Plan de Formation PME : Un Guide Complet pour le Développement des Compétences

Le plan de formation en entreprise, également appelé Plan de Développement des Compétences depuis le 1er janvier 2019, englobe l'ensemble des actions de formation prévues pour les salariés. Bien que la création d'un plan de formation ne soit pas obligatoire en soi, le Code du travail accorde une place importante à la formation par les employeurs. Dès lors, la question de savoir comment élaborer un plan de formation pertinent se pose.

Un plan de formation complet et bien anticipé est un véritable outil de performance pour votre entreprise. C'est un moyen pour vous de pallier aux besoins en formation tout en restant flexible et adaptable. C’est un outil favorisant également la motivation et l’implication de vos salariés par la revalorisation de leurs emplois et/ou par l’accompagnement aux projets professionnels.

Exemple de Plan de Formation PME

Qu'est-ce qu'un Plan de Formation ?

Un plan de formation, en application de l’article L. 6321-1 du Code du travail, détaille les éléments nécessaires à une bonne formation du personnel dans une entreprise. Ce document présente notamment les étapes, le calendrier, les ressources, les parties responsables et le calendrier à suivre pour développer et améliorer les compétences des salariés, en tenant compte de leur temps de travail.

Il s’agit d’un dossier de programmes de formation complet visant à standardiser les actions et à optimiser le temps de travail afin de les lier aux résultats commerciaux attendus. Ce document stratégique facilite la planification et l’exécution du travail, en alignant les compétences et les objectifs de l’entreprise pour assurer le succès organisationnel.

Il existe divers cas où on peut faire un plan de formation : entreprise en croissance qui nécessite de nouvelles compétences, besoin de requalification suite à des évolutions de poste, ou encore dans le cadre d’un plan de développement des compétences individuel pour favoriser l’évolution professionnelle des salariés.

La création d’un plan d’action de formation, adapté aux besoins des salariés, nécessite la collaboration entre le service Ressources Humaines, l’équipe de superviseurs et la haute direction.

Il est important de noter qu’en dehors de ce document formel, les salariés peuvent également utiliser leur compte personnel de formation (CPF) pour financer certaines actions de développement de compétences. En effet, le compte personnel de formation est un dispositif individuel qui permet à chaque salarié d’acquérir des droits à la formation professionnelle tout au long de sa vie active et de les mobiliser pour suivre des formations certifiantes ou qualifiantes, indépendamment de son statut ou de son entreprise.

Pourquoi Mettre en Place un Plan de Formation ?

La loi n’oblige pas l’employeur à le mettre en place, mais il y est fortement incité au regard de l’accélération des évolutions économiques et technologiques. Le plan de formation découle de l’obligation des employeurs à former les salariés de l’entreprise.

Les objectifs étant d’assurer leur adaptation au poste de travail, de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi puis, de développer leurs compétences. Le plan de formation et plus généralement un politique RH promouvant « la formation » est un levier de développement commercial pour l’entreprise. Effectivement, cela permet à chaque organisation de miser sur les compétences nécessaires et sur mesure pour faire face aux évolutions techniques et organisationnelles.

Un autre avantage clé : satisfaire à l’obligation d’adapter les compétences des salariés à leur poste et leur emploi. L’équipe RH mise sur le plan de formation dans un objectif de développement RH. Il facilite les ambitions de l’entreprise et de l’équipe dans la gestion du patrimoine des compétences.

Voici les principaux avantages d'un plan de formation structuré :

Adapter les compétences aux besoins de l'entreprise : Les marchés évoluent, et les petites entreprises doivent rester compétitives. Grâce au plan de formation, il est possible de mettre à jour régulièrement les compétences des salariés pour répondre aux nouveaux enjeux et aux évolutions de votre secteur.
Fidéliser et motiver ses collaborateurs : Le plan de formation est bien plus qu’un outil de gestion des compétences. C'est un signe fort envoyé aux salariés : "On croit en vous, on veut vous faire progresser".
Respecter les obligations légales : Certaines formations sont obligatoires pour les salariés, notamment celles liées à la sécurité. Exemple : Formation à la prévention des risques professionnels : Notamment pour les postes exposés à des risques particuliers (bruit, chimie, travail en hauteur).

Comment Élaborer un Plan de Formation Efficace ?

Le déploiement du plan de formation au sein de votre entreprise nécessite de respecter un certain nombre d’étapes pour en assurer le succès. Il s’étend sur une année complète, de septembre à septembre de l’année suivante. Il s’agira de bien suivre chacune des phases afin de déployer un projet structuré et organisé.

1. Vérifiez vos objectifs commerciaux

La clarification des objectifs poursuivis par votre entreprise, en accord avec sa politique sociale, est la toute première des étapes pour l’élaboration d’un plan de développement des compétences efficace. Cela est important, que vous créiez un plan de formation individuelle ou un plan de formation collectif afin de faciliter le développement des compétences nécessaires pour réaliser vos ambitions.

