Option Frais Réels Impôts : Fonctionnement et Déclaration

Chaque année, au moment de la déclaration de revenus, les contribuables bénéficient d'une déduction forfaitaire automatique de 10 % appliquée à leurs revenus. L'objectif est de couvrir certaines de leurs dépenses courantes, notamment liées au transport, repas, etc. Cette déduction forfaitaire de 10 % est automatiquement retranchée des salaires. Cependant, si la déduction de 10 % semble ne pas couvrir l'ensemble de vos frais, vous pouvez déduire leur montant réel sous certaines conditions.

Conditions de Déduction des Frais Réels

Réservée aux salariés en activité ou aux demandeurs d'emploi, la déduction des frais réels ne peut jamais être appliquée en même temps que la déduction forfaitaire de 10 %. Cependant, chaque membre de votre foyer fiscal peut renoncer individuellement à la déduction automatique de 10 % et demander la déduction de ses frais réels.

Pour être déductibles, vos dépenses doivent remplir les conditions suivantes :

Être effectuées dans le seul but d'acquérir ou de conserver vos revenus professionnels.
Être nécessitées par l'exercice de votre activité salariée.
Être payées au cours de l'année d'acquisition de vos revenus.
Être justifiées : vous devez conserver les justificatifs de vos frais pendant les trois années civiles qui suivent leur paiement afin de pouvoir les présenter sur demande de l'Administration fiscale.

Comment Déclarer les Frais Réels ?

Vous exprimez l'option pour la déduction des frais réels en inscrivant le montant de ces frais dans la case prévue à cet effet sur votre déclaration de revenus (lignes 1AK à 1DK). Vous devez détailler vos frais réels (préciser leur nature et leur montant) dans une note annexe.

Lors de votre déclaration en ligne sur impots.gouv.fr, après avoir renseigné votre situation personnelle, cochez la case « Traitements, salaires » à l’étape dédiée aux revenus. Dans la rubrique « Traitements et salaires », indiquez vos salaires bruts dans les cases 1AJ à 1DJ comme d’habitude, sans y soustraire vos frais réels. Si vous avez perçu des remboursements de frais ou des indemnités de la part de votre employeur, vous devez les ajouter au montant de vos salaires imposables dans les rubriques 1AJ à 1DJ.

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Dans la déclaration en ligne, une rubrique “Informations” vous permet de détailler la nature et le montant de vos frais déduits (frais de déplacement, repas, télétravail, formation, etc.). Cette section est accessible après avoir saisi le montant de vos frais réels. Vous pouvez également utiliser la rubrique « Détails » : après avoir coché la case « Traitements, salaires » et cliqué sur « Suivant », cliquez sur le bouton « Option frais réels ».

Déclaration en ligne ou sur papier : vous n’avez pas à joindre les justificatifs de vos frais réels (factures...) à votre déclaration. Vous devez les conserver pendant au moins quatre ans afin de les présenter en cas de demande de l'Administration fiscale.

À savoir : Même si vous ne les transmettez pas avec votre déclaration, tous les justificatifs relatifs à vos dépenses (tickets de caisse, factures, relevés de trajets, etc.) doivent être conservés pendant au moins 3 ans.

Conséquences de l'Option pour les Frais Réels

Si vous optez pour les frais réels, les cotisations que vous versez aux organisations syndicales sont déductibles au titre des frais réels.

Les frais réels, aussi connus sous le nom de « frais professionnels », correspondent aux frais supportés par le contribuable dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais réels sont parfois déductibles de vos revenus. Les frais réels correspondent aux dépenses effectivement engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Parmi elles se trouvent les frais de déplacement, de repas ou de télétravail.

Sur vos revenus bruts imposables, il est possible de déduire le montant des frais professionnels réellement engagés au cours de l’année passée. Si vous avez décidé d’opter pour la déclaration des frais réels, au lieu de l’abattement forfaitaire de 10 %, c’est probablement que vos frais réels sont élevés. Une bonne raison de les déduire de vos revenus imposables.

Vous pouvez choisir de déduire vos frais réels au moment de déclarer vos revenus. Cette option est alors valable pour une année. Si l’année suivante l’abattement forfaitaire est plus avantageux pour vous, vous pouvez changer d’option.

