Travailler avec un Kbis provisoire : validité et démarches

Le Kbis est LE document pivot de votre entreprise ou de votre association, on parle même de « carte d'identité » de la société. Il vous servira à prouver l'existence légale de la structure que vous avez créé et l'inscription de celle-ci au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Si votre activité professionnelle consiste en des actes de commerce, vous avez l'obligation légale de vous inscrire au RCS, peu importe que vous exerciez en tant que personne physique ou morale. Que vous soyez une personne physique ou une personne morale, vous avez l'obligation de réaliser votre inscription au Registre national des entreprises (RNE). Le RNE regroupe l'ensemble des activités commerciales, artisanales, agricoles et libérales.

Qu'est-ce qu'un extrait Kbis et qui concerne-t-il ?

L'extrait K est le même document que l'extrait Kbis. Il ne s'adresse toutefois pas à la même personne. En effet, l'extrait Kbis est à destination des personnes morales (Sociétés commerciales : SARL, SAS, etc). L'extrait Kbis est LE document pivot de votre entreprise ou de votre association, on parle même de « carte d'identité » de la société.

L'extrait Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il concerne autant les entreprises individuelles que les sociétés avec plusieurs associés. Le Kbis : il ne concerne que les entreprises inscrites au RCS et donc qui ont un objet commercial. Le Kbis association : en principe, les associations n’ont pas de Kbis car elles ne poursuivent pas d’objet commercial. Il est à noter que les micro-entrepreneurs et les professionnels libéraux ne se voient pas remettre un Kbis ou extrait K pour l’exercice de leur activité.

Informations figurant sur le Kbis

Le Kbis représente l'identité d'une société. Il est la preuve que celle-ci est légale. Il affiche toutes les caractéristiques d'une entreprise. On y trouve notamment :

Les renseignements relatifs à l'immatriculation de l'entreprise
La raison sociale de l'entreprise
Le sigle
Le nom de domaine ou le site web de l'entreprise
La devise
La durée de la société
Le montant du capital social
Le code APE, la date de création de l'entreprise
Le SIREN
La forme juridique de l'entreprise
Le nom, le prénom, la nationalité du (des) dirigeant(s), son adresse et sa date de naissance
L'existence éventuelle d'une liquidation judiciaire

À quoi sert le Kbis et pourquoi le demander ?

L'extrait Kbis permet de prouver l'existence légale de votre activité. Il est essentiel pour ouvrir un compte bancaire et y déposer le capital social de votre société. Il permet de réaliser plusieurs démarches administratives dont l'ouverture d'un compte bancaire professionnel dédié à l'activité professionnelle.

En tant qu'artisan-commerçant, l'extrait Kbis vous sera demandé dans le cadre de certaines démarches administratives. Il sera nécessaire pour ouvrir un compte bancaire ou souscrire à une assurance. Si vous envisagez de faire un prêt, ce document vous sera également exigé. Sans celui-ci, les fournisseurs professionnels pourraient refuser de vous vendre de la marchandise. Par ailleurs, si vous soumettez votre candidature pour un appel d'offres public, votre dossier pourrait être rejeté si vous ne présentez pas un Kbis artisan valable.

L'extrait Kbis vous permet de mener des démarches administratives et commerciales. Attestation de légitimité : en tant qu’artisan-commerçant, vous rencontrerez des clients, fournisseurs et partenaires qui veulent être sûrs de votre sérieux. Accès aux marchés publics : si vous souhaitez répondre à des appels d’offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Obtention de financements et de subventions : l’extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité.

Validité pratique du Kbis et durée recommandée

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale. Cette absence de date limite s’explique par la nature évolutive des entreprises. Chaque chef d'entreprise est donc tenu de déclarer toute éventuelle modification d'informations concernant sa société auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. Ces dernières seront, par la suite, vérifiées et contrôlées par le greffier du Tribunal de commerce avant d'être envoyées au RCS qui va à son tour mettre à jour les extraits. Suite à cela, les versions d'extraits Kbis précédentes ne seront plus valables.

Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois. Cette règle est motivée par le besoin d’avoir une information à jour sur la situation de votre entreprise. Par principe, le Kbis doit être daté de moins de 3 mois pour être opposable à vos créanciers et pour faire foi lors de vos démarches administratives.

Lire aussi: Gérer les charges auto-entrepreneur

La durée de validité d'un extrait Kbis n'est pas la même sur tout le territoire français. En Alsace et en Moselle, le document officiel n'est valable que pendant une durée de 3 mois maximum après son émission. Celui-ci est uniquement obtenu auprès du greffe du tribunal d'instance du siège social de l'entreprise. La demande d'extrait Kbis pour les entreprises situées en Alsace et en Moselle ne peut pas se faire en ligne et le paiement en carte bleue est refusé. Il faudra donc se rendre au greffe de tribunal d'instance et faire l'appoint pour payer l'extrait Kbis.

Kbis provisoire : pourquoi et comment l'obtenir ?

Le délai d’obtention du premier Kbis est assez long (entre le moment de validation de votre dossier de création d'entreprise, son immatriculation et la création de votre Kbis) alors que vous pouvez en avoir besoin pour procéder à certaines démarches administratives ou tout simplement pour débuter votre activité. Vous pouvez alors obtenir un Kbis temporaire, qui prendra en fait la forme d’un numéro d’immatriculation provisoire au RCS.

Pour obtenir un extrait Kbis provisoire, votre entreprise doit impérativement avoir un numéro Siren valide et avoir réglé tous les détails relatifs à l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Dans le cas où l'artisan a besoin d'un Kbis artisan en toute urgence, il peut demander à avoir un Kbis provisoire, livré deux jours après le dépôt de la requête. Celui-ci vous sera délivré dans un délai de 48 h.

Vous devrez en faire la demande auprès du RCS après avoir déposé le dossier complet d’immatriculation de votre entreprise. Il est donc impératif d'effectuer une déclaration d'activité via le site du Guichet unique. Sans immatriculation de l'auto-entrepreneur, il n'est pas possible d'obtenir un extrait K. Il est donc impératif d'effectuer une déclaration d'activité via le site du Guichet unique.

Délais et modalités d'obtention du Kbis définitif

Vous obtiendrez votre extrait Kbis entre 3 à 7 jours ouvrables après la création de votre entreprise et votre immatriculation au RCS. Pour l'obtention d'un nouvel exemplaire de Kbis, il est possible d'opter pour une demande en ligne. D'autre part, le dirigeant de l'entreprise peut choisir de se rendre au greffe du tribunal du commerce. Pour la Martinique, la Guadeloupe, la Guyane, l'Alsace et la Moselle, la démarche s'effectue à la chambre commerciale du tribunal.

Après avoir renseigné le numéro SIREN ou la raison sociale de votre entreprise, vous recevrez votre extrait en version numérique. Le greffe du tribunal de commerce vous transmettra votre extrait Kbis initial, soit sous format électronique, soit sous format papier. La première demande d’extrait est gratuite, car incluse dans les frais d’immatriculation pour les 3 premiers exemplaires.

Par ailleurs, il est important de noter le ralentissement de la greffe dans le traitement des dossiers relatifs à l'extrait Kbis pendant les périodes de vacances et les jours fériés. Il est donc essentiel d'anticiper ces périodes au moment du dépôt de dossier. Le mieux est de déposer votre dossier au moins 15 jours ouvrables avant les périodes de vacances et les jours fériés.

Qui délivre le Kbis et quels coûts ?

En France, conformément aux articles R.123-150 et R.123-152 du Code de commerce, seuls les greffiers des tribunaux de commerce sont habilités à délivrer des extraits Kbis. Les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels sont seuls autorisés à délivrer les extraits Kbis et autres documents officiels en relation aux entreprises.

Les extraits Kbis délivrés directement par les greffes sont soumis à un tarif réglementé fixé par l'arrêté du 28 février 2024 relatif aux tarifs réglementés des greffiers des tribunaux de commerce. Ce tarif est de 3,85 € TTC pour un envoi par courrier et de 3,20 € TTC pour une transmission par voie électronique.

