L'Extrait Kbis : Carte d'Identité de Votre Entreprise

Carte d'identité d'une entreprise, l'extrait Kbis est un document essentiel délivré lors de sa création. Ce document décrit les principales caractéristiques de cette dernière et permet de prouver son existence juridique. Véritable carte d’identité de votre entreprise, le Kbis est un document indispensable demandé à l’occasion de nombreuses démarches, comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou l’achat de certains matériels auprès des fournisseurs.

Utilisé dans de nombreux contextes, l'extrait Kbis permet de prouver l'existence juridique d'une société. On y trouvera notamment son immatriculation au RCS. Mais que contient ce document ? À quoi sert-il et comment est-il délivré ?

Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?

C'est l'unique document qui a une force juridique attestant l'immatriculation d'une entreprise commerciale. L'extrait Kbis (ou K-bis) constitue la carte d'identité de votre entreprise. Il regroupe toutes les mentions légales de votre société. Le Kbis réunit toutes les informations d'identification de l'entreprise. Ces preuves sont vérifiées au jour de la délivrance du document.

Votre extrait Kbis mentionnera toutes les informations relatives à votre société. Il vous sera nécessaire dans les cas suivants : signature de contrat de bail, prêt bancaire, candidature à un appel d'offres…

Informations Clés Contenues dans l'Extrait Kbis

On cite, entre autres :

La raison sociale de la société et son activité
La forme juridique (SA, SAS, SARL, EURL, SASU, GIE, SCI)
La date de création et la durée de vie telle qu'indiquée dans les statuts
Le numéro d'identification et le code NAF
L'adresse du siège social et de l'établissement principal, s'il y a lieu
La fonction et l'identité du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes (nom, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse de résidence)
Le montant de son capital social
Le ou les noms de domaine associés
Les références des procédures collectives précédentes (redressement, procédure de sauvegarde ou liquidation judiciaire)
Le numéro d'identification (Siren, Siret)
Le nom du greffe d'immatriculation
Les décisions du Tribunal de Commerce (TC) en matière de procédure collective le cas échéant (sauvegarde, redressement, liquidation)

Si vous êtes un avocat, un médecin ou un comptable, les références aux autorisations obligatoires en cas de profession réglementée viendront également s'ajouter à la liste.

Ces informations complètes vont permettre une identification transparente et certifiée de l'entreprise concernée. Elles attestent également son immatriculation.

Extrait Kbis en Micro-Entreprise : Tout ce que vous devez savoir ! 📄

Quelle est la différence entre un extrait Kbis et un extrait K ?

Un équivalent à l'extrait Kbis existe pour les activités exercées sous la forme d'une entreprise individuelle. Pour les micro-entreprises comme pour les entreprises individuelles, il n’y a pas de Kbis mais un « extrait K » : ce dernier concerne exclusivement les personnes physiques exerçant en nom propre. L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs.

Il existe bien plusieurs types d'extraits :

Le Kbis « habituel » sera délivré aux personnes morales, c'est-à-dire les SAS, les SARL, les SASU, les EURL et les SCI
L'extrait K, quant à lui, concerne les entreprises qui s'apparentent à une personne physique. On fait concrètement allusion aux entreprises individuelles et aux auto-entrepreneurs
L'extrait L et l'extrait L-bis (personnalité physique ou morale) représentent la carte d'identité des organismes secondaires
L'extrait D1 concerne les artisans. En effet, pour être inscrit dans le Répertoire des Métiers, les artisans doivent s'immatriculer. Il est possible de s'enregistrer en tant qu'entrepreneur, entreprise individuelle ou même une société. Après cela, la Chambre des métiers et de l'artisanat (CMA) vous délivrera votre extrait D1. Comme l'extrait Kbis, il comporte toutes les informations vous concernant. Cela inclut le nom, l'adresse, l'activité et le numéro SIREN.

Et pour les professions libérales et les auto-entrepreneurs ?

Les auto-entrepreneurs ne disposent pas d'un dossier équivalent au Kbis. Pour eux, il suffit d'obtenir une identification de l'URSSAF, un numéro SIREN et un SIRET.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

En ce qui concerne les agents commerciaux et les EIRL, ils obtiennent un numéro d'identification spécial. Il s'agit d'un extrait du registre spécial dont ils dépendent.

À quoi sert l'extrait Kbis ?

L'extrait Kbis atteste que votre société existe et est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur. On peut vous demander votre extrait Kbis pendant l'ouverture de compte bancaire professionnel. Même chose lorsque vous répondez à un appel d'offres public ou dans le cadre d'un achat de marchandises.

Cependant, l’extrait Kbis n’est plus obligatoire pour de nombreuses démarches et formalités administratives : dans la plupart des cas, les entreprises peuvent simplement communiquer leur numéro SIREN.

