Approbation des comptes d'une SARL : Formalités et exemple de PV

Après chaque clôture d’exercice social, les associés d’une SARL (Société à Responsabilité Limitée) doivent se réunir pour réaliser une formalité appelée l’approbation des comptes. L’approbation des comptes d’une SARL est régie par le Code de Commerce et doit avoir lieu dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice.

Concrètement, les comptes (bilan, compte de résultat et annexes) sont présentés aux associés de la SARL lors d’une assemblée générale. Les associés doivent ensuite les approuver (ou les contester comme nous le verrons par la suite).

Chaque année, au sein des SARL, les dirigeants doivent convoquer les associés en assemblée générale (AG) pour décider de l’approbation ou du refus d'approbation des comptes annuels de la SARL. Cette étape récurrente dans la vie d’une société ne doit pas être négligée par les dirigeants, ces derniers s’exposant à des sanctions civiles et pénales en cas de défaut d’approbation des comptes annuels. Le déroulement de l’AG et les décisions des associés sont ensuite retranscrits au sein d’un procès-verbal (PV).

Approbation des comptes dans une SA

Formalités pour l’approbation des comptes de SARL

L’approbation des comptes de la SARL a lieu lors d’une assemblée générale selon les modalités indiquées dans la convocation. Lors de l’assemblée, les associés de la SARL votent à la majorité absolue des parts sociales et peuvent rejeter, modifier ou bien approuver les comptes (inventaire, comptes annuels et rapport de gestion).

Une fois les comptes de la SARL approuvés lors de la prise de décision collective, il est alors possible de réaliser l’affectation du résultat.

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L’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA) est en charge de l’approbation des comptes et de l’affectation du résultat (bénéfice ou perte). Cette assemblée doit se réunir dans les 6 mois après la clôture de l’exercice comptable. Le dirigeant (Président ou Gérant) doit convoquer les associés à cette assemblée dans le délai prévu par les statuts de l’entreprise/société.

L’approbation des comptes est la décision de l’affectation du résultat (bénéfice ou perte) par les associés. En cas de bénéfice, ils peuvent l’affecter en réserves (légale, statutaire ou autres réserves), en report à nouveau ou le distribuer aux associés au prorata de leur participation dans le capital social.

Différents documents sont à déposer au Greffe du Tribunal de commerce. Le rapport de gestion lorsque le dépôt est obligatoire.

À compter de la tenue de l’AGOA, les associés disposent d’un mois pour déposer les comptes au Greffe du Tribunal de commerce et de 2 mois si la formalité s’effectue en ligne. Depuis le 1er janvier 2023, vous pouvez déposer les comptes annuels en ligne sur le Guichet unique.

Où doit-on déposer les documents et quel est le coût de la formalité ?

Les sociétés commerciales considérées comme des microentreprises peuvent demander que l’ensemble des comptes annuels qu’elles déposent au Greffe ne soient pas rendus publics. Toutefois, cette faculté n’est pas ouverte aux holdings.

Les sociétés commerciales considérées comme des petites entreprises peuvent demander quant à elles, que le compte de résultat qu’elles déposent au Greffe ne soit pas rendu public.

Conséquences de l’approbation des comptes d’une SARL

Les comptes annuels d’une SARL ne peuvent plus être modifiés après avoir été approuvés (sauf cas exceptionnels).

Que se passe-t-il en cas de refus d’approbation des comptes d’une SARL ?

Sanctions en cas de non-dépôt des comptes

Une amende de 1 500 € est applicable en cas de non-dépôt des comptes annuels au Greffe. De plus, le Président du Tribunal de commerce peut prononcer une injonction sous astreinte de procéder au dépôt des comptes annuels.

[1] Les microentreprises sont dispensées de produire l’annexe comptable au Greffe du Tribunal de commerce.

Comment rédiger le PV d’approbation des comptes ?

Bien que les PV d’assemblée respectent généralement un formalisme très précis, ce dernier n’est pas indispensable tant que les mentions obligatoires sont présentes dans votre PV.

Toutefois, si vous vous apprêtez à rédiger le PV d’approbation des comptes de votre SARL pour la première fois, il peut être rassurant de vous inspirer d’un modèle de PV d’approbation des comptes d’une SARL.

