Déduction du pass Navigo et frais de transport pour le dirigeant d’EURL

Vous êtes dirigeant d'entreprise, travailleur indépendant ou à la tête d'une TPE ? Vous vous demandez si vous pouvez déduire vos frais de trajet domicile - travail ? Voici tout ce qu'il faut savoir sur la déductibilité du pass Navigo et des autres frais de transport selon votre statut et le régime fiscal de votre entreprise.

Régimes et statuts : l'impact sur la déductibilité

La déduction des frais de déplacement dépend de plusieurs facteurs : le régime fiscal de votre entreprise (impôt sur les sociétés ou impôt sur le revenu), votre statut social (assimilé salarié ou TNS).

En tant que dirigeant d’une société soumise à l’IS (SAS, SASU, SARL…), vous êtes généralement considéré fiscalement comme assimilé salarié. À ce titre, vous bénéficiez d’un abattement forfaitaire de 10 % sur vos revenus imposables pour frais professionnels. Ainsi, si votre société vous rembourse ces frais sous forme de frais réels (frais kilométriques, indemnités de transport, etc.), ces remboursements sont considérés comme un complément de rémunération qui sera bien sûr déductible de vos revenus imposables si vous optez pour les frais réels. Vous devrez dans ce cas renoncer à l'abattement forfaitaire de 10%.

Dans une entreprise individuelle ou une société soumise à l’IR (ex : SNC, EURL à l’IR), la situation est différente. Le dirigeant ne bénéficie pas de l’abattement de 10 % pour frais professionnels. Par ailleurs comme pour les sociétés, les frais de déplacement domicile-travail sont considérés comme des dépenses personnelles et ne peuvent être admis en déduction du bénéfice imposable. En micro-entreprise, vous ne pouvez pas déduire vos frais de déplacement.

Le pass Navigo : caractéristiques et tarif 2026

Le pass Navigo est l'abonnement aux transports en commun d'Île-de-France (métro, RER, bus, tram, Transilien), utilisé quotidiennement par des millions de salariés et de dirigeants pour se rendre au travail. Son tarif mensuel toutes zones s'élève à 90,80 € depuis le 1er janvier 2026.

Déductibilité du pass Navigo selon la nature de l'utilisation

Pour un dirigeant d'entreprise, toute dépense engagée dans l'intérêt de l'entreprise est en principe déductible. Le pass Navigo utilisé pour des déplacements professionnels à Paris ou en banlieue est donc déductible. Étant nominatif et rattaché à une personne physique, le dirigeant peut le payer personnellement et se faire rembourser via une note de frais.

Attention : le trajet domicile-siège social n'est pas déductible pour les dirigeants de sociétés dont le siège n'est pas au domicile. Seuls les déplacements strictement professionnels (rendez-vous clients, réunions, déplacements entre établissements…) ouvrent droit à déduction. Si le siège social est au domicile du dirigeant, la problématique disparaît.

Si le pass est utilisé à la fois à des fins professionnelles et personnelles, seule la partie professionnelle peut être déduite. La partie privée doit être réintégrée en avantage en nature.

Peut-on récupérer la TVA sur le pass Navigo ?

Non. La loi interdit la récupération de la TVA sur les transports de personnes, quels que soient la voie et les moyens utilisés (route, fer, air, eau). Le pass Navigo relevant du transport en commun de personnes, la TVA figurant sur les justificatifs ne peut pas être déduite, même si elle y est mentionnée. Ce principe est posé par le Bofip (BOI-TVA-DED-30-30-20) et s'applique sans exception à ce type de titre. Le taux de TVA applicable aux abonnements de transports en commun (Navigo mensuel, hebdomadaire ou annuel) est de 10 % en France.

Salariés et dirigeants assimilés : remboursement employeur et frais réels

Tous les salariés du secteur privé, y compris ceux travaillant à temps partiel et les stagiaires, qui prennent les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail bénéficient obligatoirement du remboursement partiel de ces frais. La prise en charge à 50 % minimum des frais d'abonnement aux transports publics est une obligation légale pour tous les employeurs du secteur privé. En 2026, cela représente un remboursement obligatoire de 45,40 €/mois sur un abonnement Navigo mensuel toutes zones à 90,80 €.

