délai de mise en place prévoyance entreprise obligatoire

La mise en place de la prévoyance complémentaire d'entreprise vise à protéger les salariés contre les conséquences financières des aléas de la vie professionnelle : arrêt de travail, invalidité durable, décès. La prévoyance complémentaire fait l’objet d’aucune définition légale contrairement aux frais de santé dont la couverture assurantielle est devenue obligatoire pour les entreprises depuis le 1er Janvier 2016. La prévoyance est donc une aide financière qui intervient à chaque fois que la Sécurité sociale verse une prestation sous forme d’indemnités journalières ou de pension.

Risques couverts et objectifs du contrat de prévoyance collective

Les risques couverts par la prévoyance complémentaire complètent les garanties de la Sécurité sociale et concernent principalement :

les incapacités de travail pour maladie ou accident, d'origine professionnelle ou non ;
l'invalidité et la dépendance ;
la maternité ;
le décès ;
le cas échéant, la prise en charge du maintien de salaire légal ou conventionnel (sous déduction des IJSS).

Le contrat de prévoyance collective permet de protéger vos salariés contre les aléas de la vie. À ce titre, il a deux objectifs : maintenir le niveau de vie de votre salarié en cas d’arrêt de travail ; et protéger ses proches en cas de décès.

Régime de base vs prévoyance complémentaire

Le Régime général couvre vos salariés en matière de prévoyance. Mais attention ! Cette protection est très faible et ne permettra pas à vos salariés de maintenir leur niveau de vie si l’un des risques se réalise : en cas d’arrêt de travail temporaire, il percevra au maximum 50 % de son salaire plafonné ; en cas d’invalidité, la rente dépend de la catégorie d’invalidité ; en cas de décès, ses proches percevront un capital qui leur permettra tout juste de faire face aux frais d’obsèques.

En entreprise, cette aide financière s’inscrit dans le cadre d’un contrat d’assurance dit collectif pour lequel l’aide sera le versement des prestations prévues au contrat. Le contrat de prévoyance prévoit des indemnités journalières complémentaires (IJC) qui viennent s’ajouter aux prestations de base, pour maintenir tout ou partie de la rémunération pendant la durée de l’arrêt. Lorsque l’arrêt de travail devient durable et aboutit à une reconnaissance d’invalidité, le contrat de prévoyance collective prend le relais en versant une rente d’invalidité complémentaire. La garantie décès constitue le dispositif central de tout contrat de prévoyance : au-delà du capital, le contrat peut inclure une rente éducation et une rente conjoint.

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Obligation de mise en place : quand la prévoyance est-elle obligatoire ?

La mise en place de la prévoyance dans les entreprises n'est pas obligatoire, sauf dans certains cas. La prévoyance complémentaire d’entreprise vise à protéger les salariés contre les conséquences financières des aléas de la vie professionnelle : arrêt de travail, invalidité durable, décès. Le caractère obligatoire ou facultatif d’un régime dépend de l’existence d’une norme contraignante applicable à l’entreprise.

Un dispositif de prévoyance est obligatoire lorsqu’un texte de rang supérieur (accord de branche étendu, convention collective, accord d’entreprise ou décision unilatérale de l'employeur) impose à l’employeur de le mettre en place et d’y affilier ses collaborateurs. L’accord de branche étendu constitue la source d’obligation la plus fréquente. Lorsqu’un accord de branche professionnel - étendu par arrêté ministériel - prévoit la mise en place d’un contrat de prévoyance collective, toutes les entreprises relevant de cette branche y sont soumises, quelle que soit leur taille.

Certaines conventions collectives prévoient un régime de prévoyance obligatoire pour les salariés non-cadres. La convention collective nationale (CCN) peut comporter des dispositions spécifiques relatives à la prévoyance, distinctes ou complémentaires d’un accord de branche dédié. La convention collective nationale de retraite et de prévoyance des cadres du 14 mars 1947 - complétée par les accords Agirc - impose à tout employeur ayant des salariés relevant du statut cadre de cotiser au minimum à hauteur de 1,50 % de la tranche A du salaire au titre de la garantie décès.

La prévoyance des cadres : le « 1,50 % cadres »

Il s’agit certainement de l’obligation la plus connue en matière de prévoyance collective. Ce texte vous impose d’assurer vos salariés cadres et assimilés en matière de prévoyance par une cotisation au moins égale à 1,50 % de la tranche de rémunération inférieure au plafond annuel de la Sécurité sociale. Cette cotisation doit être affectée en priorité au risque « décès ». Si vous ne respectez pas cette obligation, gare à votre portefeuille : si l’un de vos cadres décède, vous devrez verser à ses proches une somme équivalente à au moins 3 fois le plafond annuel de la Sécurité sociale.

