétés par actions, c’est l’article L232-23 du code du commerce qui régit cette obligation. Cette formalité est encadrée par l'article L232-23 du Code de commerce et doit intervenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable.

Le code de commerce impose plusieurs obligations administratives aux SASU. Après que le président ait établi les comptes annuels, l’associé unique doit les approuver et décider de l’affectation du résultat dans les 6 mois suivant la clôture de chaque exercice. L’associé unique d’une SASU doit approuver les comptes dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice.

Lire aussi: Freelance Informatique : Contrat

Procédure : approbation, rédaction et dépôt

La première étape consiste à établir les comptes annuels de la SASU. Le bilan présente la situation financière de l’entreprise à la date de clôture de l’exercice comptable, en distinguant l’actif et le passif. Le compte de résultat résume l’activité de l’entreprise sur l’exercice, en indiquant les produits et charges. Le rapport de gestion est un document explicatif qui accompagne les comptes annuels et est rédigé par le président de la SASU, qu’il soit l’associé unique ou un tiers.

Vous devez donc, chaque année et dans le délai imparti, rédiger un procès verbal d’approbation des comptes sociaux pour attester des décisions, ici appelées résolutions, relatives aux comptes annuels. La décision des associés ou des actionnaires d'approuver ou de refuser les comptes annuels ne peut être prise, en principe, qu'en assemblée réunie annuellement. Le procès-verbal d'assemblée est la seule solution retenue par la loi pour la restitution des décisions prises en assemblée.

Une fois les comptes annuels approuvés, il faut décider de l’affectation du résultat. L’associé unique de la SASU doit enfin rédiger un PV d'approbation. Ce document doit mentionner que les comptes (bilan, compte de résultat, annexe comptable) ont été examinés et approuvés. Il doit également préciser l'affectation du résultat.

Toute entreprise commerciale est en effet dans l’obligation de déposer ses comptes sociaux au greffe du Tribunal de commerce compétent, à savoir le greffe du lieu du siège social où la société est immatriculée, dans le délai maximum de 1 mois suivant leur approbation. Les comptes sociaux annuels accompagnés du procès-verbal de l’assemblée doivent être déposés auprès du greffe du Tribunal de commerce dans un délai d'un mois suivant la tenue de l'assemblée.

Particularités de la SASU (unicité de l'associé)

En SASU, forme unipersonnelle de la SAS, il n’y a qu’un actionnaire. En SASU, il n’y a pas d’assemblée générale, on parle de la prise de décisions de l’associé unique. En effet, rassembler les associés en SASU est impossible puisque l’on parle d’une société unipersonnelle.

Si l’associé unique est le Président, l’approbation des comptes se traduit par le dépôt des comptes auprès du greffe du tribunal compétent. Bon à savoir : lorsque l’associé unique personne physique est également président de la société, le dépôt au greffe des comptes annuels et de l’inventaire, dûment signés et dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, vaut approbation des comptes.

Le second cas est plus complexe : le Président de la SASU et l’associé unique sont deux personnes distinctes. C’est le cas de figure où l’associé unique gère, lui‑même, la SASU. Il s’occupe personnellement du fonctionnement, de l’organisation et donc de la gestion des comptes. C’est pourquoi il n’a pas besoin de se prononcer sur ses propres décisions.

Si l’associé unique n’est pas le président de la SASU, c’est tout de même lui qui approuve les comptes. Le président de SASU, qu’il soit l’associé unique ou un tiers, est chargé de préparer ces comptes annuels.

Contenu recommandé du procès‑verbal d’approbation

Le procès-verbal d'assemblée doit comprendre, principalement, les informations suivantes : la date et le lieu de réunion ; les nom, prénom usuel et qualité du président de l'assemblée ; les documents et rapports soumis à l'assemblée ; un résumé de l'intégralité des débats ; le texte des résolutions mises aux voix ; le résultat des votes.

Dans les SAS, l’obligation de présentation des comptes à l’AG est mise à la charge du président et des dirigeants désignés dans les statuts. L’organe exécutif propose à l'assemblée de voter le projet de résolutions, parmi lesquelles figure l'approbation des comptes annuels. La résolution d'approbation vise notamment l'inventaire du dernier exercice écoulé, les comptes annuels de cet exercice et le quitus aux organes exécutifs pour la bonne exécution de leur mandat et/ou de leur gestion pour ledit exercice.

Résolutions d’affectation du résultat

La collectivité des associés ou des actionnaires peut décider d'approuver ou de refuser la destination de l'utilisation du résultat de l'exercice social écoulé, proposée par l'organe exécutif de la société. Lorsque le résultat est une perte, l'affectation consiste, en principe, à porter ce résultat dans un compte « report à nouveau » figurant au passif du bilan, ou d'imputer ce résultat sur les comptes de réserve ; lorsque le résultat de l'exercice est un bénéfice, l'affectation consiste, en principe, à déterminer l'utilisation de la somme correspondante au profit de la société et/ou de ses associés ou actionnaires, sous forme de dividendes.

Il faut indiquer le choix d’affectation du résultat de l’exercice de la SASU. L’associé unique constatant que le bénéfice de l’exercice s’élevant à … constitue un bénéfice distribuable, décide de s’attribuer ledit bénéfice formant un dividende de …. L’associé unique décide d’affecter la perte de l’exercice s’élevant à …. Il faut noter que les plateformes en ligne se développent considérablement de nos jours. Elles proposent de nombreux services liés à la création d’une SASU.