Si un salarié estime que ses frais réels dépassent le forfait de 10 %, il peut opter pour la déduction des frais réels. Cette option est globale : elle couvre l'ensemble des frais professionnels engagés dans l'année, notamment les frais de transport domicile-travail, les frais de repas et le matériel utilisé pour le travail. S'il utilise le pass Navigo pour se rendre au travail, le salarié peut l'intégrer dans ses frais réels à hauteur de 50 % du coût de l'abonnement seulement, puisque l'employeur prend obligatoirement en charge l'autre moitié. En 2026, avec un pass Navigo mensuel à 90,80 €, la part déductible pour le salarié est de 45,40 €/mois, soit 544,80 € sur l'année - à condition que l'employeur ne rembourse pas au-delà du minimum légal.

Si l'employeur prend en charge plus de 50 %, le salarié doit ôter cette participation supplémentaire et ne faire figurer dans ses frais réels que la part effectivement payée de sa poche.

Exonération et plafond 75 % en 2026

Au-delà du minimum légal de 50 %, l'employeur peut prendre en charge jusqu'à 75 % du coût de l'abonnement, soit 68,10 €/mois. Cette prise en charge facultative jusqu'à 75 % bénéficie d'une exonération totale de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu pour le salarié. Cette mesure, instaurée en 2022, a été prorogée pour l'année 2026 par l'article 68 de la loi de finances pour 2026. La prise en charge obligatoire à 50 % est cumulable avec le forfait mobilités durables (FMD), dans la limite d'un plafond global d'exonération de 900 € par an.

Calculer et justifier les frais réels

Les frais réels remplacent l'abattement forfaitaire de 10 % lorsque leur total est supérieur. Tous les frais doivent être justifiés (tickets, factures, contrats) et non remboursés par l'employeur. Si l'employeur a remboursé une dépense, le salarié doit réintégrer ce remboursement dans ses revenus avant de déduire.

Les principales catégories de frais réels déductibles sont :

Frais de transport domicile-travail : part non remboursée du pass Navigo, autres abonnements, frais kilométriques selon le barème fiscal pour l'usage du véhicule personnel.
Frais de repas : lorsque le salarié ne peut pas rentrer déjeuner à son domicile, les frais supplémentaires de restauration sont déductibles.
Matériel professionnel : ordinateur, mobilier de bureau, téléphone.
Frais de télétravail : frais liés au local, déductibles au prorata de la surface utilisée.
Frais de déménagement : si le déménagement est imposé par l'employeur et non remboursé.

Lorsque le salarié est remboursé par son employeur (notes de frais, remboursements sur barème URSSAF), il doit réintégrer ces montants dans ses revenus avant de déduire ses frais réels. Si ses dépenses réelles sont supérieures aux remboursements perçus, il peut déclarer le surplus. Pour calculer si les frais réels sont plus avantageux que le forfait 10 %, additionnez toutes vos dépenses professionnelles de l'année et comparez au montant du forfait automatiquement appliqué sur votre avis d'imposition.

Cas particuliers : intérimaires, horaires décalés, VTC, intermittents

Salariés intérimaires. L'obligation de remboursement à 50 % des frais de transport pèse sur l'ETT, en tant qu'employeur juridique. Le salarié intérimaire peut également opter pour les frais réels dans sa déclaration d'impôts, en déduisant la part du pass Navigo qu'il a effectivement payée.

Travailleurs en horaires décalés. Lorsque les horaires de travail empêchent d'utiliser les transports en commun classiques - départ avant les premières rames, retour après les derniers trains - et que le salarié doit recourir à un taxi ou à un VTC, ces frais sont déductibles en frais réels sous deux conditions : ils doivent être réellement engagés, et l'indisponibilité des transports en commun doit être justifiable par les horaires de travail.

Usage du VTC faute de permis de conduire. Un salarié qui n'a pas le permis de conduire et utilise des VTC pour se rendre au travail peut déduire ces frais en frais réels, à condition que l'usage soit professionnel (trajet domicile-travail) et que les dépenses soient justifiées par des reçus ou factures.

Intermittents du spectacle. En tant qu'intermittent, vous pouvez déduire votre pass Navigo en frais réels : vous déclarez la part que vous avez payée vous-même après remboursement de votre employeur (ou de vos employeurs successifs). Tous les justificatifs de transport doivent être conservés pendant trois ans.

Remboursement des abonnements : procédures et justificatifs

Les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables. Seules les cartes d'abonnement sont prises en charge par l'employeur. Elles peuvent être annuelles, mensuelles ou hebdomadaires.

Les documents requis pour le remboursement varient selon le type d’abonnement et la nature des frais de mission déclarés. Pour un Pass Navigo mensuel ou annuel, une copie du titre de transport nominatif accompagnée du reçu d'achat suffit. Ces documents doivent mentionner la période de validité et le montant payé. Les utilisateurs du Pass Navigo sur smartphone peuvent télécharger leur attestation directement depuis l'application dédiée. Une capture d'écran du paiement ne constitue pas une preuve valable.

