Procédure de Changement d'Adresse sur l'Extrait Kbis : Guide Complet
Un extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il atteste de l'existence juridique d'une entreprise et de son inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L’extrait Kbis concerne uniquement les sociétés. L’extrait Kbis prouve qu’une entreprise existe réellement. Ce document rassure aussi les partenaires de l’entreprise (clients, fournisseurs ou financeurs).
Au cours de son existence, une entreprise peut être amenée à changer de siège social, c’est-à-dire de procéder à un changement d’adresse officielle. C’est cette adresse qui figure dans les documents commerciaux, devis et factures de l’entreprise. En conséquence, il faut aussi mettre à jour les documents qui contiennent l’adresse de son siège social. L’adresse qui est sur le Kbis d’une société c’est l’adresse de son siège sociale c’est-à-dire que c’est l’adresse fiscale ou encore l’adresse de domiciliation. Cette adresse c’est aussi l’adresse qui est mentionnée sur tous les documents officiels de la société comme exemple sur les factures.
Si vous changez l’adresse du siège social de votre entreprise, vous devez demander une modification de son extrait Kbis. Cette mise à jour est indispensable pour toutes vos correspondances administratives, fiscales et juridiques. Le changement d’adresse d’une entreprise est une décision importante qui entraîne une modification de ses statuts et une modification de l’adresse dans le Kbis. Il est possible pour une entreprise de décider de changer l’adresse de son siège social pour différentes raisons : une adresse plus prestigieuse, des économies d’impôts, etc.
Voici tout ce qu’il faut savoir pour procéder au changement d’adresse d’une société dans les règles.
Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄
Procédure Générale de Changement d'Adresse
Pour qu’une société ou entreprise puisse exercer dans la légalité, il faut que la société obtienne sa carte d’identité ou son extrait Kbis. Le Kbis est une preuve de l’existence légale de la société. Par ailleurs, une entreprise ou une société peut changer d’adresse au cours de son existence. Le changement d’adresse d’une entreprise est une décision importante qui entraîne une modification de ses statuts et une modification de l’adresse dans le Kbis.
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Les formalités pour le changement de l’adresse sur un Kbis. Pour le transfert du siège social ou le changement d’adresse d’une entreprise, il faut passer par la prise de décision. Cette prise de décision est très importante car c’est un changement crucial même radical sur la vie de l’entreprise. C’est pour cela que la prise de décision appartient à l’organe compétent qui peut être défini dans le ou les statuts de la société.
Vous devez au préalable vous tourner vers l’organe compétent pour décider du transfert de siège social de votre structure. Cet organe est précisé dans les statuts. Il diffère selon la forme sociale de l’entreprise et selon le type de transfert.
La prise de décision doit faire l’objet d’un procès-verbal, qui servira d’acte modificatif. Ce procès-verbal doit mentionner l’ancienne adresse et la nouvelle adresse de l’entreprise ainsi que la date de transfert du siège social. Il doit aussi préciser le numéro de l’article modifié dans les statuts suite à cette prise de décision ainsi que la nature de la modification.
Voici une vue d'ensemble des organes décisionnels selon la forme juridique de l'entreprise :
| Forme Juridique | Organe Décisionnel |
|---|---|
| SARL | Si le siège social reste en France, prise de décision par le/les gérants sous réserve de la ratification par l’assemblée générale. Si le siège social est déplacé à l’étranger, la décision doit être prise par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié des parts sociales. |
| SA | La décision est adoptée par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance, sous réserve de la ratification par l’assemblée générale, si le transfert se fait en France. En cas de transfert à l’étranger, la prise de décision relève de l’assemblée générale extraordinaire. |
| SAS | La décision de transfert peut être prise par l’assemblée générale des associés, le président, le comité de direction ou tout autre organe précisé dans les statuts. |
| SASU | L’organe décisionnel est mentionné dans les statuts. Il s’agit en général de l’associé unique ou du président de la SASU. |
| SCI | L’organe décisionnel est précisé librement dans les statuts. Si rien n’est précisé, la décision doit être prise à l’unanimité des associés. |
| EURL | La décision est adoptée par l’associé unique. |
| Micro-entreprise | L’autoentrepreneur effectue lui-même son changement d’adresse, via les services en ligne du CFE (centre de formalités des entreprises). Il peut aussi remplir le formulaire CERFA n°13905-04 et l’envoyer au CFE. Il recevra ensuite un nouveau numéro de SIRET. |
Publication de l'Avis de Transfert
L’entreprise dispose d’un mois après la prise de décision pour publier un avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales (JAL). Cet avis permet d’informer les tiers du changement d’adresse de l’entreprise (en précisant à la fois l’ancienne et la nouvelle adresse). Si le changement dépend du même tribunal de commerce, l’avis de transfert doit être publié dans le journal d’annonces légales du lieu du siège social. Si le transfert dépend d’un nouveau tribunal de commerce, l’avis doit être publié dans le JAL de l’ancien siège social et dans le JAL du nouveau siège social.