Non affilié au gouvernement, le site Kbis.services propose aux utilisateurs un service d’intermédiaire avec les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels, permettant d’obtenir un extrait d'immatriculation (extrait K-bis, extrait D1, extrait RNE, avis de situation SIRENE) sans se déplacer comprenant la vérification de la commande, sa transmission au greffe du tribunal de commerce concerné ou autres organismes officiels et sa livraison par voie numérique sous 24h ouvrées. Le tarif du service est de 49.90 euros.

Accessibilité et qui peut consulter un Kbis

Les informations contenues sur le document sont publiques, tout intéressé peut faire une demande de Kbis, pas seulement les personnes qui ont créé ou sont associées de l'entreprise. L'auto-entrepreneur n'est pas le seul à être habilité pour réaliser une demande d'extrait K. Ce dernier est une donnée accessible au public.

Le dirigeant d'une entreprise a accès à son Kbis artisan. Mais si un particulier (extérieur à l'entreprise) souhaite engager un artisan pour un service, et qu'il veut s'assurer que celui-ci est bien légal, il pourra aussi demander un extrait Kbis de l'artisan auprès du greffe des tribunaux du commerce. Pour obtenir cette pièce, il lui suffira de connaitre et d'utiliser certaines informations sur l'entreprise de l'artisan concerné. En introduisant par exemple le numéro SIREN, le sigle ou la dénomination sociale de l'entreprise sur le site du greffe des tribunaux, il aura accès à son Kbis artisan. Il est à remarquer que cette démarche est payante.

Si vous n'avez pas encore enregistré votre entreprise au sein du greffe des tribunaux du commerce, votre extrait Kbis artisan n'y figurera pas et le particulier ne le verra pas. Ainsi, il pourrait penser que votre société est illégale ou fictive.

Mises à jour et obligations

Avec le temps, votre entreprise artisanale évolue. Celle-ci peut changer de siège ou de nom de domaine. Elle peut aussi être placée en redressement judiciaire. Vous devez signaler tout cela au greffe. Cette administration se chargera de mettre à jour les nouvelles informations concernant votre établissement.

Les informations relatives à votre micro-entreprise doivent être tenues à jour en permanence. La demande d'inscription modificative s'effectue auprès du Guichet unique. La domiciliation d'entreprise correspond à l'adresse du siège social de l'auto-entreprise. Elle peut s'effectuer au sein d'un local commercial, d'un espace de coworking, d'une société de domiciliation ou encore au domicile de l'auto-entrepreneur. Le siège social permet d'établir de quelles administrations dépend l'entreprise.

Une société de domiciliation présente de nombreux avantages pour faciliter le quotidien des entrepreneurs. Elle permet une gestion du courrier plus fluide avec sa réception, sa numérisation et sa réexpédition à votre adresse personnelle. Si vous souhaitez profiter ponctuellement d'un local pour vos activités, SeDomicilier propose la location de bureaux et d'espaces de coworking.

Alternatives et documents équivalents

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises. Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes : candidature à un marché public, demande d'autorisation d'exploitation commerciale, demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire, et d'autres procédures listées auprès des administrations compétentes.

Conseils pratiques pour toujours disposer d'un Kbis valide

Anticipez les périodes de vacances et jours fériés en déposant votre dossier au moins 15 jours ouvrables avant.
Si vous avez besoin d'un extrait Kbis récent, faites la demande auprès du greffe ou sur le site infogreffe.fr après avoir renseigné le numéro SIREN ou la raison sociale.
Pour être sûr d'avoir un document à jour en continu, souscrivez à un envoi périodique du document sur le site d'infogreffe.fr. C'est à vous de choisir la périodicité et la durée de votre abonnement.
Conservez les anciens Kbis : ils représentent la vie de votre société à un instant T et pourront toujours vous servir.

Obtenir son Kbis gratuit en ligne (en moins d'1 minute)

Obtenir un extrait Kbis est simple ! Tout d’abord, vous devez immatriculer votre entreprise sur le Guichet Unique pour qu’elle soit ensuite enregistrée au Registre du Commerce et des Société (RCS) puis au Registre national des entreprises (RNE). Une fois votre entreprise immatriculée, le greffe du tribunal de commerce vous transmettra votre extrait Kbis initial.

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