Extrait Kbis : Le Guide Complet pour les Entreprises en France

L'extrait Kbis, souvent abrégé en “Kbis”, constitue la carte d'identité officielle des entreprises en France, qu'il s'agisse d'une EURL, SARL, SASU, SAS. Toute entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) doit posséder un extrait Kbis. Ce dernier est un document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une personne morale.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré par le greffe du tribunal de commerce, l'extrait Kbis est un document qui sert simplement à prouver l'existence juridique de votre entreprise.

Quelle est l'utilité du Kbis pour les entreprises ?

Dans sa définition, l'extrait Kbis est le gage de l'existence de l'identité juridique d'une entreprise. C'est ce document qui lui permet d'engager sa signature dans divers contrats. Il est également demandé à l'occasion des candidatures pour appels d'offres publics, pour l'ouverture des comptes professionnels, ou encore pour l'achat de matériel professionnel. C'est d'ailleurs pour cette raison que les partenaires commerciaux et les administrations publiques réclament le Kbis avant de s'engager auprès d'une entreprise.

Un autre rôle de ce document est qu'il sert de recueil d'informations sur la société et ses dirigeants. Il contient notamment la forme juridique de l'entreprise, son numéro d'immatriculation, une mention qui atteste de l'engagement ou non de l'entreprise dans une procédure collective, et l'indication du Greffe du tribunal auquel elle est rattachée. Il est aussi possible d'y trouver le montant du capital social, l'adresse du siège, la date de création, la durée de vie ou encore l'activité commerciale pratiquée.

À tous ces éléments, s'ajoutent les informations sur le dirigeant principal, les administrateurs et les commissaires aux comptes, à savoir : leur nom, leur date et commune de naissance, leur adresse et leur nationalité. Toutes ces informations permettent de se renseigner sur la régularité, la visibilité et la légalité de l'entreprise, mais aussi sur sa santé financière et donc sa solvabilité. Ces divers paramètres sont très importants pour les partenaires qui aimeraient traiter avec l'entreprise ou étudier la concurrence.

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Par conséquent, une entreprise qui ne possède pas d'extrait Kbis prend le risque de réduire ses chances d'obtenir le soutien de nouveaux fournisseurs, assureurs, organismes financiers, investisseurs, mais également la possibilité de candidater à des marchés publics par exemple. Or, selon sa situation, il peut lui être fatal de perdre de telles chances.

Quelles entreprises sont concernées par ce document ?

Au vu de son utilité et des informations qu'il véhicule, il est logique que l'extrait Kbis soit requis uniquement pour les sociétés commerciales, c'est-à-dire les personnes morales inscrites au RCS. Il s'agit des entreprises de type SARL, SA, EURL, SASU, etc. Les micro-entreprises, les artisans et les professions libérales en sont d'office exclus, mais ces derniers possèdent plutôt des équivalents qu'ils peuvent obtenir via des démarches indépendantes de celles de l'obtention de l'extrait Kbis.

Chez les artisans, l'équivalent du Kbis est l'extrait D1 (Déclaration d'activité d'un artisan) obtenu après immatriculation au répertoire des métiers (RM). Pour les professions libérales, le numéro SIREN suffit pour attester de l'immatriculation de l'activité. Ce dernier s'obtient auprès de l'Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales (Urssaf).

En ce qui concerne les micro-entreprises, il est important de faire certaines précisions : les micro-entreprises ont également l'obligation de s'inscrire au RCS. Cependant, n'étant pas des personnes morales, mais plutôt physiques, elles reçoivent à la place du Kbis un extrait K, qui possède à peu près les mêmes attributs que l'extrait Kbis.

Le Kbis pour entreprise individuelle

Comme expliqué ci-dessus, le Kbis des entreprises individuelles est l'extrait K. Il prouve lui aussi l'existence juridique de la micro-entreprise et présente ses caractéristiques. Cependant, le contenu diffère légèrement de celui du Kbis.