Modalités juridiques et délais de mise en place

La conclusion d'un contrat auprès d'un organisme assureur doit s'accompagner d'un acte juridique fondateur : convention ou accord collectif, accord référendaire ou décision unilatérale de l'employeur (DUE). Si vous appliquez une convention collective, vérifiez ce qu'elle prévoit. Un régime spécifique de prévoyance a déjà pu être négocié et un organisme conseillé. Vous pouvez appliquer ces dispositions, et ouvrir le contrat auprès de la caisse conseillée ou vous tourner vers un autre organisme, en optant pour le même niveau de garanties. Vous restez libre aussi de négocier un régime de prévoyance facultatif.

Si vous appliquez les seules dispositions du Code du travail, ou si rien n'est prévu dans votre convention collective, vous n'avez aucune obligation de souscrire un contrat prévoyance, sauf lors d'une dénonciation d'un accord en vigueur ; pour les entreprises employant des cadres, puisqu'une couverture de prévoyance minimale est imposée ; en cas de fusion ou absorption quand il y a un accord collectif en vigueur.

Mise en place par accord collectif

L'employeur et les représentants du personnel négocient le régime de prévoyance et définissent : les salariés concernés ; les taux et répartition de cotisations ; les garanties de prise en charge ; l'organisme assureur retenu. L'accord peut être conclu à différents niveaux (groupe, entreprise, établissement). Une fois signé, l'accord s'impose à tous les salariés entrant dans son champ d'application.

Mise en place par référendum

Vous décidez d'organiser une consultation par voie de référendum de l'ensemble de vos salariés. Un protocole d'accord doit être établi, avec le calendrier de la procédure. Le projet doit être remis aux salariés pour consultation. En pratique, la consultation est fixée au minimum 15 jours après son annonce par le protocole d'accord préalable. La majorité des suffrages valablement exprimés suffit à la ratification du projet. Ce régime doit être mis en place au niveau de l'entreprise. L'accord s'impose à tous les salariés entrant dans son champ d'application (déjà présents ou futurs embauchés).

Mise en place par décision unilatérale de l'employeur (DUE)

Dans ce cas, remettez un écrit à l'ensemble de vos salariés afin qu'ils puissent constater le régime de prévoyance ainsi mis en place. Conservez une trace de la remise de ce document aux salariés en leur faisant signer un tableau d'émargement. Pensez à procéder de même avec les nouveaux salariés. Si le régime est financé en totalité par l'entreprise, il s'impose automatiquement à l'ensemble des salariés. Dans le cas où le régime est cofinancé, la DUE n'a pas la même force obligatoire que l'accord collectif ou référendaire : les salariés employés avant la mise en place de cette décision unilatérale sont libres d'adhérer ou non, sans pour autant vous faire perdre le bénéfice du régime d'exonérations de cotisations sociales.

Délais et obligations pratiques à respecter

Les garanties sont définies par le chef d’entreprise et implantées directement en respectant certaines obligations comme la consultation préalable du CSE (Comité Social et Économique) s'il existe ou des organisations représentatives syndicales. L’employeur prépare un projet d’accord de mise en place du dispositif qu’il soumet au vote direct des salariés (sans intermédiaire des organisations représentatives syndicales) lorsqu’il choisit la voie référendaire.

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Lorsque vous supprimez un élément de rémunération (par exemple une prime), vous devez respecter un délai de 12 mois entre le dernier versement de rémunération supprimé et le premier versement de votre contribution au régime de prévoyance complémentaire. La dispense doit être demandée par écrit et renouvelée périodiquement. En cas d’incapacité de travail pour un salarié cadre ou non-cadre de votre entreprise, avec un minimum de 1 an d’ancienneté, vous avez l’obligation en tant qu’employeur de maintenir une partie de sa rémunération.

Effets sociaux, fiscaux et risques liés à la mise en place

La distinction entre régime obligatoire et facultatif ne porte pas uniquement sur les garanties : elle détermine aussi le traitement fiscal des cotisations patronales. Les cotisations patronales versées dans le cadre d'un régime collectif et obligatoire sont exonérées de cotisations sociales dans les limites fixées par l'URSSAF, et déductibles du résultat imposable de l'entreprise. La déductibilité des cotisations patronales est conditionnée au respect des règles de fond et de forme.

Risques en cas de non-conformité :

Risque prud’homal : un salarié privé de la couverture à laquelle il avait droit peut saisir le Conseil de prud’hommes et réclamer des dommages et intérêts ;
Risque de redressement URSSAF : si le régime ne respecte pas les conditions de forme imposées, les cotisations patronales peuvent être requalifiées en avantages en nature soumis à charges sociales ;
Risque fiscal : la déductibilité des cotisations patronales est conditionnée au respect des règles de fond et de forme.

