Modification de l'Extrait Kbis : Guide Complet pour les Entreprises

L’extrait Kbis est la véritable carte d’identité actualisée de l’entreprise. C'est l’un des premiers documents officiels reçus du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) à la constitution de votre société. Au cours de l’existence de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de modifier votre Kbis.

Véritable état civil de chaque entreprise, le RCS recense les données légales des sociétés et des commerçants. Ces données, vérifiées et validées par le greffe du tribunal de commerce, contribuent à la transparence économique indispensable à la croissance. Il regroupe aujourd’hui les informations de plus de 5,5 millions d’entreprises représentant environ 80% des acteurs économiques français.

Avec Infogreffe, les chefs d’entreprises peuvent y accéder à toute l’information légale issue du registre du commerce et des sociétés. Obtenir l'historique des modifications au RCS, c'est commander un document récapitulant toutes les informations qui ont un jour été mentionnées sur l'extrait Kbis d'une entreprise.

Dans quels cas devez-vous effectuer cette modification ? Comment procéder pour effectuer un changement de Kbis ? Il peut être utile de rappeler les informations légales entourant votre entreprise, notifiées dans le Kbis. Le Kbis est un document qui atteste de la situation d'une entreprise en temps réel.

Pourquoi faut-il parfois modifier le Kbis de son entreprise ?

Toutes les personnes morales ayant une activité commerciale sont dotées d'un Kbis, un document qui consacre leur existence juridique et qui fait partie des premiers éléments transmis au dirigeant lorsqu'il réalise les formalités de constitution d'une entreprise. Pour que l'extrait Kbis fourni par l'intermédiaire du service MonIdenum du Conseil national des greffiers de Tribunaux de commerce (CNGTC) ou par Infogreffe soit le reflet exact de l'identité et de la situation de l'entreprise, il doit alors être mis à jour.

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Lorsqu'une des mentions précédentes indiquées sur le Kbis change, vous devez impérativement prévenir le greffe du tribunal de commerce de cette modification. Les cas sont nombreux. Tout changement au cours de la vie de l'entreprise demande une ou des modifications du Kbis.

Quand mettre à jour le Kbis de votre entreprise ?

• Une mise à jour du Kbis suite au changement de dirigeant
• Une mise à jour du Kbis suite au changement d'adresse au siège social
• Une mise à jour du Kbis suite au changement de la dénomination sociale
• Une mise à jour du Kbis suite au changement relatif au montant du capital social

Il est très rare que celle-ci ne subisse aucune modification durant toute sa vie. Ainsi, une mise à jour s'impose au moment où des changements surgissent. Ces changements en question peuvent être réalisés sous l'impulsion du dirigeant de la structure. Ils peuvent également apparaitre à la demande du tribunal de justice. Quoi qu'il en soit, ceux-ci modifient le statut de votre entreprise.

Les modifications les plus fréquentes :

• Changement de dirigeant
• Changement d'adresse du siège social
• Changement de la dénomination sociale
• Changement relatif au montant du capital social

Si l’un de ces éléments change, il est obligatoire de mettre à jour son Kbis pour éviter tout problème administratif ou juridique.

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Les informations contenues dans le Kbis

Le Kbis équivaut à la carte d'identité des particuliers. Y figurent un certain nombre d'informations sur la personne morale, à savoir :

• la dénomination sociale et l'enseigne ;
• le numéro d'immatriculation Siren ;
• le code APE ou NAF ;
• la forme juridique de l'entreprise (SARL, SAS, SA, SNC…) ;
• le montant du capital social ;
• l'adresse du siège social et des établissements secondaires, le cas échéant ;
• la durée d'existence de l'entreprise ;
• la date de création ;
• l'activité exercée ;
• le nom de domaine et des éventuels sites internet ;
• les informations d'identification relatives au dirigeant principal, aux administrateurs et aux commissaires aux comptes, le cas échéant.

Toute décision ou tout changement qui a un impact sur ces éléments nécessite de modifier le Kbis de son entreprise pour que ce document reste le reflet exact de sa situation.

Le RCS, géré par le greffe du tribunal de commerce, est chargé de centraliser, valider et publier ces informations légales.

Comment mettre à jour le Kbis ?

Avant de mettre à jour le Kbis, vous devez d'abord convoquer vos associés et leur communiquer les modifications que vous envisagez de faire. Si la majorité de vos collaborateurs ne s'opposent pas à votre décision, vous pouvez procéder à la mise à jour.

Les étapes à suivre pour modifier l’extrait Kbis d’une société :

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1. Décision de modification : Déménagement du siège social, réduction ou augmentation de capital, changement d'objet social… au cours de la vie d'une société, de nombreux changements peuvent intervenir. Un certain nombre de ces événements est susceptible d'entraîner la modification du Kbis de la société, et doivent, en premier lieu, être formalisés par une prise de décision.
2. Publication d’une annonce légale : Pour être possible, le changement dans une information figurant sur un Kbis doit être rendu public. À cet effet, le dirigeant de l'entreprise doit faire publier la modification envisagée dans un Journal d'annonces légales, ou JAL. Cette annonce légale de modification est impérative pour que la demande de modification du Kbis de l'entreprise soit acceptée par le greffe.
3. Modification des statuts : Pour procéder ainsi, il faut respecter scrupuleusement le procès-verbal et remplacer l’ancienne mention par la nouvelle.
4. Remplissage d’un formulaire et dépôt d’un dossier au greffe : Les formalités juridiques et légales à accomplir sont, en effet, généralement identiques pour toutes les formes juridiques.

Pour ce faire, vous devez vous adresser aux organismes fiscaux et sociaux pour leur fournir les informations sur les évolutions au sein de votre entreprise. Ensuite, vous vous rendrez directement au Greffe du tribunal de commerce ou au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) pour demander une mise à jour du Kbis. Vous avez aussi la possibilité de suivre une démarche en ligne sur le site du CFE.

