Comment télécharger un Kbis gratuitement en France ?

L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales.

Régulièrement, de nombreux organismes publics ou privés réclament un Kbis. Pour répondre au mieux à ces sollicitations, il est important de savoir comment l'obtenir facilement et gratuitement.

Découvrez toutes les options qui s’offrent à vous pour effectuer une demande de Kbis en ligne. Voici les démarches pour commander et obtenir le Kbis d’une entreprise et les solutions pour recevoir ce document gratuitement.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

Le Kbis en France est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques.

L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels. Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée.

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Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés. Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social.

L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document. Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.

Qui doit avoir un Kbis ?

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Société Civile Professionnelle d'avocat (SCP d'avocats), Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) etc.

La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physique (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

Le KBIS est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire). Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société.

Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé à des entreprises non commerciales. Elles ont alors la possibilité de fournir un document équivalent :

Extrait D1, pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
Le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l'INSEE, pour les professions libérales ayant une activité non-commerciale.

Informations indiquées sur un Kbis

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société. Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française).
La raison sociale.
La forme juridique.
Le nom commercial.
L'adresse du siège.
L'activité détaillée.
Le montant du capital social.
La date de constitution de la société et sa durée de vie.
La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée.
L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :

Son nom et prénom.
Sa date de naissance.
Sa nationalité.
Son adresse.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

Exemple d'un extrait Kbis.

Comment obtenir un extrait Kbis gratuitement ?

Jusqu’à récemment, il était nécessaire de commander un extrait Kbis en ligne sur le site infogreffe.fr, ce qui impliquait une facturation par le greffe du tribunal de commerce.

Depuis 2020, une plateforme permet de télécharger gratuitement un extrait Kbis : Monddenum. Toutefois, la demande doit émaner de l’entreprise et elle doit la concerner. Des solutions alternatives existent pour obtenir gratuitement le Kbis d’une autre entreprise.

Comment télécharer un extrait Kbis gratuitement ?

MonIdenum : Le service gratuit pour les dirigeants

Depuis 2020, les entreprises peuvent se faire délivrer gratuitement leur extrait Kbis en utilisant un service proposé par le Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce : MonIdenum.

MonIdenum est un service gratuit et sécurisé qui permet à un dirigeant ou à un chef d’entreprise d’accéder à des services digitaux (agir en justice, reprendre une entreprise), dont l’obtention d’un extrait K ou Kbis. Il faut ensuite cliquer sur le bouton de téléchargement à côté du nom de l’entreprise.

L’utilisation du service nécessite la création d’un compte et son activation sur le site Internet www.monidenum.fr. Le service MondIdenum ne permet de récupérer que l’extrait Kbis de l’entreprise. Il faut nécessairement être le dirigeant de la société pour y avoir accès.

Les greffiers des tribunaux de commerce ont décidé de mettre en place un système d'identification en ligne permettant aux chefs d'entreprises d'obtenir leur extrait Kbis depuis 2019. Désormais, il est donc possible de se procurer le document officiel en version numérique et de manière illimitée sur le site MonIdenum. Il s'agit d'un service d'authentification sécurisé qui permet aux chefs d'entreprise de s'identifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

Plusieurs étapes sont à suivre pour ce faire. Tout d'abord, il faut envoyer une copie de votre pièce d'identité numérique sur le site pour l'activation de votre identité numérique. Cela va vous permettre de vous authentifier auprès des services digitaux partenaires. Opérant un rapprochement avec le RCS, MonIdenum va, par la suite, vous envoyer votre extrait Kbis.

Comment ça marche MonIdenum ?

L’usager active MonIdenum pour être reconnu et associé aux Kbis des entreprises qu’il dirige ou pour lesquelles il est mandaté
Il clique sur le bouton MonIdenum pour être reconnu par les sites partenaires
Il saisit ses identifiants et mot de passe : il sera alors identifié et ses entreprises aussi

MonIdenum permet :

D’accéder au Tribunal Digital
D'obtenir le Kbis gratuitement et de manière illimité pour le chef d’entreprise
De consulter son indicateur de performance

MonIdenum est un service d’authentification juridiquement opposable et opère un rapprochement de l’identité de l’utilisateur avec celle des dirigeants des entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés afin de lui permettre d’agir en son nom et pour le compte de ses entreprises sur tous les services partenaires.

Depuis l’espace personnel MonIdenum, toute personne identifiée peut déléguer ses droits aux mandataires de son choix.

Alternatives pour obtenir un Kbis gratuitement

Il est impossible de télécharger le Kbis d’une autre entreprise grâce à la plateforme du CNGTC (entreprises concurrentes par exemple). Toutefois, d’autres sites Internet proposent cette prestation.

Le site Pappers permet de télécharger un « Extrait Pappers » qui comprend les mêmes informations qu’un Kbis. Il n’a toutefois aucune valeur juridique, comme en témoigne la mention figurant en bas de l’avis « Ce document […] est fourni à titre informatif ».

Il va d’ailleurs encore plus loin que des sites connus comme infogreffe.fr par exemple. Il propose, en accès libre et gratuit, les documents juridiques de toutes les entreprises (statuts, procès-verbaux d’assemblées générales) ainsi que les comptes annuels.

Comment commander un extrait Kbis en ligne via Infogreffe?

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.

La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante :

Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.
Effectuez une demande d’extrait Kbis par courrier postal.

Comment demander un extrait Kbis à jour ?

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.

Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente.

En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

La souscription à un envoi périodique d'extrait Kbis est possible pour les sociétés, GIE et sociétés civiles et les commerçants immatriculés au RCS.

Il peut être intéressant de demander l’envoi périodique de votre extrait Kbis sur le site Infogreffe. Ce service est accessible à toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise. Pour en bénéficier, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr, puis d’identifier la société concernée en suivant la même démarche que précédemment décrite.

Vous devez alors effectuer une demande d’extrait Kbis par courrier postal, puis choisir la périodicité et la durée d’envoi du document, en sachant que la durée ne peut excéder 24 mois. Après avoir validé et payé votre commande, vous recevrez un Kbis automatiquement aux dates et à l’adresse de votre choix.

Comme pour la demande ponctuelle d’un extrait Kbis, la commande périodique est un service payant dont le coût varie en fonction du nombre d’envois. Il s’agit pour ainsi dire d’un abonnement qui vous permet de bénéficier régulièrement d’un Kbis à jour sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.

Comment s'immatriculer au RCS ?

L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent.

Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :

Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr

Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.

Sanctions en l'absence de Kbis

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF.

La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

Demande d'extrait Kbis pour auto-entrepreneurs et artisans

Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale, l'obtention de l'extrait Kbis est conditionnée par l'inscription au RCS. Pour cela, il faut s'adresser au Centre de Formalités des Entreprises géré par la CCI. Une fois votre auto-entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis au Greffe du Tribunal de Commerce dont vous dépendez ou bien sur le portail numérique infogreffe.fr.

Ceux dont l'activité est artisanale devront, par contre, s'inscrire au Répertoire des Métiers du CFE de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Il s'agira, ici, d'un extrait D qui est l'équivalent de l'extrait Kbis. En revanche, l'immatriculation au RM et au RCS est obligatoire pour les artisans dont les activités comportent une partie commerciale et qui souhaitent obtenir un extrait Kbis.

Type d'entreprise	Document équivalent au Kbis	Organisme d'inscription
Auto-entrepreneur (activité commerciale)	Extrait Kbis	Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
Artisan	Extrait D	Répertoire des Métiers (RM)

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