Kbis Indisponible sur Infogreffe : Causes et Solutions

L’extrait Kbis est un document essentiel pour toute entreprise enregistrée au Registre National des Entreprises (RNE). Il fonctionne comme une carte d’identité de l’entreprise, reprenant l’ensemble des éléments permettant de l’identifier : identité du dirigeant, adresse du siège, forme juridique, etc. La possession de l’extrait Kbis est la conséquence directe de l’immatriculation de l’entreprise au RNE et constitue la preuve légale de son existence. Cependant, il arrive que les entrepreneurs rencontrent des difficultés pour accéder à ce document. Examinons les causes possibles et les solutions à envisager.

Pourquoi un entrepreneur pourrait ne pas avoir reçu son extrait Kbis ?

L’une des raisons pour lesquelles un entrepreneur pourrait ne pas avoir reçu son extrait Kbis est qu’il n’est peut-être pas concerné par ce document.

En effet, l’extrait Kbis résulte de l’immatriculation de l’entreprise au RNE. Depuis le 1er janvier 2023, ce registre fait office d’interface unique pour les entrepreneurs. L’immatriculation auprès du RNE entraîne celle auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS). Ainsi, il est tout à fait normal pour un entrepreneur n’entrant pas dans cette catégorie de ne pas recevoir d’extrait Kbis. Par exemple, les activités artisanales reçoivent un extrait D1. De même, les professionnels ayant le statut de micro-entrepreneur reçoivent, pour leur part, un extrait K.

La remise d’un extrait Kbis implique l’inscription de l’entreprise au RNE. Cette dernière entraîne l’immatriculation de la structure au RCS.

L’immatriculation de toute entreprise dont l’activité est commerciale est une démarche obligatoire au moment de sa création. Pour rappel, la demande doit avoir lieu dans les 30 jours qui suivent la date de début de l’activité, autrement dit la signature des statuts de l’entreprise.

Délai d'obtention de l'extrait Kbis

Il est difficile d’évaluer le temps que peuvent prendre les procédures d’immatriculation, car elles peuvent dépendre de nombreux facteurs. En revanche, il est certain qu’aucun entrepreneur ne peut recevoir d’extrait Kbis tant que ces procédures n’ont pas abouti.

Les raisons pour lesquelles un entrepreneur, dont l’entreprise a été immatriculée, n’a pas reçu son extrait Kbis peuvent être nombreuses. Premièrement, il convient de mentionner le fait que la remise du premier extrait Kbis peut nécessiter plusieurs jours. En effet, il est parfois possible de devoir attendre jusqu’à 10 jours ouvrés pour le recevoir, une fois les démarches d’immatriculation accomplies. Cette question du délai de traitement revient lorsque la demande d’extrait Kbis est adressée au greffe du Tribunal de commerce. En effet, ce dernier nécessite un temps de traitement des demandes qui peut varier selon les périodes et les quantités de travail. Une fois encore, il est tout à fait normal que la réception du document nécessite plusieurs jours, voire semaines.

De même, il est possible que le courrier, lorsqu’il se fait par envoi postal, se perde ou qu’il mette plus de temps à arriver que le délai initialement annoncé. Enfin, lorsque l’envoi se fait au format numérique, il est tout à fait possible qu’une erreur de système, ou d’adresse électronique, ait empêché l’envoi du document.

Il arrive en effet que le fournisseur (Infogreffre.fr, MonIdenum) rencontre un problème technique empêchant momentanément l’accès au service en ligne.

Solutions alternatives en cas d'indisponibilité du Kbis

En cas de nécessité, les entreprises peuvent recourir à diverses solutions lorsqu’ils n’ont pas reçu leur extrait Kbis. Ces dernières varient selon le moment du cycle de vie de l’entreprise et ne constituent pas systématiquement une solution de remplacement parfaite.

Au moment de réaliser les procédures d’immatriculation de l’entreprise, il est possible que les délais d’obtention du Kbis soient plus longs. Dans ce cas, il est possible, pour un entrepreneur, d’obtenir un extrait Kbis provisoire. Ce dernier peut être demandé au moment de lancer la procédure d’immatriculation.

À noter également : le récépissé reçu de la part du guichet unique, attestant que la société est en cours d’immatriculation, permet de réaliser plusieurs formalités.

Si l’entreprise est déjà immatriculée et que l’entrepreneur ne parvient pas à télécharger un extrait Kbis sur MonIdenum ou un site spécialisé, il pourra alors se tourner vers une vers d’autres moyens d’attester de l’existence de sa structure. Par exemple, un avis de situation SIRENE, au format numérique, reprend une partie des informations présentes sur l’extrait Kbis. Il permet notamment de prouver l’existence légale de l’entreprise. Pour obtenir ce document, il suffit de se rendre sur la page dédiée du site de l’INSEE. En renseignant le numéro Siren ou le numéro Siret de l’entreprise, il est possible d’accéder directement à sa fiche et de le télécharger gratuitement.

Cependant, il convient de noter que l’avis de situation SIRENE ne remplace en rien un extrait Kbis. Il peut néanmoins vous être utile auprès de vos partenaires et de certains organismes tels que les banques, sans pour autant vous permettre de réaliser de formalités administratives.

Une autre solution consiste à télécharger un extrait RNE, au format numérique, qui atteste de l’immatriculation de l’entreprise au registre national des entreprises. Pour obtenir ce document en ligne, il suffit de se rendre sur le site internet de l’Inpi et de renseigner le numéro Siren de l’entreprise. Il sera ensuite possible de le télécharger en ligne.

Lire aussi: Modalités d'exonération CFE

Une fois encore, cet extrait RNE, qui ne remplace pas l’extrait Kbis, peut permettre de réaliser certaines formalités, comme l’ouverture d’un compte en banque.

Enfin, il est bon de rappeler que, dans le cadre de la loi PACTE et de la simplification des procédures, l’extrait Kbis n’est plus nécessaire dans la réalisation de 55 procédures.

Difficultés rencontrées avec le Guichet Unique de l'INPI

Depuis la mise en place du guichet unique de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) ce 1er janvier 2023, les utilisateurs font face à de nombreux dysfonctionnements de la plateforme. Il s’agit notamment du rejet par l’INPI des dossiers de création d’entreprise, ainsi que de l’impossibilité de réaliser certaines formalités (modifications statutaires et dissolutions d’entreprises notamment).

Si ces éléments sont correctement vérifiés, il est alors possible que vous vous retrouviez face à un dysfonctionnement de l’INPI. Face à ces bugs de l’INPI, il est possible de contacter leurs services par le biais du formulaire disponible sur le site internet pour faire part de vos difficultés.

Trois semaines après la mise en ligne du guichet unique de l’INPI, de nombreux problèmes ont été constatés par les utilisateurs, qu’il s’agisse de particuliers ou de professionnels du droit. Les utilisateurs ont ainsi indiqué que les dissolutions d’entreprises et les modifications statutaires ne pouvaient être réalisées, ce qui entraîne un grand mécontentement.

La mise en place de ce portail avait en effet pour but de faciliter les démarches en les regroupant sur une même plateforme. Cela simplifie les procédures et évite le changement d’interlocuteur en cours de démarche. En créant l’e-portail de l’INPI, les pouvoirs publics ont souhaité faciliter les démarches liées aux entreprises en rassemblant l’ensemble des procédures sur une plateforme unique.

Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique de l’INPI est venu remplacer le CFE et la plateforme infogreffe pour ce qui concerne les formalités d’entreprise. Seule l’e-platerfome de l’INPI est désormais habilitée à recevoir ces demandes.

Le guichet unique INPI est un portail sécurisé permettant de réaliser l’ensemble des démarches liées à la création, la modification ou la cessation d’entreprise, mais aussi toutes celles relatives aux titres de propriété industrielle. La plateforme permet en sus de suivre l’état d’avancement de vos démarches directement depuis votre compte.

Depuis le 1er janvier, toutes les entreprises doivent procéder via formalites.entreprises.gouv.fr, un site géré, pour le compte de l’État, par l’Institut national de la propriété intellectuelle (INPI), jusque-là spécialisé dans la protection des marques et des innovations et guère habitué aux flux massifs de demandes.

Les chambres avaient donc mis en place des services d’accompagnement (payants), avec du personnel dédié… et accessible en présentiel, au contraire du guichet unique en ligne. Malgré le transfert de compétence à l’INPI, elles ont décidé de les maintenir. Et, selon leurs dires, ceux-ci s’avèrent particulièrement utiles en cette période de transition.

En clair, les organismes consulaires ont été éjectés de la mission principale mais continuent d’informer. Ils jouent même les pompiers de service face aux bugs du lancement : pas forcément plus simple à décrypter pour les entreprises.

Les raisons pour lesquelles un entrepreneur peut ne pas recevoir son extrait Kbis sont nombreuses. Il convient dans ce cas d’explorer toutes les pistes permettant d’expliquer la non-réception du document.

Impossibilité d’obtenir un extrait Kbis tant que l’immatriculation n’est pas effective.

Tableau récapitulatif des alternatives à l'extrait Kbis

Document	Organisme émetteur	Utilité	Remplace-t-il le Kbis ?
Extrait Kbis Provisoire	Greffe du Tribunal de Commerce	Réaliser des formalités pendant la procédure d'immatriculation	Non
Récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise	Guichet Unique	Atteste que la société est en cours d'immatriculation, permet certaines formalités	Non
Avis de situation SIRENE	INSEE	Prouver l'existence légale de l'entreprise	Non
Extrait RNE	INPI	Atteste de l'immatriculation au registre national des entreprises, permet certaines formalités	Non

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

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