La date limite de remboursement s'établit au dernier jour du mois suivant la période de validité du titre de transport. Par exemple, un abonnement de juin 2025 doit être remboursé au plus tard le 31 juillet 2025. Un délai de prescription de trois ans s'applique pour réclamer des remboursements non perçus. En cas de modification des délais de remboursement, l'employeur doit prévenir ses salariés un mois avant la mise en application des nouvelles règles.

Le dirigeant de SARL/EURL : règles spécifiques et précautions

Le remboursement de frais du gérant de SARL est encadré par loi et particulièrement contrôlé par l’administration fiscale. Il concerne certaines dépenses professionnelles généralement avancées pour le compte de l’entreprise. Souvent, il se trouve à l’origine des redressements fiscaux. L’administration fiscale applique un certain nombre de règles dans le cadre du remboursement de frais du dirigeant de SARL.

En règle générale, tous les remboursements s’effectuent à l’euro près. Précisons aussi que les frais professionnels sont souvent déductibles fiscalement. Dans une société assujettie à l’IS comme la SARL, les frais de repas personnels ne sont pas remboursés par l’entreprise, qu’ils soient pris sur le lieu de travail ou à proximité. Mais dans une EURL, ils sont remboursables si la distance entre ce dernier et le domicile du gérant est trop importante.

Le dirigeant doit être en possession des justificatifs (factures, notes…) établis "au nom et pour le compte de la société … " ou " au nom de la société… ". Il convient de noter que le ticket de caisse ne peut pas remplacer la facture. La note de frais peut être présentée sous la forme d’un tableau Word ou Excel. En règle générale, c’est le salarié ou le gérant d’entreprise qui se charge de faire la note de frais. Généralement présenté sous forme de tableau, le document doit être détaillé, et signé par l’employeur ainsi que la personne qui le rédige.

Pour les indemnités kilométriques, il doit être précis et tenu à jour. Pour simplifier le calcul, le remboursement des frais de véhicule peut prendre la forme d’une allocation forfaitaire que l’on appelle indemnités kilométriques, généralement plus intéressante que le remboursement des frais réels.

Exemples concrets

Exemple 1 : Jean, président de SASU. Jean est président de sa SASU, il habite à 25 km de son bureau. Il utilise sa voiture personnelle. Il choisit de se faire rembourser selon le barème kilométrique URSSAF. En 2026, pour un véhicule de 6 CV et 5 000 km annuels, le barème est de 0,606 €/km.

Exemple 2 : Sophie, gérante majoritaire de SARL. Sophie est TNS. Elle effectue 10 000 km par an pour ses trajets domicile-travail. Elle utilise le barème kilométrique et se rembourse 10 000 x 0,606 = 6 060 €.

Exemple 3 : Karim, micro-entrepreneur. Karim est graphiste en micro-entreprise. Il fait 3 000 km par an pour ses clients. Il ne peut pas déduire ses frais de déplacement, car le régime micro-fiscal ne le permet pas.

Bonnes pratiques et accompagnement

Il est essentiel de bien se renseigner sur les modalités de remboursement de frais du gérant de SARL quand on en dirige. Aucune liste officielle des frais remboursables n’existe à ce jour. Aussi, il est toujours préférable de consulter un expert-comptable avant de se faire rembourser directement par l’entreprise.

Pour bien gérer les frais déductibles de votre EURL, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place : conserver toutes les factures (numériques ou papier), utiliser un logiciel de comptabilité pour automatiser le suivi des dépenses, et se faire accompagner par un expert-comptable pour maximiser les déductions. Chez Excilio, nous vous proposons d’auditer toutes les possibilités de frais professionnels en fonction de votre plan de rémunération et d’optimisation fiscale, de suivre régulièrement via des outils en temps réel vos frais professionnels et de vous alerter ou de vous accompagner en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Note de frais : explication, remboursement et modèle excel

Points clés à retenir

Le pass Navigo est déductible si utilisé à des fins professionnelles et justifié ; la TVA n’est pas récupérable.
Les dirigeants assimilés salariés peuvent opter pour les frais réels mais renoncent alors à l’abattement forfaitaire de 10 %.
Les dirigeants TNS ou entrepreneurs individuels ont des règles distinctes ; en micro-entreprise, la déduction des frais de transport est impossible.
L’employeur doit rembourser au minimum 50 % du coût des abonnements de transport public ; jusqu’à 75 % peut être exonéré sous conditions.
Conservez tous les justificatifs pendant trois ans et documentez précisément les notes de frais.

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