Modèle registre des délibérations SASU: guide pratique et obligations juridiques

La SASU est soumise à des obligations de transparence qui imposent la tenue de registres juridiques, comptables et sociaux, sous conditions. C’est le journal de bord de la société. Le registre des mouvements de titres retrace la propriété des actions et enregistre chronologiquement tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise et la comptabilité de la SASU. Le registre des bénéficiaires effectifs est un document déposé au Greffe qui identifie la personne physique contrôlant la société. Un rapport de gestion de la SASU est obligatoire si vous dépassez deux des seuils: 4 M€ de bilan, 8 M€ de CA et 50 salariés; et il est également requis dès que la SASU dépasse deux des trois seuils de la petite entreprise: 7,5 M€ de bilan, 15 M€ de CA et 50 salariés. À ne pas confondre avec les seuils qui déclenchent la nomination d’un commissaire aux comptes (4 M€ de bilan, 8 M€ de CA ou 50 salariés). Le registre des questions du CSE sert à consigner les notes et questions des délégués ainsi que les réponses de l’employeur.

Obligations et sanctions liées aux registres obligatoires

Ne pas tenir un registre obligatoire expose la SASU et son président à des sanctions financières, voire pénales. Le défaut de dépôt du registre des bénéficiaires effectifs, ou le dépôt d’informations inexactes, est puni de six mois d’emprisonnement et de 7 500 € d’amende pour le président, montant porté à 37 500 € lorsque la sanction vise la société en tant que personne morale (article L561-49 du Code monétaire et financier). L’absence de registre unique du personnel, son défaut de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires exposent l’employeur à une amende de 750 €, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés. L’absence de DUERP, ou son absence de mise à jour, est sanctionnée d’une amende de 1 500 € (portée à 3 000 € en cas de récidive) pour le président, et de 7 500 € pour la société.

Tenir ces registres n’est pas qu’une contrainte administrative: c’est une stratégie de protection pour vous et votre entreprise. Vous pouvez tenir vos registres obligatoires sur support papier. Le registre des décisions peut être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce ou la mairie avant sa première utilisation, ce qui numérote les pages et appose un sceau officiel pour renforcer sa valeur probante.

Registres à tenir dès la création et registres complémentaires

La SASU doit tenir plusieurs registres dès sa création: le registre des délibérations du président et des délibérations de l’associé unique (ou registre des décisions), le registre des mouvements de titres, les registres comptables et le registre des bénéficiaires effectifs. Dès la première embauche s’ajoutent le registre unique du personnel, le DUERP et les registres de sécurité liés aux locaux. Négliger ces obligations expose la société à des amendes et à des sanctions pénales pour le président.

Le mode de rémunération du président de la SASU dépend du fait qu’il soit associé unique ou non: il peut percevoir des dividendes (part des bénéfices) ou un salaire. La perception de dividendes ne concerne pas le président salarié; il touche uniquement un salaire mensuel.

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Registre des délibérations et registre des décisions

Le registre des décisions des associés uniques est défini à l’article L227-9 du Code de commerce et prévoit que les décisions du président doivent être répertoriées dans ce registre. Le registre des délibérations peut être tenu sous forme électronique si les statuts le prévoient. Les procès-verbaux doivent être cotés et paraphés par l’autorité compétente (greffe ou mairie) et datés de manière électronique lorsque la dématérialisation est utilisée.

La conservation se fait généralement sur 6 ans pour les registres de décisions et de délibérations. En cas de contrôle fiscal ou de contestation, ces documents doivent pouvoir être présentés et démontrer les conditions d’adoption des décisions. Le registre des mouvements de titres, lui, peut être tenu sur papier ou électroniquement et est conservé pendant 6 ans; il permet de prouver que les cessions de titres ont bien eu lieu.

Définition et cadre légal du registre des décisions

1. Définition et champ d’application: Le registre des décisions vise à conserver les procès-verbaux de la société et les assemblées générales. 2. Conservation et sanctions: Le registre doit être conservé au siège social et garder pendant 6 ans; la non-tenue peut être assimilée à une faute de gestion, et des délits (faux) peuvent être sanctionnés pénalement. 3. Dématérialisation: Depuis le décret 2019-1118, le registre peut être dématérialisé pour les SAS et EURL; la signature électronique avancée et l’horodatage garantissent l’authenticité.

Au-delà du registre des décisions, le registre unique du personnel et le DUERP constituent des éléments cruciaux de conformité sociale et sécurité au travail. Le DUERP doit être actualisé dès l’apparition d’un nouveau risque et un avis d’accès doit être affiché sur le lieu de travail. ERP signifie Établissement Recevant du Public et certains secteurs imposent des registres spécifiques supplémentaires.

Extraits et éléments pratiques

Le document unique d’évaluation des risques (DUERP) rassemble tous les risques et doit être mis à jour. Le registre des contrôles de sécurité et le registre des activités de traitement des données personnelles font partie des registres obligatoires en entreprise. Le guide d’achat propose des modèles recommandés pour les registres obligatoires (Mouvements de titres, Assemblées Générales, Registre de présence, Registre des procès-verbaux…).

Le choix de modèle peut dépendre du type de registre et de sa présentation. Par exemple, le registre Le Dauphin ou les registres Exacompta permettent de suivre les mouvements de titres et les fiches des actionnaires. Pour les SAS et SASU, le registre des décisions peut être tenu sur feuilles mobiles ou sous forme électronique et doit être coté et paraphé comme précisé.

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Tables et exemples pratiques

Registre des mouvements de titres: suivi des acquisitions et des cessions, avec date, nom des titulaires, nombre de titres, catégorie et numéro des titres.
Registre des décisions de l’associé unique: date et lieu, président de séance, nom des associés présents et actions votées, texte des résolutions et résultats.
Registre unique du personnel: nom, prénom, nationalité, date de naissance, poste, type de contrat, dates d’entrée et de sortie.

Les fiches de comptes des actionnaires et les feuilles de présence aux assemblées générales complètent le dispositif. Elles doivent être conservées selon les délais indiqués et mises à jour en cas de modification des actions et des droits sociaux. Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil d’administration ou du directoire s’applique lorsque la SASU évolue vers d’autres formes de gouvernance et nécessite les mêmes garanties de traçabilité.

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