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La publication doit être effectuée dans un journal d’annonces légales qui couvre le département où le siège social de la société ou de l’entreprise est implanté. Dans le premier cas, le changement d’adresse ou transfert de siège social s’opère dans le même département où est implantée la société. Dans le deuxième cas, le changement d’adresse s’opère dans un autre département. Dans ce cas, il faut que le gérant de la société fasse deux publications. Attention, il faut que le gérant obtienne une attestation de parution après la publication de l’avis de changement d’adresse.
Cette formalité consiste à faire une déclaration du changement d’adresse aux autorités compétentes. Pour la déclaration, il faut faire le dépôt du dossier de changement d’adresse. un exemplaire de la modifications des statuts de la société ou de l’entreprise signé et déjà mis à jour.
Cas Spécifiques
Changement d'Adresse Personnelle du Dirigeant
L’adresse personnelle du dirigeant figure sur l’extrait Kbis dans la rubrique « Gestion, direction, administration, contrôle, associés ou membres ». Si celle-ci change, une mise à jour est nécessaire. Même quand elle n’est pas liée au siège social, l’adresse personnelle du dirigeant figure sur l’extrait Kbis. Les démarches sont plus simples puisqu’il n’y a pas de transfert de siège social. Pour faire cette modification, vous devez simplement déposer un dossier de modification sur le guichet unique.
Lorsque le gérant d’une EURL ou d’une SARL déménage et change d’adresse personnelle, la société doit déposer une demande de modification auprès du registre du commerce et des sociétés. La procédure aboutit à la délivrance d’un nouvel extrait Kbis. Elle est toutefois moins contraignante qu’en cas de modification des statuts, sauf si le siège social est fixé au domicile du dirigeant.
La procédure à suivre pour procéder au changement d’adresse personnelle du gérant sur le Kbis de l’EURL ou de la SARL est très simple. Elle ne génère pas le même formalisme juridique que les modifications de statuts. Dans ce cas de figure, il n’est pas nécessaire de rédiger un procès-verbal, de publier une annonce légale, de rectifier les statuts de la société, etc. Il convient simplement de remplir une « déclaration relative aux gérants et autres personnes liées à la société ». Cette dernière est plus connue sous l’appellation « Formulaire M3 SARL-SELARL« . Elle correspond au cerfa n° 14580 (vous le trouverez ici). Le formulaire compte quatre pages. Toutefois, seules les deux premières doivent être complétées. Leur contenu se reporte automatiquement sur les deux pages suivantes. Une fois le formulaire rempli, il suffit de l’envoyer au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise, accompagné d’un règlement par chèque.
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L’adresse du gérant d’une EURL/SARL est une information importante. Elle figure sur l’extrait Kbis de la société, dans la rubrique « Gestion, direction, administration, contrôle, associés ou membres ». On y retrouve également son nom, ses prénoms, sa nationalité, sa date de naissance et son lieu de naissance. C’est notamment pour cette raison que tout changement doit être signalé au greffe du tribunal de commerce. L’objectif est toujours le même : mettre à jour les informations contenues dans le registre du commerce et des sociétés (RCS).
Siège Social au Domicile du Dirigeant
Lorsque le siège social est établi au domicile du dirigeant, tout changement d’adresse de ce dernier impacte automatiquement l’adresse du siège social. Si l’adresse du siège social est celle du dirigeant et que celui-ci déménage, il faut aussi modifier l’adresse de l’entreprise. La loi autorise une EURL/SARL à fixer son siège social chez son représentant légal, c’est-à-dire son gérant. Lorsque la société a recours à cette solution et que l’intéressé déménage, elle doit transférer son siège social en même temps. Lorsque le siège social de la société est fixé chez son dirigeant, la modification de l’adresse personnelle du gérant n’est pas suffisante. Il est impératif d’engager une modification statutaire et de transférer le siège social de la société. Lorsque le gérant change d’adresse personnelle et que la société est domiciliée à son domicile, il doit en avertir les associés et convoquer une Assemblée générale extraordinaire pour voter le transfert de siège social.
Spécificités selon la Forme Juridique
La modification du siège social d’une entreprise doit suivre une procédure stricte et être effectuée dans un ordre précis. Modifier l’adresse présente sur le Kbis est une démarche payante. Vous devez donc valider cette décision entre associés, rédiger un PV, modifier les statuts et publier une annonce légale.
- Le changement d’adresse d’une SARL doit être voté et approuvé par les associés réunis en assemblée générale extraordinaire (AGE).
- Pour changer l’adresse d’une SAS, il faut se référer aux statuts.
- Le transfert de siège social d’une SASU et d’une EURL fonctionne différemment.
Le siège social figure dans les statuts de la société. Dans le mois qui suit cette décision, il faut publier un avis de transfert dans un support d'annonces légales (SHAL) du département dans lequel se situe le siège de votre société. Vous devez ensuite déposer une demande de transfert de siège social sur le guichet unique de l’INPI. Il faut remplir un formulaire en ligne et joindre tous les justificatifs demandés. Votre demande est ensuite transmise au greffe du tribunal de commerce. Il procèdera alors à la modification de vos informations au registre du commerce et des sociétés (RCS).
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