Obtenir des Subventions Européennes : Conditions et Démarches

L’Union européenne dispose de différents programmes de financement pouvant être sollicités en fonction de la nature d’un projet ou de ses activités. Chaque financement européen répond à des objectifs spécifiques des politiques publiques européennes, et les modalités de candidature et exigences peuvent varier.

Il convient donc de se renseigner sur les appels à projets en cours et anticiper les modalités de gestion liées aux financements européens.

La Région Île-de-France peut vous appuyer dans votre recherche de financement européen :

Les fonds européens structurels d’investissement : en Île-de-France, le Fonds européen de développement régional (FEDER), le Fonds social européen+ (FSE+) et le Fonds européen pour le développement rural (FEADER) peuvent être mobilisés et sont des fonds européens dont la gestion est confiée aux Régions et à l’État. Ils assurent la mise en œuvre d’actions de développement territorial.
Des programmes de coopération territoriale européenne permettent de soutenir des projets de coopération. L'Île-de-France est éligible à deux programmes: Interreg Europe du Nord-Ouest et Interreg Europe.
Les programmes européens thématiques gérés par la Commission européenne ou ses agences exécutives (Horizon Europe, Life, Erasmus+…). Les structures franciliennes peuvent candidater, les appels à projets sont directement publiés sur le site de la Commission européenne.

Le financement de projets par les Fonds Européens

Prérequis pour une Demande de Financement FEDER-FSE+

Avant de déposer une demande de financement FEDER/FSE+, il faut formaliser son idée de projet et ses objectifs, s’assurer à la fois de l’adéquation avec le cadre réglementaire européen et de la capacité d’implication financière (les fonds européens intervenant en dernière source de financement), comptable, juridique et RH de la structure.

En effet, afin d'assurer le paiement à l’issue du projet et d’anticiper les audits et contrôles, il sera nécessaire de tracer et de justifier l’ensemble des dépenses et des réalisations du projet. Néanmoins, pour les options de coûts simplifiés (OCS), relier chaque euro de dépense cofinancée à des pièces justificatives individuelles n’est plus requis.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

Questions Clés à Se Poser en Amont

Quelle est la finalité de mon projet ? Cette question permet d’identifier le contexte ou la stratégie qui cadre le projet, et de s’assurer que le projet correspond aux objectifs du fonds européen concerné.
Comment mesurer l’atteinte des objectifs de mon projet ? Dans la phase de préparation du dépôt du projet, il est nécessaire d’identifier des objectifs mesurables, en conformité avec les règles fixées par le programme régional ou national. Ces outils appelés indicateurs, doivent être réalistes. Des preuves d’atteinte de ces objectifs seront nécessaires pour demander le paiement. Ces indicateurs permettent in fine de mesurer l'impact des fonds sur le territoire.
Où mon projet est-il mis en œuvre ? Le projet doit se situer sur le territoire francilien, sur le bassin hydrographique Seine-Normandie pour les opérations relevant de l’axe interrégional Bassin de la Seine ou sur un territoire précis, le cas échéant (exemple : dispositif ITI). Lors de la demande de financement, la localisation du projet devra être précisée. Elle peut couvrir un ou plusieurs départements, ou la région entière.
Quelles sont les dates de mise en œuvre de mon projet ? Pour les projets menés dans le cadre de la programmation 2021-2027, les dates limites de mise en œuvre sont précisées dans les appels à projets. L’opération ne doit pas être achevée physiquement à la date de dépôt du dossier de demande d’aide. Dans le cas où l’opération est soumise à la règle d’incitativité dans le cadre d’une aide d’État, la demande d’aide doit obligatoirement avoir été présentée à l’autorité de gestion avant le commencement d’exécution de l’opération.
Qui sont mes partenaires financiers ? L’aide européenne n’a pas vocation à financer entièrement un projet, elle vient compléter les autres financements : il s’agit du principe de cofinancement. Dès le début du projet, le porteur de projets s’assure de l’engagement de ses éventuels partenaires.

Où et Quand Déposer une Demande de Financement ?