Dépenses Courantes et Frais Déductibles

Les principales dépenses professionnelles courantes sont les suivantes :

Frais de déplacement du domicile au lieu de travail
Frais de restauration sur le lieu de travail
Achat de documentation personnelle (non fournie par l'employeur)

Les principaux frais déductibles sont les suivants :

Frais de transport domicile-lieu de travail
Frais de repas
Déplacements professionnels
Frais de formation
Locaux et équipements professionnels

À noter : Les frais de covoiturage engagés pour les trajets entre votre domicile et votre lieu de travail sont déductibles, sur justificatifs.

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Si votre activité vous oblige à prendre certains repas en dehors de votre domicile, vous pouvez déduire les frais supplémentaires engagés par rapport au prix d’un repas pris à domicile. Chaque année, la valeur d’un repas à domicile est évaluée par l’administration fiscale. Ces frais de repas sont donc déductibles à condition qu’ils soient supérieurs au montant admis, environ 5,20 € par jour, et qu’ils puissent être justifiés. Si vous pouvez justifier avec précision du montant de vos repas, vous devez alors faire la différence entre le montant réel de votre repas et le coût d’un repas à domicile.

Calcul des Frais Kilométriques

Les frais d’utilisation du véhicule sont déductibles dès lors qu’il s’agit du véhicule dont le salarié ou son conjoint est propriétaire ou copropriétaire. Ces frais sont calculés en fonction d’un barème kilométrique mis à jour chaque année par l’administration fiscale. Pour calculer le montant de vos frais kilométriques, vous devez prendre en compte la puissance administrative du véhicule et le nombre de kilomètres effectués au cours de l’année. Le résultat du calcul est en euros et correspond aux frais kilométriques à déclarer à l’administration fiscale.

Pour calculer vos frais kilométriques, vous pouvez utiliser ce simulateur : Frais réels : calculer vos frais kilométriques.

À savoir : Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.

Prenons l’exemple d’un salarié qui utilise son véhicule personnel pour se rendre chaque jour sur son lieu de travail, situé à 25 km de son domicile, soit 50 km aller-retour. Il travaille 210 jours par an.

L'utilisation du barème kilométrique est-elle obligatoire pour évaluer mes frais de transport domicile - travail effectués en voiture ou en deux-roues ?

Pour vos trajets domicile-travail, le plus simple est d'utiliser le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale. Il couvre de manière forfaitaire la plupart des frais engendrés par l'utilisation d'une voiture ou d'un deux roues (achat, entretien, carburant), à l'exception des frais de péage, de garage et d'intérêts d'emprunt que vous pouvez déduire en plus, sur justificatifs.

Sauf à pouvoir justifier votre éloignement de votre lieu de travail, vous ne pourrez pas déduire plus de 40 km pour votre trajet domicile-travail (soit 80 km maximum par jour), ni plus d'un aller-retour par jour. Pour les voitures puissantes, vous devrez vous référer au barème km correspondant aux véhicules de 7 CV.

Pour appliquer le barème, il faut que le véhicule vous appartienne ou appartienne à un membre du foyer, qu'il ait été acquis comptant, à crédit ou en LOA ou LLD, peu importe. Vous pouvez également utiliser le barème si vous bénéficiez d'un véhicule que l'on vous a prêté, du moment que vous pouvez justifier du paiement par vos soins des frais de carburant et d'entretien.

Les dépenses relatives à vos frais kilométriques sont prises en compte lorsque vous optez pour la déduction des frais réels. Cette option est plus intéressante pour le calcul de votre impôt lorsque les frais réels que vous déduisez sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10 %.

Pour savoir si vous avez intérêt à déduire vos frais réels cette année lors de la déclaration de vos revenus 2024, vous pouvez utiliser le simulateur dédié au calcul des frais kilométriques.

Le montant estimatif de vos frais kilométriques ainsi obtenu est à ajouter à celui de vos autres frais réels.

Si la déduction des frais réels est supérieure à la déduction forfaitaire de 10 %, alors vous avez intérêt à opter pour la déduction des frais réels. Si vous optez pour les frais réels alors que la déduction forfaitaire vous est plus favorable, cette dernière vous sera appliquée automatiquement.