Pensez notamment aux besoins que vous voulez combler grâce à ces actions de formation. Il peut s’agir de :

Accélérer le processus d’intégration pour une meilleure productivité des salariés et développer activement des compétences spécifiques ;
Diminuer le turnover pour une meilleure réputation et des coûts réduits ;
Améliorer la conformité du personnel pour la stabilité opérationnelle, etc.

Avant de passer aux étapes suivantes, mettez des objectifs assez précis et mesurables derrière chaque formation, comme :

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Réduire le temps de productivité des agents du service client de 10 à 6 semaines ;
Diminuer le taux de turnover à 10% ;
Créer un lieu de travail entièrement sûr et éviter les amendes lors de la prochaine inspection de sécurité.

2. Définissez votre public et ses besoins de formation professionnelle

Il est possible d’avoir un plan personnel de formation pour combler les besoins de chaque poste. Par ailleurs, les actions de formation peuvent varier selon l’étape du cycle de vie d’un salarié, en prenant en compte les besoins spécifiques identifiés par les représentants du personnel. Ces besoins sont définis en collaboration avec les ressources humaines afin de favoriser un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel de chaque salarié.

Par exemple, les nouveaux salariés fraîchement diplômés ont clairement des besoins de formation différents de ceux des spécialistes de niveau intermédiaire. Vous devez toujours avoir une idée claire des bénéficiaires lorsque vous planifiez des formations, y compris leurs :

Connaissances
Antécédents
Programmes de travail (présentiel ou à distance)
Besoins d’apprentissage

Une bonne astuce pour définir les besoins en compétences consiste à interroger les salariés et les managers sur leurs lacunes, et sur ce qu’ils aimeraient changer. Cette initiative facilite grandement la création et l’exécution du plan de développement de compétences avec l’appui de la direction.

3. Choisissez votre scénario de formation

Les plans de formation varient en fonction des types de formation envisagés. Il existe au moins trois scénarios de formation typiques que les entreprises déploient pour combler les besoins en compétences :

Intégration : informations sur la culture et l’histoire de l’entreprise, présentation de la mission et des valeurs, familiarisation avec la gamme de produits, explication des règles de conduite, etc.
Sécurité et conformité : informations sur la mise en œuvre de mesures de sécurité incendie, les règles sanitaires, les dispositifs de cybersécurité, la réglementation du secteur, les procédures de lutte contre le blanchiment d’argent, etc.
Formations spécifiques aux rôles : fabrication de produits, maintenance des équipements, vente directe, gestion des approvisionnements, etc.

Chacun de ces scénarios comporte ses propres tâches et étapes, mais leur mise en place sur le temps de travail ou en dehors du temps de travail peut se faire dans le cadre d’un programme plus vaste. Par exemple, l’évolution professionnelle d’un salarié dans la société peut engendrer des programmes de perfectionnement récurrents et diverses formations pour le développement de compétences en leadership.

4. Fixez des objectifs d’apprentissage clairs

Avant la présentation du plan à la direction et sa mise en œuvre, il est important d’exprimer vos actions de formation et vos attentes en termes de résultats de manière claire. Cela vous aide à assurer une certaine cohérence, et à orienter les efforts des bénéficiaires du plan vers la performance attendue.

Vous pouvez essayer de décomposer ce plan en objectifs d’apprentissage spécifiques et mesurables. Fixez-en deux pour chaque session de formation ou cours. Par exemple, dans une formation d’intégration, les objectifs peuvent ressembler à ceci :

Objectif 1 : Découvrir la culture de l’entreprise
Objectif 2 : Découvrir les principaux produits de l’entreprise et leurs avantages concurrentiels

5. Formulez les tâches à accomplir

Établissez des étapes à suivre par les salariés pour maîtriser un certain sujet ou acquérir des compétences nécessaires pour un poste. Ce sont des actions de formation plus complexes qui auront un impact sur la productivité des salariés au fil du temps.

Vous devez déterminer quelles actions de formation ou expériences aideront un salarié à atteindre ses objectifs d’apprentissage. Voici un exemple :

Objectif 1. Découvrir la culture de l’entreprise
- Connaître l’histoire de l’entreprise
- Étudier l’organigramme
- En savoir plus sur les bureaux locaux
- Rencontrer les membres de l’équipe
Objectif 2. Découvrir les principaux produits de l’entreprise et leurs avantages concurrentiels
- Suivre un cours sur la gamme de produits
- Répondre à un quiz sur la connaissance du produit
- Préparer des diapositives sur un produit

6. Sélectionnez un format de formation optimal

Pour structurer votre plan de formation continue, vous devez choisir entre : formation dirigée par un instructeur, classe virtuelle, e-learning, apprentissage mobile, coaching, etc.

Le choix des formats idéaux pour le développement des compétences des salariés dépend de divers facteurs, comme :

Le contenu de formation dont vous disposez
Le matériel disponible sur le lieu de travail
L’espace adapté aux sessions de formation en présentiel
Le nombre d’apprenants
La fréquence de la formation
Votre budget

Comment construire un plan de développement des compétences ?