Pour effectuer une demande de financement FEDER ou FSE+ dans le cadre du Programme régional géré par la Région Île-de-France et ses organismes intermédiaires, le dépôt des demandes de financement s'effectue sur la plateforme e-Synergie.
Pour déposer une demande de financement FSE+ auprès de la DRIEETS Île-de-France au titre du Programme national, il faut se rendre sur la plateforme Ma démarche FSE+, et se référer précisément aux appels à projets et critères de sélection qui définissent le cadre dans lequel les projets doivent s’inscrire ainsi que la date butoir de dépôt des demandes. Les appels à projets de la DRIEETS Île-de-France et de ses organismes intermédiaires (OI) sont publiés sur le site fse.gouv.fr.

Il est conseillé de déposer une demande d’aide avant de démarrer son projet. Toute demande doit être complétée avant la date de clôture de l’appel à projets concerné. Pour qu’une demande d'aide puisse être prise en compte, elle doit comporter au minimum des éléments concernant l’identification du porteur et du projet, et contenir les pièces spécifiées dans l'appel à projets correspondant. La demande doit être datée et signée par le porteur de projets.

À défaut de ce formalisme minimal, l’autorité de gestion considère que la demande de subvention n’est pas complète administrativement et ne sera pas traitée.

Processus de Demande de Financement pour les Projets ITI

Pour les projets relevant du dispositif ITI, les demandes de financement sont présentées pour un passage en comité de sélection des ITI. Le processus comprend les étapes suivantes :

Les dossiers doivent être saisis par le porteur dans le portail e-Synergie.
Après validation par le porteur, la demande de subvention est transmise au système d'information Synergie.
Le dossier apparait dans Synergie à l’état « Dépôt ». La cellule ITI en charge du dossier doit procéder à la première étape de validation du dossier, en vérifiant les données suivantes :
- le nom et la taille de l’entreprise ;
- une description du projet, y compris ses dates de début et de fin ;
- la localisation du projet ;
- une liste des coûts du projet ;
- le type d’aide sollicitée (subvention, bonification d’intérêt, avance récupérable, prêt, garantie) et le montant du financement public estimé nécessaire pour le projet ;
- le montant de l’aide sollicitée.
Après l’émission de l’attestation de dépôt au porteur, le service instructeur vérifie la complétude administrative du dossier.

Conseils pour Préparer Votre Dossier

La phase de candidature est la plus importante. Les renseignements donnés dans ce dossier vont définir les modalités de suivi et de gestion administratives et financières de votre projet. Vous les retrouverez dans la convention d’attribution de l'aide, si votre projet est retenu pour un cofinancement européen. Quel que soit le programme, des guides et des outils sont mis à disposition sur les sites internet dédiés.

Voici quelques questions à considérer :

Lire aussi: Procédures Kbis Alsace

Quel type de projet allez-vous mener ? Pourquoi ce projet est-il décisif ?
Pourquoi peut-il être financé par l’Union Européenne ? Valeur ajoutée européenne ?
Comment allez-vous le mener à terme ? Quel management de projet au sein de votre institution et/ou avec vos partenaires ?
Quelle méthodologie mettre en place pour que le projet avance (calendrier de réalisation, étapes clés, marchés publics…) ? Est-ce qu’il faut prévoir des conventions de partenariat ?
Combien cela va-t-il coûter ? De quels moyens avez-vous besoin pour mener à bien votre projet (prestations externes, ingénierie, moyens de communication, d’animation, frais de déplacements…) et combien chacun des moyens va-t-il coûter ?
Quelles recettes complémentaires peuvent contribuer au projet ? (soutiens publics nationaux et locaux, votre participation, celle des autres partenaires, recettes potentielles du projet). Les fonds européens, en particulier le FEADER interviennent en contrepartie de financements publics nationaux (Etat Régions Départements autres collectivités..).

Prenez contact le plus tôt possible avec le point de contact du programme ou via le formulaire du site pour bénéficier au plus tôt d'une orientation et d'un appui. Cette phase ne s’effectue qu’une fois le projet bien défini.

Conseils Supplémentaires

Les objectifs de votre projet doivent être « SMART» : Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, et situés dans le Temps.
Votre budget doit être établi de façon réaliste : ne valoriser que les dépenses strictement nécessaires à la réalisation du projet, facilement justifiables et traçables dans votre comptabilité, établir un échéancier de vos demandes de remboursement qui vous permette d’assurer un fond de trésorerie (les fonds européens n’interviennent qu’en remboursement).
Dans un souci de simplification, les programmes européens proposent de forfaitiser certains coûts comme des dépenses de fonctionnement du projet (personnel, frais indirects..)
Les obligations contractuelles doivent être anticipées : publicité du financement européen, conservation des pièces, comptabilité séparée, indicateurs de réalisation.
Vous êtes soumis à la commande publique: consultez la rubrique « la commande publique » pour bien préparer votre demande de subvention.