Quand Opter pour les Frais Réels ?

C'est simple : dès que la somme de vos frais réels dépasse 10 % de vos salaires imposables, vous avez tout intérêt à opter pour la déduction de vos frais professionnels au réel.

Un exemple... Prenons un célibataire sans enfant déclarant 24 000 euros de salaires imposables. Celui-ci utilise tous les jours sa voiture (une 5 CV) pour venir travailler. La distance entre son domicile et son entreprise est estimée à 20 km. Par ailleurs, il ne dispose ni de tickets restaurant, ni de restaurant d'entreprise et ne peut justifier le coût de ses repas pris sur son lieu de travail. Ce salarié a travaillé 227 jours en 2024.

Selon ces éléments, ce contribuable peut bénéficier d'une déduction forfaitaire de 2400€ (10 % des 24000 € de salaires déclarés) ou déclarer 5850 € de frais réels. Cette somme correspond à :

4636 € pour ses frais de trajet (40 km/jour * 227 jours = 9080 km annuels soumis au barème kilométrique)
1214 € pour ses repas (forfait repas de 5,35 € * 227 repas)

En optant pour les frais réels, ce salarié payera 170 € d'impôt sur ses revenus de 2024 alors qu'en conservant la déduction forfaitaire de 10 % il devrait s'acquitter de 725 € d'impôt !

Un contre exemple... Ce même salarié n'a finalement que 15 km à faire par jour pour se rendre à son travail et en revenir et dispose de tickets restaurants qui suffisent à couvrir ses frais de repas. Dans ce cas de figure il a tout intérêt à conserver la déduction forfaitaire de 10 % puisque ses frais au réel ne s'élèvent qu'à 2165 € :

2165 € pour ses frais de trajet (15 km/jour * 227 jours = 3405 km annuels soumis au barème kilométrique)
0 € pour ses repas (tickets restaurant)

Bon à savoir ! L'outil de déclaration de revenus de l'administration fiscale tient compte automatiquement de l'option la plus intéressante pour vous. Aussi, si vous remplissez la case "frais réels" avec un montant moins élevé que celui correspondant à l'abattement forfaitaire de 10 %, c'est ce dernier qui est pris en compte. Vous ne risquez donc pas d'être perdant en tentant de déclarer vos frais réels !

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Que Faire Si Votre Employeur Vous Verse Une Indemnité ?

Votre employeur participe à vos frais de transport ou de repas ? Vous pouvez malgré tout opter pour la déduction de vos frais réels mais vous devrez réintégrer dans votre rémunération imposable les indemnités reçues par votre entreprise pour couvrir vos frais d'emploi, sauf si cette participation couvre des frais pour lesquels vous ne demandez pas la déduction.

Comment Calculer au Plus Juste Ses Frais Réels ?

Pour vos déplacements professionnels, le plus simple est d'utiliser le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale. Il couvre de manière forfaitaire la plupart des frais engendrés par l'utilisation d'une voiture ou d'un deux roues (achat, entretien, carburant), à l'exception des frais de péage, de garage et d'intérêts d'emprunt que vous pouvez déduire en plus, sur justificatifs.

Pour vos frais de repas, si votre domicile est éloigné de votre lieu de travail, vous pouvez déduire vos frais de repas. Si vous n'avez ni ticket restaurant, ni restaurant d'entreprise, le fisc vous autorise à déduire sans justificatif, un forfait de 5,35 € par repas pris en 2024 dans le cadre de votre activité professionnelle. Ce montant correspond au coût d'un repas pris à domicile. Si vous déjeunez au restaurant (ou au restaurant d'entreprise) mais n'avez pas de ticket restaurant, vous pouvez déclarer le montant réel de votre repas après en avoir déduit le forfait de 5,35 €.

Si vous avez des tickets restaurant, vous devez déduire du prix de votre repas, la part du ticket restaurant assumée par l'employeur, en plus du forfait de 5,35 €.

Qu’est-ce que les Frais Réels ?

Les frais réels correspondent aux frais professionnels, c’est-à-dire aux dépenses supportées par les travailleurs dans le cadre de leur travail. Ils peuvent donner lieu à une réduction d’impôts. Ces dépenses doivent être justifiées et correspondent à des dépenses professionnelles, telles que les frais de déplacement, de formation professionnelle, de garde d’enfants, etc.