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Documents à fournir pour changer les informations sur un Kbis:

• Un exemplaire du PV d'assemblée générale extraordinaire ou de décision unilatérale de l'associé unique certifié conforme à l'origine par le représentant légal de l'entreprise.
• Un exemplaire des statuts mis à jour et également certifié conforme, lorsque la modification concerne une disposition statutaire.
• Un pouvoir du représentant légal lorsque celui-ci confie l'accomplissement du changement de Kbis à un tiers mandataire.
• Une copie de l'attestation de parution de l'avis de modification dans un Journal d'annonces légales compétent.
• Le diplôme, l'agrément ou l'autorisation d'exercice en cas d'activité réglementée.
• La copie d'une pièce d'identité du nouveau dirigeant dans l'hypothèse d'un changement de direction.

Au besoin, vous ferez une annonce au journal d'annonces légales (JAL) du département pour faire connaitre au public les modifications apportées à votre entreprise. Cette étape est surtout valable si la modification concerne un changement d'adresse de votre entreprise.

Quand mettre à jour le Kbis de votre entreprise ?

Le Kbis constitue la carte grise de votre entreprise. Il atteste son existence administrative et légale. Il représente donc l'identité de la structure. Il affiche toutes les informations pour identifier cette dernière.

Les renseignements sur le dirigeant, le greffe d'immatriculation, la raison ou la dénomination sociale, ainsi que l'adresse de son siège social figurent dans ce document. Toutefois, à un certain moment, une modification ou une mise à jour du Kbis sera nécessaire.

Est-il vraiment nécessaire de mettre à jour le Kbis ?

La réponse à cette question est affirmative. Mettre à jour le Kbis est nécessaire pour deux raisons principales.

La première est que vous en avez l'obligation. C'est le Registre du Commerce et des Sociétés qui vous l'impose. Cette administration exige que vous l'informiez d'un changement au sein de votre entreprise, et cela, qu'il s'agisse d'une modification du siège social, de la dénomination sociale, du changement d'activité, du changement de la forme sociale, du prolongement de la durée de la société ou même de la fermeture de l'entreprise.

La deuxième raison, c'est que vous aurez besoin d'un Kbis mis à jour et exact pour réaliser un certain nombre de démarches administratives liées à votre entreprise. Ce document vous sera demandé par votre compagnie d'assurance. Il le sera également quand vous candidaterez à un marché privé ou public. Il sera exigé dans le cadre d'un éventuel prêt bancaire que vous souhaitez contracter. En outre, il est nécessaire à l'ouverture d'un compte bancaire et l'achat de marchandises auprès d'un fournisseur.

Les administrations acceptent rarement les Kbis trop anciens. C'est pour cela qu'elles imposent un Kbis datant de moins de 3 mois, à partir de sa date de délivrance par le greffe. Notez bien que vos clients ou une banque montreront de la réticence si vous leur présentez un Kbis datant d'une période supérieure à 3 mois.

Dans l'idéal, il convient de réaliser une demande de Kbis actualisé tous les trois mois. De nombreuses entreprises optent même pour un envoi périodique de leur Kbis.

Le dirigeant de la société dispose alors d'un délai d'un mois pour procéder au changement auprès du greffe du Tribunal de commerce en vertu de l'article R.123-45 du Code de commerce.

Quel est le prix d'une modification de Kbis ?

En principe, la mise à jour du Kbis en ligne de sa société est gratuite. En revanche, la modification de certains registres ou le dépôt de certains actes peuvent être payants.

En 2025, modifier l'activité sur un Kbis entraîne des frais de greffe de 188,81 € TTC pour une société (SARL, SAS, etc.) et de 91,57 € TTC pour une entreprise individuelle. La publication obligatoire d'une annonce légale coûte 135 € HT. Si vous sollicitez un professionnel ou une plateforme en ligne, des honoraires supplémentaires, généralement autour de 150 € HT, sont à prévoir. Ces montants sont indicatifs et peuvent varier en fonction de votre situation spécifique.

Quel est le délai pour mettre à jour un extrait kbis ?

Il est recommandé de mettre à jour un extrait Kbis dans le mois suivant une modification (changement de siège, dirigeant, dénomination…). La demande se fait auprès du greffe du tribunal de commerce, et le traitement peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines selon la complexité des modifications.

L'existence légale et juridique de votre entreprise est en jeu mais aussi son image et sa légitimité. Toute personne qui le souhaite peut demander un extrait Kbis de votre société, gage de confiance dans le cadre de partenariats, ou de vente de produits, entre autres.

Il est également possible que cette dernière ait été prise en assemblée générale par les associés, puis a fait l’objet d’un procès-verbal. La décision du représentant légal de l’entreprise suffit dans le cadre de certaines modifications de Kbis. Souvent, cette procédure est à suivre au sein d’une SA.

Chaque modification doit être portée à la connaissance des tiers. En effet, ceux-ci peuvent avoir besoin d’utiliser les informations contenues dans le document. Au cours de cette dernière étape, il faut informer le greffe du tribunal de commerce compétent de la modification du Kbis.

Si l’erreur résulte d’une information incorrecte fournie par l’entreprise lors de son immatriculation ou d’une modification statutaire, vous devez déposer une demande de rectification. Si l’erreur est due au greffe du tribunal de commerce, la rectification est gratuite.

Une fois la demande envoyée, la correction est généralement traitée sous quelques jours.

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les démarches en ligne sur le guichet des formalités. Il peut demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation. Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat.

Tableau récapitulatif des coûts de modification d'un Kbis en 2025

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