7. Mettez votre plan à exécution

Une fois que vous avez l’approbation finale de la direction concernant votre document, facilitez la consultation du plan de formation et l’apprentissage pour tous :

Les salariés
Leurs mentors/formateurs/instructeurs
Les superviseurs d’équipe
Les chefs de service

Contenu et Exemple d'un Plan de Formation

Ce document contient toutes les informations nécessaires à la mise en place et au bon déroulement de votre projet. Il doit donc renseigner des informations précises concernant votre politique d’entreprise et vos stratégies en cours et à venir. Cela favorisera la distinction des types de formations à mettre en place et l’ordre des priorités à établir en conséquence.

Il existe trois grandes classes de formations en fonction des besoins spécifiques de vos collaborateurs :

Adaptation au poste
Evolution ou maintien dans l’emploi
Développement des compétences

Votre plan de formation doit faire apparaître très distinctement ces besoins dans un souci de lecture et de compréhension simplifiée du document. Doivent être également mentionnées les informations concernant les collaborateurs qui ont bénéficié de formations ainsi que les données logistiques essentielles à la mise en place effective du projet. Pensez enfin à intégrer la partie correspondant à la budgétisation de votre plan afin d’obtenir une visualisation globale et complète du projet à mettre en œuvre.

Voici un exemple type de présentation d’un plan de formation :

Stratégie d’entreprise	Typologie de formation	Nom de la formation	Objectif attendu	Collaborateurs concernés	Fonction occupée	Durée de la formation	Date prévisionnelle de la formation	Coût prévisionnel	Mode de financement
Définir ici la politique en cours et les axes stratégiques à développer sur l’année.	Adaptation au poste	Apprentissage d’une nouvelle gamme de produits	Objectif d’amélioration des performances individuelles et collectives	M. Untel	Vendeur	4 heures	A établir en fonction des axes stratégiques prioritaires	Salaire Coût pédagogique Frais	-Fonds propres -OPCA*
	Evolution dans l’emploi	Formation informatique sur un nouveau logiciel	Remise à niveau face à un investissement de la société	Mme Untel	Technicien	3 jours	A établir en fonction des axes stratégiques prioritaires	Salaire Coût pédagogique Frais	-OPCA*
	Développement de compétences	Formation à Excel	Acquisition de nouvelles compétences en vue d’une évolution de carrière à la demande du salarié.	M. Untel	Vendeur	1 jour	A établir en fonction des axes stratégiques prioritaires	Salaire Coût pédagogique Frais	-Fonds propres

*OPCA : Organismes Paritaires Collecteurs Agréés.

Les Droits et Devoirs du Salarié

Le salarié ne peut pas s’opposer à la décision de l’employeur de le réintégrer à son poste de travail avant la fin de la formation. En contrepartie, la rémunération est maintenue. Puis, les frais de la formation sont totalement à la charge de l’entreprise et les frais annexes sont également pris en charge (frais de transport, hébergement…)

Tous les salariés peuvent suivre des formations dans le cadre du plan de l'employeur, y compris les personnes en alternance (contrat d'apprentissage et contrat de professionnalisation). Il n'y a pas de condition d'ancienneté pour accéder à ces formations. L'employeur est libre de choisir les salariés qu'il souhaite faire bénéficier d'une formation. Cependant, ce choix ne peut pas présenter de critères discriminants (exemples : l'âge, l'origine ethnique, la situation familiale).

Vous pouvez demander à votre employeur de suivre une formation prévue dans le plan. Cependant, vous devez obtenir son accord pour bénéficier de la formation souhaitée.

Votre accord est nécessaire pour suivre ces actions de bilan de compétences et de validation des acquis de l'expérience (VAE). Votre refus de suivre une formation non obligatoire ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement.

Votre refus de suivre la formation obligatoire est une faute pouvant justifier votre licenciement.

À la fin de la formation, l'organisme de formation vous remet une preuve selon laquelle vous avez suivi la formation. Vous réintégrez votre poste de travail ou un poste équivalent à rémunération et qualification égales.

L'employeur n'a pas l'obligation de reconnaître les compétences acquises au cours de la formation (par un changement de qualification, une augmentation de rémunération,...). Cependant, il doit le faire :

En cas d'engagement de sa part
Ou si la convention collective ou le contrat de travail le prévoit.

Après la formation, vous pouvez démissionner. Cependant, votre contrat de travail peut comporter une clause de dédit-formation.

Financement du Plan de Formation

Les entreprises participent au financement de la formation professionnelle en consacrant un pourcentage minimum de leur masse salariale à des actions de formation. Le financement prend la forme d’une contribution unique, collectée par un seul organisme, l’opérateur de compétences, appelé OPCO (ex-OPCA).

Pour être financée par un OPCO, une action de formation doit répondre à 3 critères fondamentaux :

Pour commencer, les objectifs professionnels doivent être définis dans le cadre d’un parcours de formation ;
Le programme de formation doit être facilement accessible et lisible (l’intitulé et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation).

Le financement ne peut donc pas relever du Compte Personnel de Formation (CPF), qui concerne les formations à l’initiative du salarié uniquement.

Les frais de restauration et d’hébergement occasionnés par la formation sont remboursés ou pris en charge directement par l’employeur selon les règles habituellement appliquées dans l’entreprise pour les missions professionnelles.

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