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L'extrait K contient les informations sur l'entrepreneur (nom et prénom, nationalité, date de naissance, adresse), la date et le numéro d'identification de la micro-entreprise, une description de l'activité, la date de démarrage de l'activité, le nom de domaine du site web, etc. Ainsi, n'ayant pas de siège, de statut, d'associés ou autres administrateurs, la micro-entreprise possède un extrait K avec moins d'informations, mais tout aussi important que l'extrait Kbis.

L'importance de l'extrait K se révèle au moment d'ouvrir des comptes professionnels, de louer un bien, de traiter avec des fournisseurs, de postuler pour un marché public, etc. D'ailleurs, pour l'obtenir, l'entrepreneur doit suivre les mêmes démarches qu'un dirigeant d'entreprise.

Le Kbis pour les associations

Bien qu'elles ne soient pas des entreprises, certaines associations sont concernées par l'extrait Kbis. Normalement, les associations ne relèvent pas du RCS, pour la simple raison qu'elles ne sont pas censées exercer une activité lucrative, encore moins une qui soit commerciale. Cependant, la loi peut autoriser une association à pratiquer une activité lucrative si elle est prête à partager les bénéfices. Ainsi, il en existe qui se voient délivrer le Kbis après s'être inscrites au RCS, iIl s'agit de celles qui exercent des activités monétaires et financières. C'est le cas par exemple des associations qui ont la possibilité d'émettre des obligations ou titres de créance négociables. A celles-là, on peut ajouter les associations qui effectuent habituellement des opérations de change manuel. Ces organismes faisant face à des enjeux considérables, il est normal d'exiger de leur part un certain formalisme qui n'est pas habituellement demandé aux associations classiques.

Comment obtenir son extrait K ou Kbis ?

L'extrait K ou le Kbis est délivré à l'entreprise au moment de l'immatriculation au RCS. Mais puisqu'il est régulièrement actualisé, une version actualisée peut être obtenue à tout moment ; il suffit de se rendre sur le site monidenum afin d'en faire la demande. Pour ce faire, il faudra télécharger une pièce d'identité et attendre que le site vérifie l'enregistrement de l'entreprise au RCS. Une fois la demande validée, l'extrait K est disponible pour l'auto-entrepreneur. Dans le cas d'une entreprise morale, la démarche est la même, sauf que dans ce cas, elle doit être introduite par le représentant légal de l'entreprise.

Obtenir son extrait K auprès du Greffe du tribunal

Il est aussi possible d'obtenir les extrait K et Kbis directement auprès du Greffe du tribunal du commerce auquel l'entreprise est rattachée. Cette démarche est payante, peu importe qu'il s'agisse du représentant légal de la société, de l'auto-entrepreneur lui-même ou d'un tiers. La demande peut se faire en ligne sur le site du Greffe du tribunal du commerce ou sur le site Infogreffe qui rassemble les ressources de tous les tribunaux de commerce en un seul endroit.

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Lors de la création de votre société ou de votre entreprise, vous passez par l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ce passage sera marqué par la délivrance d’un Kbis par le tribunal de commerce. Si votre activité a un but commercial, alors vous êtes sujet au Kbis, quelle que soit la nature de la personne (morale ou physique).

À noter : Si votre société a une activité commerciale, alors vous devez obligatoirement vous immatriculer auprès du RCS. Vous ne faites pas partie d’une société ni d’une entreprise commerciale ? Dans ce cas, si vous êtes artisan, vous devrez fournir un formulaire D1.

À noter : le Kbis n’est pas un document confidentiel, n’importe qui peut en demander sa consultation. Vous pourrez l’obtenir auprès du greffe du tribunal de commerce dont votre entreprise dépend.

À noter : concernant les personnes morales, vous pouvez souscrire à une liste afin de vous faire envoyer régulièrement cet extrait.

Peut on commander un extrait kbis gratuit ?

Jusqu’à présent la demande était payante. Depuis octobre 2019, elle est gratuite et accessible de manière sécurisée ! Ce document est indispensable pour réaliser certaines démarches, comme ouvrir un compte bancaire professionnel ou obtenir une subvention. Le service MonIdenum permet au dirigeant d’une entreprise d’obtenir gratuitement un extrait Kbis. La procédure courante de demande ne concerne pas les entreprises domiciliées sur certains territoires (Moselle, Bas-Rhin, Haut-Rhin et Nouvelle-Calédonie).

Véritable carte d’identité de votre entreprise, le Kbis est un document indispensable demandé à l’occasion de nombreuses démarches, comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou l’achat de certains matériels auprès des fournisseurs.

Pour une société comme pour un entrepreneur qui en a l’utilité, le Kbis peut être demandé sur Infogreffe, un portail en ligne permettant aussi de réclamer une modification de ce document, ou sur d’autres services officiels - mais attention aux arnaques, comme Info Siren ou Info Kbis qui exigent parfois des sommes importantes pour le délivrer. À titre d’exemple, vous pouvez demander un Kbis pour une SASU (mais notez qu’il n’existe pas à proprement parler de Kbis pour une association et qu’on utilise plutôt un « extrait RNA » pour « Répertoire national des associations »).

Ce document sert principalement à prouver l’existence juridique d’une entreprise et son enregistrement auprès du registre tenu par le greffe du tribunal de commerce. Par ailleurs, il apporte des informations vérifiées à sa date de délivrance.

L’extrait Kbis n’est plus obligatoire pour de nombreuses démarches et formalités administratives : dans la plupart des cas, les entreprises peuvent simplement communiquer leur numéro SIREN.

À l’issue de la procédure d’immatriculation de votre entreprise, un extrait Kbis ou K est délivré à l’adresse de votre siège social. Néanmoins, compte tenu du fait que la plupart des administrations et des organismes exigent un document daté de moins de 3 mois, vous pouvez être amené à demander un autre extrait à tout moment de la vie de votre structure.

L’obtention de ce document est une procédure simple et rapide qui peut être réalisée en ligne. Les modalités sont cependant différentes selon que la demande est effectuée par le dirigeant de l’entreprise ou par une personne tierce. Seule une demande réalisée par le représentant légal de l’entreprise mentionnée dans le document est gratuite sur MonIdenum.

Pour obtenir l’extrait K ou Kbis en ligne de son entreprise, il faut se rendre sur le service d’authentification gratuit et sécurisé MonIdenum géré par le Conseil national des greffiers de tribunaux de commerce. Il faut au préalable activer l’identité numérique du dirigeant en remplissant le formulaire dédié. Cette procédure de demande en ligne n’est cependant pas disponible pour les entreprises immatriculées en Nouvelle-Calédonie, ainsi que dans les départements de Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin. En effet, ce sont les tribunaux d’instance locaux qui gèrent la tenue des registres légaux.

Toute personne autre que le dirigeant peut obtenir l’extrait K ou Kbis d’une entreprise commerciale immatriculée en France. Pour une demande en ligne sur Infogreffe, il suffit de suivre quelques étapes clés : dans « Kbis & Documents », cliquez sur « Commander » dans la fenêtre « Extrait Kbis », puis entrez le nom de l’entreprise dont vous recherchez le document dans la barre de recherche. Une fois celle-ci sélectionnée, vous pouvez choisir de « Commander », ce qui a pour effet d’ajouter la demande au panier. Dans ce cas particulier, la demande est payante.

Durée de validité d'un extrait Kbis

Le QR Code : placé en haut à droite du document, il permet de vérifier l’authenticité de l’extrait. Bien que ce document ne possède aucune durée de validité légale, la plupart des administrations et des partenaires exigent la présentation d’un extrait K ou Kbis de moins de 3 mois. En théorie, l’extrait doit donc être renouvelé dès qu’il y a un changement dans les statuts de l’entreprise qui modifie les informations contenues dans le document. Il peut s’agir d’un changement de siège social, d’une évolution du capital ou encore de la démission d’un gérant.

Un extrait Kbis vous est automatiquement envoyé à l’adresse du siège social lors de la création de votre entreprise. Mais à tout moment, vous pouvez demander à obtenir un extrait à jour directement depuis les services gouvernementaux en ligne ou en vous rendant auprès du greffe du tribunal de commerce.

La demande de Kbis sur le service officiel du gouvernement pour les démarches des sociétés est entièrement gratuite dès lors qu’elle est réalisée par le dirigeant de l’entreprise mentionnée sur le document. Une fois le Kbis demandé en ligne, les services dédiés vous proposent de le télécharger immédiatement : il n’y a donc pas de délai.

Officiellement, un Kbis n’a pas de durée de validité. Néanmoins, la plupart des organismes et des partenaires demandent un extrait datant de moins de 3 mois, susceptible de refléter les dernières modifications apportées à l’entreprise.

Pour les micro-entreprises comme pour les entreprises individuelles, il n’y a pas de Kbis mais un « extrait K » : ce dernier concerne exclusivement les personnes physiques exerçant en nom propre. Le Kbis ne s’applique, en effet, qu’aux sociétés exerçant une activité commerciale, et donc pas aux micro-entrepreneurs.

Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique de l’INPI est l’unique plateforme dédiée aux formalités des entreprises. Néanmoins, il n’est pas possible de créer un Kbis sur cet outil, car cette démarche relève de la compétence du tribunal.

Une société est amenée à évoluer (changement de forme juridique, ouverture d'un établissement secondaire, etc.), et l'extrait Kbis doit prendre acte de ces modifications. C'est pourquoi il n'est valable que 3 mois.

Si vous avez déjà créé votre EI, un client ou un fournisseur a déjà dû vous demander de lui fournir un extrait K. L'extrait K, comme l'extrait Kbis, est un document public. L'extrait K est délivré par le greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez. Vous recevez un extrait K lors de la création de votre entreprise. Pour obtenir un nouvel extrait K, vous pouvez vous rendre sur la plateforme monidenum.

L’extrait Kbis permet d’attester de votre immatriculation au RCS

L’extrait Kbis permet d’attester de votre immatriculation au RCS, et plus généralement de l’existence juridique et légale d’une entreprise. À savoir que l’inscription au RCS est payante, sauf pour les micro-entrepreneurs. On dit souvent que l’extrait Kbis est la « carte d’identité » d’une entreprise.

Point important : l’extrait Kbis n’est pas figé dans le temps. Il évolue en même temps que la société. Autre cas de figure : lorsque les capitaux propres d’une entreprise deviennent inférieurs à la moitié du capital social. Cette situation particulière nécessite la tenue d’une assemblée générale exceptionnelle, dont la décision doit être transmise au greffe du tribunal de commerce.

En conséquence, assurez-vous d’obtenir un extrait Kbis récent pour avoir une réelle visibilité sur la situation de l’entreprise d’un futur client ou fournisseur. Les banques, entre autres, sont tenues de vous demander votre Kbis au regard de leurs obligations légales.

Pour un certain nombre de démarches officielles, sachez que l’extrait Kbis n’est plus systématiquement réclamé par l’administration en vertu de la loi Pacte de 2021. Il faut toutefois transmettre le numéro Siren pour que les services administratifs puissent retrouver les informations requises.

Bien qu’il contienne des informations particulièrement intéressantes, l’extrait Kbis n’est pas un document confidentiel.

Une fois votre société enregistrée au RCS, vous recevez un premier extrait. Ensuite, vous pouvez obtenir gratuitement une version numérique de votre Kbis dès que vous en avez besoin. Commencez par vous créer un compte sur le portail MonIdenum. En revanche, la démarche est payante quand vous souhaitez obtenir l’extrait Kbis d’une autre entreprise. Vous devez connaitre la dénomination sociale ou le numéro Siren de l’entreprise. Pour éviter ces frais, vous pouvez demander à votre interlocuteur de vous transmettre directement un extrait Kbis récent de son entreprise.

Tout dirigeant peut obtenir gratuitement l’extrait Kbis de son entreprise. Véritable carte d’identité de l’entreprise, l’extrait Kbis permet de prouver son existence légale.

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