Exemple de modèle de PV d’approbation des comptes de SARL

Remarque : le présent procès-verbal ne constitue qu'un modèle qu'il conviendra d'adapter en fonction de la situation de la société. Le modèle devra toujours être adapté à votre situation et comporte des risques d’erreurs, nous vous recommandons donc de le faire relire par un professionnel si vous optez pour cette option. Vous pouvez télécharger gratuitement le modèle de PV d’approbation des comptes de SARL gratuit en suivant ce lien.

Procès-verbal de l'assemblée générale d'approbation des comptes

L'an ... Le ... A ...

Les associés de la société ... (dénomination sociale), SARL au capital de ... euros divisés en ... parts sociales, se sont réunis en assemblée générale ordinaire au siège social sur convocation du gérant.

Présidence de séance

L'assemblée est présidée par M./Mme/Mlle ...

Présence

M./Mme/Mlle ..., propriétaire de ... parts sociales, numérotées de ... à ...
M./Mme/Mlle ..., propriétaire de ... parts sociales, numérotées de ... à ...
M./Mme/Mlle ..., propriétaire de ... parts sociales, numérotées de ... à ...
M./Mme/Mlle ..., propriétaire de ... parts sociales, numérotées de ... à ...
M./Mme/Mlle ..., propriétaire de ... parts sociales, numérotées de ... à ...

Soit au total ... (nombre) associés présents ou représentés, totalisant ... parts sociales sur les ... parts sociales composant le capital social.

Ordre du jour

Le président rappelle que l'ordre du jour est le suivant :

...
les statuts de la société, le bilan, le compte de résultat et l'annexe de l'exercice clos le ...
Affectation du résultat et éventuellement distribution d’un dividende ;
Approbation des conventions réglementées intervenues entre la société et les actionnaires ;
(le cas échéant) Nomination de M. …..(nom et prénom)…. aux fonctions de président ou de directeur général ;
(le cas échéant) Fixation (ou révision) de la rémunération du président ;
(le cas échéant) Nomination de M. ….(nom)….

Examen des documents et discussion

Le président déclare que les documents requis ont été adressés aux associés quinze jours avant la date de la présente assemblée et que ceux-ci ont pu exercer leur droit de communication et d'information dans les conditions prévues par la loi.

Il déclare la discussion ouverte.

S'il y a lieu, M./Mme/Mlle ... intervient pour souligner que ...

Résolutions

Première résolution

L'assemblée, après avoir entendu lecture du rapport de gestion, approuve les comptes de l'exercice clos le ... Cette résolution mise au voix est adoptée à l'unanimité (ou : à la majorité de ... ).

Deuxième résolution

L'assemblée approuve les conventions visées à l'article L. Cette résolution mise au voix est adoptée à l'unanimité (ou : à la majorité de ... ).

Troisième résolution

Les associés décident d'affecter les bénéfices de l'exercice clos le ... de la manière suivante :

...
En conséquence, les bénéfices de l’exercice se montant à la somme de ….(montant)....
dotation à la réserve légale : ...(montant)... euros ;
dotation aux réserves statutaires : …(montant)... euros ;
dividende total revenant aux actionnaires : …(montant)… euros ;
report à nouveau : …(montant)...
Le dividende à répartir au titre de l’exercice est fixé à …(montant)... par action.

S'il y a lieu : en conséquence, le dividende par part sociale s'élèvera à ... Cette résolution est adoptée à l'unanimité (ou : à la majorité de ... ).

Quatrième résolution

Les associés décident d'affecter les pertes de l'exercice clos le ..., et qui se chiffrent à ... euros, de la manière suivante : ... Cette résolution est adoptée à l'unanimité (ou : à la majorité de ... ). Cette résolution est rejetée, ... OU : Cette résolution est adoptée à l'unanimité (ou : à la majorité de ... ).

Pouvoirs

L'assemblée donne tous pouvoirs à M./Mme/Mlle ...

De tout ce qui précède il a été établi le présent procès-verbal qui a été signé, conformément à l’article …(numéro)… des statuts, par ….(désignation des signataires)...

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