Publics concernés, dispenses et portabilité

Vous pouvez appliquer ces dispositions, et ouvrir le contrat auprès de la caisse conseillée ou vous tourner vers un autre organisme, en optant pour le même niveau de garanties. Il est possible pour un salarié de refuser dans certains cas l'adhésion au régime de prévoyance obligatoire mis en place dans votre entreprise. À l’exception des cadres qui sont soumis à une adhésion obligatoire, il est possible pour un salarié de refuser dans certains cas l’adhésion au régime de prévoyance obligatoire mis en place dans votre entreprise. Le salarié est en contrat à durée déterminée ou d’intérim de moins d’un an ; d’autres motifs de dispenses valables sont établis par la loi.

Vos anciens salariés bénéficient de la portabilité, c’est-à-dire du maintien gratuit des garanties de prévoyance que vous avez mises en place dans l’entreprise, dès lors qu’ils sont indemnisés par l’Assurance chômage. La couverture de prévoyance est alors maintenue à titre gratuit pour le salarié, pour une durée maximale égale à celle du dernier contrat, dans la limite de douze mois.

Choisir un organisme assureur et solutions pour PME/TPE

Si la branche professionnelle dont dépend votre entreprise a déjà recommandé un organisme d’assurance, ou si elle a un partenaire historique, cela vous facilitera grandement la tâche. Pour vous, choisir l’organisme assureur retenu par votre branche est gage de simplicité et de sécurité : les offres de prévoyance sont conformes à vos obligations conventionnelles, que ce soit au niveau des prestations ou des cotisations. La priorité pour une TPE ou une PME est souvent de se mettre en conformité rapidement avec les obligations conventionnelles, en s’appuyant sur un contrat reprenant les garanties du socle de branche.

Prévoyance PME : une solution à la carte pour la protection de vos salariés. Notre offre Prévoyance PME, « clé en main », est adaptée à votre entreprise ! Elle comprend un pack 1,50 %, destiné à couvrir vos salariés cadres ; et elle permet d’assurer vos salariés non-cadres, avec des packs « indispensable » ou « renforcé ». Souscrire à notre offre, c’est aussi profiter de ses avantages : un espace client en ligne pour faciliter la gestion de vos salariés au quotidien, profiter de solutions conformes à la règlementation et d’aides concrètes comme un outil Solution Document Unique.

Comprendre les garanties prévoyance en 2 min

Bonnes pratiques avant et après la mise en place

Analyser la convention collective et les accords de branche qui s’appliquent dans votre entreprise : ils peuvent vous imposer de souscrire un contrat de prévoyance obligatoire pour vos salariés non-cadres, et/ou d’améliorer la couverture de vos cadres.
Vérifier si la branche a recommandé un organisme d’assurance et s’appuyer sur un organisme reconnu par les partenaires sociaux pour sécuriser juridiquement le régime.
Respecter les formalités : rédaction de l’acte fondateur (accord, référendum, DUE), consultation du CSE si nécessaire, remise d’un écrit aux salariés, tenue d’un tableau d’émargement.
Contrôler les dates et délais (par ex. délai de 12 mois après suppression d’un élément de rémunération avant contribution au régime) et formalités administratives pour éviter redressement ou requalification.
Prévoir l’information et l’accompagnement des salariés, définir clairement les catégories objectives couvertes et les éventuelles dispenses, et organiser la portabilité des droits.

Tableau récapitulatif : voies de mise en place et effets

Voie juridique	Effet	Qui est concerné
Accord collectif	Obligatoire pour les salariés dans le champ	Salariés visés par l'accord
Référendum	Obligatoire si ratifié	Tous les salariés de l'entreprise
DUE (Décision unilatérale)	Impose si financement total par l'employeur ; sinon affiliations nouvelles obligatoires	Salariés embauchés après la DUE (si cofinancement)

Points réglementaires et sources utiles

Textes officiels : CSS, art. L. 911-1 et suiv. (mise en place d'une couverture de prévoyance), R. 242-1-1 et suiv. (exclusion de l'assiette des cotisations si les garanties de prévoyance sont collectives et obligatoires). ANI du 17 novembre 2017 (prévoyance décès des cadres et définition des catégories objectives). Décret n° 2022-388, du 17 mars 2022 (résiliation des contrats). Cass. soc., 17 mars 2010, n° 08-45.329 (l'employeur qui réduit les garanties prévoyance doit en informer ses salariés).

Bon à savoir : En l'absence d'accord de branche applicable, l'employeur conserve la faculté de mettre en place un régime de prévoyance par DUE. Le recours à un organisme assureur reconnu par les partenaires sociaux et les branches professionnelles constitue un outil de sécurité juridique et de pérennité du régime.

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