Conséquences en cas de manquement et sanctions

L'organe exécutif des sociétés commerciales doit soumettre, chaque année, les comptes de l'exercice écoulé à l'approbation de la collectivité des associés ou des actionnaires réunis, en principe, en assemblée générale annuelle. L'inexécution de cette obligation emporte de lourdes sanctions pénales pouvant aller jusqu’à un emprisonnement de six mois et une amende de 9 000 euros.

Les membres des organes exécutifs visés par ces peines sont par exemple le président des sociétés anonymes, les gérants de SARL… Bon à savoir : Par dérogation à ces dispositions, les dirigeants de SAS ne sont passibles d'aucune de ces sanctions. Sur le plan pénal, l'absence de dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce entraîne une amende de 1 500 euros.

Sur le plan civil, tout intéressé (comme un salarié, un créancier ou un associé) ou le ministère public peut saisir le président du tribunal de commerce. Celui-ci peut alors ordonner le dépôt des comptes sous astreinte, en laissant un délai d’un mois au représentant légal pour régulariser la situation. Passé ce délai, l’astreinte est liquidée et la société doit s’acquitter d’une pénalité par jour de retard. En cas d’inaction persistante, une enquête peut être ouverte pour évaluer la situation économique et financière de l’entreprise.

Aspects pratiques et coûts

Le coût de ce dépôt entraîne des frais de greffe. Il faut ensuite ajouter les frais de greffe liés au dépôt des comptes qui s’élèvent environ à 45€. Le coût de cette formalité ne s’arrête pas aux frais de greffe. Si vous faites appel à un expert-comptable traditionnel, il faut compter entre 500 et 3 000 euros selon la taille de votre société.

Oui, mais cela implique une nouvelle approbation des comptes corrigés. Non, l’associé unique peut préparer et déposer ses comptes annuels lui-même. Il faut fournir le bilan, le compte de résultat, les annexes, ainsi que le procès-verbal validant l’affectation du résultat.

Assemblée générale d'approbation des comptes (AGO) - Ce qu'il faut absolument faire pour optimiser

Dispenses, confidentialité et cas particuliers

Le Code de commerce prévoit une dispense pour les petites entreprises qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants à la clôture de l’exercice : un total bilan de 7 500 000 euros, un chiffre d’affaires de 15 000 000 euros ou 50 salariés. Dans ce cas, le rapport de gestion doit être établi mais il n’y a pas besoin de le déposer au greffe.

Oui, une SASU peut demander la confidentialité de ses comptes annuels, sous certaines conditions. Le président de la SASU peut demander que les comptes annuels qu’il dépose au greffe bénéficient d’une confidentialité absolue à l’égard du public. Pour que vos documents restent confidentiels, il faut joindre une déclaration de confidentialité lors du dépôt des comptes annuels au greffe. Cette option permet de limiter l’accès public à tout ou partie des documents déposés au greffe, sans toutefois les dispenser du dépôt lui-même.

Modèle type de procès‑verbal (extrait à adapter)

L’an ……, le ……., à …………, M. ……(nom et prénom de l’associé unique)….., associé unique et président de la société ………….., société par actions simplifiée au capital de ……….. €, immatriculée au RCS de ……….. sous le numéro …………, et dont le siège social est situé ………. L’associé unique approuve les comptes de l’exercice clos le …..

À ajouter si la SASU est soumise à l’impôt sur les sociétés : L’associé unique approuve également le montant global des dépenses et charges non déductibles des bénéfices assujettis à l’impôt sur les sociétés s’élevant à …. euros et l’impôt correspondant s’élevant à …..

Lorsque l’associé unique est le Président, l’approbation des comptes se traduit par le dépôt des comptes auprès du greffe du tribunal compétent. Le Président associé de la SASU doit donc rédiger, signer puis déposer le PV d’approbation des comptes pour attester de sa réalisation.

Points de vigilance

Ne pas confondre approbation des comptes et dépôt des comptes : l’approbation vise à valider les comptes en interne.
L’associé unique doit prendre une décision sur l’affectation du résultat et cela doit être mentionné dans le procès‑verbal.
Lorsque les capitaux propres deviennent inférieurs à la moitié du capital social, l’associé unique doit dans les 4 mois suivant l’approbation des comptes décider entre la poursuite de l’activité ou la dissolution de la société.
La valeur probante du procès‑verbal est importante ; il est juridiquement sécurisé par un formalisme bien précis.

Outils pratiques

Pour obtenir un document conforme en quelques clics, nous vous proposons ce modèle type, rédigé par des professionnels du droit. Cet exemple est à remplir en ligne en répondant à un questionnaire simple et rapide. Une fois rédigé, votre procès verbal est à télécharger et à imprimer. Il doit alors être signé par les associés ou actionnaires et le dirigeant de la société.

La décision d'approuver les comptes annuels est une étape-clé dans la vie sociale. Cette AG est donc une étape-clé dans la vie sociale. Vous devez donc, chaque année et dans le délai imparti, rédiger un procès verbal d’approbation des comptes sociaux pour attester des décisions, ici appelées résolutions, relatives aux comptes annuels.

balises: