Numéro de TVA Espagnol : Format et Informations Essentielles

Une société européenne assujettie à la TVA dispose d’un numéro de TVA intracommunautaire, connue également sous le nom de « numéro d’identification fiscale” (NIF). Le numéro de TVA est national et commence toujours par les deux ou trois premières lettres du pays qui l’a attribué. Il est unique à chaque société, il est d’ailleurs impossible d’en changer. Chaque pays membre à une structure différente.

L’économie numérique a banalisé l’expansion des entreprises internationales, et de plus en plus d’entreprises espagnoles choisissent d’offrir leurs produits et services aux pays membres de l’Union européenne. Heureusement pour les entreprises de commerce électronique, ce type d’opérations intracommunautaires (c’est-à-dire les transactions transfrontalières entre deux pays membres) sont exempts de droits de douane et offrent des avantages fiscaux supplémentaires.

Cependant, toutes les entreprises en Espagne ne peuvent pas effectuer des transactions transfrontalières à travers l’UE et profiter des avantages qui en découlent.

Qu’est-ce qu’un numéro de TVA intracommunautaire?

Un numéro de TVA intracommunautaire est un numéro d’identification fiscale destiné aux professionnels qui effectuent ou ont l’intention d’effectuer des opérations transfrontalières au sein du marché unique européen. Ces opérations sont ensuite déclarées à l’aide du formulaire 349.

Un numéro de TVA intracommunautaire peut également être appelé numéro de TVA européen, numéro de TVA intracommunautaire ou, par son acronyme espagnol, NIF-IVA. Bien que la terminologie varie, il s’agit du même numéro d’identification dans tous les cas.

En Espagne, un numéro de TVA intracommunautaire se compose du préfixe « ES » suivi d’un numéro d’identification fiscale (NIF).

En quelques mots, c’est un identifiant unique attribué par l’administration fiscale de chaque pays de l’UE aux entreprises assujetties à la TVA et réalisant des opérations commerciales au sein de l’Union.

Format du numéro de TVA espagnol

En Espagne, un numéro de TVA intracommunautaire se présente sous l’un des trois formats suivants :

ESX12345678
ES12345678X
ESX1234567X

Comme indiqué ci-dessus, un numéro de TVA intracommunautaire en Espagne comprend toujours le préfixe du pays suivi de neuf caractères.

Disposer d’un numéro de TVA intracommunautaire est avantageux tant pour les autorités fiscales que pour les entreprises espagnoles pour :

Consulter les informations fiscales de tout professionnel au sein de l’UE.
Faciliter les opérations douanières et le processus de remboursement de la TVA.
Éviter l’imposition de pénalités ou de suppléments importants pour les transactions transfrontalières à travers l’UE sans pièce d’identité appropriée.
Effectuer des opérations intracommunautaires sans encourir les taux de TVA en Espagne.

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Comment fonctionne la TVA pour les entreprises espagnoles avec un numéro de TVA intracommunautaire?

Au lieu de cela, les entreprises :

Paient la TVA dans le pays de destination : La TVA du pays où les biens ou services sont vendus est payée, ce qui se produit souvent lorsque l’acheteur n’est pas enregistré avec un numéro de TVA intracommunautaire.
Ne paient pas la TVA : Cela est assez courant dans les transactions entre entreprises (par exemple, un fournisseur fournissant des matériaux à une société commerciale qui fabrique des produits à vendre aux clients).

Notez que pour bénéficier de ces avantages fiscaux, les entreprises en Espagne doivent indiquer leur numéro de TVA intracommunautaire sur les factures qu’elles émettent lorsqu’elles vendent leurs produits à d’autres entreprises; ils doivent également demander les numéros de TVA respectifs à ces acheteurs.

Elle doit également être domiciliée dans un État membre de l'Union européenne (UE).L'entreprise assujettie à la TVA mais qui n'en est pas redevable peut, si elle le souhaite, demander l'attribution d'un numéro de TVA intracommunautaire. C'est par exemple le cas d'une entreprise soumise au régime de la franchise en base de TVA.

Attention Une entreprise dépendant du régime de la franchise de TVA ne perdra pas les avantages de ce régime si elle demande un numéro de TVA intracommunautaire.

En revanche, lorsqu'une entreprise française effectue une acquisition intracommunautaire auprès d'une entreprise située dans l'Union européenne, la communication du numéro de TVA à ce fournisseur entraîne la perte du régime de franchise en base de TVA.

Qui a besoin d’un numéro de TVA intracommunautaire en Espagne?

Un numéro de TVA intracommunautaire est requis en Espagne pour les travailleurs indépendants ou les entreprises qui remplissent certaines conditions qui dépendent du domicile fiscal de l’indépendant ou de l’entreprise individuelle.

L’Espagne péninsulaire ou les îles Baléares:

Ils reçoivent des services d’entreprises qui n’ont pas de siège social sur un territoire espagnol dans lequel la TVA est appliquée
Ils sont assujettis à la TVA (c’est-à-dire les entreprises et les travailleurs indépendants qui perçoivent la TVA auprès des acheteurs) avec le certificat correspondant.

L’Espagne péninsulaire, les îles Baléares ou un territoire espagnol où la TVA n’est pas appliquée (c’est-à-dire les îles Canaries, Ceuta et Melilla):

Ils vendent ou achètent des biens ou services soumis à la TVA dans le reste de l’UE.

Pour obtenir un numéro de TVA intracommunautaire en Espagne, vous devez suivre le processus de demande en suivant les étapes ci-dessous.

Téléchargez le formulaire 036, une déclaration de recensement que vous trouverez en format PDF. Vous pouvez également remplir le formulaire par voie électronique via le site officiel de l’AEAT.

Sous « Motifs du dépôt », sélectionnez que la raison de la mise à jour de vos informations dans le Registre des entrepreneurs, des professionnels et des entités effectuant des prélèvements à la source est de traiter votre inscription au Registre des opérateurs intracommunautaires (ROI).

Rendez-vous dans la section « Taxe sur la valeur ajoutée » pour indiquer que vous souhaitez faire partie du Registre des opérateurs intracommunautaires et saisissez la date à laquelle vous prévoyez que la première transaction avec une autre entreprise de l’UE aura lieu.

Après l’envoi du formulaire 036, l’AEAT aura trois mois pour approuver la demande. Une fois approuvé, un numéro de TVA intracommunautaire vous sera attribué et vous serez inclus dans le système d’échange d’informations sur la TVA (VIES).

Comment vérifier un numéro de TVA intracommunautaire?

Les entreprises ayant des relations commerciales avec des clients ou des fournisseurs peuvent vérifier la validité d'un numéro de TVA intracommunautaire pour éviter les fraudes et les escroqueries.

Pour vérifier la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire, vous devez utiliser le système VIES mentionné ci-dessus. Vous trouverez ci-dessous des moyens de vérifier le système VIES.

Cette vérification peut se faire à l'aide du service en ligne suivant : Vérification d'un numéro de TVA intracommunautaire (VIES)

Il est recommandé de vérifier le numéro de TVA intracommunautaire qui figure obligatoirement sur les factures avant chaque transaction.

Il est recommandé de conserver une preuve de la validation du numéro. Cette preuve peut être très utile lors d’un contrôle fiscal. De plus, il est important de vérifier tout nouveau client ou fournisseur et de procéder à cette vérification régulièrement.

Par l’intermédiaire de l’AEAT : Que vous souhaitiez vérifier un numéro de TVA intracommunautaire en provenance d’Espagne ou d’un autre pays, il vous suffit de saisir le numéro que vous souhaitez valider dans le champ de texte prévu à cet effet sur le site Web de l'AEAT. Après avoir cliqué sur « Soumettre », vous obtiendrez le résultat de la vérification.

Par l’intermédiaire de la Commission européenne : Le processus est également très simple, bien qu’il implique quelques étapes supplémentaires :

Cliquez sur le premier menu déroulant et sélectionnez le pays membre sur le site Web de la Commission européenne. Par exemple, s’il s’agit d’un territoire espagnol, cochez « ES-Espagne ».
Saisissez le numéro de TVA à vérifier dans le champ de texte « Numéro de TVA ».
Facultatif : Vous pouvez également sélectionner le pays membre et saisir le numéro de TVA de la personne qui effectue la vérification pour vos dossiers.
Cliquez sur le bouton « Vérifier » pour recevoir le résultat.

Par l’intermédiaire de Stripe Tax : Si vous utilisez Stripe Tax pour simplifier le prélèvement et le calcul de la TVA sur vos ventes, l’outil vous permet de vérifier automatiquement les numéros de TVA intracommunautaire de vos clients. Cela vous permet d’appliquer les exonérations fiscales ou les autoliquidations appropriées. De plus, Stripe Tax est régulièrement mis à jour en fonction des dernières modifications des taux de taxe dans l’un des plus de 50 pays où il est disponible. (Affichez la liste des territoires exclus.)

Quelle que soit la méthode choisie pour vérifier un numéro de TVA intracommunautaire, il ne peut y avoir que deux résultats :

Validité : Le numéro de TVA intracommunautaire est correct; les données fiscales existent et sont affichées à l’écran.
Non valide : Le numéro de TVA intracommunautaire est erroné; Il ne fait pas partie de la base de données du pays en question. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela :
- Le numéro de TVA intracommunautaire est erroné.
- Le numéro de TVA intracommunautaire n’est pas enregistré pour effectuer des opérations intracommunautaires.
- L’inscription à l’AEAT n’a pas été complétée.

Si le numéro n’est toujours pas correct, votre client ou fournisseur doit se rapprocher de son administration fiscale afin que celle-ci mette à jour les données de l’entreprise dans la base VIES.

Il est important de noter que si le numéro de TVA de votre partenaire commercial n’est pas valide, ce dernier ne sera pas considéré comme un assujetti.

Sachez que même après avoir terminé votre inscription dans le ROI, il peut s’écouler un certain temps avant que votre constitution en société ne soit reflétée dans la base de données VIES. Pour dissiper les doutes sur la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire, il est conseillé de consulter également l’administration fiscale du pays auquel appartient l’entreprise. Par exemple, s’il s’agit d’un numéro de TVA intracommunautaire d’une entreprise en Espagne, vous devrez contacter l’AEAT.

Si le numéro de TVA intracommunautaire du partenaire européen est « non valide », il devra fournir une attestation d'assujettissement délivrée par son administration fiscale. S'il ne le fait pas, il devra être facturé sous le régime français de TVA.

En cas d'erreur sur le numéro de TVA intracommunautaire du partenaire, celui-ci doit contacter son administration fiscale pour que son numéro soit régularisé. Lorsque l'entreprise partenaire est française, c'est le service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend qui est compétent.

Confirmer la validité du numéro de TVA intracommunautaire d’un client ou d’un fournisseur ? Rien de plus simple ! C’est un jeu d’enfant : commencez par sélectionner le pays où votre partenaire est enregistré, puis saisissez le numéro de TVA que vous souhaitez vérifier. Notre outil ne se contente pas de vous dire si un numéro est valide ou non. Il vous donne un aperçu complet des informations associées à ce numéro.

La validité ou non d’un numéro de TVA a des conséquences directes sur la facturation au niveau de la TVA. Un numéro invalide signifie que les règles des « Quick Fixes » (les mesures de simplification pour les échanges intracommunautaires) ne peuvent pas s’appliquer. Dans ce cas, la règle est claire : vous êtes dans l’obligation de facturer la TVA de votre propre pays d’établissement à votre client.

Dans quels cas peut-il être invalidé ? Une entreprise peut voir son numéro de TVA intracommunautaire invalidé si elle se trouve dans certaines situations. L'invalidation est notifiée par l'administration fiscale avec la raison pour laquelle le numéro a été invalidé.

Transmission de fausses informations
L'entreprise qui a transmis de fausses informations à l'administration fiscale pour obtenir un numéro de TVA intracommunautaire peut voir son numéro invalidé.
Absence de transmission de modification
L'entreprise qui ne transmet pas ses modifications de données peut voir son numéro de TVA intracommunautaire invalidé.
Entreprise impliquée dans une fraude à la TVA
Le numéro de TVA intracommunautaire peut être invalidé lorsque l'entreprise ne peut pas ignorer ou sait être impliquée dans une fraude à la TVA en France ou en Union européenne et se trouve dans l'une des situations suivantes :
- Elle n'apporte pas de réponse, dans un délai de 30 jours, à la demande de régularisation de l'administration fiscale (défaillance déclarative, défaut de dépôt de l'état récapitulatif de TVA, etc.)
- Elle n'apporte pas de réponse, dans un délai de 15 jours à compter de la notification des manquements, lorsqu'il a été constaté qu'elle a transmis de manière répétée des informations inexactes
- Elle fait obstacle au bon déroulement du contrôle fiscal ou du droit d'enquête (permet aux agents des douanes et des impôts de rechercher les manquements à l'obligation de facturation de la TVA, par exemple une fausse facturation ou une facturation erronée).
Exemple : Le fait de créer une société fictive dans le but de percevoir la TVA puis de la dissoudre pour éviter de la reverser à l'État est une fraude à la TVA.
Non-respect de la représentation
Une entreprise située en dehors de l'Union européenne qui réalise des opérations imposables à la TVA doit désigner un représentant fiscal. Ce représentant est chargé d'accomplir les obligations déclaratives fiscales. Le numéro de TVA peut être invalidé si cette entreprise ne respecte pas son obligation d'être représentée.

Le numéro de TVA intracommunautaire invalidé est rétabli sans délai lorsque l'entreprise remplit une des conditions suivantes :

Elle a régularisé les informations transmises (en cas de manquement déclaratif ou de transmission de fausses informations).
Elle a régularisé sa situation au regard de la transmission répétée d'informations inexactes.
Elle ne fait plus obstacle au déroulement du contrôle fiscal et du droit d'enquête.
Elle a transmis des observations justifiant le rétablissement de son numéro de TVA intracommunautaire.

Une entreprise étrangère qui réalise en Espagne des opérations soumises à TVA espagnole, a dans certains cas, l’obligation de désigner un représentant fiscal.

Etabli en Espagne, le représentant fiscal remplira en son nom ses obligations fiscales TVA auprès de l’administration fiscale espagnole: dépôt de la déclaration, paiement de la TVA, demande de remboursement de la TVA et contrôles fiscaux.

Lorsque la désignation d’un représentant fiscal n’est pas obligatoire, une entreprise peut confier la gestion de ses obligations TVA à un mandataire fiscal. La différence entre un mandataire et un représentant fiscal concerne essentiellement le degré de responsabilité de l’opérateur.

Pourquoi confier ses obligations TVA en Espagne à un représentant fiscal ?

Pour sécuriser vos opérations, alléger la charge administrative de votre entreprise, et maitriser les risques fiscaux en Espagne.

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