Liste des frais réels déductibles des impôts

Les frais réels peuvent inclure une large gamme de dépenses professionnelles :

Les frais de déplacement : frais de transport, carburant, péage, etc., justifiés par une situation familiale ou professionnelle.
Les frais de repas : pour les salariés contraints de prendre leurs repas à l’extérieur.
Les frais de télécommunication : téléphone, Internet, etc., s’ils sont utilisés dans le cadre professionnel.
Les frais de formation : s’ils sont directement liés à l’exercice de l’activité professionnelle.
Les frais de matériel professionnel : ordinateurs, outils, équipements spécifiques.
Les frais de double résidence pour des raisons professionnelles.

Frais Réels ou Abattement Forfaitaire : Que Choisir ?

Par principe, l’administration fiscale applique, avant calcul de l’impôt, une déduction forfaitaire de 10 % sur les revenus déclarés par le contribuable sur sa déclaration d’impôt sur le revenu. Cette déduction forfaitaire a pour objectif de compenser les dépenses professionnelles engagées par le contribuable pour exercer sa profession.

Il est possible de refuser la déduction forfaitaire pour opter pour le régime des frais réels, notamment lorsque la valeur des frais professionnels excède le montant de la déduction forfaitaire de 10 %. Les frais réels permettent de déduire précisément les dépenses effectivement engagées pour votre activité professionnelle sur factures et justificatifs (en cas de contrôle fiscal).

Parmi ces deux solutions, l’abattement forfaitaire simplifie les choses en appliquant un pourcentage sur les revenus pour couvrir diverses dépenses professionnelles sans avoir à justifier chaque dépense.

Quels Frais Réels Peut-on Déduire des Impôts ?

Les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail, dans la limite de 80 km aller-retour par jour, sont déductibles des impôts. Si la distance domicile-lieu de travail est inférieure à 80 km aller-retour, l’ensemble du kilométrage est pris en compte dans le calcul des frais de transport. Si la distance domicile-lieu de travail est supérieure à 80 km aller-retour, seuls les 80 km sont pris en compte (sauf cas spécifiques).

Les frais de repas peuvent être déduits des impôts, dès lors que le salarié est contraint de prendre son repas en dehors de son domicile. Cela signifie que le lieu d’activité est éloigné du domicile et ne permet pas au salarié de rentrer chez lui (déplacement professionnel, repas d’affaires…). Pour 2025, le montant maximal des frais de repas journaliers admis pour la déduction est de 15,65 euros.

Les frais d’utilisation du véhicule sont aussi concernés dès lors qu’il s’agit du véhicule dont le salarié ou son conjoint est propriétaire ou copropriétaire. Pour déterminer la valeur de ces frais réels, il convient d’utiliser le barème kilométrique publié tous les ans par l’administration fiscale. Aujourd’hui, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.

Quelles Sont les Conditions de Déduction des Frais Réels ?

Le contribuable doit être en mesure de prouver les dépenses engagées. Cela implique de conserver tous les justificatifs pendant trois ans à compter de la date à laquelle la dépense a été engagée. Cela peut être des factures, des reçus, des tickets de transport, des relevés bancaires… Les justificatifs doivent être précis et détaillés.

Les frais réels doivent être indispensables à l’exercice de la profession. Cela signifie que la dépense doit être directement liée à l’activité professionnelle du contribuable. Par exemple, les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail sont éligibles si le télétravail n’est pas possible. De même, les frais liés à l’achat de matériel sont également déductibles si ce matériel est nécessaire à l’exercice du métier.

Les dépenses doivent être réelles et sérieuses, ce qui signifie qu’elles doivent correspondre à une véritable nécessité professionnelle et être justifiées par un besoin réel de l’activité professionnelle. Il est aussi important que la dépense soit modérée et proportionnelle à la nature de l’activité professionnelle.

Pour être déductibles, les frais doivent avoir été effectivement supportés au cours de l’année de la perception des revenus associés. Cela implique que les dépenses engagées en 2025 pourront être déduites des revenus de 2025, et non de ceux d’une autre année.

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