La dématérialisation est généralisée à tous les programmes européens. Prenez le temps très en amont de créer vos codes d'accès, de prendre connaissance des différents guides, particulièrement si vous répondez à un appel à projets, n'attendez pas la dernière minute pour saisir les éléments, un problème informatique, une surcharge du serveur sont des problèmes susceptibles d'entraver votre dépôt dans les délais. Prévoyez également d’avoir revu la liste des pièces à fournir, les avoir scannés et classer numériquement afin qu’ils soient accessibles facilement.

Spécificités des Programmes Européens

Pour le Programme régional FEDER FSE+ FTJ, la demande d’aide doit être déposée d’une façon dématérialisée sur le portail E-synergie.
Pour le programme opérationnel FEAMPA la demande s'effectue sur E-Synergie
Pour le Programme stratégique régional FEADER, la demande d’aide peut être déposée d’une façon dématérialisée sur le portail Euro-Pac
Pour les autres programmes européens : les plateformes sont multiples, laissez-vous guider.

La complétude du dossier est conditionnée par la fourniture de l’ensemble des pièces et des renseignements demandés ; télécharger le guide de saisie E-Synergie ici.

Le Fonds Social Européen Plus (FSE+)

La vocation principale du FSE + est de contribuer à améliorer les perspectives d’insertion professionnelle et sociale des citoyens européens, notamment ceux en situation de précarité ou d’exclusion.

La programmation FSE+ fonctionne sur une période de 7 ans. La programmation 2021-2027 est en cours.

En France, le FSE+ est mis en œuvre par l’État (à hauteur de 65 % de l’enveloppe nationale) et les conseils régionaux (à hauteur de 35 % de l’enveloppe). Chacun pilote en tant qu’« autorité de gestion » un programme FSE+ sur des thématiques entrant dans le champ de ses compétences légales.

État: L'État soutient avec le FSE+ des projets en matière d’emploi et d’inclusion sociale et professionnelle à travers le programme national « emploi, inclusion, jeunesse et compétences ». L'État pilote également le programme national FSE+ « soutien européen à l’aide alimentaire » dédié à l’achat de denrées alimentaires au profit des plus démunis.
Conseils régionaux: Les conseils régionaux déploient le FSE+ à travers leurs programmes régionaux dans le champ de la formation professionnelle des demandeurs d’emploi, de l’orientation tout au long de la vie, de l’aide à la création d’entreprises et du soutien à l’économie sociale et solidaire (ESS).

Dans tous les cas, le FSE+ intervient uniquement en cofinancement, c’est-à-dire que les porteurs de projets doivent mobiliser des cofinancements publics ou privés ou leurs propres ressources pour compléter le plan de financement de leur projet. Le niveau de cofinancement d'un projet par le FSE + est variable d'une région à l'autre.

Informations Complémentaires

Les fonds européens financent des projets qui répondent aux besoins locaux tout en s'inscrivant dans les grands objectifs de l'Union européenne. Tous les 7 ans, l’Union européenne révise la stratégie d’attribution des fonds européens pour répondre aux enjeux des territoires et des populations de ses Etats membres.

Les programmes sectoriels promeuvent différents domaines d’activité en Europe et soutiennent la mise en œuvre de projets portés par tous types d’acteurs européens : institutions publiques, entreprises, associations, citoyens, etc.

L'autorité de gestion pilote un programme. Elle est financièrement et juridiquement responsable de celui-ci. A ce titre, elle veille à la régularité et à la réalisation des projets qu’elle finance et s’assure de la performance de son programme. L'organisme intermédiaire est désigné par l’autorité de gestion qui lui délègue l’exécution d’une partie de son programme ou de certaines tâches. L’autorité de certification d'un programme est chargée de certifier que les dépenses encourues par les bénéficiaires des fonds sont exactes, conformes aux règles européennes et nationales et de les écarter dans le cas contraire. L'autorité d'audit réalise des contrôles sur un échantillon approprié d'opérations sur la base des dépenses déclarées.

Les collectivités territoriales ont accès à une large palette de financements européens. Depuis 2014, les régions françaises sont autorités de gestion pour une partie des fonds européens structurels et d’investissement et sont donc particulièrement concernées par ces financements qui mettent l’accent sur le développement local. Par ailleurs, bien que non impliquées dans leur gestion, les collectivités territoriales sont également éligibles à toute une série de fonds sectoriels visant à mener des projets d’envergure européenne dans des domaines spécifiques tels que l’environnement ou l’innovation.

Les Fonds européens structurels et d’investissement (FESI) ont vocation à renforcer la cohésion économique, sociale et territoriale. Les programmes sectoriels sont directement gérés par la Commission européenne ou ses agences exécutives et visent à assurer la mise en œuvre des politiques européennes. Les financements font l’objet d’appels à projets destinés à soutenir les projets d’envergure européenne ou nationale relatifs à une ou plusieurs politiques européennes spécifiques. L’Union européenne soutient des initiatives dans les Etats membres mais aussi en dehors de ses frontières.

La Région, autorité de gestion, met en œuvre les fonds européens à travers différents programmes régionaux et interrégionaux déclinés en axes d’intervention et objectifs concrets qui répondent aux priorités fixées en matière d’innovation, de soutien aux PME régionales, d’écologie positive, de développement rural et de formation professionnelle. Véritables laboratoires de la construction européenne, ces programmes INTERREG sont la traduction concrète, au plus près des territoires, de la politique de cohésion menée par l’UE.

Le territoire régional est concerné par 6 programmes INTERREG. Le FEDER finance également des actions soutenant l'adaptation au changement climatique, la prévention des risques, les transports, la formation, l'emploi ou encore l'inclusion sociale. Le FSE+ intervient dans le cadre de la politique de cohésion économique, sociale et territoriale. Le FTJ a pour objectif d’atténuer les effets négatifs de la transition climatique en soutenant les régions et secteurs les plus touchés en raison de leur dépendance à l’égard des combustibles fossiles, y compris le charbon, la tourbe et les schistes bitumineux, ou à des procédés industriels fortement émetteurs de gaz à effet de serre. La Région est l'autorité de gestion du FEADER.

En Auvergne-Rhône-Alpes, l’installation des jeunes agriculteurs, les mesures agro-environnementales et climatiques, les aides en faveur des zones soumises à des contraintes naturelles, le soutien à l'agriculture biologique, la protection de la biodiversité, les investissements dans les secteurs agroalimentaire et forestier, etc.

Aides d’État

Afin de promouvoir la croissance et la compétitivité dans l’Union européenne, la Commission européenne a édicté des règles pour protéger le libre jeu du marché. Il convient de souligner que toute entité répondant à la définition d’ « entreprise » au sens du droit de l’Union est soumise à la règlementation européenne en matière d’aides d’Etat. Quatre critères permettent ainsi de qualifier une aide publique d’« aide d’État » au sens de l’article 107, paragraphe 1, TFUE. En 2016, la Commission européenne a adopté une communication relative à la notion d' « aide d'Etat » (2016/C 262/01, J.O. 1. 2.

En application de l’article 108, paragraphe 3, TFUE, les Etats membres ne peuvent verser une aide d’Etat avant que la Commission ne l’ait autorisée. Certaines aides sont exemptées de l’obligation de notification. Les aides existantes peuvent être régulièrement exécutées tant que la Commission n’a pas constaté leur incompatibilité. La Commission procède à un examen permanent des aides existantes. Si elle considère qu’un régime existant n’est pas, ou n’est plus, compatible, elle en informe l’État membre, qui dispose d’un mois pour présenter ses observations, délai qui peut être prorogé par la Commission sur justification. La décision d’ouverture de la phase formelle d’examen récapitule les éléments pertinents de fait et de droit de la mesure projetée, et expose les raisons qui incitent à douter de sa compatibilité avec le marché intérieur.

Les règlements d’exemption permettent d’accélérer la procédure d’octroi des aides. Ce règlement général d’exemption par catégorie (ci-après le « RGEC ») permet aux États membres d’accorder certaines catégories d’aides aux entreprises sans notification préalable lorsque celles-ci remplissent des critères précis. Dans ce cas, ils doivent cependant informer la Commission de tout régime d’aide mis en place sur le fondement de ces règlements. Différentes solutions peuvent être envisagées.

À cet égard, il convient de souligner que le RGEC a été modifié par les règlements n° 2017/1084 du 14 juin 2017, n° 2020/972 du 2 juillet 2020 , n° 2021/1237 du 23 juillet 2021 et n° 2023/1315 du 23 juin 2023 et prolongé jusqu’au 31/12/2026. et deux règlements sectoriels, respectivement applicables aux secteurs agricole et forestier et dans les zones rurales (Règlement (UE) n° 2022/2472 de la Commission du 14 décembre 2022) et aux secteurs de la pêche et de l’aquaculture (Règlement (UE) n° 2022/2473 de la Commission du 14 décembre 2022 modifié).

La Constitution de 1958 organise la répartition des compétences au sein de l’État et entre l’État et les collectivités territoriales.

Informations Pratiques FSE+, FSE et FTJ

Le Fonds social européen (FSE et FSE+) et le Fonds pour une transition juste (FTJ) n’allouent des aides qu’aux personnes morales. Les demandes de financement auprès du FSE, du FSE+ et du FTJ sont gratuites. Aucun frais de dossier ou d’assurance ne peut être demandé pour le dépôt d’une demande de financement.

Vous allez créer et déposer votre demande de financement en ligne sur la plateforme Ma démarche FSE+. Il n’existe plus de version papier depuis 2014. Certains éléments ont été paramétrés de manière à prendre en compte des règles de gestion posées par la réglementation européenne (règlements (UE) n°1303/2013 et n°1304/2013 - réglementation relative aux aides d’État) ou nationale.

Au préalable à toute création de compte sur Ma démarche FSE+ nous vous conseillons de prendre contact avec le service gestion du FSE+ au sein de votre DREETS. Votre projet ne doit pas être achevé à la date de dépôt de la demande de financement. Dès le stade de la demande, vous devrez préciser la structure de votre plan de financement. Cependant, vous devrez présenter toutes vos dépenses directes au réel dans votre demande, même si le recours à un taux forfaitaire est possible.

Les options de coûts simplifiés sont obligatoires pour les opérations dont le soutien public est inférieur à 50 000 €. En sont exonérées les opérations mises en œuvre exclusivement par voie de prestations. Ce seuil est analysé à titre prévisionnel. Seules les ressources affectées à la réalisation du projet doivent être déclarées dans le plan de financement de l’opération. Si les subventions couvrent un périmètre financier plus large que ce dernier, votre cofinanceur national doit identifier dans son attestation d’engagement le montant affecté à l’opération.

Le budget prévisionnel doit être équilibré en dépenses et en ressources. les dépenses de tiers doivent obligatoirement être compensées en ressources par des contributions de tiers. Lorsque le gestionnaire déclare la demande de financement recevable, l’instruction du projet peut être engagée. L’instruction consiste en une analyse qualitative, quantitative et financière du dossier d’une demande de subvention recevable afin de donner un avis sur l’opportunité de son financement. Le service instructeur travaillera avec vous pour valider votre demande.

La période de réalisation du projet doit être couverte par le programme opérationnel et l’appel à projets. Dès l’instruction, vous devez vous assurer que les justificatifs que vous avez prévus sont recevables et en mesure d’être contrôlés. Pour chacun de ces principes, vous devez indiquer la façon dont ceux-ci sont pris en compte. Le gestionnaire va s’assurer de votre capacité à retracer les dépenses et les ressources liées au projet. Enfin, dans le cadre de la demande, vous devrez préciser les unités de mesure pour attester de la réalisation du projet. Il s’agira de déterminer à partir de quand vous considérez que l’objectif du projet est atteint. Vous devrez également lister les justificatifs prévus pour attester de la réalisation du projet car le gestionnaire veillera à ce que ceux-ci soient corrects et suffisants.

Au-dessus des seuils de procédures (adaptées ou formalisées) prévues par le décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, le gestionnaire s’assurera du respect des règles de mise en concurrence prévues par les textes. Le gestionnaire analysera toutes les dépenses et ressources valorisées dans le plan de financement prévisionnel. Toutes les dépenses déclarées au réel seront contrôlées lors du service fait. À partir de votre numéro SIRET, Ma démarche FSE+ recense toutes les opérations que vous avez déjà déposées au sein de Ma démarche FSE+.

balises: #Subvention