Validité de l'Extrait Kbis

Bien que ce document ne possède aucune durée de validité légale, la plupart des administrations et des partenaires exigent la présentation d’un extrait K ou Kbis de moins de 3 mois. Il faut cependant préciser que ce document n'est valide que 3 mois à compter de sa date de délivrance. Ainsi, vous devrez faire une demande de Kbis valide chaque trimestre, surtout si des informations concernant votre entreprise ont changé. Plus explicitement, vous êtes toujours tenu de fournir un extrait Kbis parfaitement à jour.

En théorie, l’extrait doit donc être renouvelé dès qu’il y a un changement dans les statuts de l’entreprise qui modifie les informations contenues dans le document. Il peut s’agir d’un changement de siège social, d’une évolution du capital ou encore de la démission d’un gérant.

Comment demander un extrait Kbis ?

Comme il s'agit d'un document public, tout le monde peut obtenir l'extrait kbis de votre entreprise. L’extrait de Kbis est un document non confidentiel. Il est ainsi accessible à toute personne qui le demande. Par tout le monde, on sous-entend vos partenaires, vos fournisseurs et même vos concurrents.

Toutefois, ce document n'atteste pas l'état financier de l'entreprise. S'il leur faut ces informations, ils devront demander l'état d'endettement de la société.

Où faire la demande ?

Vous songez à faire une demande d'extrait Kbis ? Deux possibilités s'offrent à vous :

Le retrait sur place auprès du greffe du tribunal du commerce
La demande en ligne

Auprès du greffe du tribunal de commerce

Cette solution consiste à se présenter personnellement au greffe du tribunal de commerce dont dépend la société afin de demander un extrait Kbis.

Demande en ligne

Il est également possible de réaliser cette demande directement en ligne. Depuis octobre 2019, elle est gratuite et accessible de manière sécurisée ! Le service MonIdenum permet au dirigeant d’une entreprise d’obtenir gratuitement un extrait Kbis. Pour obtenir l’extrait K ou Kbis en ligne de son entreprise, il faut se rendre sur le service d’authentification gratuit et sécurisé MonIdenum géré par le Conseil national des greffiers de tribunaux de commerce. Il faut au préalable activer l’identité numérique du dirigeant en remplissant le formulaire dédié. Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique de l’INPI est l’unique plateforme dédiée aux formalités des entreprises. Néanmoins, il n’est pas possible de créer un Kbis sur cet outil, car cette démarche relève de la compétence du tribunal.

Pour une demande en ligne sur Infogreffe, il suffit de suivre quelques étapes clés : dans « Kbis & Documents », cliquez sur « Commander » dans la fenêtre « Extrait Kbis », puis entrez le nom de l’entreprise dont vous recherchez le document dans la barre de recherche. Une fois celle-ci sélectionnée, vous pouvez choisir de « Commander », ce qui a pour effet d’ajouter la demande au panier. Dans ce cas particulier, la demande est payante.

Un gérant de société peut trouver son extrait de Kbis en ligne sur le site Monideum, géré par les greffes des tribunaux de commerce. Les personnes extérieures à l’entreprise peuvent consulter l’extrait K-Bis d’une société immatriculée en France. effectuer une demande d’extrait de Kbis sur le site infogreffe.fr. contacter le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. Dans le cadre de l’Alsace ou de la Moselle, il faut s’adresser à la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance.

La transmission d’un extrait Kbis est gratuite pour le dirigeant de l’entreprise concernée. Il peut la retrouver directement sur son espace personnel depuis le site Monideum. L’extrait Kbis sera cependant payant pour une personne extérieure à l’entreprise qui cherche à obtenir ce document.

Coût d'un extrait Kbis

Depuis le 1er janvier 2020, le coût d'un extrait Kbis est fixé comme suit :

Sur place : 2,82 €
Envoi par courrier : 4,08 €
Par voie électronique : 3,53 €

Certains sites web proposent de délivrer un Kbis gratuitement contre des données personnelles (qui sont ensuite revendues), parfois en package avec d'autres documents qui sont quant à eux payants. En majorité, ces sites vont seulement vous envoyer un document qui reprend les informations officielles du Kbis, mais qui n'est pas certifié.

Spécificités Territoriales pour l'Obtention de l'Extrait Kbis

Cette procédure de demande en ligne n’est cependant pas disponible pour les entreprises immatriculées en Nouvelle-Calédonie, ainsi que dans les départements de Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin. En effet, ce sont les tribunaux d’instance locaux qui gèrent la tenue des registres légaux.

Que faire en cas de modification des informations de l'entreprise ?

Une société est amenée à évoluer (changement de forme juridique, ouverture d'un établissement secondaire, etc.), et l'extrait Kbis doit prendre acte de ces modifications. En théorie, l’extrait doit donc être renouvelé dès qu’il y a un changement dans les statuts de l’entreprise qui modifie les informations contenues dans le document. Il peut s’agir d’un changement de siège social, d’une évolution du capital ou encore de la démission d’un gérant.

Le QR Code sur l'Extrait Kbis

Le QR Code : placé en haut à droite du document, il permet de vérifier l’authenticité de l’extrait.

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